1. Kop Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya
organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak,
sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.
Bagian Kop Surat meliputi nama badan/organisasi atau perusahaan, alamat lengkap, logo
perusahaan, nomor telepon, dll
Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan
tersebut, fungsi kop surat tersebut adalah menampilkan identitas perusahaan / organisasi
pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan /
organisasi itu sendiri, dimana logo perusahaan / organisasi itu akan berbeda antara satu
dengan lainnya. Logo atau lambang akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan /
organisasi tersebut.
2. Judul Surat
Judul surat memuat tentang identitas dari surat tersebut. Biasanya di bawah judul surat
terdapat nomor surat. Fungsi dari nomor surat adalah untuk referensi atau petunjuk bagi
petugas kearsipan, petunjuk unit atau departemen asal surat, mengetahui jumlah surat
keluar pada priode tertentu, memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan
kembali.
3. Badan Surat
Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat
merupakan inti dari suatu surat tersebut. Di dalam badan surat terdapat isi surat. Isi surat
adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan
masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus
dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.
4. Ketentuan-Ketentuan
Di bagian bawah setelah isi surat terdapat ketentuan-ketentuan yang harus dipahami bagi
pemilik surat. Adapun fungsi dicantumkannya ketentuan ketentuan dalam surat ini adalah
agar pemilik surat dapat mengetahui ketentuan ketentuan surat ini diterbitkan. Pemilik
surat juga dilarang untuk melanggar ketentuan-ketentuan yang sudah tertera dalam surat
tersebut.
5. Kaki Surat
Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah
ini: