Lampiran Keputusan Koordinator Kopertis Wilayah IV

Nomor : 4576/K4/TU/2014
Tanggal : 3 Nopember 2014

A. STANDAR PELAYANAN ) PEMBUATAN SURAT REKOMENDASI BEASISWA DALAM NEGERI

DAN LUAR NEGERI (BPP DN/LN) (SERVICE DELIVERY)

No Komponen Uraian
1. Persyaratan Pelayanan 1. Surat Permohonan untuk memperoleh biaya BPP-DN
Ditjen Dikti diajukan oleh pimpinan PTS kepada
Koordinator Kopertis Wilayah IV;
2. Surat Ijin belajar dari Pimpinan PTS;
3. SK pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan bagi
dosen tetap yayasan, atau SK CPNS, SK PNS, SK Terakhir
bagi dosen PNS dpk;
4. Surat Perjanjian akan kembali dan mengabdikan diri
pada PTS pengirim;
5. Formulir pendaftaran dari program pascasarjana;
6. Melampirkan Ijazah dan Transkrip Nilai S1 bagi yang
akan melanjutkan Ke S2; Ijazah dan Transkrip Nilai
S1,S2 bagi yang akan melanjutkan ke S3 dilegalisir;
- Calon Dosen : IPK 3,0 (S2) dan 3,25 (S3);
- Tenaga Kependidikan : IPK 2,75 (S2), dan 3,25 (S3)
7. Telah memiliki jabatan akademik minimal asisten ahli
dan telah memiliki NIDN, bagi yang belum memiliki
jabatan akademik harus memiliki NIDN;
8. Batas usia maksimum 26 tahun (S2) dan 28 tahun (S3)
bagi calon dosen; 40 tahun (S2), dan 42 tahun (S3) untuk
tenaga kependidikan Program Magister (S2) 45 tahun,
Program Doktor (S3) 50 tahun;
9. Telah mendaftarkan diri sebagai pelamar BPP-DN online
melalui laman beasiswa.dikti.go.id/dn
10. SK perpanjangan program studi ybs ditempatkan;
11. Print Out NIDN;
12. Foto Copy SK pengangkatan pimpinan PTS dari Ketua
Yayasan

Rekomendasi BPP-LN
1. Surat Permohonan rekomendasi Beasiswa Luar Negeri
diajukan oleh pimpinan PTS kepada Koordinator
Kopertis Wilayah IV;
2. Surat Ijin belajar dari pimpinan PTS
3. SK Pengangkatan sebagai dosen tetap dari Yayasan bagi
dosen tetap yayasan, dan SK CPNS, SK PNS bagi dosen
tetap PNS dpk
4. Surat Perjanjian akan kembali dan mengabdikan diri
pada PTS pengirim
5. Telah Mendapatkan Letter of Acceptance (LoA) yang
masih berlaku dari institusi dan/atau dari calon
pembimbing di PT luar negeri yang dituju.
6. FORM A Ditjen Dikti
 7. Melampirkan salinan ijazah dan transkrip (IPK) S1,S2
yang telah dilegalisasi untuk yang akan menempuh
program S3, atau salinan ijazah dan transkrip S1 untuk
yang akan menempuh program S2 termasuk terjemahan
dalam Bahasa Inggris;
8. Umur tidak lebih dari 45 tahun ketika mendaftar BPP-LN
9. Melampirkan salinan sertifikat bukti kemampuan
berbahasa Inggris (TOEFL, Institusional (ITP) minimal
500, atau IBT minimal 75, atau IELTS minimal 5,5) atau
salinan sertifikat penguasaan bahasa pengantar lain yg
digunakan di PT tujuan yang masih berlaku;
10. Melampirkan Bukti Print Out NIDN
11. Foto ukuran 4x6 sebanyak 2 buah
12. Daftar Riwayat Hidup tugas belajar ke luar negeri

Rekomendasi BPP-LN Unggulan

1. Surat Permohonan rekomendasi Beasiswa Luar Negeri
diajukan oleh pimpinan PTS kepada Koordinator
Kopertis Wilayah IV;
2. Melampirkan surat pernyataan di atas materai tentang
kesediaan ditempatkan pada perguruan tinggi yang
ditentukan Ditjen Dikti;
3. Melampirkan Letter of Acceptance (LoA) yang masih
berlaku dari institusi dan/atau dari pembimbing di PT
luar negeri yang dituju;
4. Melampirkan salinan ijazah dan transkrip (IPK) S1,S2
yang telah dilegalisasi untuk yang akan menempuh
program S3, atau salinan ijazah dan transkrip S1 untuk
yang akan menempuh program S2 termasuk terjemahan
dalam Bahasa Inggris;
5. Melampirkan salinan sertifikat bukti kemampuan
berbahasa Inggris (TOEFL, Institusional (ITP) minimal
500, atau IELTS minimal 5,5) atau salinan sertifikat
penguasaan bahasa pengantar lain yg digunakan di PT
tujuan yang masih berlaku;
6. Pada saat melamar, Usia tidak melebihi 26 tahun untuk
Program Magister (S2) dan 28 tahun untuk Program
Doktor (S3);
7. Foto ukuran 4x6 sebanyak 2 buah;
8. Daftar Riwayat Hidup untuk tugas belajar ke luar negeri.

