BAB 1

PENDAHULUAN

Sistem Akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat
digolongkan menjadi dua yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit. Sistem
akuntansi pembelian ini diterpkan dalam perusahaan manufaktur.

Dalam suatu perusahaan terdapat banyak kegiatan dan kegiatan tersebut

membutuhkan banyak informasi dan pihak-pihak yang terkait berperan penting
didalamnya. Dalam perusahaan besar khususnya perusahaan dagang dan industri
pembelian merupakan kegiatan yang rutin terjadi dalam satu periode, sehingga
perusahaan harus membuat suatu sistem untuk mengatur pembelian. Tetapi
pembelian yang sering dilakukan oleh perusahaan yaitu secara kredit.

Pembelian merupakan sistem aplikasi siklus pengeluaran yang umum.

Sistem aplikasi pembelian mencakup prosedur-prosedur pemilihan pemasok,
permintaan, pembelian, penerimaan dan pengotorisasian. Model sistem aplikasi
pembelian mencakup pemisahan fungsi-fungsi permintaan, pembelian,
penerimaan, utang dagang dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok yang
memadai merupakan faktor penting dalam keterpaduan seluruh sistem aplikasi
pembelian.

Dalam perusahaan yang kecil, pendebitan yang timbul dari transaksi

pembelian terutama bersumber dari penerimaan kas dalam perusahaan yang besar
pendebitan yang timbul dari transaksi pembelian dari register bukti kas keluar
(voucher register) atau jurnal pembelian dan dari distribusi pembelian dari
pemasok.

1
 BAB 2

ISI

2.1 Pengertian Pembelian.

Pembelian merupakan kegiatan perusahaan yang dilakukan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan, pembelian merupakan
kegiatan yang rutin terjadi dalam suatu periode sehingga perusahaan harus
membuat suatu sistem untuk mengatur pembelian tetapi pembelian sering
dilakukan perusahaan secara kredit.

2.1.1 Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian:

1. Surat permintaan pembelian

2. Surat permintaan penawaran harga

3. Surat order pembelian

4. Laporan penerimaan barang

5. Surat perubahan order

6. Bukti kas keluar

1. Surat Permintaan Pembelian

Dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi
pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. Dokumen
ini diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti
dalam surat pembelian.

2
2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaraan harga bagi barang

yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah
rupiah pembelian yang besar.

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih.

Dokumen ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu :

a. Surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian

yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh
perusahaan.

b. Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini

dikirikan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan
dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order
pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti
tersebut dalam dokumen.

c. Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi
yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

d. Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian

menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk
mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang
telah ditetapkan

e. Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut

nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

f. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan

sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas

3
dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tsb. Dalam sistem
penerimaan buta (blindreceiving sistem), kolom kuantitas dalam tembusan ini di
blok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order
pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan.
Tujuannya agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan
pengecakan barang yang diterima dari pemasok.

g. Tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke

fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul
dari transaksi pembelian

4. Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa

barang yg diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan
kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5. Surat perubahan order pembelian

Surat perubahan order pemelian dapat berisi perubahan kuantitas, jadwal

penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang menyangkut
dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan diberitahukan kepada
pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6. Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada
kreditur mengenai maksud pembayaran. Maksud pembayaran artinya apakah
pembelian dilakukan dengan tunai ataupun kredit. Dan dapat pula pada sistem
pembayaran dengan tunai apakah langsung membayarkan dengan fisik uang
secara langsung ataupun menggunakann cek (perintah resmi kepada bank untuk
membayar sejumlah uang yang ditunjukkan pada cek tersebut)

4
2.1.2 Fungsi - Fungsi Yang Terkait

Terdapat empat (4) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem pembelian yaitu:

1. Bagian Gudang

2. Bagian Pembelian

3. Bagian Penerimaan

4. Bagian Akuntansi

1. Bagian Gudang

Pada sistem pembelian, bagian gudang bertanggung jawab untuk

mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di
gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Bagian Pembelian

Pada sistem pembelian, bagian pembelian bertangung jawab untuk

memperoleh informasi mengenai harga barang, menetukan pemasok yang dipilih
dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.

3. Bagian Penerimaan

Pada sistem pembelian, bagian penerimaan bertanggung jawab untuk

melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kuantitas barang yang diterima dari
pemasok guna menetukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh
perusahaan. Bagian ini juga berfungsi untuk menerima barang dari pembeli yang
berasal dari transaksi retur penjualan.

5
4. Bagian Akuntansi

Pada sistem pembelian, bagian akuntansi bertanggung jawab sebagai

fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang
bertugas mencatat transaksi pembelian ke dalam register kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan
utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga
pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

• Fungsi Pengeluaran Kas

Pada system pembelian, fungsi dimana perusahaan akan memberikan

pertimbangan atas penerimaan barang dan jasa, apakah dilakukan secara tunai
ataupun kredit.

Catatan akuntansi yang digunakan :

• Register bukti kas keluar (voucher register)

Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti
kas keluar

• Jurnal pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable prosedur,

jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal
pembelian.

• Kartu utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable prosedur,

buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah
kartu utang. Jika pada pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher pa

6
2.1.3 Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem akuntansi
pembelian:

1.Permintaan Pembelian

2.Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

3.Penawaran Harga

4.Order Pembelian

5.Penerimaan Barang dari Pemasok

6.Penyimpanan barang

7.Laporan Penerimaan Barang

8.Penerimaan Faktur dari pemasok

Jaringan Prosedur Dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Fungsi 1 Fungsi 2 Pemasok

Gudang pembelian
3

6 4

Fungsi 5

Penerimaan

Fungsi
7 8
Akuntansi

7
1. Prosedur Permintaan pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang
mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian.
Jika barang tidak disimpan digudang, misalnya untuk barang – barang yang
langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan
pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan
pembelian.

2.Prosedur Permintaan Penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam

prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga
kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan
berbagai syarat permintaan yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok
yang akan ditunujuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oelh perusahaan.

3.Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim

surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberi tahukan kepada
unit- unit organisasi lain dalam perusahaan ( misalnya fungsi penerimaaan, fungsi
meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelain yang
sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.Prosedur Penerimaan barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan

melakukan pemeriksaan mengenai jenis,kuantitas dan mutu barang yang ditermia
dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang utnuk
menyataka penerimaan barang dari pemasok berikut.

5.Prosedur pencatatan utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa

dokumen- dokemun yang berhubungan dengan pembelian ( surat order pembelian,
laporan peneriamaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6.Prosedur distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang

didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.

8
2.1.4 INFORMASI YANG DIPERLUKAN OLEH
MANAJEMEN.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi

pembelian adalah:

1.Jenis Persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali

2.Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.

3.Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.

4.Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.

5.Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.

6.Tambahan kwantitas seharga pokok persediaan dari pembelian.

9
2.1.5 BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM AKUNTANSI
PEMBELIAN

Bagian pembelian

10
11
2.1.6. Uraian Kegiatan Sistem Pembelian

Bagian Gudang

1. Membuat surat permintaan pembelian ( SPP ) 2 lembar berdasarkan

informasi mengenai titik pemesanan kembali yang tercantum dalam kartu
gudang.
2. Mengirimkan lembar 1 surat permintaan pembelian kebagian pembelian.
3. Mengarsipkan surat permintaan pembelian lembar 2 dalma arsip menurut
nomor urutnya.
4. Menerima surat order pembelian dari bagian pembelian sebagai
pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan.

12
 5. Mengarsipkan surat order pembelian kedalam arsip menurut nomor
urutnya.
6. Menerima laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan.
7. Mencatat laporan penerimaan barang dalam kartu gudang.

Bagian pembelian.

1. Menerima surat permintaan pembelian dari bagian gudang.

2. Membuat surat permintaan penawaran harga (SPPH) yang dikirimkan
kepada para pemasok.
3. Menerima surat penawaran harga ( SPH ) dari pemasok.
4. Membuat perbandingan harga atas dasar surat penawaran harga yang
diterima dari pemasok.
5. Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga.
6. Membuat surat order pembelian ( SOP ) untuk pemasok yang dipilih
sebanyak 7 lembar.
7. Mendistribusikan surata order pembelian sebagai berikut:
a. Lembar 1 dan 2 : dikirimkan kepemasok yang dipilih.
b. Lembar 2 setelah ditandatangani oleh pemasok, diminta untuk
dikembalikan keperusahaan sebagai penagakuan dan penerimaan
order pembelian.
c. Lembar 3 : dikirimkan kebagian penerimaan guna member
otorisasi kepada bagian tersebut untuk menerima barang dari
pemasok yang tercantum dalam dokumen tersebut.
d. Lembar 4 : dikirim kebagian utang untuk memberitahukan
bahwa suatu saat nanti perusahaan akan emmpunyai kewajiban
kepada pemasok yang tercantum dalam dokumen tersebut.
e. Lembar 5: dikirimkan ke unit organisasi meminta barang ( dalam
hal ini bagian gudang), untuk memberitahukan bahwa barang yang
dimintanya sudah diproses pemesanannya.
f. Lembar 6 : disimpan dalam arsip menurut tanggal pengiriman
yang diharapkan. Arsip ini digunakan oleh bagian pembelian utnuk
mengikuti order pembelian yang dibuatnya. Bagian pembelian

13
 bertanggungjawab membuat order pembelian sampai diteminnya
barang yang diorder.
g. Lembar 7 : Diarsipkan menurut nama pemasok.

8. Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 dari bagian penerimaan.

Mencatat tanggal penerimaan barang ini dalalm surat oerder pembelain
lembar 6 dan 7. Memindahkan surat order pembelian lemabr 6 kedalam
arsip pembelian yang telah diterima.
9. Mengirimkan laporan penerimaan barng kebagian utang.
10. Menerima faktur dari pemasok.
11. Memeriksa faktur dari pemasok untuk menentukan apakah pemasok telah
benar dalam mencantumkan harga, kuantitas dan telah memenuhi syarat
pembelian yang tercntum dalam surat order pembelain.
12. Mengrimkan faktur ke bagian utang.

Bagian penerimaan.

1. Menerima surat order pemblian lembar 3 dari bagian pembelian.

2. Menerima barang yang disertai dengan surat pengantar dari pemasok.
3. Memeriksa barang yang diterima, baik mengenai kuantitas maupun mutu
barang, berdasarkan informasi dalam surt order pembelian lembar 3 .
4. Membuat laporan penerimaan barang 3 lembar.
5. Mendistribusikan laporan barang sebagai berikut :
a. Lembar 1 : dikirim kebagian utang via bagian pembelian
b. Lembar 2 : dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan barang
yang bersangkutan.
c. Lembar 3: disimpan dalam arsip menurut nomor urut laporan
penerimaan barang dilampiri dengan surat order pembelian lembar
3 dan surat pengantar dari pemasok.

14
Bagian Utang

1 . Menerima surat order pembelian lembar 4 dari bagian order pembelian.

2. Menerima laporan penerimaan barang lembar 1 oleh bagian pengiriman
via bagian pembelian.
3. Menerima faktur dari pemasok via bagian pembelian.
4. Membandingkan faktur dari pemasok, laporan penerimaan barang, surat
order pembelian, untuk menentukan apakah tagihan yang diterima dari
pemasok adalah untuk barang yang sudah diterima oleh perusahaan, dan
untuk barang yang dipesan oleh perusahaan.
5. Membuat bukti kas keluar atau voucher sebanyak 3 lembar.
6. Mencatat bukti kas keluar kedalam bukti kas keluar atau voucher register.
7. Mengirim bukti kas keluar ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya.
8. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen
pendukungnya (faktur dari pemasok, surat order pembelian, dan laporan
penerimaan barang) ke dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
menurut tanggal jatuh tempo faktur.

Bagian Kartu Persediaan atau Kartu Biaya

1. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari bagian utang

2. Mencatat barang yang dibeli dalam kartu persediaan.
3. Menyimpan bukti kas keluar dalam arsip menurut nomor urut.

15
2.1.7 Pengendalian Internal

1.Organisasi

a.Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksud untuk menciptakan pengecekan intern dalam
pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian
berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang dapat dipercaya sebagai pemasok
barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sedangkan fungsi penerimaan
mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok yang
tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian.
Pemisahan kedua fungsi ini akan mengurangi resiko diterimanya barang yang tidak
dipesan oleh perusahaan, jenis, sfesipikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak
sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan, tidak sesuai saatnya dengan waktu
yang ditentukan dalam surat order pembelian.

b.Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

Salah satu unsur pokok dalam sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan
fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi
pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan fungsi pencatatan utang dan
persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan
transaksi pembelian. Bertujuan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin
ketelitian dan keandalan data akuntansi.

c.Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang(gudang)

Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas

penerimaan dan penolakan barang yang diterima dari pemasok. Fungsi
penyimpanan bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah
dinyatakan diterima ole fungsi penerimaan. Kedua fungsi dipisah karena
kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan
pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan
barang memerlukan keahlian pengolahan penyimpanan barang dan pelayanan
penganbilan barang bagi pemakai. Pemisahaan fungsi tersebut mengakibatkan

16
 setiap fungsi yang ahli dalam bidangnya sehingga informasi penerimaan barang
dan persediaan barang yang disimpan digudang dijamin ketelitian dan
keandalannya.

d.Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu
fungsi

Dengan penggunaaan unsur sistem pengendalian intern ini setiap pelaksanaan

transaksi sealu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan
karyawan ke fungsi yang satu di cek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan
atau fungsi yang lain. Oleh karena itu:

Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,

fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang
dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

2.Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a.Surat Permintaan Pembelian Diotosisasi oleh Fungsi Gudang, untuk Barang

yang Disimpan Dalam Gudang, atau Kepala Fungsi Pemakai Barang, untuk
barang yang langsung pakai.

Transaksi pembelian di didahului dengan diterimanya surat permintaan

pembelian oleh fungsi pembelian dari fungsi gudang atau dari fungsi pemakai
barang. Fungsi gudanng mengisi formulir surat permintaan pembelian sebagai
dasar bagi fungsi pembelian untuk melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan
oleh perusahaan. Persetujuan untuk mengajukan permintaan pembelian tersebut
diwujudkan dalam bentuk tandatangan otorisasi dari fungsi gudang atau fungsi
pemakai barang pada formulir surat permintaan pembelian, yang merupakan bukti
bahwa barang yang diajukan dalam permintaan pembelian kepada fungsi
pembelian merupakan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan

b.Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Pembelian atau Pejabat yang
Lebih Tinggi.

17
 Jika surat permintaan pembelian merupakan pernyataan kebutuhan barang
dari fungsi gudang, surat order pembelian merupakan awal transaksi pengadaan
barang. Dengan surat order pembelian inilah perusahaan memulai proses
pengadaan barang yang akan berakibat terhadap diterimanya barang yang dibeli
dan timbulnya kewajiban peruasahaan kepada pihak luar. Oleh karena itu, setiap
surat order pembelian harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenanang untuk
mengurangi diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan
oleh perusahaan. Otorisasi pesanaan pembelian ini biasanya berada ditangan
fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.

c.Laporan Penerimaan Barang Diotosisasi Oleh Fungsi Penerimaan.

Sebagai Bukti telah diterimanya barang dari pemasok, fungsi penerimaan

membubuhkan tandatangan otorisasi pada laporan penerimaan barang. Dokumen
ini dikirimkan oleh fungsi penerimaan ke fungsi akuntansi sebagai bukti telah
dilaksanakannya pemeriksaaan terhadap barang yang diterima dari pemasok,
sesuai surat order pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian. Dengan
demikian fungsi akuntansi dapat mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian dan bertambahnya barang.

d.Bukti Kas Keluar Diotorisasi Oleh Fungsi Akuntansi atau Pejabat Yang Lebih
Tinggi.

Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi menerima berbagai dokumen dari

berbagai sumber berikut ini:

1.Copy surat order pembeliandari fungsi pembelian yang merupakan bukti

bahwa perusahaan telah memesan dengan jumlah, jenis spesifikasi, kuantitas, dan
mutu barang, serta waktu penyerahan seperti yang tercantum dalam dokumen
tersebut.

2.Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang

merupakan bukti bahwa barang yang dipesan telah diterima dan sesuai dengan
barang yang dipesan dalam surat order yang dipesan.

18
 3.Faktur dari pemasok merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan
akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya barang yang dipesan.

e.Pencatatan Kedalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan Atas Dokumen

Sumber Yang Dilampiri Dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap.

Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber yang
sahhi dan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang.

f.Penacatatan Kedalam Catatan Akuntansi Harus Dilakukan Karyawan yang

Diberi Wewenang Untuk Itu.

Setiap pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang
diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut. Sehabis karyawan
tersebut memutakhirkan catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber, ia harus
membubuhkan tandatangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah
dilakukannya pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal
tersebut

3.Praktek Yang Sehat

a.Penggunaan Formulir Bernomor Urut Tercetak.

Formulir penting digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan
penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh manajer yang
memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut. Oleh karena itu,
dalam sistem informasi akuntansi pembelian formulir pokok surat order
pembelian dan laporan penerimaan barang harus bernomor urut trcetak dan
penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang bersangkutan.

b.Pemasok Dipilih Berdasarkan Jawaban Penawaran Harga Bersaing dari

Berbagai Pemasok.

19
Pemasok harus tidak dipilih hubungan istimewa dan pribadi diantara fungsi
kpembelian dengan pemasok, namun berdasarkan perbandingan penawaran harga
bersaing yang diterima dari berbagai pemasok. Dengan cara ini kemungkinan
pengadaan barang yang lebih tinggi dari harga yang normal dapat dihindari.

c.Barang Hanya Diperiksa dan Diterima Dari Fungsi Penerimaan Jika Fungsi ini
Telah Menerima Tembusan Surat Order Pembelian dari Fungsi Pembelian.

Dalam penerimaan barang harus diciptakan unsur sistem pengendalian intern

berikut ini: tidak ada barang yang diterima oleh fungsi penerimaan tanpa
didahului dengan dikeluarkan order pembelian dari fungsi pembelian. Fungsi
peneriamaan hanya melakukan pemeriksaan dan perhitungan barang yang
diterima dari pemasok jika sebelumnya diterima tembusan surat order pembelian
yang telah diotorisasi oleh wewenang.

d.Fungsi Penerimaan Melakukan Pemeriksaan Barang yang Diterima Dari

dengan Cara Menghitung dan Memeriksa Barang Tersebut Dengan
Membandingkan Surat Order Pembelian.

Agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan yang
dipesan, fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan memriksa barang tersebut
serta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

e.Terdapat Pengecekan Harga, Syarat Pembelian, Dan Ketelitian Perkalian Dalam

Faktur Dari Pemasok Sebelum Faktur Tersebut Diproses Untuk Dibayar.

Bukti kas keluar hanya dibuat oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini melakukan
pengecekkan harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dan penjumlahan
yang tercantum dalam faktur dari pemasok. Dengan demikian jika pengecekkan
terhadap ketelitian informasi dalam faktur dari pemasok ini dilakukan dalam
setiap pembuatan bukti kas keluar, dokumen terakhir ini merupakan dokumen
yang terjamin ketelitian dan keandalannya sebagai dasar pencatatan mutasi utang
dan persediaan serta pengeluaran kas.

20
f.Catatan yang Berfungsi Sebagai Buku Pembantu Utang Secara Periodik
Direkonsiliasi dengan Rekening Kontrol Utang dalam Buku Besar.

Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan
akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan
utang dengan sistem bukti kas keluar, dokumen sumber berupa bukti kas keluar
yang dilampiri dengan dokumen pendukung diarsipkan menurut tangggal jatuh
tempo faktur dari pemasok. Arsip bukti kas keluar ini disebut arsip bukti kas
keluar yang belum dibayar, yang berfungsi sebagai buku pembantu utang. Data
dari dokumen sumber ini dicatat pula kedalam register bukti kas keluar dan
kemudian diringkas kedalam rekening kontrol utang dalam buku besar. Dengan
demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat direkening
kontrol utang dalam buku besar, praktik yang sehat mengharuskan secara periodik
diadakan rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

g.Pembayaran Faktur yang Dilakukan Sesuai dengan Syarat Pembayaran Guna

Mencegah Hilangnya Kesempatan Untuk Memperoleh Potongan Tunai.

Jika perusahaan memperoleh potongan tunai dari pemasok karena melunasi

kewajibannya dalam jangka waktu potongan berarti menghemat kekayaan
perusahaan. Untuk tujuan ini, bukti kas keluar perlu diarsipkan menurut tanggal jatuh
tempo dalam jangka waktu potongan, agar perusahaan dapat melakukan pengiriman
cek dalam jangka waktu tersebut, sehingga dapat memperoleh kesempatan menerima
potongan tunai.

h.Bukti Kas Keluar Beserta Dokumen Pendukungnya Dicap “Lunas” oleh Fungsi
Pengeluaran Kas Setelah Cek Dikirimkan Pada Pemasok.

Bukti kas keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk memberi otorisasi
fungsi keuangan untuk mengisi cek dan mengirimkannya ke pemasok. Bukti kas
keluar ini dibuat oleh fungsi akuntansi berdasarkan dokumen pendukung surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. Untuk mencegah
penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti

21
kas keluar, bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya harus dicap “Lunas”
oleh fungsi keuangan setelah cek dikirimkan ke pemasok.

22
23
 BAB 3
PENUTUP
SIMPULAN

Sistem informasi pembelian digunakan untuk melaksanakan pengadaan

barang kebutuhan perusahaan.Jaringan prosedur yang membembentuk sistem
akuntansi pembelian adalah : Proasedur permintaan pembelian,prosedur
permintaan penawaran harga,dan pemilihan pemasok,prosedur order
pembelian,prosedur penerimaan barang,prosedur pencatatan utang dan prosedur
distribusi pembelian. Selain itu Sistem pembelian akan menimbulkan
pengeluaran kas bagi perusahaan. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk
menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat, menentukan waktu
penerimaan barang yang tepat, dan menentukan pemasok barang yang tepat.
Informasi yang diperlukan oleh eksekutif pembelian pada umumnya menyangkut
berbagai hal yang berkait dengan kebutuhan barang untuk periode mendatang
termasuk biaya, harga, serta jangka waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan.

Dalam prosedur pembelian ada pemisahan tiga fungsi yaitu fungsi

operasional yang dilaksanakan oleh bagian pembelian, fungsi pengelolaan yang
dilakukan oleh bagian penerimaan barang, fungsi pencatatan yang dilaksanakan
oleh bagian utang dan petugas pencatat persediaan. Perhitungan fisik persediaan
perlu dilakukan minimal sekali setahun, semakin tinggi nilai persediaan, harus
semakin sering perhitungan fisik dilakukan. Dan hasil perhitungan fisik
persediaan dibandingkan dengan catatan menurut buku persediaan.

24
 Daftar Pustaka

H, George. dkk. 2000. Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. Jakarta: Salemba

Empat

Mulyadi. 1988. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Yogyakarta Press

Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Edisi ke-3. Jakarta: Salemba Empat

Widjajanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga

25