TUGAS

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

DEFINISI SISTEM INFORMASI AKUNTASI DAN

PENGAPLIKASIAANNYA PADA PT. TAM (TOYOTA ASTRA MOTOR)

Dibuat Oleh :
SASI NGATININGRUM
55517120031

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

JURUSAN MAGISTER AKUNTANSI
JAKARTA
2018
DEFINISI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari dua kata yaitu, sistem dan informasi, sistem yang
berarti kumpulan dari komponen-komponen yang saling berinteraksi dan memiliki
tujuan yang sama, Informasi merupakan fakta dari data yang sudah diperoses,
yang memiliki kegunaan bagi penggunanya dalam proses pengambilan,
keputusan.

Secara umum sistem informasi bertujuan untuk mengumpulkan, memproses

kemudian menyebarkan informasi, kepada pihak-pihak yang membutuhkan,
misalnya untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang
menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja
diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan
mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem
informasi atau peralatan sistem lainnya.

Menurut Mc leod :
“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk
mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media
untuk menampilkan informasi “ Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu
sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang,
fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan
untuk mendapatkan jalur komunikasi penting,memproses tipe transaksi rutin
tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap
kejadiankejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar
informasi untuk pengambilan keputusan.
TUJUAN SIA (SISTEM INFORMASI AKUNTANSI)
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-today
operations).
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision
making by internal decision makers).
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban
(to fulfill obligations relating to stewardship).

SISTEM PENGOLAHAN TRANSAKSI

Salah satu fungsi dari sistem informasi dalam hal ini sistem informasi akuntansi
adalah memproses transaksi-transaksi yang ada dalam perusahaan secara efektif
dan efisien. Dalam sistem manual yang tidak menggunakan tekhnologi informasi,
data dimasukan ke dalam jurnal dan buku besar yang berbasis kertas, sedangkan
dalam sistem yang berbasis komputer data direkam ke dalam komputer dan
direkam dalam database. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan etrhadap data untuk
menghasilkan informasi yang berguna dan relevan disebut siklus pemprosesan
data (data processing cycle), proses tersebut terdiri dari 4 langkah, yaitu :

1. Perekaman Data (Data Input)

Tahap perekaman dtaa merupakan tahap pertama dari siklus pemrosesan
data dimana, data direkam dan dimasukkan ke dalam sistem. Perekamna
data biasanya dipicu oleh kegiatan bisnis. Data yang direkam terkait
dengan kegiatan bisnis harus mencakup :
1. Aktifitas yang terjadi.
2. Sumber data yang terdampak oleh setiap aktivitas.
3. Pihak-pihak (orang / SDM) yang terlibat dalam setiap proses.
Data yang paling banyak direkam dalam siklus pendpaatan adalah
penjualan, baik penjualan secara tunai maupun kredit, data-data yang direkam
dapat berupa :
1. Tanggal dan waktu terjadinya penjualan.
2. Petugas yang membantu konsumen pada saat penjualan
3. Petugas yang menyelesaikan administrasi penjualan
 4. Kasir yang menerima pembayaran
5. Jenis-jenis barang yang dijual
6. Jumlah barang yang terjual untuk masing-masing jenis barang yang
terjual.
7. Jumlah harga penjualan
8. Permintaan-permintaan terkait pengiriman.
9. Utuk penjualan dengan kredit : nama konsumen, alamat penagihan,
alamat pengiriman.

2. Penyimpanan Data (Data Storage)

Data perusahaan merupakan salah satu sumber daya yang berharga bagi
perusahaan, namun ketersediaan data bukanlah hal yang cukup untuk
dpaat membuat perusahaan mampu menggunakan data-data tersebut untuk
meningkatkan keunggulan bersaingnya. Agar efisien data harus mudah
diakses.

Dalam sistem informasi akuntansi, data dikelompokkan dengan tujuan

dapat memudahkan dalam proses temu kembali dan digunakna untuk
pengambilan keputusan. Dapat disimpan dalam bentuk ledger maupun
subsidiary ledger. Antara ledger dan subsidiary ledger memiliki control
acccount, yang dapat digunakan untuk menjaga keakurasian data dalam
sistem inforrmasi akuntansi.

Data-data dalam ledger diatur secara logis dengan pengelompokan data

(coding) dengan cara-cara yang sistematis, yaitu :
1. Sequence Code
Data-data ddiberi kode nomor secara berurutan
2. Block Code
Data-data diberi nomor-nomor dengan jarak urutan tertentu
berdasarkan jenis datanya.
3. Group Code
Data-data diberi kode dengan menggunakna grup dan subgrup.
 4. Mnemonic code
Data-data diberi kode dengan menggunakan huruf dan angka.

