PENGURUSAN

ASET ALIH KERAJAAN

NORIDAH BINTI NULHASSAN

JABATAN AUDIT NEGARA
NEGERI SABAH
1
 HARTA MODAL

Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000

dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.

Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan

secara berjadual tanpa mengira harga perolehan
asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk
kepada manual/buku panduan pengguna.

2
 INVENTORI

Aset Alih yang harga perolehan asalnya

kurang daripada RM1,000 setiap satu dan
tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan

pinggan mangkuk tanpa mengira harga
perolehan asal.

3
 KANDUNGAN
PENDAHULUAN

BAB A
BAB F PENERIMAAN
KEHILANGAN
/ HAPUS KIRA ASET
ALIH
BAB B
BAB E PENDAFTARAN
PELUPUSAN

BAB C
BAB D PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &
PENYELENGGARAAN PEMERIKSAAN

4
KAWALAN UMUM

5
 1.JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET
ALIH KERAJAAN(JKPAK)
1.1 Keanggotaan JKPAK (Perkara 10, SPKK Bil. 9/2010)
Pengerusi Setiausaha Ahli-ahli

• Timbalan Setiausaha Tetap • Pegawai Aset di peringkat • Semua ketua bahagian/unit

(Peringkat Kementerian Kementerian/Jabatan/Agensi • Ketua audit dalam
Negeri). Kerajaan Negeri. • Pegawai-pegawai lain yang
• Pengarah (Peringkat Jabatan sesuai
Negeri)
• Presiden Majlis Perbandaran
(Peringkat Majlis Perbandaran
Negeri)
• Pegawai Daerah (Peringkat
Pejabat Daerah)
• Pengurus Besar (Peringkat
Badan Berkanun Negeri/Agensi
Kerajaan Negeri)

6
 1.2 AGENDA MESYUARAT JKPAK
Perkara 11, SPKK Bil. 9/2010 dan Perkara 11, SPKK Bil.10/2010

Kedudukan semasa aset alih Kementerian/Jabatan/Agensi

(KEW.PA-8)
Laporan hasil pemeriksaan aset alih; (KEW.PA-10,11,12)
Laporan tindakan pelupusan aset alih; (KEW.PA-20)
Laporan tindakan surcaj/tatatertib; dan (KEW.PA-32)
Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan
aset alih kerajaan.
Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor. (KEW.PS – 13)
7
1.3 JKPAK bermesyuarat 3 bulan sekali
1.4 Hasil mesyuarat dilaporkan kepada JPKA
(Perkara 13, SPKKN Bil.9/2010)

Perlaksanaan Mesyuarat JKPAK Mengikut Tempoh Sukuan

Tarikh Mesyuarat
Bil. Mesyuarat
Sepatutnya Diadakan
Bil. 1 (Tahun 2015)
Januari 2016
(Bagi tempoh Okt. – Dis. 2015)
Bil. 2 (Tahun 2016)
April 2016
(Bagi tempoh Jan. – Mac 2016)
Bil. 3 (Tahun 2016)
Julai 2016
(Bagi tempoh April – Jun 2016)
Bil. 4 (Tahun 2016)
Okt. 2016
(Bagi tempoh Jul. – Sept. 2016)

8
2. UNIT PENGURUSAN ASET
(Perkara 3(a), SPKKN Bil.9/2010)

UPA diwujudkan untuk menyelaraskan Laporan

Eksekutif Pengurusan Aset kepada Kem. Kewangan
Negeri sebelum 15 Mac Tahun berikutnya.
Laporan Harta Modal dan Inventori;
Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori;
Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan;
Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib;
Laporan Kedudukan Stok;
Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor;
Laporan Tahunan Pelupusan Stok; dan
Laporan Kehilangan dan Hapuskira Stok.

9
3. PEGAWAI ASET/STOR
(Perkara 3(b), SPKKN Bil.9/2010)
(Perkara 7, SPKKN Bil.10/2010)

Pegawai Aset dan Stor hendaklah dilantik oleh

Pegawai Pengawal di peringkat
Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri bagi
mengurus aset alih dan pengurusan stor di pejabat
masing-masing.

10
 BAB A
PENERIMAAN

11
 BAB A - PENERIMAAN

(a) Sediakan Borang Laporan Penerimaan

Kew. PA-1 jika terdapat kerosakan/perselisihan.

