Produktivitas Berarti Bekerja Lebih Cerdas, Tidak Lagi

HBSWK
Para pekerja di Amerika Serikat menghabiskan lebih banyak waktu di tempat kerja dan mengambil lebih
sedikit hari libur daripada di kebanyakan negara industri. Tetapi AS bukanlah negara yang paling
produktif di dunia. Ketika menyangkut produktivitas penuh, menurut sebuah artikel di The Economist ,
Prancis menang, bekerja hanya empat puluh jam seminggu dengan banyak liburan. Percakapan dengan
klien dan teman-teman menyarankan kami bekerja keras, tapi, ya, bodoh. Kami sibuk, tetapi prioritas
penting kami jatuh di pinggir ketika kami bekerja keras ketika kami harus bekerja dengan cerdas.
Bekerja cerdas berarti mendapatkan hasil yang sama dalam waktu yang lebih singkat. Untuk melakukan
itu, Anda harus mengubah cara Anda bekerja. Anda akan mendapatkan hasil maksimal dengan
mengubah kecepatan Anda, meningkatkan fokus, dan mengatur untuk melakukan hal-hal secara paralel.
Mulailah dengan mata terbuka
Sebelum Anda membaca, saya harus memperingatkan Anda: Bekerja cerdas itu berisiko. Jika Anda
bekerja dengan cerdas, Anda akan memiliki lebih banyak waktu luang. Itu berarti lebih banyak waktu
luang, jam kerja lebih pendek, atau. . . lebih banyak pekerjaan. Jika Anda menggunakan waktu luang
untuk mengambil lebih banyak komitmen, Anda sama sibuknya seperti sebelumnya, tetapi sekarang
Anda begitu terjadwal sehingga slip dalam satu proyek dapat mengalir ke banyak proyek
lagi. Kebahagiaan terjadi ketika produktivitas memungkinkan kehidupan yang berkualitas lebih tinggi,
bukan pencapaian berlebihan yang berlebihan.
Saat ini, kita menjadi lebih produktif dengan bekerja lebih lama. Tetapi bagaimana bekerja lebih
cepat? Untuk bekerja lebih cepat, Anda harus masuk ke dalam zona. Di zona itu, Anda berlari
maraton. Anda membawa fokus penuh ke satu tugas dan membangun momentum sampai Anda
menghasilkan hasil seperti bisnis siapa pun.
Kunci memasuki zona adalah menghilangkan gangguan. Pengalih perhatian utama Anda — coba saya
tebak — adalah e-mail, telepon, pengunjung, dan diri Anda sendiri. Salah satu klien saya, seorang CEO
berteknologi tinggi, memblokir empat jam setiap hari untuk waktu fokus. Dia menutup pintu, meneruskan
telepon ke pesan suara, dan mulai bekerja untuk membangun ritmenya. Dia jarang bekerja sepanjang
empat jam, tetapi dengan waktu yang dihalangi, dia yakin untuk mendapatkan beberapa jam kerja yang
solid di bawah ikat pinggangnya. Dan tanpa gangguan, ia dapat menghabiskan waktu untuk berpikir
besar, alih-alih terperinci. Setelah lima tahun, ia menganggap ini salah satu kebiasaan terbaik yang
pernah ia kembangkan.
Namun, gangguan terbesar Anda akan datang dari Anda. Anda akan melakukan banyak tugas. Dan
sayangnya, Anda akan percaya bahwa Anda semakin menyelesaikan pekerjaan seperti yang Anda
lakukan. Menghadapi kenyataan: Orang kurang produktif ketika multitasking, dan itu telah ditunjukkan
dalam banyak penelitian selama beberapa tahun terakhir — lihat "Juggling Terlalu Banyak Tugas Bisa
Membuat Anda Bodoh" oleh Sue Shellenbarger di Wall Street Journal, 1 Maret 2003. Kami merasa sibuk,
tetapi sebagian besar kesibukan itu dihabiskan beralih dari satu tugas ke tugas, tidak membuat kemajuan
ke depan pada satu tugas.
