Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Akademik

Berbasis Jaringan Lokal

Pada Jurusan Teknik Informatika UNIKOM

Untung P1, B. Siswoyo2, N.Juhana3

1
Jurusan Teknik Informatika, FT, Jl. Dipati Ukur Bandung
2
Jurusan Teknik Informatika, FT, Jl. Dipati Ukur Bandung
3
Jurusan Teknik Informatika, FT, Jl. Dipati Ukur Bandung

Abstrak
Perkembangan software saat ini telah banyak memberikan kemudahan-
kemudahan dalam membangun sebuah program aplikasi database, salah satunya
adalah Borland Delphi. Borland Delphi merupakan bahasa pemrograman yang
mempunyai cakupan kemampuan yang luas dan canggih, terlebih untuk aplikasi
pengolah database karena Delphi menyediakan object yang sangat kuat, canggih
dan lengkap sehingga memudahkan dalam merancang, membuat dan
menyelesaikan aplikasi database yang diinginkan. Sistem Informasi Akademik
yang dibuat ini, dirancang dalam bahasa pemrograman tersebut di atas.
Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) yang sudah dibangun, mampu
menyelesaikan persoalan akademik di Jurusan Teknik Informatika UNIKOM.
Termasuk antara lain, menangani proses perwalian, menangani proses penilaian
dan juga mampu mencetak nilai mahasiswa baik itu Kartu Hasil Studi (KHS)
ataupun Transkrip mahasiswa serta juga dapat mencetak daftar absensi, cetak
Kartu Studi Mahasiswa (KSM) dan laporan-laporan yang ada.
Salah satu kelebihan dari sistem yang dibuat ini adalah dapat bekerja pada
komputer yang terhubung dengan jaringan. Selain itu juga, keabsahan data
terjamin keamanannya karena masing-masing user mempunyai wewenang akan
tugasnya masing-masing, serta mampu melakukan perubahan data yang up-to-
date.
1. Pendahuluan

Sekarang ini, jaringan komputer sudah banyak dimanfaatkan dalam proses

pengolahan database. Dengan memanfaatkan teknologi ini, sistem informasi
akademik yang dibangun ini dirancang mampu bekerja pada setiap komputer yang
terhubung jaringan. Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) baru ini merupakan
membaharuan dari sistem yang lama. Sebagaimana pada sistem yang lama belum
mampu bekerja pada komputer yang terhubung jaringan.
Tujuan penelitian adalah untuk merancang suatu sistem baru tentang
informasi akademik yang dibangun pada suatu jaringan berbasis jaringan lokal.
Aplikasi program ini dipakai pada Jurusan Teknik Informatika, UNIKOM

2. Metodologi
Dalam pelaksanaannya, penelitian dilakukan di Jurusan Teknik Informatika
UNIKOM, terhitung mulai Maret 2004 sampai dengan Agustus 2004.
Alat dan instrumen yang digunakan dalam penelitian antara lain: dua
perangkat komputer Intel Pentium 800 MHz, memori 256 MB, monitor 15 inci,
LAN Card 10/100 Mbps, dan kabel UTP 10 M, serta perangkat lunak
menggunakan sistem operasi Windows XP, Windows 98, Borland Delphi 5.0,
MySQL, serta MyODBC 3.51 Driver

3. Hasil dan Bahasan

A. Analisis Sistem yang Berjalan

Dalam hal ini, dilihat dari sudut pengolahannya dari awal sampai

terbentuknya sebuah laporan bentuk pemberitaan hasil studi mahasiswa

dapat dibagi menjadi beberapa tahapan.

Pertama-tama mahasiswa diwajibkan melakukan perwalian dan

registrasi. Pada saat perwalian, mahasiswa diharuskan mengisi Kartu

 Rencana Studi (KRS) dimana di dalam KRS tersebut terinci mata kuliah

yang akan diikuti. Setelah mendapatkan persetujuan dari dosen wali, maka

mahasiswa akan dijadwalkan kapan dan dimana bisa mengikuti

perkuliahan. Pada minggu ketiga setelah melakukan perwalian selama satu

minggu, mahasiswa masih diberikan kesempatan untuk melakukan

perubahan mata kuliah yang diambil. Bila tidak ada perubahan, maka

mahasiswa dapat mengikuti perkuliahan seperti biasanya.

