Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis di Analising / Reporting

Analising dan Reporting merupakan Unit Rekam Medis (URM) yang berfungsi sebagai
penganalisis dan pelapor dalam sistem pelayanan rekam medis, sebagai penganalisis semua data
rekam medis yang masuk ke Unit Rekam Medis (URM) untuk diolah menjadi informasi yang
disajikan dalam laporan guna pengambilan keputusan manajemen dirumah. Sistem Informasi
Rumah Sakit (SISFORS) diatur oleh Departemen Kesehatan RI meliputi RL 1, RL 2, RL 3, RL 4,
RL 5 dan RL 6.
1. Tugas Pokok Pelayanan Rekam Medis di Analising dan Reporting.
– Setiap tribulan menyusun Laporan RL 1 tentang Data Kegiatan Rumah Sakit berdasarkan
Rekapitulasi dan data tambahan lain yang diperlukan.
– Setiap tribulan menyusun Laporan RL 2a tentang Data Morbilitas Pasien Rawat Inap dan RL 2b
tentang Data Keadaan Morbiditas paien Rawat Jalan berdasarkan indeks penyakit Rawat Inap dan
Rawat Jalan.
– Setiap bulan menyusun Laporan RL 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat
IOnap Rumah Sakit dan RL 2b1 tantang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan Rumah
Sakit berdasarkan indeks penyakit Rawat Inap dan Rawat Jalan.
– Setiap tahun menyusun Laporan RL 2.1 tentang Data Individual Morbiditas Pasien Umum Rawat
Inap, RL 2.2 tentang data Morbiditas Individual pasien Obstetri Rawat Inap, RL 2.3 Tentang data
Morbiditas Pasien Bayi Baru Lahir/lahir Mati Rawat Inap berdasarkan data dari dokumen rekam
medis pasien umum, pasien obstetrik dan pasien perinatal.

– Setiap tahun menyusun Laporan RL 3 tentang Data Inventaris Rumah Sakit berdasarkan data dari
bagian tata usaha, perlengkapan dan IPSRS.
Setiap semester menyusun Laporan RL 4 tentang Data Ketenagaan Rumah Sakit/Ketenagaan
Individual berdasarkan data dari bagian kepegawaian.

– Setiap tahun menyusun Laporan RL 5 tentang Data Peralatan Medik Rumah Sakit berdasarkan
data dari bagian inventaris dan peralatan rumah sakit.
– Setiap tahun menyusun Laporan RL 6 tentang Data Infeksinosokomail rumah sakit berdasarkan
indeks penyakit inveksi Nosokomial.
– Mengirimkan Laporan rumah sakit ke Direktur rumah sakit, Dinas Kesehatan Kabupaten (DKK),
Dinas Kesehatan Kota Madya, Dinas Kesehatan Propinsi, DitJen YanMed berdasarkan peraturan
Departemen Kesehatan
– Membuat analisis dan laporan untuk keperluan manajemen rumah sakit.

Deskripsi Pokok Kegiatan Pelayanan Rekam Medis di Analising / Reporting.

Menerima Sensus Harian dari bagian Assembling yang berasal dari berbagai Unit Pelayanan Rekam
Medis.
Merekapitulasi Sensus Harian ke formulir Rekapitulasi harian, bulanan, dan tribulanan.
Membuat Laporan Morbiditas Rawat Jalan rumah sakit berdasarkan indeks penyakit Rawat Jalan.
Membuat Laporan Morbiditas Rawat Inap rumah sakit berdasarkan indeks penyakit Rawat Inap.
Membuat Laporan Mortalitas rumah sakit berdasarkan indeks kematian.
Membuat Laporan jenis operasi rumah sakit berdasarkan indeks operasi/ tindakan.
Membuat Laporan kegiatan setiap dokter rumah sakit berdasarkan indeks dokter.

Membuat laporan dengan penyajian grafik Barber johnson yaitu :

– BOR (Bed Occupancy Rate)
Yaitu Persentase tingkat penggunaan Tempat Tidur (TT) dan untuk standar efisiensinya adalah 75 –
80%.
– LOS (Length Of Stay)
Yaitu Lama pasien dirawat di rumah sakit dan untuk standar efisiensinya adalah 3 – 12 hari.
– TOI (Turn Over Interval)
Yaitu Lama Tempat Tidur (TT) tidak digunakan sampai digunakan kembali oleh pasien dan untuk
standar efisiensinya adalah 1 – 3 hari.
– BTO (Bed Turn Over)
Yaitu Jumlah pasien yang menempati Tempat Tidur (TT) dan untuk standar efisiensinya adalah 30
pasien dalam 1 tahun.
NDR (Net Death Rate)
Yaitu Angka kematian bersih dalam kurun waktu ≥ 48 jam dan untuk standar efisiensinya adalah 25
‰.
– GDR (Gross Death Rate)
Yaitu Angka kematian kotor dan untuk standar efisiensinya adalah 45‰.
Membuat Pemetaan cakupan pelayanan Rawat Jalan.
Membuat Pemetaan cakupan pelayanan Rawat Inap.
Membuat Pemetaan cakupan pelayanan Gawat Darurat.
Membuat Pemetaan cakupan pelayanan Laboratorium.
Membuat Pemetaan cakupan pelayanan Radiologi.
Menyajikan grafik Barber Johnson (GBJ) rumah sakit berdasarkan 4 parameter yaitu BOR, LOS,
TOI, dan BTO.
Menyajikan Laporan- laporan lainnya dalam bentuk grafik.
2. Formulir, Catatan dan Laporan yang Digunakan di Analising / Reporting
Sensus Harian dari masing-masing unit pelayanan rekam medis sebagai dasar penyusunan kegiatan
rumah sakit.
Formulir RL 2a : Data Morbiditas Rawat Inap rumah sakit
Formulir RL 2b : Data Morbiditas Rawat Jalan rumah sakit
Formulir RL 2a1 : Data Morbiditas khusus Rawat Inap rumah sakit
Formulir RL 2b1 : Data Morbiditas khusus Rawat Jalan rumah sakit
Formulir RL 2c : Data Status imunisasi Rawat Inap rumah sakit
Formulir RL 2.1 : Data Morbiditas individual pasien umum
Formulir RL 2.2 : Data Morbiditas individual pasien obstetri
Formulir RL 2.3 : Data Morbiditas individual pasien perinatal
Formulir RL 1 : Data Kegiatan rumah sakit
Formulir RL 2 : Data Morbiditas rumah sakit
Formulir RL 3 : Data Dasar rumah sakit / Inventaris rumah sakit
Formulir RL 4 : Data Ketenagaan rumah sakit
Formulir RL 4a : Data Individual ketenagaan rumah sakit
Formulir RL 5 : Data Peralatan medis rumah sakit dan kegiatan kesehatan lingkungan
Formulir RL 6 : Data Infeksi Nosokomial
Formulir Rekapitulasi harian, bulanan, tribulan dan tahunan.
Indeks penyakit, indeks operasi / tindakan, indeks dokter dan indeks sebab kematian.
Buku register pelayanan Analising / Reporting
Catatan-catatan khusus untuk analisis statistik.