3. Pengolahan Data (Data Processing)

Setelah data direkam ke dalam sistem, maka perusahaan harus melakukan
pemrosesan data agar database tetap mutakhir. Proses tersebut adalah
cerating, reading, updating, dan deleting (CRUD)

4. Penyajian Informasi (Information Output)

Penyajian iinformasi dapat berupa dokumen, maupun laporan. Dokumen
yang dibutuhkan dapat berupa dokumen, maupun laporan tercetak ataupun
dalam bentuk digital yang ditampilkan melalui tampilan layar.

PROSES APLIKASI SIA ( Sistem Informasi Akuntansi)

Pemakai

Sumber Data Umpan Balik Penghasil Informasi

Pengumpulan Data Pemrosesan Data Manajemen Data Base

SISTEM PERENCANAAN PERUSAHAAN

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan anufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan ublik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda
dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti
sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship anagement CRM), e-
Government dan lain-lain.

Jadi ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang
mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya
perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang,
waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu Sistem Financial, Sistem
Distribusi, Sistem Manufaktur, dan Sistem Human Resource. Contoh sistem ERP
komersial antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards. Selain
itu salah satu sistem ERP open source yang populer sekarang ini adalah Compiere.

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTASI PADA PT. TAM

(TOYOTA ASTRA MOTOR)

Pengolahan data, informasi pelanggan PT.TAM masih menggunakan pencatatan

secara spreadsheet. Data yang begitu banyak membutuhkan waktu untuk
penyususan laporan dan juga pencetakan dokumen. Oleh karena itu, dibangun
sistem yang memudahkan perusahaan untuk menginformasikan data dan juga
pelaporan. MDP Online adalah aplikasi web yang dirancang untuk dapat
memberikan layanandata MDP (Monthly Delivery Plan) secara online kepada user
yang berada di TAM, Main Dealer, Zone serta Dealer Cabang. Data MDP berisi
data rencana produksi kendaraan beserta nilai aktualnya untuk setiap periode
produksi tertentu. Data-data tersebut sangat dibutuhkan oleh TAM, Main Dealer,
Zone maupun dealer Cabang.

Dengan diimplementasikan sistem MDP Online ini, banyak manfaat yang

diperoleh PT TAM dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan kertas-
kertas untuk pendistribusian secara hardcopy dan laporan-laporan yang dibutuhkan,
penghematan tinta printer berkaitan dengan pendistribusian data MDP dan laporan-
laporan yang diperlukan, peningkatan janji delivery kepada customer karena pihak
60 dealer dapat memberikan data yang tepat secara cepat, peningkatan akurasi data
MDP yang berdampak pada berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan data
MDP, proses distribusi data MDP menjadi lebih cepat dan akurat yang tadinya
memerlukan waktu 3 hari untuk distribusi data MDP sampai ke main dealer/dealer
sekarang hanya butuh waktu 10 menit saja maka pihak main dealer/dealer sudah
menerima data MDP, proses MDP resived lebih cepat untuk proses pengiriman
atau pembatalan pengiriman dari main dealer atau dealer yang diinformasikan
kepada pelanggan yang tadinya hanya dilakukan 2 kali dalam seminggu sekarang
dapat dilakukan setiap jam.

Sistem informasi MDP Online yang diimplementasikan di PT. Toyota Astra Motor
bertujuan untuk menangani distribusi data MDP kepada main dealer atau dealar
mengenai data kendaraan yang diproduksi untuk membantu main dealer atau
dealer, memberikan janji delivery kepada customer. Untuk dapat merencanakan
aktivitas penjualan dengan baik sehingga dapat mencapai target yang telah
ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan informasi mengenai produk
kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya melalui Monthly Delivery Plan
(MDP).

