FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

Nama Jabatan : Pengadministrasian Umum

Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan : Menyelenggarakan pelayanan administrasi umum serta tugas lain yang diberikan atasan
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________

WAKTU WAKTU KERJA BEBAN PEGAWAI YANG KETERANGAN

NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL PENYELESAIAN EFEKTIF KERJA DIBUTUHKAN

1 2 3 4 5 6 7 8
1 Menyelenggarakan administrasi umum surat masuk surat 5 300 10 0.2
2 Menyelenggarakan administrasi umum surat keluar Surat 5 300 5 0.08
3 Mengagendakan Surat Masuk maupun surat keluar Buku 5 300 10 0.17
4 Melampirkan lembar disposisi disetiap surat masuk Lembar 5 300 5 0.08

5 Melaksanakan retribusi surat sesuai dengan disposisi Surat 30 300 2 0.20

atasan
6 Mengarsipkan surat masuk/surat keluar Surat 10 300 10 0.33

JUMLAH 1
 PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS BEBAN KERJA

NOMOR
LAJUR URAIAN
URUT
1 2 3
1 1 Cukup jelas
2 2 Tulislah Uraian Tugas dari jabatan yang dimaksud
Tulislah Satuan Hasil dari Uraian Tugas yang dimaksud dalam kolom 2.
3 3
Misalnya Kegiatan, Dokumen, Laporan, Data, dsb.

Tulislah waktu ideal yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas yang

4 4
dimaksud dalam kolom 2. Misalnya 10 menit, 30 menit, dsb.

Tulislah Waktu Kerja Efektif (WKE) yang digunakan untuk melaksanakan tugas
yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya pekerjaan harian (WKE = 300 menit),
5 5
pekerjaan mingguan (WKE = 1500 menit), pekerjaan bulanan (WKE = 6000
menit), pekerjaan tahunan (WKE = 72.000 menit)

Tulislah Beban Kerja dari tugas dimaksud dalam kolom 2 yang harus
6 6 diselesaikan dalam kurun waktu kerja efektif. Misalnya 2 laporan dalam kurun
waktu tahunan (1 laporan tiap 6 bulan)

7 7 Tulislah jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan cara :

Waktu Penyelesaian (Kolom 4) x Beban Kerja (Kolom 6)
Waktu Kerja Efektif (Kolom 5)
8 8 Tulislah keterangan yang perlu dijelaskan
 REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

UNIT KERJA : ________________________________

JUMLAH KELEBIHAN/
NO NAMA JABATAN PEMANGKU HASIL ABK KEKURANGAN
JABATAN

1 2 3 4 5

Keterangan :
1 Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja setingkat Eselon II atau Eselon III
2 Pada kolom Nama Jabatan ditulis nama jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban Kerja
3 Pada kolom Jumlah Pemangku Jabatan ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yang tersebut
pada kolom Nama Jabatan
4 Pada kolom Hasil ABK ditulis nilai yang didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang tersebut pada
kolom Nama Jabatan
Contoh :
Jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja nilainya 2,167
maka idealnya jabatan ini diisi oleh 2 (dua) orang pegawai
5 Pada kolom Kelebihan/Kekurangan ditulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan dengan Hasil ABK dari
jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan
Contoh :
Jumlah pemangku jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dilakukan ABK di
dapat ideal kebutuhan untuk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (satu) orang
CONTOH 1
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

1. NAMA JABATAN : PENATA KERUMAHTANGGAAN

2. UNIT KERJA : SUBBAG UMUM DAN RUMAH TANGGA
3. IKHTISAR JABATAN :
- Menyusun rencana dan melakukan pengelolaan segala urusan rumah tangga dalam lingkup Dinas Pendidikan, Kota X

WAKTU WAKTU
SATUAN PENYELE- KERJA
NO. URAIAN TUGAS HASIL SAIAN EFEKTIF
(MENIT) (MENIT)

1 2 3 4 5

1. Menyusun rencana kegiatan koordinator urusan rumah tangga

- Menyiapkan bahan kerja Kegiatan 15 1500
- Menyusun rencana kegiatan tugas penata kerumahtanggaan Laporan 60 1500
- Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Laporan 15 1500
2. Melakukan pengelolaan kendaraan dinas
- Melakukan pengecekan fisik dan menyusun estimasi kerusakan jika ada Kegiatan 60 1500
- Menyusun dan melaporkan estimasi biaya perbaikan kepada pimpinan Laporan 60 6000
- Melakukan perawatan dan atau perbaikan kerusakan yang ada Kegiatan 60 6000
- Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengelolaan kendaraan dinas Laporan 30 1500
kepada pimpinan
3. Melakukan pengaturan ruangan rapat
- Menyusun list penggunaan ruang rapat Kegiatan 10 1500
- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan pengguna Kegiatan 30 1500
- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan teknisi dan operator Kegiatan 60 1500
- Melaporkan kesiapan ruangan rapat untuk pelaksanaan kegiatan dinas Kegiatan 10 1500
- Merapihkan kembali ruang rapat seperti sediakala Kegiatan 60 1500

