Dalam melakukan aktifitas penjualan barang, Perusahaan penghasil barang masal yang

mempunyai area penjualan yang luas tidak akan bisa lepas dari yang namanya team penjualan
dan team pendukung penjualan.

Team akan terdiri dari beberapa oarang atau bagian yang dalam proses kerjanya akan saling
terkait dan saling mendukung untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kalau membaca
sedikit uraian diatas, Kita telah melihat adanya suatu sistem penjualan.

Pengertian Sistem penjualan adalah : Sekelompok unsur atau bagian yang saling
berhubungan dan berfungsi secara bersama- sama sesuai tugas masing- masing untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.

Berikut contoh beberapa unsur atau bagian dalam sistem penjualan barang pada suatu
perusahaan:

1. Tenaga penjual ( Sales )

2. Bagian pengelola order
3. Pengelola barang ( Gudang Barang Jadi )
4. Bagian pengelola piutang ( Bagian piutang )
5. Bagian pengelola keuangan ( Bagian keuangan )

Dan untuk elemen atau bagian dalam sistem penjualan dari masing- masing perusahaan
mungkin tidak akan sama. Hal ini disebabkan karena kebutuhan informasi yang berbeda- beda
anatara perusahaan satu dengan yang lainnya. Mungkin ada perusahaan yang memasukkan
unsur atau bagian kendaraan dalam sistem penjualannya, Karena bagian kendaraan atau
transport akan sangat mempengaruhi kecepatan pengiriman barang, Dan ini akan menghasilkan
informasi tentang berapa lama barang bisa sampai kepada toko relasi yang sudah melakukan
order.

Berikut ini akan memerangkan hubungan antar unsur atau elemen dari unsur atau bagian diatas:
Pertama adalah tenaga penjualan:
Sesuai tugas dan fungsinya, Seorang penjual akan menawarkan produk agar terjadi penjualan.
Hubungannya dengan unsur lain sbb:

1. Dengan bagian pengelola order, Tenaga penjual akan melakukan order barang kebagian
pengelola order.
2. Dengan bagian pengelola piutang, Tenaga penjual akan meminta nota guna penagihan
dan menyerahkan nota hasil penjualan serta informasi piutang yang kaitannya dengan
masing-masing relasi, Termasuk menyerahkan dokumen yang berhubungan dengan
pemayaran relasi.
3. Dengan bagian gudang, Akan mengambil barang untuk dibawa. Ini bisa berupa sampel
produk sesuai dengan yang sudah diorder kepengelola order. atau menyerahkan retur
barang yang dibawanya.
4. Dengan bagian pengelola keuangan, Tenaga penjual akan mengajukan biaya kerja
lapangan melalui petugas yang berwenang untuk mengeluarkan uang, misal kasir. (
sesuai anggaran yang sudah ditetapkan menejemen) Serta menyerahkan uang hasil
tagihan.

Kedua adalah bagian Pengelola order:

Sesuai tugas dan fungsinya, Bagian pengelola order akan melakukan pengelolaan terhadap
order yang masuk dari tenaga penjual. Hubungannya dengan unsur lain sbb:

1. Dengan tenaga penjual, Pengelola order akan menerima order dari tenaga penjual serta
catatan- catatan khusus jika ada.
2. Dengan bagian pengelola piutang, Pengelola order akan meminta informasi mengenai
plafon piutang dari relasi yang diorderkan tenaga penjual. Hal ini untuk menentukan
jumlah order maksimal.
3. Dengan bagian pengelola barang, Pengelola order akan menyampaikan order dari
tenaga penjual sekaligus menjelaskan jika ada catatan-catatan khusus.
4. Dengan bagian Pengelola keuangan ( Kasir ), Mangambil biaya- biaya tertentu sesuai
dengan anggaran yang sudah ditentukan.

Bagian pengelola barang ( Gudang Barang Jadi ):

Sesuai tugas dan fungsinya, Bagian pengelola barang akan mengelola keluar masuk barang.
Hubungannya dengan unsur lain sbb:

1. Dengan tenaga penjual, Bagian gudang barang jadi akan menyiapkan barang yang akan
dibawa tenaga penjual, Serta melakukan proses serah terima barang. ini juga bisa
berupa barang sampel atau barang retur dari toko yang dibawa tenaga penjual.
2. Dengan bagian pengelola order, Bagian gudang akan menerima dan memproses order
yang diserahkan pengelola order.
3. Dengan bagian pengelola piutang, Akan menyerahkan nota jual tidak langsung dan nota
retur barang untuk dilakukan pencatatan dan selanjutnya disimpan.
4. Dengan bagian pengelola keuangan, Bagian gudang akan mengambil uang, misal untuk
biaya expedisi khusus.