Perpanjangan Penerima BPP – LN

1. Surat permohonan rekomendasi perpanjangan Beasiswa
Luar Negeri dari pimpinan PTS kepada Koordinator
Kopertis Wil.IV
2. Visa + Paspor yang masih berlaku
3. Progres Repot + Rekomendasi Suvervisor (Profesor
Pembimbing)
4. Surat Persetujuan Sekretaris Negara
2. Sistem, mekanisme,
dan prosedur Mulai

Penyampaian surat
permohonan

Penerimaan dan Tidak Lengkap

Pengecekan Berkas Berkas Dikembalikan

Lengkap

Pemrosesan
Pembuatan surat rekomendasi
BPP DN/LN

Penyampaian Surat
Rekomendasi Kepada
Pemohon

Selesai

1. Kopertis Wilayah IV melalui Staf Seksi Ketenagaan

menerima berkas usulan pembuatan surat rekomendasi
Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri (BPP DN/LN) dari
PTS;
2. Staf Seksi Ketenagaan memeriksa kelengkapan berkas dan
menyusun berkas usulan pembuatan surat rekomendasi
Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri (BPP DN/LN) sesuai
dengan persyaratan yang ada pada checklist;
3. Staf Seksi Ketenagaan input data usulan pembuatan surat
rekomendasi Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri (BPP
DN/LN) ke dalam database beasiswa;
4. Dari Kasi Ketenagaan, Staf Seksi Ketenagaan membuat
surat rekomendasi Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri
(BPP DN/LN);
5. Kasi Ketenagaan, Kabid. Akademik, Kemahasiswaan dan
Ketenagaan dan Sekretaris Pelaksana memeriksa surat
rekomendasi Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri (BPP
DN/LN) yang kemudian ditandatangani oleh Koordinator;
6. Staf Seksi Ketenagaan menyerahkan surat rekomendasi
Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri (BPP DN/LN) kepada
Dosen

3. Jangka Waktu 1. Dari mulai penerimaan berkas dari pemohon sampai

Penyelesaian dengan penandatanganan surat rekomendasi dalam waktu
3 (tiga) hari kerja.
 2. Penyerahan berkas rekomendasi BPPDN/LN kepada
pemohon dalam waktu 1 (satu) hari kerja

4. Biaya atau tarif Tidak dipungut biaya

5. Produk Pelayanan Surat Rekomendasi BPPDN/LN

6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan dapat disampaikan secara

pengaduan, saran, dan tertulis melui surat yang ditujukan kepada Koordinator
masukan Kopertis Wilayah IV Alamat: Jl. P.H.H Mustofa No.38 Bandung
atau menyampaikan melalui:
Telepon : 022 – 7275630
Faksimili : 022 – 7207812
E-mail : sisinfo_kopwil4@yahoo.com
Lampiran Keputusan Koordinator Kopertis Wilayah IV
Nomor : 4576/K4/TU/2014
Tanggal : 3 Nopember 2014
B. STANDAR PELAYANAN ) PEMBUATAN SURAT REKOMENDASI BEASISWA DALAM NEGERI
DAN LUAR NEGERI (BPP DN/LN) (MANUFACTURING)

No Komponen Uraian
1. Dasar Hukum 1. Undang-Undang No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen;
2. Undang-Undang Kepegawaian Nomor 8 Tahun 1974 jo
Nomor 43 Tahun 1999;
3. Undang-Undang No. 12 tahun 2013 tentang Pendidikan
Tinggi;
4. Pedoman Beasiswa DIKTI Pasca Sarjana (BPP-DN/LN);
5. Permendikbud No. 48 Tahun 2009 tentang Tugas Belajar
pada lingkungan Kemdikbud
2. Sarana, prasarana, 1. PC Unit;
dan/atau fasilitas 2. Printer;
3. ATK.
4. Aplikasi
5. Scaner
3. Kompetensi Pelaksana 1. SDM yang memiliki pengetahuan tentang peraturan dan
kebijakan di bidang kepegawaian
2. SDM yang memiliki ketelitian, kecekatan, kesabaran,
keramahan, dan integritas yang tinggi
4. Pengawasan internal 1. Pengawasan atasan langsung
2. Pengawasan melalui laporan periodik dari pegawai kepada
atasan secara berjenjang

5. Jumlah pelaksana Pelaksana untuk pemrosesan ini berjumlah 3 (tiga) Orang

6. Jaminan pelayanan 1. Pemrosesas dilakukan secara transparan, tepat waktu dan

dapat dipertanggungjawabkan
2. Pemohon dapat memantau perkembangan prosesnya
7. Jaminan keamanan dan 1. Menjamin keabsahan Surat Rekomendasi yang diterbitkan
keselamatan pelayanan Kopertis Wilayah IV
2. Menjamin berkas yang disampaikan tidak hilang
3. Menjamin Surat Rekomendasi sampai kepada pemohon
8. Evaluasi kinerja Evaluasi penerapan standar pelayanan ini dilakukan minimal 1
Pelaksana (satu) kali dalam 6 (enam) bulan. Selanjutnya dilakukan
perbaikan untuk menjaga dan meningkatkan kinerja pelayanan.

KOORDINATOR KOPERTIS WILAYAH IV,

ABDUL HAKIM HALIM

NIP. 195609141986011001