MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

A. Prosedur Dokumen-dokumen Kantor

Menurut Ensikplodia Administrasi dokumen adalah warkat asli yang dipergunakan sebagai alat
pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.

Dokumentasi ialah suatu usaha aktif atau rangkaian pekerjaan yang bertugas mengumpulkan,
menyusun, menyelidiki/meneliti dan mengelolah serta memelihara bahan guna menyiapkan
informasi yang bermanfaat.

1. Jenis-jenis Dokumen

Jenia dokumen dapat dilihat dari berbagai segi antara lain:

a. Dari segi pemakaiannya

Dari segi pemakaiannya dokumen dapat dibagi atas:

a)Dokumen pribadi ialah surat-surat penting yang kegunaannya untuk kepentingan pribadi.
Contoh: Surat nikah, Akte kelahiran, Izazah, KTP dll.

b) Dokumen niaga ialah surat-surat beharga yang kegunaannya untuk bukti dalam melakukan
transaksi jual beli, contoh, faktur, kwitansi, Surat Pengantar, Packhing List, Wessel dll.

c) Dokumen pemerintah ialah surat-surat penting yang digunakan sebagai bahan bukti dalam
kegiatan pemerintahan. Contoh: RAPBN, Undang-Undang, Peraturan Daerah, KEPRES,
Keputusan Mentri dll.

d) Dokumen sejarah ialah surat-surat atau catatan-catatan penting sebagai alat pembuktian pristiwa
yang terjadi pada masa lalu, Contoh: Foto-foto perjuangan, Monumen yang melambangkan
pristiwa bersejarah, Teks Proklamasi, Sumpah Pemuda, Pancasila, dll.

b. Dari Segi Fungsi

Dari segi fungsinya dokumen terdiri atas dua macam ysitu:

a). Dokumen Dinamis adalah dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses
penyelesaian pekerjaan kantor, dokumen ini dapat dibagi 3 yakni:
1. Dokumen dinamis aktif ialah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses
penyelenggaraan pekerjaan kantor.

2. Dokumen semi aktif adalah dikumen yang penggunaanya sudah menurun.

3. Dokumen inaktif ialah dokumen yang sudah jarang sekali digunakan.

c. Dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya. Dapat dibagi atas:

a) Dokumen koperal ialah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses
penyelenggaraan pekerjaan kantor.

b) Dokumen Literal adalah dokumen yang ditulis, dicetak, direkam, dan digambarkan seperti:
buku, surat kabar, majalah, film, microfilm, pita kaset dsb.

c) Dokumen privat ialah dokuemn burupa surat-surat/ arsip misalnya surat dinas, surat niaga, surat
beharga, surat tanda bukti laporan dsb. Dokumen ini biasnya disimpan dibagian kearsipan.

d. Dari ketiga jenis dokumen diatas termasuk dokumen kantor ilah dokumen privat (surat-surat
atau arsip)

e) Dokumen privat bersifat tertutup untuk umum dari yang tidak berkepentingan tidak boleh
meminjam surat atau arsip yang disimpab suatu kantor atau organisasi.

f. Berdasarkan isinya dokumen privat dapat dibedakan menjadi lima macam yaitu:

1) Personal Record yaitu catatan yang berhubungan dengan kepegawaian, contoh: daftar hadir,
daftar riwayat hidup, DP3 dan KP4.

2) Financial Record yaitu catattan mengenai keuangan, contoh: Cek, kwitansi, Kartu kredit, Wesel
Giro, Surat surat tagihan dll.

3) Sales Record yaitu catatan mengenai perdagangan, contoh catatan mengenai realisi bisnis atau
pelanggan, surat pengantar barang, promosi, Nota penjualan dll.

4) Inventory Record yaitu catatan mengenai barang-barang inventaris kantor.

5) Produktion record yaitu catatan mengenai kegiatan produksi seperti bahan dasar atau bahan
baku, jumlah bahan, alat-alat, catatan kwalitas bahan dll.
2. Kegiatan Dokumentasi

Kegiatan dokumentasi merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki,

meneliti perbaikan, menyiapkan dan menyajikan dokumen agar dapat dijadikan bukti keterangan
dan untuk bahan mengambil keputusan.

a. Mencari dan Mengumpulkan Dokumen

Mengumpulkan dokumen dapat dilakukan dengan cara menerima informasi, berlangganan dan
memberi dokumen.

b. Mencatat dokumen dalam buku induk dokumen

Dokumen yanh dicari dikumpulkan dan dicatat kedalam buku induk dokumen.

c. Mengelola Dokumen dan Dokumentasi

Hal-hal yang dilakukan dalam mengelola dokumentasi adalah:

1) Memilih dokumen yang akan disajikan

2) Mengkaji, melengkapi dan mempelajari isi dokumen

3) Meringkas dan atau menterjemahkan dokumen

4) Menggolonglan dokumen

5) Menggandakan dan menyebarluaskan dokumen sesuai dengan kebutuhan

B. Dasar-Dasar Surat Menyurat

1. Pengertian dan Peranan Surat Menyurat

Yang dimaksud surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang
disampaikan oleh seorang/lembaga kepada orang/lembaga lain, baik atas nama pribadi maupun
dalam kedudukannya pada organisasi. (Suhanja Panji 1984:1)

Meskipun dewasa ini alat komunikasi sudah demikian canggihnya, dengan begitu banyaknya
sarana komunikasi semisal telepon, teleks, telegraph, radio, televisi, email, intetnet, surat dengan
keunikan peranannya tetap bertahan dengan kelebihan srndiri.
Kelebihan surat dibandingkan dengan sarana komunikasi yang lainnya adalah:

1. Praktis, karena surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia atau juga
dapat memuat informasi secara panjang lebar dibandingkan dengan saran komunikasi lainnya
dengan biaya yang dapat dijangkau, bahkan pengguna di lapisan bawah masyarakt sekalipun.