TIDAK
Form Registrasi &
Form KRS
Form KRS Registrasi
Disetujui
?
Form Dosen Wali
Registrasi
Sekretariat Mahasiswa
Mahasiswa
YA

Perkuliahan

Minggu ke-3 setelah Perwalian,

YA selama 1 Minggu. TIDAK
Apakah ada perubahan
KRS ?

Ilustrasi Proses Registrasi dan Perwalian

Setelah para mahasiswa menyelesaikan Ujian Akhir Semester (UAS),

maka dalam hal ini dosen bertugas untuk menilai kemampuan para

mahasiswa yang telah mengikuti mata kuliah yang diajarkan dosen yang

bersangkutan. Setelah dosen selesai mengolah nilai mahasiswa maka untuk

selanjutnya diserahkan kepada petugas sekretariat. Dari sini pihak

sekretariat memulai penyimpanan data secara satu persatu dengan mengacu

pada lembaran nilai yang diberikan dosen untuk diolah kembali menjadi

sebuah Indeks Prestasi.

Data nilai mahasiswa ini akan disimpan ke dalam harddisk komputer

dengan menggunakan program aplikasi Microsoft Excel. Setelah selesai

disimpan maka pihak sekretariat akan mengolah data nilai itu menjadi IP.

Jika nilai telah diolah menjadi IP maka tugas selanjutnya adalah membuat

laporan sehingga menjadi sebuah Kartu Hasil Studi (KHS). Setelah KHS

selesai dibuat selanjutnya diberikan kepada dosen wali untuk dibagikan

kepada mahasiswa yang menjadi anak didiknya.

Quiz, Tugas, UTS, UAS

Data Mahasiswa + Absensi

Dosen Pengajar
Mahasiswa Perkuliahan

Copy KHS Mahasiswa Nilai Mentah

Pengolahan
Copy KHS

KHS per Mahasiswa Nilai per

Mata Kuliah

Sekretariat
KHS per Mahasiswa KHS Nilai per Mahasiswa
Dosen Wali

Ilustrasi Proses Aliran Data Nilai

B. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah arus data yang berfungsi untuk

menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-

bagian luar (kesatuan luar). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data

atau tujuan data yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut.

Diagram konteks bisa disebut dengan “Model sistem pokok

(fundamental system model) mewakili keseluruhan elemen software dengan

masukan (input) dan keluaran (output) yang diindikasikan dengan anak

panah masuk dan keluar memperlihatkan suatu hubungan antara sistem

dengan lingkungannya yang menjadi sumber data”. (Roger S. Pressman,

1997)

a. Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik

MAHASISWA

KHS,
KSM,
Nilai Transkrip
Berkas Registrasi,
KRS

Menyerahkan Berkas Nilai,

Daftar Nilai SISTEM
Update-an Nilai pada Excel
SEKRETARIAT INFORMASI DOSEN
AKADEMIK
Input Data Mahasiswa, Bukti Data Perwalian,
Input Data Dosen, Format Pengisian Nilai
Input Data Mata Kuliah, Form Absensi Mahasiswa
Input Data Kelas
Update Nilai ke Database Laporan Data Mahasiswa,
Laporan Data Dosen,
Laporan Data Mata Kuliah,
Laporan Data Kelas,
Laporan Nilai KHS,
Laporan Nilai Transkrip