Bagian pengelola Piutang:

Sesuai tugas dan fungsinya, Bagian pengelola piutang akan mengelola segala sesuatu yang
berhubungan dengan piutang yang timbul dari penjualan barang. Hubungannya dengan unsur
lain sbb:

1. Dengan tenaga penjual, Bagian pengelola piutang akan menerima nota dari hasil
penjualan dan menyerahkan nota guna penagihan kerelasi. Selain itu Bagian pengelola
piutang juga akan memberikan informasi yang berhubungan dengan piutang masing-
masing relasi. Selain itu juga menerima dokumen yang berhubungan dengan
pembayaran relasi.
2. Dengan bagian pengelola order, Bagian pengelola piutang akan memberikan
keterangan pada order yang dibuat pengelola order seputar piutang dan reputasi relasi
bersangkutan, misal plafon piutang.
3. Dengan bagian gudang, Bagian pengelola piutang akan menerima nota asli order tidak
langsung, maupun nota yang berhubungan dengan retur barang.
4. Dengan bagian keuangan, Bagian pengelola piutang secara berkala akan melakukan
pencocokan pembayaran masuk dari tenaga penjual.

Bagian pengelola keuangan:

Melayani segala sesuatu yang berhubungan dengan keluar masuk uang dari keempat unsur atau
bagian diatas, Serta melakukan pencocokan hasil penagihan tenaga penjual denganpengelola
piutang.
Dalam sistem penjualan, unsur dalam sistem akan bekerja bersama guna mencari calon pembeli
dengan tujuan terjadi transaksi penjualan untuk selanjutnya akan dikelola oleh unsur diatas.
Berikut adalah beberapa transaksi penjualan untuk produk pakaian, dimana produsen
melakukan penjualan ketoko pengecer atau grosir.

Transaksi penjualan yang sering saya jumpai saat dilapangan, Khususnya untuk produk
pakaian antara lain:

1. Transaksi penjualan putus.( Pengertian transaksi putus dan penerapannya )

2. Transaksi penjualan putus Bantu.( Pengertian Transaksi putus bantu dan
pelaksanaannya )
3. Transaksi penjualan konsinyasi. ( Pengertian penjualan konsinyasi dan
pelaksanaannya )
4. Transaksi penjualan semi konsinyasi. ( Pengertian penjualalan semi konsinyasi dan
penerapannya )

Dan untuk penulisan artikel berikutnya saya akan membahas empat transaksi penjualan diatas,
Meliputi Pengertian dari masing- masing transaksi penjualan, Perbedaan dari masing- masing
transaksi penjualan, Kelebihan dan kekurangan masing- masing transaksi bagi produsen atau
pemasok barang, dan Pemilihan transaksi mana yang tepat bagi produsen.

Apa siihh pengertian penjualan ?

Penjelasan mengenai pengertian penjualan ialah sebuah transaksi dilakukan dua pihak atau
lebih antara satu orang ke orang lain dengan pembayaran yang sah yang menghasilkan suatu
pendapatan atau kita jabarkan lagi secara luas pengertian penjualan ialah sebuah aktivitas
yang bertujuan untuk mencari pembeli / mempengaruhi konsumen agar terdapat suatu
transaksi yang dilakukan oleh kedua pihak dengan alat pembayaran yang sah dan saling
menguntungkan bagi kedua pihak tersebut.

Adapun pendapat yang di keluarkan oleh beberapa ahli ilmu yang berbeda-beda tetapi
mempunyai arti yang sama. Berikut pengertian penjualan menurut para ahli :
1. Henry Simamora
Pengertian penjualan ialah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor
yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa.

2. Choirul Marom
Pengertian penjualan ialah Penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang
biasanya dilakukan secara teratur.

3. Rhonda Abrams
Pengertian penjualan merupakan suatu aktivitas yang berinteraksi secara langsung dengan
konsumen untuk memperoleh pesanan atau penjualan secara langsung.

4. Kholish Mahyuddin
Pengertian penjualan adalah kegiatan yang bertujuan agar produk yang kita tawarkan kepada
konsumen bisa terbeli.

Begitu juga ada beberapa syarat dalam melakukan penjualan yaitu :

 Ada barang atau jasa

 Ada Penjual dan Pembeli
 Proses Penjualan (Dalam arti bisa transaksi penualan ataupun promosi barang)
 Modal (Bisa Modal kecil atau besar)

Terus Tujuan dari Penjualan Apa ?

