M. K.

MANAJEMEN PROYEK

PENGENDALIAN MANAJEMEN PROYEK

JUNAIDI DERMAWAN SARAGIH (1204205051)

GUSTI NGURAH PUTRA PINATIH SARGUNAWAN (1404205001)

I MADE SURYA WIDYA (1404205034)

JURUSAN TEKNIK ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS UDAYANA

2016
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1.Latar belakang
Pengendalian menrupakan salah satu fungsi dari manjemen proyek yang berujuan agar
pekerjaan-pekerjaan dapat berjalan mencapaai sasaran tanpa banyak penyipangan.
Pengendalian proyek adalah suatu usaha sistematis untuk menetukan standar yang sesuai
dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan
dengan standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dengan
standar, menganalis kemungkinan adanya penyimpangan standar dengan pelaksanaan,
mengambill tindakan pembentulan yang diperlukan agar sumber daya yang digunakan secara
efektif efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran (suharto 1997).
1.2.Rumusan masalah
1.2.1. Apakah tujuan dan fungsi dari pengendalian proyek ?
1.2.2. Bagaimanakah unsur-unsur pengendalian proyek ?
1.2.3. Bagaimankah langkah-langkah dari pengendalian proyek ?
1.2.4. Bagaimanakah masalah-masalah yang dihadapi pada proses pengendalian?
1.3. Tujuan penulisan
1.3.1. Mengetahui tujuan dan fungsi dari pengendalian proyek.
1.3.2. Mengetahui unsur-unsur pengendalian proyek.
1.3.3. Mengetahui langkah-langkah dari pengendalian proyek
1.3.4. Mengetahui masalah-masalah yang dihadapi pada proses pengendalian proyek.
1.4.Manfaat penulisan
Manfaat dari penulisan ini adalah mahasiswa diharapkan dapat mengetahui hal-hal tentang
pengendalian manajemen proyek. Khususnya tentang tujuan dan masalah pada pengendalian
manajemen proyek
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Tujuan dan Fungsi

Agar dapat memperoleh metode atau cara teknis yang terbaik melalui sumber daya yang
terbatas namun dapat menghasilkan hasil yang maksimal dalam ketepatan, kecepatan,
penghematan dan keselamatan kerja secara komprehensif, maka dalam memanajemen proyek
dibutuhkan adanya pengendalian Proyek yang bertujuan untuk menentukan dasar -dasar sasaran
proyek seperti Jadwal, Biaya dan Mutu. Setelah mendapatkan ketiga tujuan tadi maka perlu
dilaksanakan langkah berikutnya yaitu mengorganisir dan memimpin Sumber Daya Perusahaan
agar dapat mencapai sasaran tersebut.

Suatu usaha sangat diperlukan agar pekerjaan dapat berjalan mencapai sasaran tanpa
banyak mengalami penyimpangan pada saat proses pengerjaan. Usaha ini dikenal sebagai
pengendalian yang merupakan salah satu dari fungsi Manajemen Proyek. Adapun proses
pengendalian ini terdiri dari berbagai langkah kegiatan yang dilakukan secara sistematis.

Dalam hubungan yang sudah dipaparkan, R. J. Mockler ( 1972 ) memberikan definisi

sebagai berikut ini :

“ Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan
sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar
menganilisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian
mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan
efisien dalam rangka mencapai sasaran “

Agar dapat memenuhi tujuan dan fungsi dari pengendalian proyek, maka perlu dilakukan
bentuk bentuk kegiatan sebagai berikut :

 Supervise, yaitu melakukan serangkaian tindakan kordinasi pengawasan dalam batas

wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur organisasi yang telah ditetapkan,
agar dalam operasional dapat dilakukan secara bersama – sama oleh personel dengan
kendali pengawas.
  Inspeksi, yaitu kegiatan melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan
tujuan menjamin spesifikasi mutudan produk sesuai dengan yang direncanakan.

 Tindakan Koreksi, merupakan sesuatu yang dilakukan untuk perbaikan dan perubahaan
terhadap rencana yang telah ditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi
pelaksanaan.

