Berkembangnya teknologi IT saat ini, rasanya setiap organisasi sekarang memiliki system komputerisasi.

Tetapi
sejauh mana system yang dikembangkan memberikan nilai tambah bagi organisasi tersebut, bagi pemegang modal
tentu saja pertanyaannya adalah apakah benefit dari pengembangan system yang mengeluarkan biaya sedemikian
besar. Jawaban umum adalah efisiensi tetapi anehnya sering kali kesulitan menjelaskan ROI dari project yang
diusulkannya.

Desain system di tahap awal adalah memahami business proses yang terjadi, yang biasanya diambil dari SOP yang
sudah ada dan dokumen yang terlibat pada proses manual tersebut, misalnya untuk penjualan meliputi sales order,
invoice, dan delivery order. Untuk pengembang pemula, biasanya programmer hanya menterjemahkan dari manual ke
system dengan proses yang sama dengan sedikit sekali menggunakan kemampuan yang terdapat dalam komputerisasi.
Sehingga perbedaan yang dilihat adalah medianya; sebelumnya business proses dilakukan pada media pembukuan dan
sekarang dilakukan pada media komputer. Pada hal, ada banyak otomatisasi yang bisa ditawarkan yang bisa
dikerjakan oleh system terkomputerisasi.

Dengan otomatisasi komputer, maka pada contoh proses penjualan diatas pengisian ketiga dokumen yang meminta
informasi yang sama tidak perlu dilakukan secara berulang-ulang, pengguna hanya perlu merefers ke nomor penjualan
yang dimaksud, operasi perhitungan (diskon, total yang harus dibayar, jumlah item yang dipesan) bisa langsung
dikerjakan dan hasilnya bisa langsung ditampilkan, informasi waktu penerimaan barang (misalkan dengan
menambahkan 3 hari, memunculkan tanggal tiga hari berikutnya dengan memperhitungkan hari libur), informasi stok
barang dan waktu ketersediaan barang, dan tentu saja penomoran otomatis berdasarkan format yang ditentukan
misalkan kode penjualan adalah kodepenjual + kode tanggal jual + kode pelanggan + urut penjualan. Sehingga dengan
format ini akan memberikan kemudahan untuk proses selanjutnya, misalkan untuk proses follow up dan untuk
mengkarakteristik penjual dan pembeli.

Dari contoh diatas, efisiensi dapat dihitung, sehingga pembandingan dengan mudah dapat ditonjolkan; penghematan
waktu yang tentu saja akan menghemat biaya lembur karyawan dari ketiga pengisian form, yang jika dilakukan secara
manual akan memakan waktu yang lama, ketelitian operasi perhitungan, estimasi waktu penerimaan barang, respon
yang cepat ke pembeli meningkatkan pelayanan organisasi sehingga pelanggan menjadi loyal dan menjadi marketing
yang baik untuk meningkatkan pelanggan baru. Sehingga untuk organisasi yang besar pengembangan system yang
sederhana ini dapat memberikan nilai yang significan dalam mendukung proses bisnisnya. Dan nilai ROI dapat
dihitung sebagai tangible bukan lagi intangible. Dan implementasi suatu system informasi tidak hanya mengubah
media, tetapi juga mengubah SOP dan job desc seorang petugas. Dengan system yang memberikan kemudahan
kepada petugas sebagai end user system, keuntungan bagi organisasi dan pelayanan yang lebih baik kepada
pelanggan. Untuk organsasi yang sangat besar, yang kemungkinan sudah melewati tahap proses manual ke
komputerisasi, seiring dengan perkembangan teknologi dan pertumbuhan organisasi, maka pengembangan yang
dilakukan adalah peningkatan performa system dengan melakukan system re-engineering yang akan saya bahas pada
tulisan saya berikutnya