Tujuan penjualan ialah : Yang paling utama menawarkan/memperkenalkan suatu barang
/jasa kepada konsumen agar lebih dikenal dan bisa menghasilkan keuntungan/laba (Dalam
arti ini jika barang atau jasa kita lebih dikenal konsumen maka semakin besar minat
konsumen terhadap barang/jasa kita maka dari situlah kita mendapatkan suatu keuntungan.)
.

Pengertian Sistem Penjualan.

Jika kita sudah lebih mengenal mengenai penjualan diatas maka kita lanjut ke tahap
berikutnya yaitu mengenai sistem penjualannya. Jadi antara penjualan dengan sistem
penjualan itu sangat berhubungan, maka setelah menganalisa suatu penjualan kita bisa
menerapkannya di sistem penjualan (disini sistem penjualan yang saya maksud adalah dalam
tahap memperkenalkan produk anda kepada konsumen).

Sistem Penjualan itu sendiri adalah suatu sistem yang saling berhubungan (penjual dengan
calon pembeli) melalui prosedur-prosedur serta sarana pendukung untuk menghasilkan
sebuah informasi pemesanan dan terjadinya suatu keseriusan dalam bertransaksi.

Sistem penjualan yang bisa di ambil contoh adalah sistem penjualan berbasi web yaitu :
E-Commers adalah konsep baru yang mengambarkan proses pembelian dan penjualan,
pertukaran barang,jasa ataupun informasi melalui jaringan komputer termasuk dengan
internet.

Dengan semakin modernnya dunia ini semakin berkembangnya alat pendukung beserta fitur-
fitur di dalamnya. Sebut saja memperkenalkan produk kita di dalam facebook, dengan begini
produk lebih cepat di kenal dan tentunya berkesempatan terjadinya transaksi jual beli. Jadi
pada intinya untuk menciptakan sistem penjualan tergantung kita sendiri mau di model
gimana atau yang seperti apa, yang terpenting tidak melanggar norma-norma yang ada
 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN
Definisi Penjualan

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, menyebutkan bahwa: “Penjualan
adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai.”

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, definisi penjualan adalah sebagai
berikut: “Penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit
maupun secara tunai .”

Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

A. Fungsi Yang Terkait

Beberapa fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem
Akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli.

2. Fungsi Gudang
Fungsi gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan
yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.

3. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan
pembuatan laporan penjualan.

4. Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya
sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.

B. Dokumen yang Digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan, menurut Mulyadi dalam
bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Faktur Penjualan Tunai

 Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen
mengenai transaksi penjualan tunai.

2. Bukti Setor Bank

Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank

3. Rekap Harga Pokok Penjualan

Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu
periode.

C. Catatan yang Digunakan

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, catatan akuntansi yang
digunakan dalam sistem penjualan adalah:

1. Jurnal Penjualan
Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara
kredit maupun tunai.

2. Jurnal Umum
Jurnal Umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama
periode tertentu.

3. Kartu Persediaan.
Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap
jenis persediaan.

http://elib.unikom.ac.id

Berikut ini adalah flowchart penjualan pada toko Rejeki :

1. Flowchart Penjualan Tunai
 Add caption

Deskripsi Tugas dan Wewenang Masing-masing Bagian

1. Pembeli

- Mencatat data data spring bed yang diinginkan

- Memberikan data spring bed yang diinginkan kepada bagian penjualan
- Menerima info dan harga spring bed yang diinginkan dari bagian penjualan
- Memberikan data pembeli, pembayaran, dan info pengiriman kepada bagian penjualan
- Menerima nota tembusan (rangkap ke-2) dari bagian penjualan
- Menerima barang langsung dari bagian penjualan jika barang tidak dikirim
- Menandatangani nota yang diberikan oleh bagian pengiriman
- Menyerahkan kembali nota yang telah ditandatangani kepada bagian pengiriman
- Memberikan pelunasan pembayaran terhadap barang yang dibeli kepada bagian pengiriman
2. Bagian Penjualan

- Menerima data spring bed yang diinginkan pembeli

- Memberikan info dan harga spring bed kepada pembeli sesuai dengan data spring bed yang
diinginkan pembeli
- Menghubungi bagian gudang dan menyerahkan data spring bed yang diinginkan oleh pembeli
kepada bagian gudang
- Menerima spring bed yang telah disiapkan oleh bagian gudang sesuai permintaan pembeli
- Meminta data pembeli, pembayaran, dan info pengiriman kepada pembeli
- Menerima data pembeli, pembayaran, dan info pengiriman dari pembeli
- Membuat nota rangkap 2 dan mencatat data pembelian, pembayaran, dan info pengiriman pada
nota
- Memberikan nota tembusan(rangkap ke-2) kepada pembeli jika barang tidak dikirim
- Memberikan barang langsung ke pembeli jika barang tidak dikirim
- Menyerahkan nota asli dan barang pada bagian pengiriman jika barang dikirim ke pembeli
- Menerima nota asli dan pelunasan pembayaran barang yang dibeli oleh pembeli dari bagian
pengiriman
- Memberikan nota asli dan pelunasan pembayaran barang yang dibeli oleh pembeli kepada bagian
akuntansi
3. Bagian Gudang