2.2. Unsur-Unsur
Terdapat beberapa hal yang merupakan unsur – unsur dari pengendalian proyek yaitu :
a. Pengendalian Lingkup
Pengendalian Lingkup memperatikan masalah terpenuhinya “deliverable”
sesuai dengan Definisi dan Integritas Lingkup Proyek yang dicantumkan dalam
kontrak. Bila terjadi peerubahan lingkup yang tiak dapat dihindari, maka
pengendalian perlu dilaksanakan sesuai prosedur yang berlaku.

b. Pengendalian Biaya
Pengendalian Biaya memusatkan diri pada faktor kuantitas dan harga satuan
komponen biaya. Demikian pula mengenai pemilihan waktu (timing) suatu ikatan
pembelian (commitment), karena faktor – faktor tersebut seringmenjadi sumber
terjadinya Varians biaya.
Adapun komponen pengendalian biaya terdiri atas :
 Biaya kantor pusat dengan kegiatan utama desain – engineering.
 Pengadaan material dan peralatan
 Biaya lapangan dengan kegiatan utama konstruksi
 Biaya subkontrak

c. Pengendalian Jadwal
Pengendalian jadwal waktu terpusat pada faktor berikut ini :
  Bagi pemilik proyek tercapainya sasaran seperti tercantum pada jadwal induk
 Bagi kontraktor, tercapainya sasaran seperti pada kontrak EPK ( Engineering,
Pengadaan, Konstruksi )
 Penyedia sumber daya Seperti Material
 Peralatan dan Tenaga Kerja

d. Pengendalian Mutu
Meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pemantauan apakah proses dan
hasil kerja tertentu proyek tersebut memenuhi standar mutu yang bersangkutan,
serta pengidentifikasian cara untuk mencegah terjadinya hasil yang tidak
memuaskan.

e. Pengendalian Proyek yang Efektif dan Tidak Efektif

 Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan. Metode atau cara yang
digunakan harus cukup peka sehingga dapat mengetahui adanya penyimpangan
selagi masih awal. Dengan demikian, dapat diadakan koreksi pada waktunya
sebelum persoalan berkembang menjadi besar sehingga sulit untuk diadakan
perbaikan.
 Bentuk tindakan yang diadakan tepat dan benar. Untuk hal ini diperlukan
kemampuan dan kecakapan menganilisis indikator secara akurat dan objektif.
 Terpusat pada masalah atau titik yang sifatnya strategis, dilihat dari segi
penyelanggara proyek. Dalam hal ini diperlukan kecakapan memilih titik atau
masalah yang strategis agar penggunaan waktu dan tenaga dapat efisien.
 Mampu mengetengahkan dan mengkomunikasikan masalah dan penemuan,
sehingga dapat menarik perhatian pimpinan maupun pelaksana proyek yang
bersangkutan, agar tindakan koreksi yang diperlukan segera dapat
dilaksanakan.
 Kegiatan pengendalian tidak lebih dari yang diperlukan. Biaya yang dipakai
untuk kegiatan pengendalian tidak boleh melampaui faedah atau hasil dari
kegiatan tersebut. Diakui bahwa banyak hal yang sulit untuk mengukur hasil
pengendaliannya. Secara kuantitatif ( tetapi yang ingin ditekankan di sini
 adalah bahwa dalam merencanakan suatu pengendalian perlu dikaji dan
dibandingkan dengan hasil yang akan diperoleh.
 Dapat memberikan petunjuk berupa prakiraan hasil pekerjaan yang akan
datang, bilamana pada saat pengecekan tidak mengalami perubahan. Petunjuk
ini sangat diperlukan bagi pengelola proyek untuk menentukan langkah
penyelenggaraan berikutnya.
 Pengawasan dan pengendalian akan lengkap bila dapat memberikan usulan
tindakan – tindakanpembetulan yang diperlukan dengan melibatkan biaya dan
tenaga yang minimal.
2.3. Langkah-Langkah Pengendalian Proyek

