Siklus pengeluaran

Ketika menerima pesanan pelanggan yang telah disetujui terlebih dahulu oleh bagian kredit, bagian
gudang akan membuat surat permintaan pembelian bahan baku ke bagian pembelian. Bagian
pembelian akan mengecek pembelian bahan baku yang diminta. Jika digudang masih terdapat sisa
bahan baku maka sisa bahan baku itu akan digunakan terlebih dahulu dan jika jumlah nya kurang
maka bagian pembelian akan menghubungi supplier untuk memesan bahan baku yang diminta.
Bagian gudang akan membuat surat pengeluaran bahan baku 3 rangkap : rangkap pertama diarsip,
rangkap kedua untuk bagian produksi, dan rangkap 3 untuk bagian akunting. Jika tidak ada bahan
sisa yang tersedia digudang maka bagian pembelian akan langsung menghubungi supplier untuk
menanyakan ketersediaan bahan baku yang akan dipesan. Jika bahan baku yang akan dipesan
tersedia dan harga sesuai maka bagian pembelian akan segera membuat surat pemesanan bahan
baku empat rangkap : rangkap pertama ditujukan kepada supplier, rangkap kedua ditujukan untuk
bagian akunting, rangkap ketiga ditujukan ke bagian produksi . Kemudian surat pemesanan bahan
baku empat rangkap itu diserahkan ke bagian gudang untuk disetujui dan ditanda tangan. Baru
kemudian surat pemesanan bahan baku rangkap keempat diarsip oleh bagian gudang. Setelah
ditanda tangan oleh bagian gudang, bagian pembelian akan mengirimkan surat pemesanan bahan
baku tersebut ke supplier, bagian akunting dan bagian produksi. Setelah bahan baku dipesan ke
supplier, supplier akan mengirimkan bahan baku tersebut sesuai dengan waktu yang telah disepekati
sebelumnya. Bahan baku akan diterima langsung oleh bagian produksi, kemudian bagian produksi
akan mencocokan antara bahan baku yang diterima dengan surat jalan yang diterima dari supplier
dan juga surat pemesanan bahan baku rangkap ketiga yang diterima dari bagian pembelian. Jika
cocok, bagian produksi akan menandatangain surat jalan dan membuat surat penerimaan bahan
baku sebagai bukti penerimaan yang akan diberikan kebagian akunting. Surat jalan rangkap 3 akan
diberikan ke bagian produksi sebagai tanda terima, sedangkan rangkap kedua diberikan kepada
bagian akunting untuk proses penagihan. Jika sudah jatuh tempo bagian akunting akan menyiapkan
pembayran dan invoice. Pembayaran bisa dilakukan dengan transfer, cek dan giro tergantung
dengan kesepakatan dengan supplier. Jika pembayran menggunakan cek dan giro, dibutuuhkan bukti
bank keluar 2 rangkap, rangkap 1 untuk arsip dan rangkap 2 untuk supplier. Sesuai kebijakan dari
perusahaan. Pembayaran dilakukan setiap hari rabu. Setelah dilakukan pembayaran, supplier akan
mengganti rangkap kedua surat jalan dengan surat jalan asli sebagai bukti bahwa telah terjadi
pembayran. Afktur akan diarsip oleh bagian akunting kemudian dijurnal.