Tingkatkan fokus
Jika Anda seperti saya, Anda hampir tidak pernah menunda-nunda — kecuali hal-hal yang sangat
penting. Karet gelang diurutkan berdasarkan ukuran, tapi itu proposal klien? Tidak terlalu banyak. Cara
lain untuk bekerja lebih cerdas adalah dengan membedakan sibuk dari produktif. Oh, kami sibuk, dan
kami merasa produktif, tetapi kami hanya produktif jika kami menghasilkan hasil yang paling penting
untuk memajukan perusahaan.
E-mail adalah cara yang bagus untuk membuang waktu dengan merasa produktif. Dan kami
mendapatkan begitu banyak, jadi pasti dua jam sehari membaca dan membalas adalah waktu yang
dihabiskan dengan baik. Tetapi jika Anda menghabiskan dua jam dari delapan jam kerja pada email, itu
25 persen dari waktu Anda. Kecuali bahwa 25 persen dari waktu Anda menghasilkan setidaknya 25
persen dari total pendapatan Anda, itu adalah kegiatan bernilai tambah rendah, tidak peduli berapa
banyak sekali, ad-hoc kontrak Anda mendapatkan seperti itu.
Hal yang sama berlaku untuk aktivitas apa pun. Peraturan 80/20 mengatakan bahwa 80 persen hasil
Anda berasal dari hanya 20 persen dari upaya Anda. Perusahaan menemukan sebagian besar laba
berasal dari beberapa pelanggan. Dan Anda akan menemukan sebagian besar output Anda berasal dari
beberapa tugas Anda. Terus? Yah, lihat matematika. Jika Anda melipatgandakan waktu yang Anda
habiskan untuk kegiatan yang menghasilkan output nyata dan berhenti melakukan yang lain, Anda akan
menggandakan output Anda dan menghabiskan waktu 60 persen lebih sedikit! Jika Anda memulai
dengan jam kerja sepuluh jam, Anda akan mendapatkan dua kali lebih banyak, hanya bekerja empat
jam.
Pertimbangkan Nancy. Nancy adalah seorang pelatih penjualan wiraswasta. Pada hari-hari biasa, ia
mungkin menulis buletin elektroniknya, memberikan pelatihan satu jam, membuat selusin panggilan
prospek, mengkategorikan tanda terima, dan meluruskan kantornya.Semua ini harus diselesaikan, tetapi
hanya memberikan pelatihan dan membuat panggilan prospek langsung membawa bisnis. Kesempatan
produktivitas tersembunyi Nancy datang untuk membuat lebih banyak calon pelanggan, dan
menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelompokkan penerimaan. Bahkan, dia bisa menyewa
seorang pembukuan selama setahun dengan uang tambahan yang dia hasilkan dari satu penjualan
tambahan.
Setelah berkonsentrasi pada hasil kerja yang tinggi, Anda bisa mendapatkan dorongan lain dengan
penyederhanaan. Jika Nancy mendapat 10 persen lebih baik dalam mencari calon pelanggan, itu
menambah lebih banyak ke garis bawahnya daripada apa pun yang dapat dilakukannya di area lain.
Katakan tidak
Prinsip 80/20 favorit saya mengatakan "tidak." Sebagian besar dari kita mengambil lebih dari yang dapat
kita tangani. Kemudian perusahaan-perusahaan kami memberhentikan 30 persen tenaga kerja dan
mengharapkan hasil yang sama dari para penyintas (survivors/yg selamat). Pekerjaan kita yang
berlebihan akan diperparah oleh pembuatan keputusan tingkat tinggi yang bodoh.
Jika Anda bekerja dengan kapasitas, katakan "tidak" kepada klien baru itu. Jika seseorang mengusulkan
proyek yang akan jatuh dalam kategori 80 persen-kerja-untuk-20 persen-hasil, cukup katakan “tidak.”
Fakta wajah, teman saya: Ada batasan untuk berapa banyak yang dapat Anda lakukan. Anda dapat
mengatur batas itu dan melakukan hal-hal dengan baik, atau Anda dapat mengabaikan batas dan
melakukan pekerjaan yang buruk dalam segala hal.Pilihan ada padamu.