Adapun langkah – langkah yang dapat diambil dalam proses pengendalian proyek adalah
sebagai berikut :

a. Menentukan Sasaran

Sasaran proyek adalah menghasilkan produk atau instalasi dengan batasan lingkup
anggaran, jadwal, dan mutu yang telah ditentukan. Sasaran ini dihasilkan dari satu
perencanaan dasar dan menjadi salah satu faktor pertimbangan utama dalam mengambil
kepuusan untuk melakukan investasi atau membangun proyek, sehingga sasaran – sasaran
tersebut merupakan tonggak tujuan dari kegiatan pengendalian.

b. Standar dan Kriteria

Dalam usaha mencapai sasaran secara efektif dan efisien, perlu disusun suatu standar,
kriteria, atau spesifikasi yang dipakai sebagai tolak ukur untuk membandingkan ddan
menganilisis hasil pekerjaan.

Standar, kriteria, dan patokan yang dipilih dan ditentukan harus bersifat kuantitatif,
demikian pula metode pengukuran dan perhitungannya harus dapat memberikan
indikasiterhadap pencapaian sasaran.
Terdapat macam – macam standar dan kriteria, diantaranya adalah sebagai berikut :

Berupa satuan uang, sperti anggaran Per satuan unit pekerjaan (SRK), anggaran pekerjaan
per unit per jam, penyewaaan aat per unit per jam, biaya angkutan per ton per km.

Berupa jadwal, misalnya waktu yang ditentukan untuk mencapai milestone.

Berupa unit pekerjaan yang berhasil diselesaikan.

Berupa standar mutu, kriteria, dan spesifikasi, misalnya yang berhubungan dengan kualitas
material dan hasil uji coba peralatan.

c. Merancang Sistem Informasi

Satu hal yang perlu ditekankan dalam proses pengendalian proyek adalah perlunya suatu
sistem informasi dan pengumpulan data yang mampu memberikan keterangan yang tepat,
cepat, dan akurat.

Sistem ini diperluka untuk kegiatan – kegiatan pada butir 4 dan mengolahnya menjadi suatu
bentuk informasi yang dapat dipakai untuk tindakan pengembalian keputusan. Suatu
perangkat sistem informasi manajemen proyek – SIMP ( management information system),
yaitu komputr yang dapat mengumpulkan, menganilisis, menyimpan data, dan
memrosesnya menjadi informasi yang diperlukan akan amat membantu proses
pengendalian.

d. Mengumpulkan data dan informasi

Pada akhir kurun waktgu yang sudah ditentukan, diadakan pelaporan dan Pemeriksaan,
pegukuran dan pengumpulan data serta informasi hasil pelaksanaan pekerjaan. Hal ini
bertujuan agar memperoleh gambaran reaistis, pelaporan sejauh mungkin didasarkan atas
pengukuran penyelesaian fisik pekerjaan, misalnya dalam meter pipa yang telah terpasang,
banyaknya gambar konstruksi yang telah diselesaikan, meter kubik pengerukan pelahuhan
yang telah terlaksana, dan lain sebagainya.
 e. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan

Langkah ini berarti mengkaji segala sesuatu yang dihasilkn oleh kegiatan pada butir 4.
Disini diadakan analisis atas indikator yang diperoleh dan mencoba membandingkan
dengan kriteria dan standar yang ditentukan.

Hasil analisis ini penting karena akan digunakan sebagai landasan dan dasar tindakan
pembetulan. Oleh karena itu, metode yang digunakan harus tepatdan peka terhadap adanya
kemungkinan penyimpangan.

f. Mengadakan Tindakan Perbaikan

Apabila hasil analisis menunjukkan adanya indikasi penyimpangan yang cukup berarti,
maka perlu diadakan langkah – langkah pembetulan .