KETUA JURUSAN

Diagram Konteks SIAKAD

 Aliran data pada Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik

No
Proses Data In Data Out
Proses
0 Sistem Informasi o Berkas Registrasi o KSM
Akademik o KRS o KHS
o Berkas Nilai o Nilai Transkrip
o Data Mahasiswa o Daftar Nilai
o Data Doasen o Bukti Data Perwalian
o Data Mata Kuliah o Form Pengisian Nilai
o Data Kelas o Form Absensi Mahasiswa
o Update Nilai ke o laporan Data Mahasiswa
Database o Laporan Data Dosen
o Update Nilai dari o Laporan Data Kelas
Excel o Laporan Nilai KHS
o Laporan Nilai Transkrip

b. DFD Levelled

Diagram konteks dapat kita turunkan ke dalam bentuk yang

lebih mendetail yaitu Data Flow Diagram (DFD) Levelled. Turunan

pertama dari diagram konteks adalah DFD level 1. Dari turunan pertama

dapat kita turunkan lagi ke level berikutnya untuk memperjelas level

sebelumnya.
 (a) DFD Level 1

Bukti Data Perwalian, Laporan Data Mahasiswa,

Format Pengisian Nilai Laporan Data Dosen,
1
Form Absensi Mahasiswa Laporan Data Mata Kuliah,
Proses
Perwalian Laporan Data Kelas,
KETUA JURUSAN

Berkas Registrasi, Daftar Nilai

SEKRETARIAT
Kartu Rencana Studi (KRS) Input Data Mahasiswa,
Input Data Dosen,
MAHASISWA Input Data Mata Kuliah,
Input Data Kelas,

Kartu Studi Mahasiswa 2

(KSM) Proses
Pemasukan
Data

MAHASISWA

D. Mahasiswa D. Dosen D. Mata Kuliah D. Kelas D. Nilai

DOSEN

KHS,
Transkrip Nilai
Menyerahkan Berkas Nilai, 3
Update-an Nilai pada Excel Proses Nilai
Update Nilai ke database

KETUA JURUSAN
Laporan KHS,
Laporan Transkrip

DFD Level 1

Aliran Data pada DFD Level 1 Sistem Informasi Akademik

No
Proses Data In Data Out
Proses
1 Proses o Berkas Registrasi o Bukti Data Perwalian
Perwalian o KRS o Format Pengisian Nilai
o Form Absensi Mahasiswa
2 Proses o Input data Mahasiswa o Laporan Data Mahasiswa
Pemasukan o Input Data Dosen o Laporan Data Dosen
Data o Input Data Mata Kuliah o Laporan Data Mata Kuliah
o Input Data Kelas o Laporan Data Kelas
3 Proses Nilai o Berkas Nilai o Berkas Nilai
o Update Nilai pada Excel o KHS
o Update Nilai ke database o Transkrip Nilai
 (b) DFD Level 2 untuk Proses Pemasukan Data
Input Data Mahasiswa Input Data Dosen
SEKRETARIAT

2.1
Laporan Data Mahasiswa 2.2
PEMASUKAN
PEMASUKAN
DATA
DATA DOSEN
MAHASISWA

D. Mahasiswa D. Dosen

Laporan Data Mata Kuliah

KETUA JURUSAN
Laporan Data Dosen

D. Mata Kuliah D. Kelas

2.3
2.4
PEMASUKAN
PEMASUKAN
DATA MATA Laporan Data Kelas DATA KELAS
KULIAH

SEKRETARIAT
Input Data Mata Kuliah Input Data Kelas

DFD Level 2 untuk Proses 2

Aliran Data pada DFD Level 2 Proses Pemasukan Data

No
Proses Data In Data Out
Proses
2.1 Pemasukan Data o Input Data Mahasiswa o Laporan Data Mahasiswa
Mahasiswa
2.2 Pemasukan Data o Input Data Dosen o Laporan Data Dosen
Dosen
2.3 Pemasukan Data o Input Data Mata Kuliah o Laporan Data Mata Kuliah
Mata Kuliah
2.4 Pemasukan Data o Input Data Kelas o Laporan Data Kelas
Kelas
(c) DFD Level 2 untuk Proses Nilai

D. Mahasiswa
3.4
PROSES
D. Dosen PEMBUATAN
TRANSKRIP
NIM Laporan Transkrip
D. Mata Kuliah
3.1
PROSES
D. Kelas PEMASUKAN
NILAI Transkrip