(b) Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh

Ketua Jabatan dihantar kepada agen
penghantaran atau syarikat pembekal.

(c) Pegawai Penerima pastikan aset diterima

beserta Surat Jaminan daripada pembekal.

(d) Pegawai Penerima pastikan aset diterima

bersama manual penggunaan dan
penyelenggaraan.
12
13
 BAB B
PENDAFTARAN

14
 TEMPOH MENDAFTAR

Dua (2) minggu dari tarikh

pengesahan penerimaan.

15
 PUNCA MAKLUMAT

(a) Pesanan Rasmi Kerajaan

(b) Nota Serahan
(c) Invois
(d) Dokumen Kontrak
(e) Kad Jaminan
(f) Manual Pengguna
(g) Dokumen-dokumen lain yang
berkaitan

Pengesahan Pendaftaran Aset dicop pada dokumen punca

“Telah direkodkan pada ........ No Siri Pendaftaraan Aset ........”

16
17
18
19
20
21
22
 URUSAN PENDAFTARAN

(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

(i) Penambahan/penggantian/
penaiktarafan
(ii) Pemeriksaan aset
(iii) Pelupusan
(iv) Hapus kira

23
 PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan

Dengan cara melabel, mengecat,
emboss bagi menunjukkan tanda
Hak Kerajaan Malaysia
(HKM).

Aset tujuan samaran/risikan ditanda

di tempat yang tidak mudah dilihat.

24
PELABELAN ASET

25
 BAB C
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN
DAN PEMERIKSAAN

26
 PENGGUNAAN

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan

berkelayakan.

(d) Perlu direkodkan.

(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan

Kerosakan Kew. PA-9.

27
28
 PENGGUNAAN

Aset yang dibawa keluar dari pejabat

Hendaklah mendapat kebenaran bertulis
daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan
semula sebaik selesai
penggunaannya atau mengikut tempoh
kelulusan mana lebih awal.

29
 PERGERAKAN

Pergerakan Aset
Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod
pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori
Kew. PA-6.

Penyimpanan Daftar
Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit
keras dalam kabinet berkunci.
Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.
Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan
simpan di lokasi.

30
31
 PENYIMPANAN

Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat

dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.

Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa

kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah
tanggungjawabnya.

Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah

sentiasa di bawah kawalan maksima.

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan

tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta
Prosedur Kewangan 1957.

32
 PEMERIKSAAN

Pemeriksaan aset dilaksanakan

ke atas:
(a) Fizikal
(b) Rekod
(c) Penempatan

33
 PEMERIKSAAN

Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya

2 orang Pegawai Pemeriksa.

Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-

kurangnya sekali setahun.

Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan

Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan
Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada
Ketua Jabatan.

34
 PEMERIKSAAN

Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-

sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori
Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew. PA-12

kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan

dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
Pemeriksaan Mengejut AP 308

35
36
37
38
 LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL
DAN INVENTORI

Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan

ke Perbendaharaan/Kementerian Kewangan
sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

39
40
 PENGUNAAN KENDERAAN
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2013
Pekeliling Perkhidmatan Negeri Sabah Bil. 1 Tahun 2013

Melantik seorang pegawai untuk menguruskan

kenderaan kerajaan.

Jabatan/Agensi yang mempunyai lebih 20 buah

kenderaan, lantik Pegawai Kenderaan sepenuh masa
dan seboleh-bolehnya mempunyai sijil kejuruteraan
automotif/mekanikal.

Fail sejarah diselenggarakan bagi setiap kenderaan

41
 PENGUNAAN KENDERAAN

Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai

Kenderaan

Buku Log PVR1 dan Buku Log PVR3 hendaklah

sentiasa dikemaskini bagi semua kenderaan

Pegawai kenderaan membuat analisis kadar

penggunaan bahan api bulanan pada setiap akhir
bulan

42
 BAB D
PENYELENGGARAAN

43
 PENYELENGGARAAN

JENIS PENYELENGGARAN
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)
Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk
memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen
atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi
dengan lancar secara berterusan.

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau
sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard
yang ditetapkan.

