Tugas Pokok dan Fungsi Setiap Divisi

 Sc (Steering Committee)
1. Mengkonsep acara.
2. Mencari dan membentuk kepanitiaan OC.
3. Memberikan pengarahan yang diperlukan OC.
4. Memantau perjalanan kerja OC.
5. Memberikan pilihan alternatif solusi atas massalh yang mungkin ditemukan.

 Penanggung Jawab Acara + Time Kipper

1. Membantu sc dalam mengkonsep sebuah acara
2. Membuat teknis-teknis dalam suatu acara atau perlombaan
3. Mengoptimalkan waktu pada saat acara berlangsung

 Tim Penyusun Soal

1. Membuat soal-soal beserta penyelesainnya pada setiap lomba

 OC (Organizing Committee)
Seluruh personil OC
 Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam
kepanitiaan.
 Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan kegiatan dan memberi bantuan
lintas divisi.
 Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat atau pertemuan
kepanitiaan.
 Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum
dilaksanakan kepada koordinator divisi maupun ketua pelaksana.
 Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi
(jarkom) kepanitiaan.
 Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.

1. BPH (Badan Pengurus Harian)

 Ketua Pelaksana
a. Memimpin dan menyolidkan kepanitiaan.
b. Mengontrol jalanya kepanitiaan agar berjalan dengan baik.
c. Bertanggung jawab terhadap jalanya kepanitiaan.
d. Melakukan koordinasi internal dengan SC maupun dengan Koordinator
setiap divisi.
e. Bertanggung jawab kepada SC.
f. Bersama sekretaris menjadwalkan koordinasi dan evaluasi kepanitiaan
secara keseluruhan.
g. Bersama sekretaris membuat LPJ keseluruhan kegiatan.
 h. Menambah tupoksi setiap departemen apabila dirasa kurang optimal.

 Sekretaris
a. Bersama ketua pelaksana menjadwalkan koordinasi dan evaluasi
kepanitiaan secara keseluruhan.
b. Bertanggung jawab terhadap pendokumentasian arsip.
c. Membuat laporan pertanggung jawaban diakhir kepanitiaan.
d. Memenuhi kebutuhan dan administrasi serta surat menyurat dari masing-
masing divisi.
e. Membuat dan mencetak proposal serta TOR kegiatan.

 Bendahara
a. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh divisi..
b. Mengkoordinasikan dan mengatur keuangan selama kepatiaan
berlangsung.
c. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut
pendanaan.
d. Bertanggungjawab terhadap keuangan yang ada padanya.
e. Memegang seluruh bukti pengeluaran dan pemasukan.
f. Membantu sekretaris dan menyusun laporan keuangan/anggaran dalam
kegiatan.

2. Divisi Acara
a. Membuat susunan acara (rundown) secara detail dan spesifik (memuat
waktu,acara, personil).
b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan acara.
c. Membuat Key of succes.
d. Bertanggung jawab keberlangsungan di hari H.
e. Menunjuk atau memilih korlap acara.

3. Divisi Administrasi
a. Membuat rekening untuk pemasukan keuangan peserta.
b. Menghandle pendaftaran peserta.
c. Mengatur jadwal pendaftaran.
d. Diwajibkan sedia setiap saat di stand pendaftaran.
e. Membuat pembukuan secara jelas dan terperinci dalam setiap kegiatan.

4. Divisi Kesekretariatan
a. Membuat absensi peserta dan panitia .
b. Mencetak banner pamflet maupun baliho setiap kegiatan.
c. Mencetak id card, sertifikat peserta pemateri dan panitia.
d. Mendesain logo acara.
e. Bertanggung jawab untuk mengurus segala souvenir peserta maupun pemateri.
5. Divisi Hubungan Masyarakat
a. Mengurus perizinan yang diperlukan untuk keberlangsungan acara.
b. Membimbing dan mengarahkan peserta secara langsung.
c. Bertanggung jawab dan memastikan atas kehadiran pemateri.
d. Bertanggung dalam hal penyebaran proposal delegasi (peserta lomba) se-
GERBANGKERTASUSILA

6. Divisi Sponsorship + keamanan

a. Mengelist perusahaan.
b. Bertanggung jawab mencari sumber pendanaan kegiatan melalui kerjasama
lembaga perusahaan.
c. Bertanggung jawab membuat laporan untuk lembaga yang bersedia kerja
sama.
d. Bertanggung jawab dan bersedia menyebar proposal dan membuat teknis
penyebaran prosal.
e. Bertanggung jawab menjaga keamanan ketika acara berlangsung.

7. Divisi Konsumsi
Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta dan pengisi acara
a. Menyiapakan dan mengatur menu makanan(ringan dan berat) termasuk
penjadwalanya.
b. Mengupayakan adanya konsumsi , menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepada pantia, peserta, dan pengisi acra.
c. Menyiapkan dan mebereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan.
d. Mengurus biaya Konsumsi.
e. Mengotrol distribusi pada hari H.

8. Divisi Perlengkapan
a. Mengumpulkan semua list perlengkapan yang dibutuhkan setiap divisi.
b. Menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan.
c. Bertanggung jawab atas perlengkapan yang dipinjam.

9. Divisi Publikasi Dekorasi dan Dokumentasi

a. Bertanggung jawab dalam pembuatan segala desain yang terkait dalam
kegiatan.
b. Bertanggung jawab terhadap pendokumentasian setiap kegiatan.
c. Bertanggung jawab terhadap dekorasi ruangan dalam berlangsungnya acara.