- Menerima data spring bed yang diinginkan oleh pembeli dari bagian penjualan
- Menyiapkan spring bed yang diinginkan oleh pembeli
- Menyerahkan spring bed yang diinginkan oleh pembeli kepada bagian penjualan
4. Bagian Pengiriman

- Menerima nota asli dan barang yang diinginkan pembeli dari bagian penjualan
- Mengirim barang kepada pembeli
- Menyerahkan barang kepada pembeli
- Meminta pembeli menandatangani nota sebagai bukti bahwa barang telah dikirim ke tempat
pembeli
- Menerima nota yang telah ditandatangani oleh pembeli
- Meminta pelunasan pembayaran barang kepada pembeli
- Menerima pelunasan pembayaran barang dari pembeli
- Memberikan nota dan pelunasan pembayaran barang dari pembeli kepada bagian penjualan
5. Bagian Akuntansi

- Menerima nota dan pelunasan pembayaran barang yang dibeli oleh pembeli dari bagian penjualan
- Membuat laporan penjualan rangkap 2
- Memberikan laporan penjualan asli (rangkap 1) kepada pimpinan
- Menyimpan nota asli (rangkap 1)
- Menyimpan laporan penjualan tembusan (rangkap 2)
6. Pimpinan
- Menerima laporan penjualan asli (rangkap 1) dari bagian akuntansi
2. Flowchart Penjualan Kredit

Deskripsi Tugas dan Wewenang Masing-masing Bagian

1. Lembaga Kredit

- Memberikan info kredit kepada pembeli

- Menerima kelengkapan administrasi kredit dari pembeli
- Memeriksa kelayakan kredit
- Membuat perjanjian kredit rangkap 2
- Memberikan perjanjian kredit rangkap 2 kepada pembeli untuk ditandatangani
- Menerima perjanjian kredit (2 rangkap) yang telah ditandatangani oleh pembeli
- Menandatangani perjanjian kredit (2 rangkap)
- Menyimpan perjanjian kredit yang asli (rangkap ke-1)
- Mengunjungi toko dan menyerahkan data barang yang diinginkan pembeli kepada bagian
penjualan
- Memberikan data pembeli, pembayaran, dan info pengiriman kepada bagian penjualan
2. Pembeli

- Mencatat data data spring bed yang diinginkan

- Memberikan data spring bed yang diinginkan kepada bagian penjualan
- Menerima info dan harga spring bed yang diinginkan dari bagian penjualan
- Menerima info mengenai alternatif lembaga kredit dari bagian penjualan
- Mengunjungi lembaga kredit sesuai dengan pilihan pembeli
- Meminta info kredit kepada lembaga kredit
- Menerima info kredit dari lembaga kredit
- Memberikan kelengkapan administrasi kredit kepada lembaga kredit
- Menerima perjanjian kredit rangkap 2 untuk ditandatangani dari lembaga kredit
- Menandatangani perjanjian kredit (2 rangkap)
- Memberikan perjanjian kredit (2 rangkap) yang telah ditandatangani kepada lembaga kredit
3. Bagian Penjualan

- Menerima data spring bed yang diinginkan pembeli

- Memberikan info dan harga spring bed kepada pembeli sesuai dengan data spring bed yang
diinginkan pembeli
- Memberikan info mengenai alternatif lembaga kredit kepada pembeli
- Menerima data spring bed yang diinginkan pembeli
- Menghubungi bagian gudang dan menyerahkan data spring bed yang diinginkan oleh pembeli
kepada bagian gudang
- Menerima spring bed yang telah disiapkan oleh bagian gudang sesuai permintaan pembeli
- Meminta data pembeli, pembayaran, dan info pengiriman kepada lembaga kredit
- Menerima data pembeli, pembayaran, dan info pengiriman dari lembaga kredit
- Membuat nota rangkap 2 dan mencatat data pembelian, pembayaran, dan info pengiriman pada
nota
- Memberikan nota tembusan(rangkap ke-2) kepada lembaga kredit jika barang tidak dikirim
- Memberikan barang langsung ke lembaga kredit jika barang tidak dikirim
- Menyerahkan nota asli dan barang pada bagian pengiriman jika barang dikirim ke pembeli
- Menerima nota asli dan pelunasan pembayaran barang yang dibeli oleh pembeli dari bagian
pengiriman
- Memberikan nota asli dan pelunasan pembayaran barang yang dibeli oleh pembeli kepada bagian
akuntansi
4. Bagian Gudang