- Membuat laporan kegiatan pelaksanaan penggunaan ruang rapat kepada Laporan 10 1500
pimpinan

4. Melaksanakan pengawasan kebersihan gedung dan halaman

- Memberi petunjuk dan arahan kepada anggota kebersihan (Cleaning Service) Kegiatan 120 1500

- Melakukan pengecekan kebersihan gedung dan halaman Kegiatan 60 300

- Membuat laporan hasil pengawasan kebersihan gedung dan halaman kepada Laporan 10 1500
pimpinan

5 Melaksanakan pengaturan upacara bendera

 Susunan
- Membuat susunan acara upacara bendera 60 72000
Acara

- Membuat laporan hasil penyusunan acara upacara bendera kepada atasan Laporan 30 72000

- Penyiapan perlengkapan upacara bendera dan berkoordinasi dengan teknisi Kegiatan 60 72000

- Mengatur pelaksanaan latihan tatacara upacara bendera / gladi bersih Kegiatan 60 72000

- Menjaga peralatan upacara (sound system, dll) selama berlangsungnya upacara Kegiatan 60 72000
bendera

- Merapihkan peralatan dan tempat upacara bendera seperti sediakala Kegiatan 60 72000
- Membuat kegiatan pengaturan upacara bendera kepada pimpinan Laporan 15 72000
6 Melaksanakan pengurusan tagihan listrik / telephone / air
- Menyiapkan dokumen tagihan listrik / telephone / air Kegiatan 30 6000
- Mengurus tagihan listrik/telephone/air Kegiatan 30 6000

- Membuat laporan pengurusan tagihan listrik / telephone / air kepada pimpinan Kegiatan 15 6000

PEMB
UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

BEBAN PEGAWAI YANG KET

KERJA DIBUTUHKAN

6 7 8

1 0.0100
1 0.0400
1 0.0100

5 0.2000
2 0.0200
2 0.0200
1 0.0200

2 0.0133
2 0.0400
2 0.0800
2 0.0133
2 0.0800

2 0.0133

1 0.0800

1 0.2000

2 0.0133
 1 0.0008

1 0.0004

1 0.0008

12 0.0100

12 0.0100

12 0.0100
1 0.0002

1 0.0050
1 0.0050

1 0.0025

JUMLAH 0.8981
PEMBULATAN 1
CONTOH 2
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

1. NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM

2. UNIT KERJA : SUBBAG PENGADAAN BARANG DAN JASA
3. IKHTISAR JABATAN :
- Menyusun dan melaksanakan administrasi perencanaan pengadaan barang dan jasa

WAKTU WAKTU KERJA

PENYELE-
NO. URAIAN TUGAS SATUAN HASIL EFEKTIF
SAIAN (MENIT)
(MENIT)

1 2 3 4 5

1 Menyusun rencana kegiatan harian

- Melaksanakan administrasi perencanaan realisasi Kegiatan 15 300
keuangan dan pengadaan barang dan jasa

2 Melaksanakan pengetikan administrasi keuangan

- Membuat surat penawaran harga barang kepada Dokumen 30 300
perusahaan/rekanan

- Membuat negosiasi harga penawaran, surat menyurat, Kegiatan 120 300

menyusun anggaran, menyusun program kegiatan,
membuat surat keputusan tentang Tim dan lain-lain

- Menyusun resume/ mendokumentasikan hasil Dokumen 30 300

penelusuran data

- Membuat Berita Acara Serah Terima Barang Dokumen 30 300

- Membuat Berita Acara Pembayaran Dokumen 30 300

3 Mengumpulkan bahan/literatur/peraturan
- Peraturan Pemerintah yang berkaitan dengan pengadaan Dokumen 30 6000
barang dan jasa

- Surat Keputusan yang berkaitan dengan pengadaan Dokumen 30 6000

barang dan jasa

Melakukan pembukuan dan penomoran administrasi

4 keuangan
- Membukukan barang yang dibeli Kegiatan 30 300
- Membuat nomor barang Kegiatan 30 300
 JUMLAH
PEMBULATAN
AI