44
 PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh

Kementerian/Jabatan:
(a) Menyedia senarai aset yang memerlukan
penyelenggaraan Kew. PA-13.
(b) Merancang penyelenggaraan
(c) Melaksana program penyelenggaraan
(d) Merekod penyelenggaraan
(e) Menilai program penyelenggaraan
(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh
pihak swasta.

45
46
47
 BAB E
PELUPUSAN

49
 DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk

mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah
yang ditetapkan.

50
 JUSTIFIKASI PELUPUSAN

•Tidak Ekonomik Dibaiki •Pembekal tidak lagi memberi

khidmat sokongan
•Usang/Obselete •Disyor selepas pemeriksaan
aset
•Rosak & tidak boleh •Tidak lagi diperlukan oleh
digunakan Jabatan
•Luput tempoh penggunaan •Perubahan Teknologi

•Keupayaan aset tidak lagi •Melebihi keperluan

di peringkat optimum
•Tiada alat ganti

51
KUASA MELULUS PELUPUSAN

Dua (2) peringkat:

(a) Perbendaharaan/
Kementerian Kewangan

(b) Kementerian/Jabatan

52
KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN/
KEMENTERIAN KEWANGAN

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000

atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan

(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai

seperti berikut:

Hadiah
Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri
Tukar Beli (trade in)
Tukar Barang (barter trade)
Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan
dalam tatacara ini.

53
 PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16

(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal dan

Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer
di Kembaran B.

(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang

mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar
khusus dalam peralatan-peralatan tertentu.

(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh

Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.

(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai

kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.

(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk

tempoh 1 tahun.
54
55
PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA

Pegawai Pengawal Kementerian/

Jabatan perlu melantik Lembaga
Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan.

Lembaga Pemeriksa dilantik

berdasarkan jawatan tidak lebih
tempoh 2 tahun.

56
57
KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi

dan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung
dalam pengurusan aset berkenaan.

(b) Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu.

(c) Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yang

setaraf.

(d) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh

dilantik jika perlu.

(e) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus

Setia.
58
59
TEMPOH TINDAKAN
PELUPUSAN

Dilaksanakan dalam tempoh

3 bulan dari tarikh surat
kelulusan mengikut
kaedah yang diluluskan.

60
PELANJUTAN TEMPOH

Permohonan untuk lanjut tempoh

dikemuka kepada Kuasa Melulus 2 minggu
sebelum tamat tempoh pelupusan.
Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan
sekali sahaja.

Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan

selepas tempoh pelanjutan maka
kelulusan terbatal.

61
 TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan

JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan

supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan

Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada

pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa

Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah

dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

62
63
64
 BAB F
KEHILANGAN DAN
HAPUS KIRA

65
KUASA MELULUS HAPUS KIRA

Dua (2) peringkat:

(a) Perbendaharaan/
Kementerian Kewangan

(b) Pegawai Pengawal

66
 PROSES HAPUS KIRA

1. Melaporkan Kehil angan

SPKKN Bil. 8 Tahun 2010

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan

kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang

bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang
menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan
berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis
dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan
diketahui.

67
68
 PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal – Kew. PA-28

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah

dihantar kepada Pegawai Pengawal,,
Kem. Kewangan dan Ketua Audit
Negara dalam tempoh sebulan.

69
70
71
72
 PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh

Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b) Keanggotaan:
(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan
daripada bahagian/unit yang sama;

(b) Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;

(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih

kanan sebagai Pengerusi.

73
 PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar

Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan
melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan
Malaysia yang tidak terlibat dengan
kehilangan itu di negara berkenaan
sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

74
75
 PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab

menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada
Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira

Keterangan bertulis daripada pegawai yang

terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir,
jika ada.

(b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira

mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan
ulasan Pegawai Pengawal.
76
PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(c) Laporan Akhir yang lengkap dengan

syor dan ulasan Pegawai Pengawal
hendaklah dikemukakan untuk
pertimbangan dan kelulusan Kuasa
Melulus dalam tempoh 4 bulan (SPKKN
8/2010) dari tarikh Laporan Awal
dikemukakan.

77
78
79
80
81
Sekian, Terima Kasih
JABATAN AUDIT NEGARA
BLOK A, ARAS 4,
KPKPS, JLN. SULAMAN
88450 KOTA KINABALU.
TEL: 088-488112
013-8114520
FAX: 088-488122
EMEL: noridah@audit.gov.my

82