Jl. H.R. Rasuna Said No. Kav.

18,
Kuningan, Jakarta 12940
Telp. 021 8619895
Fax.(021) 75902656
www.beyondtravel.com

No : 213/HRD/PTBT/IX/2017
Perihal : Panggilan Interview PT. Beyond Travel
Lamp : IV

Yth. Dea Nadya

Jalan Seruni III No.18
Jakarta

Berdasrkan hasil evaluasi awal Tim Recruitment Selection Departement of Human

Resources Development terhadap lamaran pekerjaan yang di terima, dengan ini dinyatakan
bahwa saudara telah memenuhi persyaratan administrasi dan kualifikasi. Sehingga saudara
di undang untuk mengikuti tahap seleksi selanjutnya.

Yang akan diadakan sesuai dengan jadwal sebagai berikut:

Hari, tanggal : Senin, 18 September 2017

Waktu : 10.00 s/d selesai

Tempat : PT Beyond Travel

Jl. H.R. Rasuna Said No. Kav 18, Kuningan, Jakarta 12940

Demikian surat panggilan interview ini kami sampaikan, atas perhatian Saudara, kami
ucapkan terima kasih.

Jakarta, 13 September 2017

Human Resources Development

Fini Amalia
 Jl. H.R. Rasuna Said No. Kav. 18,
Kuningan, Jakarta 12940
Telp. 021 8619895
Fax.(021) 75902656
www.beyondtravel.com

SOP Penerima Tamu PT Beyond Travel

1. Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak
melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi
perasaan penelpon.
4. Berikan respon secara tepat dan lugas.
5. Berbicar seperlunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat
dan bersahabat.
6. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon
yang dituju, buku catatan, dan pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon
punya waktu untuk berbicara.

Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.

2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang
dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan
tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan
salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu
sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik
olah penelepon.

Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi

2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju
sudah menggangkat, ucapkanlah salam. Sebelum mengutarakan maksud dan
tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk
berbicara dengan orang yang dituju.
 Jl. H.R. Rasuna Said No. Kav. 18,
Kuningan, Jakarta 12940
Telp. 021 8619895
Fax.(021) 75902656
www.beyondtravel.com

4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri
pembicaraan.

Cara menggunakan telepon yang baik

1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan

telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat
dengan mulut.
2. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
3. Ucapkan salam.
4. Tanyakan identitas penelepon.
5. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
6. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
7. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
8. Akhiri pembicaraan dengan salam.
9. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan telepon

Suara terlalu keras.

Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.

Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.

Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

Berbicara dengan nada memerintah.

Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.

Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah
 Jl. H.R. Rasuna Said No. Kav. 18,
Kuningan, Jakarta 12940
Telp. 021 8619895
Fax.(021) 75902656
www.beyondtravel.com

SOP Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :

 Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus
memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu
dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.

1.Penanganan Ruangan Tamu

Sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang
berkaitanlangsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
a. buku tamu
b. kartu pengenal tamu
c. majalah/koran
d. brosur/katalog perusahaan
e. tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

2. Tata Cara Mengantar dan Melayani Tamu

a) Jangan membeda-bedakan tamu
b) Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan
c) Apabila tamu datang segera sambut
d) Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan
kearah atas dan jari rapat, menuju kearah dengan telunjuk adalah sifat yang tidak
sopan.
e) Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan berjalan agak ke depan dengan posisi
sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk memperhatikan jalan
tamu.
f) Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam
 Jl. H.R. Rasuna Said No. Kav. 18,
Kuningan, Jakarta 12940
Telp. 021 8619895
Fax.(021) 75902656
www.beyondtravel.com

g) Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu di

ruangantamu yang sudah disediakan oleh

Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :

a) Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat

b) Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan.
c) Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk
pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian
berbicara dengan orang yang dimaksud.
d) Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud,
sampaikan pesan tertulis di kertas catatan.
e) Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan
sopan.

Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :

Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting
tentangorganisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.

Cara Pelayanan Tamu Kantor

Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan
3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat.
4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepadatamu.
5. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa olehtamu.
6. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan oleh
tamu.
7. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agar
meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.
 Jl. H.R. Rasuna Said No. Kav. 18,
Kuningan, Jakarta 12940
Telp. 021 8619895
Fax.(021) 75902656
www.beyondtravel.com

Sikap sekretaris jika tamu tak dikenal

1. Tamu yang menolak memberitahu keperluannya mengisi formulir tamu

denganlengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut. Walaupun
tamubersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
2. Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian untuk
memprioritaskanpenerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan
kesibukanpimpinan
3. Anggota keluarga atau teman atasan
4. Tamu yang tak diingikan
5. Pramuniaga atau salesman
6. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
7. Anggota keluarga atau teman dekat sekretaris