Bekerja secara paralel, tetapi jangan melakukan banyak tugas
Ketika Anda melakukan banyak tugas, Anda melakukan banyak hal sekaligus. Ide buruk.Tetapi Anda
dapat menemukan cara untuk mengatur pekerjaan sehingga banyak hal terjadi sekaligus. Ide bagus. Jika
Anda berkolaborasi dalam sebuah laporan dan menulis rencana pemasaran, Anda dapat menulis
rencana dan kemudian mengerjakan laporan tersebut. Tapi perhatikan baik-baik! Rekan Anda harus
meninjau laporan. Jadi draf laporan Anda terlebih dahulu dan kirimkan ke rekan Anda. Saat dia meninjau,
Anda mulai bekerja pada rencana pemasaran. Pekerjaan bergerak maju pada keduanya pada saat
bersamaan.
Sementara kita semua bekerja dengan cara ini sampai tingkat tertentu, sedikit pemikiran dapat
menemukan peluang emas untuk paralelisme. Delegasi adalah alat yang hebat di sini.Ketika Anda
mendelegasikan tugas, itu terus bergerak saat Anda sedang mengerjakan sesuatu yang lain. Pastikan
Anda mendelegasikan kepada seseorang dengan waktu, peralatan, dan sumber daya untuk melakukan
pekerjaan itu. Jika tidak, Anda akan menemukan tugas kembali untuk menggigit Anda.
Sumber lain penundaan waktu adalah ketika sesuatu diproduksi atau dikirim. Akankah prospektus Anda
pergi ke printer? Besar! Gunakan waktu itu untuk memalu tugas-tugas Anda dengan leverage
tinggi. Produk sedang dalam perjalanan ke pelanggan Anda? Itu berarti lebih banyak waktu bagi Anda
untuk melakukan hal-hal lain. Tetapi jika Anda menunaikan tugas dengan prioritas rendah sampai Anda
mengirim menit terakhir melalui Federal Express, Anda kehilangan kesempatan untuk bekerja secara
paralel.
Gabungkan dan berpikir
Anda bisa menjadi sangat kreatif dalam menggunakan prinsip-prinsip ini. Seorang mitra di perusahaan
ekuitas swasta baru ingin membeli dan menjalankan perusahaan. Dia menyadari dia akan mengatakan
"tidak" 99 persen dari waktu, dan "ya" hanya sekali atau dua kali.Untuk mempercepat, dia menjadi sangat
jelas dengan kriteria untuk mendiskualifikasi kesepakatan secepat mungkin. Dia mengatakan "tidak"
banyak. Kemampuannya untuk cepat menyingkirkan pakaian itu akhirnya menghasilkan kesepakatan
yang menunjukkan keuntungan sebesar $ 170 juta dalam tiga belas bulan. Jika dia tidak merampingkan
aktivitas rendah-leverage (mengatakan "tidak") sehingga dia bisa mencapai leverage tinggi "ya," dia
mungkin akan berinvestasi dalam salah satu transaksi sebelumnya, yang tidak terlalu bagus.
Pernahkah Anda memperhatikan suatu pola? Bekerja lebih cepat, mengidentifikasi peluang 80/20 Anda,
dan menggunakan peluang untuk paralelisme semuanya membutuhkan pemikiran dan perencanaan
sebelum Anda memetik hasil.
Jadi aktivitas leverage Anda yang tertinggi adalah mengambil waktu reguler untuk memeriksa kembali
dan mengubah cara Anda bekerja. Tahun ini, saya menghabiskan setengah hari setiap dua minggu untuk
membangun kehidupan dan bisnis yang produktif. Dan bagi saya, produktivitas berarti menghasilkan
kebahagiaan maksimal bagi saya, keluarga saya, dan teman-teman. Saya meminta Anda untuk
melakukan hal yang sama. Cobalah. Anda akan lebih bahagia, Anda akan mendapatkan lebih banyak
pekerjaan, dan Anda akan dapat melihat anak-anak Anda untuk makan malam. Dan itulah yang saya
sebut bekerja cerdas.
https://www.steverrobbins.com/articles/productivity-means-working-smarter-not-longer/