Aplikator
Didalam perusahaan ini terdapat tiga peran aktor,yaitu:
a. Admin gudang,yaitu orang yang bertugas dan memiliki hak akses untuk
mengelola data mobil dan mengelola data user
b. Admin toyota,yaitu orang yang bertugas untuk mengelola data kedutaan dan
data pelanggan
c. Manager, yaitu orang yang bertugas untuk mengubah status dokumen dan
melihat laporan penjualan.
Penerapan sistem informasi
Secara garis besar, penerapan sistem informasi yang terintegrasi dalam perusahaan
dapat membantu hampir seluruh proses bisnis yang dijalankan.Sistem informasi
terintegrasi dianggap dapat mendukung manajemen strategis perusahaan mencapai
target meningkatkan profit. Beberapa alasan penerapan informasi perusahaan
antara lain :
a. Dapat mencakup seluruh fungsi bisnis baik manufaktur, pemasaran, finansial,
level manajemen, dan lainnya
b. Sebagai sarana pengumpulan, pengolahan, dan distribusi data antar komponen
dalam organisasi perusahaan.
c. Sebagai penyedia data atau informasi baik yang dari internal maupun eksternal
perusahaan untuk mendukung proses “decision making” yang lebih cepat dan
aktual pada berbagai level dalam organisasi.
d. Mempermudah komunikasi antar fungsi sehingga lebih mudah berkoordinasi
dalam pengambilan keputusan
e. Memungkinkan efisiensi jumlah pegawai karena beberapa pegawai dapat
merangkap dengan jabatan administratifnya.
f. Dimanfaatkan sebagai strategi bersaing terhadap kompetitor dengan
memaksimalkan penggunaan teknologi informasi yang dimiliki disesuaikan dengan
struktur organisasi dan standar kerja. Teknologi sistem informasi tersebut dapat
sekaligus dijadikan dasar perbandingan komparatif dengan yang diterapkan
kompetitor.

Di samping alasan penerapan sistem informasi perusahaan tersebut terdapat

beberapa kendala bagi perusahaan ini untuk menerapkan sistem informasi dengan
teknologi yang lebih canggih antara lain:
a. Diperlukan pegawai dengan batas kualifikasi pendidikan atau pengalaman
tertentu yang dianggap dapat mengoperasikan teknologi sistem informasi yang
diterapkan perusahaan beserta komputasi pengolahan data
b. Diperlukan pelatihan bagi pegawai mengenai pengoperasian teknologi sistem
informasi.
c. Instalasi perangkat sistem informasi dengan teknologi yang lebih canggih
membutuhkan biaya yang lebih tinggi agar dapat sesusai dengan sistem organisasi
perusahaan.
d. Terdapat kemungkinan perubahan struktur organisasi dan standar kerja
masing-masing unit untuk menyesuaikan dengan sistem informasi yang baru.
e. Manajemen perusahaan seharusnya dapat memilih dan mengatur sistem
informasi yang diterapkan disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan perusahaan
saat diperlukan perubahan sistem informasi. Selain itu juga perlu dikenali unit apa
saja yang kinerjanya mungkin menurun jika dipaksa dengan standar penerapan
sistem informasi tersebut.

Kelebihan dan kekurangan penerapan SI di Perusahaan ini

Kelebihannya antara lain:
a. Mampu mengitegrasi berbagai fungsi bisnis berbeda untuk menjamin sarana
komunikasi yang tepat demi produktifitas perusahaan.
b. Perangkat lunak yang tersedia dapat sangat membantu kegiatan di beberapa
fungsi bisnis perusahaan.
c. Mampu mengatur keterkaitan antar proses yang bersesuaian sehingga
mempermudah pelacakan material, keuangan, dan sumber daya lain yang
kompleks.

Sedangkan kekurangan penerapan SI adalah

a. Kustomisasi software yang disediakan SAP terbatas sehingga pada
perusahaan tertentu diperlukan penyesuaian modul SAP dengan sistem yang
dijalankan atau dikombinasikan dengan perubahan alur kerjanya.
b. Penerapan SAP memerlukan biaya yang tinggi, baik pengadaan perangkat,
instalasi program, biaya pegawai dengan keahlian di bidang SAP, serta berbagai
maintenance teknologi sistem ERP.
c. Penggunaan data yang disimpan dalam sistem ERP sensitif terhadap
perusakan sistem yang mungkin dilakukan pihak tertentu. Jika terjadi pembobolan
sistem keamanan dan hacker merubah sistem program ERP dengan tujuan tertentu
maka dapat mengancam kelancaran kinerja pada suatu fungsi dalam perusahaan.
Sumber :
- Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart, 2008, Accounting
Information System. Global
Edition
- Kenneth C Laudon and Jane P. Laudon, 2012, Management Information
System : Managing
The Digital Firm.
- James A. Hall, 2008, Sistem Informasi Akuntansi, edisi 5,Salemba Empat,
Jakarta
- Krismiaji, 2013 Sistem Informasi Akuntansi, edisi 4, YKPN, Yogyakarta.
- Ikatan Akuntan Indonesia. 2015. Sistem Informasi dan Pengendalian
Inetrnal. Jakarta: IAI
- http://muhammadikbalyasir.blogspot.co.id/2017/11/sistem-informasi-
manajemen-pada-pt.html