PEGAWAI
BEBAN KERJA YANG KET
DIBUTUHKAN

6 7 8

1 0.0500

1 0.1000

1 0.4000

1 0.1000

1 0.1000
1 0.1000

1 0.0050

1 0.0050

1 0.1000
1 0.1000
 JUMLAH 1.0600
PEMBULATAN 1
CONTOH
REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

UNIT KERJA : DIREKTORAT PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DAN FORMASI - BKN

JUMLAH
NO NAMA JABATAN PEMANGKU HASIL ABK
JABATAN

1 2 3 4

Direktur Perencanaan Kepegawaian dan Formasi

- Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai
- Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai A
- Pengolah Data Formasi 2 1
- Penganalisis Formasi Pegawai - 1
- Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai C
- Pengolah Data Formasi - 1
- Penganalisis Formasi Pegawai 2 1
- Penyusun Perencanaan Formasi 1 -
- Kasie Pelayanan Direktorat
- Sekretaris 1 1
- Pengadministrasi Data Formasi 1 2
- Caraka 1 -
- Kasubdit. Perencanaan Pengembangan Pegawai
- Kasie Perencanaan Pengembangan Pegawai C
- Operator Komputer 1 -
- Penganalisis Pengembangan Pegawai - 1
- Kasubdit. Perencanaan Kompensasi Pegawai
- Kasie Penyusunan Perencanaan Gaji Pegawai
- Penganalisis Perencanaan Gaji Pegawai - 1
- Kasie Penyusunan Perencanaan Kesejahteraan Pegawai
- Operator Komputer 1 -
- Penganalisis Perencanaan Kesejahteraan Pegawai - 1
- Kasie Penyusunan Perencanaan Tunjangan Pegawai
- Penganalisis Perencanaan Tunjangan Pegawai - 1
ASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

KELEBIHAN/
KEKURANGAN

1
(1)

(1)
1
1

-
(1)
1

1
(1)

(1)

1
(1)

(1)
 FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
Nama Jabatan : Pengadministrasian Kepegawaian Umum
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan : Melaksanakan pengadministrasian kepegawaian, menerima, mencatat surat, menyampaikan surat pengajuan cuti
PNS/THL, Surat rekomendasi ijin belajar, KARIS/KARSU berdasarkan peraturan perundang -undangan

WAKTU WAKTU KERJA BEBAN PEGAWAI YANG KETERANGAN

NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL PENYELESAIAN EFEKTIF KERJA DIBUTUHKAN

1 2 3 4 5 6 7 8
1 Menerima surat masuk sesuai dengan disposisi pimpinan surat 15 300 20 1.0000

2 Membuat Usulan Cuti Pegawai dan THL sesuai ketentuan berlaku Surat 30 72,000 10 0.0042

3 Mengolah Absensi Pegawai Laporan 180 6,000 12 0.3600

4 Membuat usulan kenaikan pangkat PNS Berkas 60 6,000 5 0.0500
5 Membuat usulan Pensiun bagi PNS yang memasuki BUP Berkas 60 72,000 4 0.0033

6 Mengajukan permohonan pengangkatan PNS ke dalam jabatan Berkas 60 6,000 1 0.0100

fungsional tertentu
7 Mengajukan permohonan penerbitan SPMJ bagi PNS JFT Berkas 60 72,000 5 0.0042
8 Membuat DUK dan Nominatif pegawai Dokumen 180 300 2 1.2000
9 Mengusulkan penerbitan PAK bagi PNS yang menduduku JFT Berkas 60 72,000 5 0.0042

10 Mengusulkan penghargaan bagi PNS sesuai dengan ketentuan Berkas 60 72,000 5 0.0042
yang berlaku
11 Membuat surat rekomendasi KARIS/KARSU Surat 60 72,000 1 0.0008

12 Membuat surat rekomendasi ijin belajar Surat 60 72,000 2 0.0017

13 Membuat surat rekomendasi tugas belajar Surat 60 72,000 2 0.0017

JUMLAH 3
 FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
Nama Jabatan : Bendahara
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan : Melaksanakan tugas, mengelola serta mengkonsultasikan masalah keuangan dan anggaran dan pejabat Pengguna
Anggaran sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

