MAKALAH ADMINISTRASI LABORATORIUM

MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

TINGKAT I B

KELOMPOK 2

Disusun Oleh :

1. Desia Anik Setianingsih (P27903117060)

2. Endah Ayu Islami (P27903117062)
3. Essa Rianty (P27903117063)
4. Santi Nur Bashiroh (P27903117092)

JURUSAN ANALIS KESEHATAN

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTRIAN KESEHATAN BANTEN
2018
 KATA PENGANTAR

Rasa syukur yang dalam kami sampaikan ke hadiran Tuhan Yang Maha
Pemurah, karena berkat kemurahanNya makalah ini dapat diselesaikan tepat pada
waktunya. Dalam makalah ini kami membahas tentang “Mengelola Sistem
Kearsipan”.
Kami juga mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah
banyak membantu untuk menyelesaikan makalah ini, Semoga makalah ini dapat
memberikan wawasan yang lebih luas dan menjadi sumber pemikiran kepada
semua pembaca khususnya para mahasiswa Politeknik Kesehatan Banten.
Kami menyadari bahwa penyusunan makalah sederhana ini masih jauh
dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran dan kritik yang
membangun demi kesempurnaan penyusunan yang akan datang dan atas saran
yang akan disampaikan sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih.

Tangrang, 13 Januari 2018

Penyusun

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ 2

DAFTAR ISI ........................................................................................................... 3

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 4

A. Latar Belakang ............................................................................................. 4

B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 5

C. Tujuan .......................................................................................................... 5

D. Manfaat......................................................................................................... 5
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................ 6

A. Pengertian Kearsipan ................................................................................... 6

B. Fungsi dan Kegunaan Kearsipan .................................................................. 8

C. Jenis-jenis Arsip ........................................................................................... 8

D. Pemeliharaan Arsip .................................................................................... 10

E. Langkah-langkah Penyimpanan ................................................................. 11

BAB III HASIL DISKUSI .................................................................................... 12

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................... 13

A. Kesimpulan ................................................................................................. 13

B. Saran ........................................................................................................... 13
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 14

3
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Arsip merupakan salah satu hal yang sangat penting dank
fundamental dalam pertanggungjawaban sebuah administrasi dalam
pengelolaan birokrasi baik pemerintah maupun perusahaan. Banyak
permasalahan yang terjadi hanya diakibatkan oleh salah urusnya sistem
penyimpanan arsip pada setiap organisasi atau sistem birokrasi pemerintah
selama ini.
Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan
berkembang, maka semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip
yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna.
Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis sehingga apabila
dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat.
Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu
kantor oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip dari mulai tahap
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta
pemusnahannya, diperlukan sistem yang baik dan proses benar benar.
Disini arsip merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan
suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu kantor
ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga
berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan
organiasi yang bersangkutan.
Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan
prosedur yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga
daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan dan pemidahan serta pemusnahannya.

4
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian pengarsipan?
2. Apa fungsi dan kegunaan kearsipan?
3. Apa jenis-jenis kearsipan?
4. Bagaimana cara pemeliharaan arsip?
5. Bagaimana langkah-langkan penyimpanan arsip?
C. Tujuan
1. Mengetahui pengertian dari kearsipan
2. Mengetahui fungsi dan kegunaan kearsipan
3. Mengetahui jenis-jenis arsip
4. Mengetahui cara pemeliharaan arsip
5. Mengetahui langkah-langkan penyimpanan arsip
D. Manfaat

5
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Kearsipan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Rekaman dapat berbentuk
tulisan, gambar, suara. Media rekaman dapat berupa kertas, film, disk,
kaset. Pengertian arsip ini berkenaan juga dengan berbagai jenis arsip.
Dalam arti ini, arsip adalah satu atau lebih warkat (catatan, rekaman,
dokumen, naskah) yang memiliki nilai guna dan disimpan untuk menjamin
keselamatan dan persediaannya kembali bilamana dibutuhkan. Nilai guna
yang dimaksudkan misalnya nilai guna administrasi, hukum, keuangan,
pendidikan, riset dan pembuktian.
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan
“Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata
tersebut ditulis “Archeon” yang berarti balai kota (tempat untuk
menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa
Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti:
1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan
yang lain.
2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar,
grafik dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah
bahasa indonesia mempunyai arti :
1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan

6
2. Bahan-bahan baik berujud surat, laporan perjanjian-perjanjian, gambar-
gambar hasil kegiatan, statistik, kuitansi dan sebagainya yang disimpan
sebagai bahan pengignatan. (Sularso Mulyono dkk, 1985 : 1)
Sedangkan menurut Gina Madiana dan Iwan Setiawan (1994 : 33)
arsip dapat diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang
bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan,
masyarakat atau bangsa.
Menurut The Liang Gie (1991 : 155) arsip atau warakat adalah
setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai
sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membuat ingatannya.
Menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 3) arsip adalah setiap catatan
(record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk
huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu,
formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita
tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy, dan lain-lain.
Sedangkan menurut Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal (1)
arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara
dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. (Kantor Arsip Daerah, 1996 : 10).