2. Efektif, karena informasi atau keterangan yang disampaikan itu sesuai dengan sumber aslinya,
tampa adanya peningkatan atau istilah-istilah khusus yang kadang tidak dimengerti oleh
penerimanya seperti dalam sarana telegram atau teleks.

3. Ekonimis, karena biaya pembuatan dan pengirimannya relatif jauh lebih murah dibandingkan
dengan sarana komunikasi lainnya.

Oleh karena itu pengetahuan serta keterampilan dalam menulis surat masih sangat diperlukan.
Suatu keterampilan yang dapat semakin memperjelas maksud atau informasi atau keterangan, baik
untuk sipengirim atau sipembuat maupun sipenerima.

2. Tujuan menulis surat

Setiap orang atau kantor mempunyai tujuan tersebut tercapai maka, perlu kerjasama. Dalam
melakukan kerjasama, harus ada komunikasi antara satu dengan lainnya. Komunikasi yang
dilakukan secara lisan, sering tidak lengkap dan tidak dapat dijadikan alat bukti, agar pemberian
berita dan penerima berita mengerti apa yang dikomunikasikan maka diperlukan komunikasi
tertulis, seperti surat menyurat, antara lain:

- Agar berita disampaikan dapat dimengerti dengan jelas.

- Agar berita tersebut dapat dijadikan sebagai bukti tertulis.

- Agar tidak terjadi salah penafsiran oleh menerima surat.

3. Fungsi Surat

Pengertian fungsi surat adalah kegunaan, manfaat, jadi dapat diambil suatu kesimpulan bahwa
surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai:

Surat fungsu sebagai media komunikasi

1. Selain sebagai alat komunikasi, surat juga mempunyai fungsi sebagi media komunikasi.

2. Surat sebagai bahan bukti

3. Surat sebagai bahan bukti mengingat surat merupakan sarana secara tertulis, maka surat dapat
dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum oleh pemilik surat (khusunya surat
pengingat) seperti perkantoran organisasi, rumah tangga dan perorangan. Contoh surat antara lain:
Surat nikah, STTM, Sertifikat tanah, STNK, Akte kelahiran. Surat ini diwaktu masa tertentu akan
dapat dipergunakan sesuai keperluannya.

b. Surat sebagai barometer kemajuan kantor

Dengan melihat perkembanga surat masuj dan surat keluar dalan satu kantor, kita dapat menilai
maju mundurnya kegiatan suatu kantor.

c. Surat sebagai duta/wakil penulis

Surat merupakan duta atau wakil dari suatu organisasi atau kantor. Dengan melalui surat menyurat
antara satu kantor dengan kantor lainnya, maka kerjasama atau hubungan dapat dilaksanakan
dengan baik hanya dengan surat tanpa bertemu dengan orangnya.

d. Surat sebagai pengingat/perekam

Surat juga berfungsi sebagai alat pengingat atau sering disebut sebagai otak tata usaha kantor.
Seperti kita ketahui bahwa banyak kegiatan kantor yang mengingat kembali kejadian-kejadian
yang sudah lewat.

e. Sarat sebagai historis

Surat berfungsi sebagai bukti sejarah yaitu kejadia-kejadian dimasa lalu.

f. Surat sebagai sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan sebagai
sumber informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindaklanjuti.
g. Surat sebagai alat promosi, tak terelakan lagi bahwa surat, terutama pada bagian kepala surat
yang muat logo, dapat menjadi alat promosi bagi diri, kantor atau perusahaan pengiriman surat
kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut.

Sebelum menulis/menyusun surat ada beberapa langkah atau ketentuan-ketentuan yang harus
diperhatikan untuk mengefektifkan penulisan surat antara lain:

a. Menentukan Tujuan

b. Menggandakan pencatatan (inventarisasi) terhadap masalah-masalah yang akan dikemukakkan

dalam surat, termasuk mengumpulkan refrensinya.

c. Menyusun masalah yang sudah diinventarisir sesuai dengan kaitan dan urutannya.

d. Menguraikan/menjabarkan masalah tersrbut masalah tersebut kedalam kalimat konsep surat.

Suatu hal yang sangat penting diperhatikan dalam penyusunan surat adalah mempersiapkan bahasa
yang akan dipergunakan dalam penulisan surat, yang pertama bahasa surat harus bersifat:
Sederhana, Umum dan bukan kata-kata dari bahasa daerah atau bahasa lainnya.