- Menerima data spring bed yang diinginkan oleh pembeli dari bagian penjualan
- Menyiapkan spring bed yang diinginkan oleh pembeli
- Menyerahkan spring bed yang diinginkan oleh pembeli kepada bagian penjualan
5. Bagian Pengiriman
- Menerima nota asli dan barang yang diinginkan pembeli dari bagian penjualan
- Mengirim barang kepada pembeli
- Menyerahkan barang kepada pembeli
- Meminta pembeli menandatangani nota sebagai bukti bahwa barang telah dikirim ke tempat
pembeli
- Menerima nota yang telah ditandatangani oleh pembeli
- Meminta pelunasan pembayaran barang kepada pembeli
- Menerima pelunasan pembayaran barang dari pembeli
- Memberikan nota dan pelunasan pembayaran barang dari pembeli kepada bagian penjualan
6. Bagian Akuntansi

- Menerima nota dan pelunasan pembayaran barang yang dibeli oleh pembeli dari bagian penjualan
- Membuat laporan penjualan rangkap 2
- Memberikan laporan penjualan asli (rangkap 1) kepada pimpinan
- Menyimpan nota asli (rangkap 1)
- Menyimpan laporan penjualan tembusan (rangkap 2)
7. Pimpinan

- Menerima laporan penjualan asli (rangkap 1) dari bagian akuntansi

SISTEM INFORMASI PENJUALAN

System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan
procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi
penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari
diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.
Jenis Penjualan
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan
dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan
dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

 Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan
langsung dikirim ke customer.
 Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di
gudang
 Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang
sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Unit Organisasi yang terkait

Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar
transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan
sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat
berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses
pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian
yaitu :
 1. Bagian Order Penjualan
2. Bagian Otorita Kredit
3. Bagian Billing/Piutang
4. Bagian Stock & Delivery
5. Bagian Buku Besar
6. Bagian Pembelian
7. Bagian Gudang
8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik

Dokumen yang digunakan

1. Penawaran Harga (PH)

2. Order Form (OF)
3. Memo
4. Purcahse Order (PO)
5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
6. Berita Acara Penerimaan
7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
1. 1 & 2 Tembusan pengiriman
2. 3 Tembusan langganan
3. 4. Arsip bagian delivery
8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
9. Invoice/Faktur

1. 1. Invoice
2. 2. tembusan Piutang
3. 3. tembusan Jurnal
4. 4. arsip di bagian order penjualan
10. Faktur Pajak

1. 1. Faktur Pajak
2. 2. Arsip
3. 3. Extra Copy
11. Kwitansi

Sumber daya

 Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link

 Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan

Strukture Organisasi

 Melakukan konsolidasi

Sasaran

 Automatisasi system akuntansi Penjualan

o Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
o Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
 o Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
o Dll

Waktu yang diperlukan

 Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan
efektif mulai awal periode akuntansi 2006

Biaya

 Konsultan/dokumentasi : -
 Programmer : -
 Pelatihan : -

Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari
langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form.
Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk
alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi
data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk
mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau
pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order
penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan
barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di
gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum
terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat
persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock &
Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit

1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order

2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan
apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan
ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar
ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Bagian Stock & Delivery

1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian
order penjualan
 2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak
tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang
dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk
barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian
gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari
bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang
mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di
supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau
PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau
mengambil barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh
Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

Bagian Gudang

1. Menerima Perintah/Permintaan Barang

2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran
barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak
semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk
ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

Bagian Transportasi (Sopir)

Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery

2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat
Jalan Supplier
5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani
ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

Penjualan Barang Dari Stock Gudang

1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order

2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan
Pengeluaran Barang.
3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
 4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada
bagian gudang.
5. Menyerahkan barang kepada customer
6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
7. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian
Stock & Delivery. (melalui Kurir)

Bagian Invoice/Faktur

1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian
stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order
penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan Dokumen
1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke
bagian Kredit
2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke
bagian buku besar
5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar
Extra Copy.

Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang
bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian
administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang

1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice

2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan.
Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control
sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6. Membuat surat penagihan

B. Bagian buku besar

Bagian Jurnal Penjualan

1. Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan
Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

Bagian Jurnal Pembelian

 1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

Bagian pengolahan IT/Data elektronik

Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan
melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah
mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem
informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan
tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik,
pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada
kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh
seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi
oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.