LELANG CEPAT SEBAGAI INOVASI PENGADAAN

Proses pengadaan barang atau jasa dalam instansi

pemerintah selalu dipersepsikan berlangsung lama. Seperti
misalnya yang terjadi pada sejumlah BUMN. Untuk suatu
pengadaan sederhana saja, biasanya proses pelelangannya
memerlukan waktu lebih dari satu bulan. Benarkah selalu
demikian?
Mungkin ada benarnya. Akan tetapi pemerintah, dalam
hal ini LKPP, telah memberlakukan proses pengadaan dengan
menggunakan lelang cepat. Di mana durasi waktunya paling
cepat 3 hari. Pengadaan dengan lelang cepat ini
mempersyaratkan antara lain: pertama, pengadaan tersebut
tidak memerlukan penilaian penawaran dari aspek teknis;
kedua, pekerjaan itu juga tidak kompleks, dan yang ketiga,
seluruh dokumennya telah siap. TOR/Spesifikasi, HPS, draft
kontrak dan dokumen pengadaan lainnya sudah ada.
Lelang cepat ini dapat dilakukan untuk pengadaan
barang, jasa konstruksi, jasa konsultan, dan jasa lainnya.
Kemudian yang terpenting adalah para calon penyedianya
sudah tercantum dalam aplikasi SIKAP (Sistem Informasi
Kinerja Penyedia).
Aplikasi SIKAP adalah aplikasi yang memuat database
penyedia. Dalam aplikasi ini penyedia memasukkan klasifikasi
usahanya dan lain sebagainya. Adapun aplikasi lelang cepat
harus menggunakan aplikasi SPSE (Sistem Pengadaan Secara
Elektronik) versi 4.
Proses lelang ini dimulai dengan pemanggilan penyedia
melalui aplikasi. Misalnya untuk penyedia yang memiliki
klasifikasi/kompetensi untuk membangun konstruksi gedung,
maka setiap ada pekerjaan konstruksi gedung, penyedia ini
akan dipanggil (diundang). Jika penyedia yang dipanggil
tersebut berminat untuk mengikuti proses lelang, maka
mereka disilakan menyampaikan penawaran harga.
Penyampaian penawaran harga ini dapat dibuat dalam 3
hari atau lebih. Misalnya dalam 6 hari kalender untuk
memberikan kesempatan kepada penyedia menghitung harga
penawaran atau untuk menjaring lebih banyak penyedia.
Semua penawaran yang masuk langsung disortir oleh
sistem berdasarkan penawaran termurah. Di sini evalusi
pelelangan atau evaluasi harga tidak dilakukan oleh Pokja ULP
secara manual, melainkan oleh sistem, sehingga calon
pemenang tidak bisa diatur.
Selanjutnya terhadap penyedia terpilih dilakukan
pembuktian kualifikasi. Namun jika penyedia telah melakukan
pembuktian kualifikasi di tempat lain, maka pembuktian
kualifikasi tidak diperlukan. Mungkin cukup mencermati aspek
administrasi lainnya saja, seperti perizinan kadaluwarsa atau
tidak
Dalam lelang cepat, kemungkinan pemenang adalah
penyedia yang harga penawarannya paling rendah. Tentunya
penawaran di bawah 80% dari HPS perlu dicermati. Apalagi
untuk pekerjaan konstruksi yang penyedianya berasal dari
daerah yang jauh, maka perlu diklarifikasi kembali.
Bila penawaran yang murah itu sudah meyakinkan dan
tidak ada lagi keragu-raguan mengenai kemampuan penyedia
melaksanakan tugasnya, maka penyedia yang bersangkutan
dapat ditunjuk sebagai calon pemenang dan siap diproses
menjadi kontrak.
Pengendalian kontrak menjadi hal penting berikutnya.
Pengendalian kontrak sejak berkontrak yang dilanjutkan dari
waktu ke waktu sangat penting. Kontrak dari penawaran
penyedia yang murah belum tentu jelek jika kontrak
dikendalikan dari waktu ke waktu. Sebaliknya kontrak mahal
juga belum tentu bagus jika kontrak tidak dikendalikan
dengan baik. Keberhasilan proses pengadaan terletak pada
pengendalian kontrak oleh PPK berserta timnya.
Manfaat terbesar dengan adanya lelang cepat adalah
intervensi dari pihak-pihak atau oknum tertentu dalam proses
lelang, misalnya Kepala Daerah, DPRD, Kepala Dinas, dan
sebagainya, sudah tidak terjadi lagi. Hal itu disebabkan
karena dalam lelang cepat, tidak ada lagi proses evaluasi
terhadap penyedia. Penawar termurah akan terpilih secara
otomatis oleh sistem.
Mendorong terselenggaranya lelang cepat merupakan
salah satu upaya untuk mewujudkan proses pengadaan yang
sehat. Kendala yang mungkin timbul dalam proses ini antara
lain dari proses penyiapan dokumen lelang. Misalnya
penetapan HPS yang seyogianya dilakukan dengan cermat
sehingga membutuhkan waktu yang relatif lebih lama. Dalam
lelang cepat, penyebutan merek dalam spesifikasi di dokumen
pengadaan bisa dilakukan, asalkan tidak mengunci atau
mengarahkan hanya kepada satu penyedia saja. Artinya
semua penyedia berpeluang memperoleh barang tersebut.
Tuntutan berikutnya yang harus dipenuhi adalah
bagaimana me-manage database penyedia agar bisa masuk
dalam daftar vendor yang berkinerja yang baik. Dengan
demikian, hanya penyedia yang berkinerja baik, dengan
prestasi atau hasil pekerjaan yang baik, yang nantinya bisa
ikut dalam model pelelangan yang hanya bisa diikuti oleh
penyedia yang berkinerja baik. Hal itu sekaligus menjadi
insentif bagi penyedia yang kompeten. Kriteria penyedia yang
terdaftar dalam SIKAP harus teruji, terutama kemampuan
memberikan keyakinan (assurance) kepada user atau publik
mengenai kapasitas dan kompetensinya dalam proses
pengadaan barang dan jasa pemerintah yang nantinya hanya
bisa diikuti untuk yang berkinerja minimal baik.
 Proses pengadaan dari waktu ke waktu memerlukan
perubahan dan inovasi, masih banyak inovasi yang perlu kita
sediakan atau untuk diimplementasikan.