MAHASISWA KETUA JURUSAN

D. Nilai Update Nilai ke Database
KHS
NIM,
THN_AJARAN,
SEM
Laporan KHS
Daftar Nilai 3.3
SEKRETARIAT PROSES
KDMK,
PEMBUATAN
Thn_Ajaran,
KHS
Semester

3.2
PROSES Menyerahkan Berkas Nilai,
DOSEN
PENGUMPULAN Update Nilai pada Excel
BERKAS NILAI

DFD Level 2 untuk Proses 3

Aliran Data pada DFD Level 2 Proses Nilai

No
Proses Data In Data Out
Proses
3.1 Pemasukan Nilai o KDMK o Daftar Nilai
o Thn_Ajaran
o Semester
o Updata Nilai ke
database
3.2 Pengumpulan o Berkas Nilai o -
Berkas Nilai o Update Nilai pada Excel
3.3 Pembuatan KHS o NIM o Lembar KHS
o Tahun_Ajaran o Laporan KHS
o Semester
3.4 Pembuatan o NIM o Transkrip Nilai
Transkrip o Laporan Transkrip
C. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram merupakan komponen-komponen

himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi

dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari

lingkungan yang kita tinjau.

1 1 STATUS
1 SKRIPSI MEMILIKI
KELAS
JURUSAN MEMPUNYAI

1 JABATAN
N BERADA N
N
N 1
1 N KELAS
DIMILIKI MAHASISWA
N
N
MEMILIKI
N 1
N MEMILIKI AGAMA
N
DOSEN MENGAMBIL
N
1
N MEMILIKI STATUS
N
N N
MEMILIKI MENGAJAR MATA KULIAH
1
MEMILIKI PROGRAM
N

1
MEMILIKI
SEX
1
MEMILIKI JENIS
1

KETERANGAN

Entity Relationship Diagram

4. Kesimpulan

Dari proses yang dilalui dalam penyusunan tugas akhir tentang

Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Akademik Berbasis Jaringan

Lokal pada Jurusan Teknik Informatika UNIKOM, maka diperoleh suatu

kesimpulan sebagai berikut:

a. Hasil pengujian menunjukkan bahwa program aplikasi yang sudah dibuat

telah mampu bekerja dalam sistem jaringan client/ server dengan database

yang tersimpan di server;

b. Setiap user memiliki hak akses yang disesuaikan dengan tingkatan manajemen

dalam sistem;

c. Proses pengolahan data akademik dapat diselesaikan secara cepat dan

kemungkinan kesalahan relatif lebih kecil;

d. Setiap user yang berkepentingan (seperti: Dosen wali) dapat mengetahui

kemajuan prestasi setiap mahasiswa yang dididik.

Daftar Pustaka

M.Agus J. Alam, “Belajar Sendiri Borland Delphi 6.0”, Elex Media

Komputindo, Jakarta, 2002

Antony Pranata, “Pemrograman Borland Delphi 6”, Edisi 4, Andi Yogyakarta,

Yogyakarta, 2002

Inge Martina, “Database Client/ Server menggunakan Delphi”, Elex Media

Komputindo, Jakarta, 2002

“Tip dan Trik Pemrograman Delphi 7.0”, Kerjasama Wahana Komputer

dengan Penerbit Andi

Marco Cantu, “Mastering Delphi 5.0”,Sybex, San Francisco, 1999

Jay Greenspan and Brad Bulger, “MySQL/ PHP Database Applications”, IDG
Book India, New Delhi, 2001

M.Agus J.Alama, “Belajar Sendiri Borland Delphi 5.0”, Elex Media

Komputindo, Jakarta, 2000

Sumiyana, “Kapita Selekta Kasus Pemrograman Bisnis dan Akuntansi

Berbasis Microsoft Access”, Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta, 1999

Pressman, Roger S. “Software Engineering: A Practioner’s Approach”

International Edition Singapore : The McGraw-Hill Companies, Inc.
1997

Fathansyah, “Basis Data”, Informatika Bandung, Bandung, 1999

Gordon B. Davis, “Kerangka Dasar Sistem Informasi” PT. Pustaka Binaan

Pressindo, Jakarta, 1984