Pendokumentasian Prosedur Dan

Pencatatan Kegiatan
No. : SOP/DSM/IV/
Dokumen
No.Revisi :0
SOP Tgl.Terbit :
Halaman : 1 dari 1
Puskesmas Hasbi, SKM
Darussalam NIP.196612311987111017
Pendokumentasian prosedur adalah proses pengidentifikasian,

A. Pengertian penyusunan, pengesahan, pencatatan, penyimpanan, penataan,

perubahan, dan pendistribusian prosedur kerja
B. Tujuan terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan,
penerbitan , distribusi dan sirkulasi dokumen
Penetapan kepala Puskesmas Darussalam no :

C. Kebijakan 440/A.1.SP.006.12/436.7.2.13/2016 tentang dokumentasi dan

pencatatan Puskesmas Darussalam.
D. Referensi Tata naskah Puskesmas Darussalam
E. Prosedur 1. Alat dan bahan :
a. Komputer
b. Kertas
c. ATK
1. Pengidentifikasian
a) Ketua bab/Tim audit internal melakukan self
assessment
b) Ketua bab/Tim audit internal menganalisa hasil self
assessment
F. Langkah- c) Ketua bab/Tim audit internal memberikan hasil analisa
langkah
dokumen prosedur yang diperlukan kepada penanggung
jawab program atau layanan untuk ditindak lanjuti
2. Penyusunan
a) Pelaksana program atau layanan (unit kerja) menyusun
dokumen yang diperlukan
 b) Penanggung jawab program atau layanan memeriksa
dokumen
c) Dokumen yang telah disusun disampaikan kepada tim
mutu memberikan tanggapan, koreksi, dan perbaikan
terhadap dokumen
3. Pengesahan
a) Dokumen diserahkan oleh tim mutu kepada Kepala
Puskesmas
b) Dokumen diperiksa kembali oleh Kepala Puskesmas
c) Kepala Puskesmas Mensahkan Dokumen
d) Sop diserahkan ke tim mutu
4. Pencatatan
a) Tim mutu menyerahkan Dokumen kepada Sub.bag TU
untuk meminta no naskah sesuai dengan sistem
penomoran Puskesmas
b) Sub.bag TU memberikan dan mencatat no naskah
Dokemen pada daftar dokumen internal atau external
c) Dokumen diserahkan ke tim mutu
5. Penyimpanan
a) Tim mutu menggandakan Dokumen yang telah
disahkan dan diberi no naskah
b) Tim mutu menyerahkan dokumen asli kepada Sub.bag
TU
6. Pendistribusian
a) Sub.bag TU menulis di buku ekspedisi tentang
Dokumen yang akan didistribusikan
b) Sub.bag TU membubuhkan stempel “ TERKENDALI”
pada foto kopi sop yang akan dibagikan
c) Sub.bag TU menarik dokumen lama jika ada
d) Sub.bag TU memberikan stempel Kadaluarsa pada
dokumen induk asli
 7. Penataan
a) Sub. bag TU mengidentifikasi dokumen berdasar bab
b) Sub bag TU menyimpan dalam folder masing-masing
bab

8. Perubahan
a) Tim mutu mengadakan Pengkajian terhadap dokumen
b) Tim mutu meminta pengesahan dokumen yang telah
dikaji Kepala Puskesmas.
c) Tim mutu merevisi dokumen (merubah seluruh
halaman, memberikan tanggal baru, menulis dikolom
revisi)
d) Tim mutu memberikan dokumen revisi yang telah
disahkan kepala puskesmas kepada Sub bag TU
e) Sub bag TU menyimpan dan mendistribusikan
dokumen
1. Bagan Alir 1. Pengidentifikasian

Mulai

Ketua bab/Tim audit

internal melakukan self
assessment

Ketua bab/Tim audit internal

menganalisa hasil self assessment

Ketua bab/Tim audit internal

memberikan hasil analisa dokumen
prosedur yang diperlukan kepada
penanggung jawab program atau
layanan untuk ditindak lanjuti

Selesai
2. Penyusunan

Mulai

Pelaksana program atau

layanan (unit kerja) menyusun
dokumen yang diperlukan

Penanggung jawab program atau

layanan memeriksa dokumen

Dokumen yang telah disusun

disampaikan kepada tim mutu
memberikan tanggapan, koreksi,
dan perbaikan terhadap dokumen

Selesai

3. Pengesahan

Mulai

Dokumen diserahkan oleh tim

mutu kepada Kepala
Puskesmas

Dokumen diperiksa kembali oleh

Kepala Puskesmas

Kepala Puskesmas Mensahkan

Dokumen

Sop diserahkan ke tim

mutu

Selesai
4. Pencatatan

Mulai

Tim mutu menyerahkan Dokumen

kepada Sub.bag TU untuk meminta
no naskah sesuai dengan sistem
penomoran Puskesmas

Sub.bag TU memberikan dan mencatat no

naskah Dokemen pada daftar dokumen
internal atau external

Dokumen diserahkan ke tim mutu

Selesai

5. Penyimpanan

Mulai

Tim mutu menggandakan Dokumen

yang telah disahkan dan diberi no
naskah

Tim mutu menyerahkan dokumen asli

kepada Sub.bag TU

Selesai
6. Pendistribusian

Mulai

Sub.bag TU menulis di buku

ekspedisi tentang Dokumen yang
akan didistribusikan

Sub.bag TU membubuhkan
stempel “ TERKENDALI” pada foto
kopi sop yang akan dibagikan

Sub.bag TU menarik dokumen lama

jika ada

Sub.bag TU memberikan stempel

Kadaluarsa pada dokumen induk asli

Selesai

7. Penataan

Mulai

Sub. bag TU mengidentifikasi

dokumen berdasar bab

Sub bag TU menyimpan dalam

folder masing-masing bab

Selesai
 8. Perubahan

Mulai

Tim mutu mengadakan Pengkajian

terhadap dokumen

Tim mutu meminta pengesahan

dokumen yang telah dikaji Kepala
Puskesmas

Tim mutu merevisi dokumen (merubah

seluruh halaman, memberikan tanggal
baru, menulis dikolom revisi)

Tim mutu memberikan dokumen revisi yang

telah disahkan kepala puskesmas kepada
Sub bag TU

Sub bag TU menyimpan dan

mendistribusikan dokumen

Selesai

G. Hal-hal
yang
perludiperh
atikan

H. Unit Terkait

I. Dokumen
terkait

Diberlaku
Halama
No Yang Dirubah Hasil Perubahan kan
J. Rekaman n
tanggal
histori
perubahan