3. Fungsi-Fungsi yang Terkait dengan Pelayanan Rekam Medis diAnalising / Reporting.

Fungsi Assembling yang bertanggung jawab terhadap :
– Pengendalian kelengkapan isi Dokumen Rekam Medis.
– Pencatatan pada Kartu Kendali (KK).
– Perakitan kembali urutan Dokumen Rekam Medis.
– Penerimaan sensus harian dari unit-unit pelayanan.
– Penyerahan sensus harian ke penganalisis.
– Fungsi Koding / Indeksing, bertanggungjawab terhadap :
– Peneliti dan koreksi kode International Statistical Classification of Diseases And Related Health
Problems Tenth Revision (ICD-10) dan International Classification Of Procedures In
Medicine (ICOPIM) di dokumen rekam medis.
– Pembuatan indeks penyakit, indeks operasi / tindakan, indeks dokter dan indeks sebab kematian.
– Pencatatan pada Kartu Kendali.
– Penyerahan indeks dan Kartu Kendali ke Analising / Reporting

Fungsi Filing, bertanggungjawab terhadap :

Penyimpanan dokumen rekam medis
Penyediaan dokumen rekam medis bila diperlukan untuk analisis dan pembuatan Laporan RL 2.1,
RL 2.2 dan RL 2.3.
1. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pelayanan Rekam Medis diAnalising /
Reporting.
2. Informasi yang Dihasilkan Pelayanan Rekam Medis di Analising / Reporting.
3. Data klasifikasi 20 macam penyakit, sebab kematian, jenis operasi, dan kegiatan pelayanan
dokter dalam periode tertentu.
Tingkat efisiensi rumah sakit.
Cakupan pelayanan rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, laboratorium, dan radiologi.
Laporan RL_1, RL_2, RL_3, RL_4, RL_5, dan RL_6.
Penyajian grafik-grafik kegiatan rumah sakit.
Prosedur penerimaan Sensus Harian dan indeks.
Prosedur penyusunan Laporan dan penyajian grafik kegiatan rumah sakit.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik Morbiditas Rawat Jalan.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik Morbiditas Rawat Inap.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik Morbiditas Gawat Darurat.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik Mortalitas.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik jenis dan jumlah Operasi.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik jenis dan jumlah pemeriksaan Laboratorium.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik jenis dan jumlah pemeriksaan Radiologi.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik jenis dan jumlah pemeriksaan Rontgen.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik cakupan pelayanan Rawat Jalan.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik cakupan pelayanan Rawat Inap.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik cakupan pelayanan Gawat Darurat.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik cakupan pelayanan Laboratorium.
Prosedur penyusunan Laporan dan Penyajian grafik cakupan pelayanan Rontgen.
Prosedur penyusunan Laporan kegiatan pelayanan Dokter.
Prosedur penyajian Grafik Barber Johnson.
Dari informasi ini dapat bermanfaat bagi beberapa unit yaitu :
Laporan Internal antara lain :
1) Direktur rumah sakit. 5) Kepala Sub Bagian
2) Wakil Direktur 6) Kepala Urusan
3) Kepala Bagian 7) Medis dan Paramedis
4) Kepala Instalasi 8) Non Medis
Laporan Eksternal antara lain :
1) Dinas Kesehatan Kabupaten
2) Dinas Kesehatan Propinsi
3) Departemen Kesehatan
4) Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (Dirjen Yanmed)

4. Unsur-Unsur Pengendalian yang Menjamin Pelaksanaan Sistem Pelayanan Rekam Medis

di Analising / Reporting.
1) Digunakannya Sensus Harian untuk dasar penyusunan laporan kegiatan rumah sakit.
2) Digunakannya Formulir-Formulir Pelaporan untuk menyusun Laporan RL 1, RL 2, RL 3, RL 4,
RL 5 dan RL 6.
3) Digunakannya data Informasi rekam medis untuk analisis satistik rumah sakit.
4) Digunakannya Sensus Harian untuk Rekapitulasi Laporan.
5) Digunakannya Indeks Penyakit untuk Laporan Morbiditas.
6) Digunakannya Indeks Kematian untuk Laporan Mortalitas.
7) Digunakannya Indeks Dokter untuk Laporan Kegiatan Pelayanan Dokter.