Tindakan Perbaikan Dapat Berupa :

 Realokasi sumber daya, misalnya memindahkan peralatan, tenaga kerja dan

kegiatan pembangunan fasilitas pembantu untuk dipusatkan ke kegiatan konstruksi
instalasi dalam rangka mengejar jadwal produksi.
 Menambah tenaga kerja dan pengawasan serta biaya.
 Mengubah etodee, cara, dan prosedur kerja, atau mengganti peralatan yang
digunakan.
2.4. Masalah - masalah yang dihadapi pada pengendalian project

Masalah yang sering terjadi dan dihadapi pada pengendalian proyek yang tidak
membuahkan hasil yang diharapkan secara umum dapat diuraikan sebagai berikut ini :
 a. Karakteristik Proyek

Seperti yang sudah diketahui bahwa proyek umumnya bersifat kompleks,

melibatkan banyak organisasi peserta dan lokasi kegiatan sering terpencar -pencar
letaknya. Hal ini dapat mengakibatkan :

 Tidaklah mudah mengikuti kinerja masing – masing kegiatan, atau dengan kata
lain kemampuan bekerja seseorang dengan seseorang yang lainnya tidaklah
selalu sama dan begitu juga kemampuan dalam menyimpulkan menjadi laporan
yang terkonsolidasi.
 Masalah komunikasi dan kordinasi semakin bertambah dengan besarnya jumlah
peserta dan terpencarnya lokasi.
b. Kualitas Informasi

Laporan yang tidak tepat pada waktunya dan tidak pandai memilih materi akan
banyak mengurangi faedah suatu informasi, ditambah lagi dengan bila didasarkan atas
informasi atau sumber yang kurang kompeten.
 c. Kebiasaan

Pada organisasi pemilik, pengelola proyek sebagian besar berasal dari bidang
bidang fungsional ( Teknik, operasi, pengadaan, dan lain lain ) dengan pekerjaan yang
sifatnya rutin stabil. Mereka yang mudah “ Mapan “ dengan sikap dan kebiasaan yang
selama ini dialami umumnya sulit menyesuaikan diri dalam waktu yang relatif singkat
dan cenderung “ resistat “ terhadap perubahaan yang semestiya diperlukan untuk
mengelola proyek.

Pemimpin proyek hendaknya sejak awal telah menyiapkan diri dan mencari
pemecahaan yang spesifik dalam menghadapi masalah – masalah yang suah dipaparkan
sehingga proses pengendalian dapat berjalan dengan lancar.
 BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Agar dapat memperoleh metode atau cara teknis yang terbaik melalui sumber daya yang
terbatas namun dapat menghasilkan hasil yang maksimal dalam ketepatan, kecepatan,
penghematan dan keselamatan kerja secara komprehensif, maka dalam memanajemen proyek
dibutuhkan adanya pengendalian Proyek yang bertujuan untuk menentukan dasar -dasar sasaran
proyek seperti Jadwal, Biaya dan Mutu. Setelah mendapatkan ketiga tujuan tadi maka perlu
dilaksanakan langkah berikutnya yaitu mengorganisir dan memimpin Sumber Daya Perusahaan
agar dapat mencapai sasaran tersebut.

Agar dapat memenuhi tujuan dan fungsi dari pengendalian proyek, maka perlu dilakukan
bentuk bentuk kegiatan yaitu supervisei, inspeksi, tindakan koreksi

Adapun langkah – langkah yang dapat diambil dalam proses pengendalian proyek adalah
menentukan sasaran, standar dan kriteria, merancang sistem informasi, mengumpulkan data dan
informasi, mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan, mengadakan tindakan perbaikan.

Masalah yang sering terjadi dan dihadapi pada pengendalian proyek yang tidak
membuahkan hasil yang diharapkan secara umum adalah karakteristik proyek, kualitas informasi,
dan kebiasaan

3.2. Saran

Saran dapat kami berikan adalah dalam setiap proyek sebaiknya dilakukan control dan
pengawasan. Dengan penerapan tersebut maka risiko-risiko seperti penambahan biaya, penyesaian
yang tidak tepat waktu, dan masalah- masalah lain dapat diminimalisir.
 DAFTAR PUSTAKA

Website :

https://elqorni.wordpress.com/2013/07/12/manajemen-proyek/

http://kampus-sipil.blogspot.co.id/2014/01/fungsi-dan-proses-pengendalian-proyek.html

http://kampus-sipil.blogspot.co.id/2014/01/unsur-dan-objek-pengendalian-proyek.html