SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI

OLEH:

KELOMPOK 6

1. Putu Krisna Mirahnda Sari 1707612001

2. Ni Putu Eka Sarastini 1707612010

3. David Lee 1707612017

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2018
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM INFORMASI

1. Empat Langkah dalam Siklus Pemrosesan Data

Para akuntan dan pengguna sistem lainnya memainkan peran penting dalam siklus
pengolahan data. Salah satu fungsi penting dari sistem informasi akuntansi adalah untuk
memproses transaksi perusahaan secara efisien dan efektif. Dalam sistem manual (tidak basis
komputer), data dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar diolah dalam kertas kerja.
Sedangkan, dalam sistem berbasis komputer, data dimasukkan dalam komputer dan disimpan
ke dalam file serta database. Operasi yang ditunjukkan dalam data untuk menghasilkan
informasi yang relevan dan bermakna mengacu pada siklus pemprosesan data.
Siklus pemrosesan data terdiri atas empat langkah yaitu, perekaman data (data input),
penyimpanan data (data storage), pengolahan data (data processing) dan penyajian informasi
(information output).
A. Perekaman Data (Data Input)
Langkah pertama dalam pengolahan input adalah menangkap data transaksi dan
memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas
bisnis. Data harus dikumpulkan sekitar tiga fase dari masing-masing aktivitas bisnis,
diantaranya;
a. Setiap aktivitas yang berkepentingan
b. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas
c. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas
B. Penyimpanan Data (Data Storage)
Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang penting. Namun, keberadaan data
yang relevan tidak menjamin bahwa data tersebut berguna. Agar dapat berfungsi dengan
tepat, data harus dengan mudah mengakses data kemudian menggunakananya. Oleh
karenanya para akuntan harus memahami bagaimana data harus di organisir dan disimpan
dalam sebuah sistem informasi akuntansi serta bagaimana data bisa di akses.
C. Pemprosesan Data (Data Processing)
Setelah data aktivitas bisnis direkam ke dalam sistem, data harus diproses untuk
menjaga database tetap mutakhir. Ada empat jenis aktivitas pengolahan data, antara lain
sebagai berikut :
a. Creating yaitu proses membuat catatan data baru, seperti menambahkan karyawan
baru direkrut ke database penggajian,
b. Reading yaitu, proses membaca, mengambil, dan melihat data yang ada.

1
 c. Updating yaitu proses memperbarui data yang tersimpan sebelumnya.
d. Deleting yaitu proses menghapus data, seperti membersihkan file master vendor
perusahaan yang tidak berkaitan bisnis

Memperbarui dilakukan secara berkala, misalnya setiap hari, disebut sebagai batch
processing. Meskipun batch processing lebih murah dan lebih efisien, data yang terbaru dan
akurat hanya setelah pengolahan. Untuk itu, batch processing hanya digunakan untuk
aplikasi, seperti gaji, yang tidak perlu sering memperbarui dan yang secara alamiah terjadi
atau diproses pada periode waktu yang tetap.
Sebagian besar perusahaan memperbarui setiap transaksi yang disebut sebagai online,
pemrosesan real-time karena memastikan bahwa informasi yang tersimpan selalu saat ini,
sehingga meningkatkan kegunaan pengambilan keputusan. Hal ini juga lebih akurat karena
kesalahan input data dapat diperbaiki secara real time atau menolak. Hal ini juga memberikan
keuntungan kompetitif yang signifikan.
D. Penyajian Informasi (Information Output)
Langkah terakhir dalam siklus pemrosesan data adalah penyajian informasi. Informasi
biasanya disajikan dalam salah satu dari tiga bentuk, yaitu dokumen, laporan, atau respon
query. Dokumen maupun laporan yang dibutuhkan dapat berupa dokumen atau laporan
tercetak ataupun dalam bentuk digital yang ditampilkan melalui tampilan layar. Ketika
ditampilkan di monitor, output mengacu pada "soft copy" ketika di print dalam kertas disebut
"hard copy". Perintah quiry digunakan untuk mencari data-data spesifik dari database
seseorang dapat membuat dokumen atau laporan sesuai kebutuhan.