WAKTU WAKTU KERJA BEBAN PEGAWAI YANG KETERANGAN

NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL PENYELESAIAN EFEKTIF KERJA DIBUTUHKAN

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Mengelola uang/surat berharga sesuai dengan ketentuan Dokumen 30 72,000 12 0.0050

yang berlaku untuk bahan pertimbangan

2 Mengajukan surat permintaan pembayaran ke BPKAD Dokumen 110 72,000 240 0.3667
sesuai surat perintah mengurus keuangan
Mengurus surat perintah membayar uang SPM Giro
3 berdasarkan prosedur yang berlaku untuk penerimaan Dokumen 120 72,000 240 0.4000
uang

4 Melakukan pembayaran atas tagihan- tagihan berdasarkan Dokumen 75 72,000 240 0.2500
surat dinas untuk kelancaran tugas

5 Melayani permintaan uang muka berdasarkan surat Dokumen 90 6,000 8 0.1200

perintah untuk kelancaran tugas.

6 Mencatat, menyusun penerimaan dan pengeluaran uang Dokumen 120 72,000 300 0.5000
dalam formulir

7 Membuat laporan mengenai permintaan, pengeluaran dan Laporan 100 1,500 12 0.8000
keadaan kas

JUMLAH 2
 FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
Nama Jabatan : Pengurus Barang
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan : Melaksanakan Tugas dan Mengelola barang dengan cara menyusun program, mengendalikan dan mengkoordinasikan
serta memeriksa dan mengevaluasi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.

WAKTU WAKTU KERJA BEBAN PEGAWAI YANG KETERANGAN

NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL PENYELESAIAN EFEKTIF KERJA DIBUTUHKAN

1 2 3 4 5 6 7 8

Menyusun rencana kegiatan, bahan dan alat perlengkapan

1 barang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan Dokumen 30 72,000 4 0.0017
dengan baik;

Mengecek barang sesuai dengan bidang tugasnya agar

2 dalam pelaksanaan terdapat kesesuaian dengan rencana Kegiatan 60 72,000 12 0.0100
awal

Mengelola barang sesuai dengan prosedur dan ketentuan

3 yang berlaku agar tidak terjadi penyimpangan dalam Kegiatan 120 72,000 120 0.2000
pelaksanaan
Mengevaluasi secara berkala sesuai dengan prosedur dan
4 ketentuan yang berlaku sebagai bahan penyusunan Laporan 60 72,000 90 0.0750
program berikutnya

5 Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan Dokumen 120 6,000 12 0.2400
ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi
Membuat laporan pelaksanaan kegiatan secara tertulis dan
6 lisan kepada atasan sebagai bahan evaluasi dan Laporan 180 6,000 12 0.3600
pertanggung jawaban

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan

7 oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan sesuai dengan Kegiatan 30 72,000 2 0.0008
ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan dapat
berjalan lancar
JUMLAH 1
 FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
Nama Jabatan : Perencana Program Kegiatan dan Anggaran
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan : Menyusun perencanaan program kegiatan dan Anggaran

WAKTU WAKTU KERJA BEBAN PEGAWAI YANG KETERANGAN

NO URAIAN TUGAS SATUAN HASIL PENYELESAIAN EFEKTIF KERJA DIBUTUHKAN

1 2 3 4 5 6 7 8

Mengumpulkan dan mengklarifikasikan bahan dari data

1 rencana program sesuai spesifikasi dan prosedur untuk Dokumen 60 72,000 2 0.0017
memudahkan apabila diperlukan

Mempelajari dan mengkaji karakteristik, spesifikasi dan hal

2 – hal terkait dengan rencana program sesuai prosedur Kegiatan 60 72,000 2 0.0017
dalam rangka penyusunan rencana program

Menyusun konsep penyusunan rencana program sesuai

3 dengan hasil kajian dan prosedur untuk tercapainya Kegiatan 1,440 72,000 2 0.0400
sasaran yang diharapkan

Menginventarisasi peraturan perundang-undangan dan

4 ketentuan-ketentuan yang berlaku dan terkait dengan data Laporan 180 6,000 90 2.7000
perencanaan untuk digunakan sebagai landasan hukum
pengambilan keputusan

Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan

5 ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi Dokumen 15 300 12 0.6000

Membuat laporan pelaksanaan kegiatan secara tertulis dan

6 lisan kepada atasan sebagai bahan evaluasi dan Laporan 60 6,000 12 0.1200
pertanggung jawaban

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan

7 oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan sesuai dengan Kegiatan 30 72,000 2 0.0008
ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan dapat
berjalan lancar

JUMLAH 3
yusun perencanaan program kegiatan dan Anggaran