7
B. Fungsi dan Kegunaan Kearsipan
Menurut Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa
fungsi arsip dibagi menjadi dua golongan yaitu :
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis aktif dibedakan
menjadi dua : 1) Arsip Dinamis Aktif ; Arsip dinamis aktif yaitu arsip
dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. 2) Arsip Dinamis In
Aktif; Arsip dinamis in aktif yaitu arsip dinamis yang frekuensi
penggunaanya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
2. Arsip Statis
Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
untuk penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
C. Jenis-jenis Arsip
1. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting
tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung
didalamnya.
Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat
dibedakan menjadi:
a. Vital record (warkat yang sangat penting), yaitu warkat yang
mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau
instansi. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secara
terus-menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri.
b. Important record (warkat penting)
Yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu
jangka waktu yang cukup lama (3 tahun ke atas).

8
 Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib,
misalnya surat perjanjian sewa menyewa dan lain-lain.
c. Useful record (warkat yang berguna)
Yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka
waktu biasa. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan
sesuai dengan daftar retensinya. Biasanya, diberbagai
organisasi/instansi, warkat jenis ini paling banyak jumlahnya.
Contoh, surat-surat kantor/dinas pada umunya.
d. Essensial record (warkat tidak penting)
Yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai
dibaca. Oleh karena itu, warkat jenis ini tidak perlu disimpan
dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup
diingat isinya/dicatat dalam buku agenda harian. Contohnya,
undangan rapat dan lain-lainnya.
2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip
itu sendiri. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas :
a. Arsip Tertulis
Yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis Misalnya : surat dinas,
akta, dll
b. Arsip Visual
Yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan,
ukiran, pahatan
3. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip ataupun warkat dari segi isi yang
terkandung didalamnya. Arsip atau warkat jenis ini dapat berupa:
a. Financial record adalah catatan-catatan mengenai masalah
keuangan.
b. Inventory record adalah catatan yang berhubungan dengan
keadaan barang dagangan
c. Personnel record adalah catatan-catatan yang berhubungan
dengan masalah kepegawaian.

9
 d. Sales record adalah catatan-catatan yang berisi informasi
mengenai penjualan.
e. Production record adalah catatan-catatan yang berhubungan
dengan masalah produksi.
4. Ditinjau dari kepemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek
kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga
tersebut.
a. Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:
1. Arsip Nasional Pusat (Arnapus).
2. Arsip Nasional Daerah (Arnasda).
b. Berasal dari instansi pemerintah/swasta
1. Arsip primer
Merupakan arsip asli, bukan salinan, copy, tembusan atau
tindasan
2. Arsip sekunder
Adalah arsip yang berupa salinan, copy, tembusan/tindasan
3. Arsip sentral
Adalah arsip yang disimpan di pusat arsip atau arsip yang
dipusatkan penyimpannya (sentralisasi).
4. Arsip unit
Adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan di masing-masing
unit tempat arsip tersebut dibuat (desentralisasi).
D. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip
tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan
kerusakan arsip dapat di sebabkan oleh factor sebagai berikut:
a. Factor dari dalam
Seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet
atau tidaknya tulisan dan dalam pengunaan kertas hendaknya di
pilih yang baik dan kuat, tinta pengunaan tinta yang akan di
gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya

10
 yang berkualitas, pasta/lem pengunaan perekat harus di carikan
yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari getah arab
ataupun selulosa tape dan sejenisnya.
b. Factor dari luar
Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan
jamur sehingga kertas menjadi lembab dan rusak, udara yang
terlampau kering yang akan merusak kertas, sinar matahari sangat
menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar
matahari yang jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan
sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat pada dinding-
dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi
lembab, tetapi juga di rusak oleh gegat dan juga serangga lain.
E. Langkah-langkah Penyimpanan
Agar pekerjaan Penyimpanan dapat berjalan lancar, mudah dan tepat,
menurut Ig Wursanto (1989 : 177) perlu melakukan beberapa langkah :
1. Memisah-misahkan arsip
2. Meneliti arsip yang akan disimpan
3. Mengklasifikasi
4. Mengindeks
5. Menyiapkan lembar tunjuk silang
6. Menyusun arsip-arsip yang akan disimpan
7. Memasukkan atau menyimpan arsip
Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 64) langkah
Penyimpanan adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa
2. Mengindeks
3. Memberi tanda atau kode
4. Menyortir
5. Meyimpan.

11
 BAB III
HASIL DISKUSI

12
 BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian
arsip adalah kumpulan warkat atau surat menyurat yang dibuat atau
diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang disusun
menurut sistem tertentu karena mempunyai kegunaan agar saat diperlukan
mudah ditemukan dengan cepat dan tepat.
Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang
sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip
dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan
benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu
diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.
B. Saran
Demikian paparan mengenai Menelola Sistem Kearsipan yang
menjadi pokok bahasan makalah, dan diharapkan makalah ini berguna
agar dapat mengetahui lebih dalam tetntang kearsipan. Dan diharapkan
pembaca memberikan kritik dan saran yang membangun kepada kami
demi sempurnanya makalah ini.

13
 Daftar Pustaka

Octaviana, Sherly. 2014. Materi 1 : Mengenai Jenis-Jenis dan Fungsi Arsip

Flince.Melklian.2015. Makalah Sistem Kearsipan

Mahmud, Melizubaidah. 2015. Pentingnya Manajemen Sistem Penyimpanan

Arsip. Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Negeri Gorontalo

Pemerintah Indonesia. 2009.Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43

Tahun 2009. Tentang Kearsipan.

14