2. Prosedur dan Dokumen yang Digunakan untuk Pengumpulan dan Pemrosesan Data

Prosedur dan dokumen yang digunakan untuk pengumpulan dan pemrosesan data
adalah sebagai berikut:
Langkah pertama dalam pemrosesan data adalah perekaman data atau input data. Data
yang paling banyak direkam dalam siklus pendapatan adalah penjualan, baik penjualan tunai
maupun kredit. Data-data yang direkam dapat berupa:
a. Tanggal dan waktu terjadinya penjualan
b. Petugas yang membantu konsumen pada saat penjualan
c. Petugas yang menyelesaikan administrasi penjualan
d. Kasir yang menerima pembayaran
e. Jenis-jenis barang yang dijual

2
 f. Jumlah barang yang terjual untuk masing-masing jenis barang
g. Harga jual dan harga sebenarnya barang yang dijual
h. Jumlah harga penjualan
i. Permintaan-permintaan terkait pengiriman
j. Untuk penjualan dengan kredit: nama konsumen, alamat penagihan, alamat
pengiriman.
Dokumen yang digunakan secara historis, kebanyakan bisnis menggunakan dokumen
sumber paper untuk mengumpulkan data tentang kegiatan bisnis mereka. Dokumen kemudian
dipindahkan data ke komputer. Bila data yang dimasukkan menggunakan layar komputer,
mereka sering mempertahankan nama yang sama dan format dasar sebagai sumber dokumen
paper itu diganti.
Perubahan haluan dokumen (turnaround document) adalah output perusahaan yang
dikirim ke pihak eksternal, yang sering menambahkan data ke dokumen, dan kemudian
dikembalikan kepada perusahaan sebagai dokumen masukan. Dokumen berada dalam bentuk
yang dapat dibaca mesin untuk memudahkan pengolahan dokumen selanjutnya sebagai
catatan masukan. Contohnya adalah tagihan utilitas yang dikirimkan ke pelanggan, kembali
dengan pembayaran pelanggan, dan dibaca oleh alat scan khusus ketika dikembalikan.
Sumber data transaksi sebagai perangkat otomatisasi menangkap data dalam bentuk
mesin yang dapat dibaca pada waktu dan tempat asal mereka. Contoh termasuk ATM yang
digunakan oleh bank, point-of-sale (POS) scanner yang digunakan di toko-toko ritel, dan bar
code scanner yang digunakan di gudang.
Langkah kedua dalam proses input untuk membuat data yang yakin diambil adalah
akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan
otomatisasi sumber data atau dirancang dengan baik dokumen turnaround dan data layar
entri. Dokumen yang dirancang dengan baik dan layar meningkatkan akurasi dan
kelengkapan dengan memberikan instruksi atau menanyakan tentang data apa untuk
mengumpulkan, mengelompokkan potongan logis terkait informasi berdekatan,
menggunakan kotak checkoff atau pull-down untuk menyajikan pilihan yang tersedia, dan
menggunakan shading dan perbatasan yang tepat dengan jelas memisahkan item data.
Kadang-kadang layar ini menyerupai sumber dokumen, dan user mengisi layar dengan cara
yang sama akan dokumen sumber paper.
Pengguna dapat meningkatkan kontrol baik dengan menggunakan sumber dokumen
diberi nomor sebelumnya atau dengan memiliki sistem otomatis menetapkan nomor urut

3
untuk setiap transaksi baru. Prenumbering menyederhanakan memverifikasi bahwa semua
transaksi telah dicatat dan bahwa tidak ada dokumen telah salah.
Langkah ketiga dalam proses input untuk membuat kebijakan perusahaan diikuti,
seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Sebagai contoh, S & S tidak ingin menjual
barang ke pelanggan yang tidak membayar tagihan atau menjual item untuk pengiriman
segera yang keluar dari saham. Masalah-masalah ini dicegah dengan pemrograman sistem
untuk memeriksa pelanggan batas kredit dan sejarah pembayaran, serta status persediaan,
sebelum mengkonfirmasi customer sale.

3. Tipe Informasi yang Disimpan Dalam Sistem Informasi Berbasis Teknologi Informasi
Berikut ini adalah tipe sistem informasi yang dapat disimpan dalam sistem informasi
yang berbasis teknologi informasi, yaitu:

A. Dokumen

Dokumen adalah catatan-catatan atas transaksi atau data yang memuat informasi
perusahaan yang berhubungan dengan pihak eksternal ataupun internal perusahaan berupa
cek, invoice, laporan penerimaan, dan pembelian. Dokumen ini dapat berupa fisik atau
hardcopy dan dapat disimpan dalam bentuk softcopy didalam sebuah komputer ataupun
perangkat penyimpanan data lainnya.

B. Laporan

Laporan adalah penyajian fakta dalam menyajikan informasi, dan data tentang suatu
keadaan perusahaan dalam periode tertentu, berdasarkan transaksi, penacatatan,
pengumpulan, pemeriksaan dan pengolahan data. Laporan ini digunakan oleh pihak eksternal
ataupun internal perusahaan untuk mengendalikan aktivitas operasional perusahaan, dan
membuat keputusan.

C. Database Query

Query adalah suatu kemampuan untuk menampilkan data dari database yang kemudian
akan diolah lebih lanjut, dan biasanya diambil dari tabel database. Sehingga database query
digunakan dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan perusahaan yang beruhubungan
dengan masalah ataupun pertanyaan yang harus dicari solusi, keputusan ataupun tindakan
secara cepat.

4
4. Perkembangan Teknologi Informasi dan Keuntungan Penggunaan Teknologi Informasi

Perkembangan teknologi informasi saat ini telah mencapai perkembangan yang

memungkinkan fitur-fitur teknologi informasi yang melekat kedalam kehidupan perseorangan
sehingga kadang sulit untuk memisahkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi. Diawali
dengan perkembangan internet pada tahun 1990 sampai dengan sekarang dimana
smartphone, tablet, laptop semuanya sudah memiliki standar sama dalam mengakses ataupun
menampilkan data, sehingga lingkungan operasional perusahaan juga semakin lebar dan
interaktif. Saat ini dengan keberadaan social media, perusahaan lebih mudah untuk
melakukan komunikasi dengan pelanggan maupun stakeholder lainnya. Pengadaan aplikasi-
aplikasi untuk kebutuhan perusahaan atau individu juga sudah mengalami perkembangan,
seiring dengan semakin murahnya akses internet dan kestabilan layanan yang memadai,
banyak perusahaan sudah menawarkan aplikasi-aplikasi yang dapat digunakan oleh
perusahaan melalui aplikasi berbasis cloud, dengan menggunakan aplikasi cloud perusahaan
tidak perlu direpotkan dengan penempatan dan perawatan server di perusahaan.

Pada dasarnya penggunaan teknologi informasi dapat membuat setiap proses menjadi
lebih cepat, lebih baik dan lebih murah, namun teknologi informasi pada dasarnya dapat
berdampak pada strategi dan kemampuan perusahaan. Dampak teknologi informasi terhadap
strategi perusahaan adalah ketika teknologi informasi memengaruhi jenis produk, market
serta jaringan bisnis maupun batasan bisnis dari perusahaan. Misalnya dengan penggunaan
internet untuk melakukan penjualan, bukan hanya perusahaan, perorangan dapat melakukan
penjualan yang melewati batas negara, atau daerahnya. Dampak teknologi terhadap
kemampuan perusahaan adalah ketika teknologi informasi meningkatkan kemampuan proses-
proses yang ada dalam perusahaan, misalnya, proses analisis, kemampuan sumberdaya
maupun kepentingan teknis lainnya.

Teknologi informasi juga dipercaya dapat meningkatkan atau merubah kompetisi,

merubah cara berhubungan antara pelanggan dan perusahaan, dapat membuat halangan bagi
pendatang baru, meningkatkan biaya untuk berpindah (switching cost) serta teknologi
informasi dapat memberikan nilai tambah terhadap produk, layanan yang sudah ada, bahkan
dapat membuat produk atau layanan yang baru.

REFERENSI:

5
Ikatan Akuntan Indonesia. 2015. Modul Sistem Informasi dan Pengendalian Internal. Jakarta:
Ikatan Akuntan Indonesia.

Empat langkah dalam siklus pemrosesan data. https://www.e-akuntansi.com/2015/10/empat-

langkah-dalam-siklus-pemrosesan.html Diakses pada tanggal 17 Februari 2018.

Prosedur dan Dokumen. https://www.e-akuntansi.com/2015/10/prosedur-dan-dokumen-yang-

digunakan.html. Diakses pada tanggal 17 Februari 2018.

Tipe Informasi yang Disimpan dalam Sistem Informasi. https://www.e-

akuntansi.com/2015/10/tipe-informasi-yang-disimpan-dalam.html. Diakses pada
tanggal 17 Februari 2018.

Tipe Informasi yang Disimpan dalam Sistem Informasi.

http://blog.unnes.ac.id/ayukwitantri/2016/02/18/pengertian-tujuan-manfaat-jenis-dan-
ciri-dari-laporan/. Diakses pada tanggal 17 Februari 2018.