PENGENDALIAN (CONTROLLING)

A. PENGERTIAN DAN TUJUAN PENGENDALIAN

Fungsi pengendalian (controlling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen.Fungsi ini
sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen.Pengendalian ini
berkaitan erat sekali dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling
mengisi,karena :
1. Pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan.
2. Pengendalian baru dapat dilakukan jika ada rencana.
3. Pelaksanaan rencana akan baik,jika pengendalian dilakukan dengan baik.
4. Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau
penilaian dilakukan.

Penendalian (controlling) ini oleh para penulis didefinisikan sebagai berikut :

Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja bawahan,agar rencana-rencana yang telah
dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.
Tujuan pengendalian :
1. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.
2. Melakukan tindakan perbaikan (corrective),jika terdapat penyimpangan-penyimpangan
(deviasi).
3. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana.

Dengan demikian pengendalian bukan hanya untuk mencari berbagai kesalahan,tetapi berusaha
untuk menghindari terjadinya kesalahan serta dapat memperbaiki kesalahan.Pengendalian
diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen (6M),efektif dan efisien.

B. ASAS-ASAS PENGENDALIAN
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus ditujukan
kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreks) untuk menghindari
penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.
2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu efisien bila
dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain
yang diluar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan hanya
dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yang efektif
harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada
waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang paling efektif
ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan
oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk
menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat
mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan harus disusun dengan
baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability). Pengawasan
harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan bawahannya merupakan sarana
untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan
dengan besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan harus sesuai
dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan
akan informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama
lain, tergantung pada tingkat dan tugas manager.
9. Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan standar
yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.
10. efektif dan efisien Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control).
Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang
strategis dalam perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan adanya
perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam
keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes
untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana. 13. Asas peninjauan kembali (principle of
review). Sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk
mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran
untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.

C. JENIS-JENIS PENGENDALIAN
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1. Pengendalian karyawan (Personal control).
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai,
apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-
lain.
2.pengendalian keuangan (financial control)
Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan
pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.
3.pengendalian produksi (Production control).
Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang
dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4. Pengendalian waktu (Time control)
Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan
suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5. pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan
tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).
pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah
dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
7. pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai
rencana yang ditentukan.
8.Pengendalian inventaris (inventory control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya
atau ada yang hilang.
9.Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor
terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.
D. PROSES DAN CARA-CARAPENGENDALIAN
Langkah-langkah proses pengendalian :
1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika
ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan
sesuai dengan rencana.
Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali,apakah sudah benar-benar realistis atau
tidak.jika belum benar atau realistis maka rencana itu harus diperbaiki.
Cara-cara pengendalian
1. Pengawasan langsung
Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.Manajer memeriksa
pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah apakah dikerjakan dengan benar dan
hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Kebaikan :
a. Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan
cepat.
b. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat
hubungan antara atasan dan bawahanya.
c. Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan atasanya.
d. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi
kebijaksanaan selanjutnya.
e. Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang” (ABS).
Keburukan :
a. Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya
berkurang,misalnya planning lain-lainya.
b. Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya.
c. Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.
Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di tempat (on the spot
observation) dan laporan di tempat (on the spot report)
2. Pengawasa tidak langsung
pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan
tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai. Kebaikan :
a. Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya
perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain.
b. Biaya pengawasan relatif kecil.
c. Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.
Keburukan :
a. Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan yang
baik-baik saja.
b. Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat.
c. Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.
3. Pengawasan berdasarkan kekecualian, pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-
kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan,pengendalian ini dilakukan
dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.
E. SIFAT DAN WAKTU PENGENDALIAN
Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :
1. Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk
menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya.
Cara melakukannya:
a. Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan
b. Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu
c. Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan
d. Mengorganisasi segala macaam kegiatan
e. Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap karyawan
f. Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan
g. Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan
preventive control ini adalah pengendalian yang terbaik karena dilakukan sebelum terjadi
kesalahan.
2. Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam
pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan datang.
Cara melakukannya:
a. Membandingkan antara hasil dengan rencana
b. Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya
c. Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman
kepadanya
d. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada
e. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana
f. Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training atau
education.
3. Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
4. Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.
5. Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa
pelasakanaan atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan dengan baik.Pengendalian
mendadak ini sekali-kali perlu dilakukan,supaya kedisiplinan karyawan tetap terjaga dengan
baik.
6. Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat, dan sesudah
kegiatan dilakukan.
F. MACAM-MACAM PENGENDALIAN
1. Internal control (pengendalian intern) pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan
kepada bawahannya.Cakupan dari pengendalian ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik
pelaksanaan tugas,prosedur kerja,kedisiplinan karyawan,dan lain-lainya.Audit control,adalah
pemeriksaan atau penilaian atas masalah-masalah yang berkaitan dengan pembukuan
perusahaan.Jadi pengawasan atas masalah khusus,yaitu tentang kebenaran pembukuan suatu
perusahaan.
2. External control (pengendalian ekstren)
pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar.Pengendalian ekstren ini dapat dilakukan secara
formal atau informal.Misalnya : Pemeriksaan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksaan Keuangan
(BPK) terhadap BUMN dan lain-lainnya.Dewan Komisaris terhadap PT bersangkutan.
3. Formal control, pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat
dilakukan secara intern maupun ekstern.
4. Informal control, penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung
maupun tidak langsung.

G. ALAT-ALAT PENGENDALIAN
1. Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk
mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik pemerimaan maupun
pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat
penyimpangan.
Tipe-tipe budget:
a. Sales budget
b. Production budget
c. Cost Production Budget
d. Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan bermacam-macam
tingkat tingkat produksi
e. Purchasing budget
f. Personnel budget
g. Cash & Financial budget
h. Master budget (budget keseluruhan)
2. Non-Budget
Alat pengenalian non budget:
a. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap
para bawahan yang sedang bekerja.
b. Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
c. Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance sheet dan
Income Statement (neraca rugi laba).
d. Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh berlalu.
e. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat
laba ataupun rugi.
f. Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi
bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan.
Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang
dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah
diterima.
SUMBER :
Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan