LANGKAH-LANGKAH SERTIFIKASI ISO 14001

ISO 14001 merupakan sebuah standar internasional yang berkaitan dengan pengelolaan lingkungan
untuk membantu organisasi meminimalkan pengaruh negatif kegiatan operasional mereka terhadap
lingkungan yang mencakup udara, air, suara, atau tanah. Sistem manajemen lingkungan memberikan
mekanisme untuk mencapai dan menunjukkan performasi lingkungan yang baik, melalui upaya
pengendalian dampak lingkungan dari kegiatan, produk dan jasa. Adapun langkah-langkah yang dilakukan
untuk mendapatkan sertifikasi ISO 14001. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:

TAHAP 1. PERSIAPAN
Langkah awal untuk pengembangan, penerapan, sistem manajemen lingkungan adalah
persiapan. Terdapat beberapa hal yang dilakukan yaitu:
1.1 Pembentukan Tim
Organisasi atau perusahaan ketika akan mengembangkan, menerapkan sistem
manajemen lingkungan, maka sebagai langkah awal Manajemen Puncak dalam hal ini
Direktur Utama harus menunjuk Tim yang berperan dalam pengembangan, penerapan,
pemeliharaan dan peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan.
1.2 Pembentukan Komitmen
Apabila Manajemen Puncak sudah menetapkan Tim Sistem Manajemen Lingkungan,
maka bagian dari persiapan adalah dengan menumbuhkan komitmen tim maupun seluruh
karyawan Organisasi atau perusahaan. Komitmen ini memegang peranan yang sangat penting
dalam menjamin kesuksesan pengembangan, penerapan dan pemeliharaan efektifitas sistem
manajemen lingkungan. Ada berbagai langkah yang dapat dilakukan untuk menumbuhkan
komitmen baik untuk tim maupun karyawan diantaranya:
a. Tim dan karyawan harus mengetahui maksud dan tujuan dari penerapan sistem manajemen
lingkungan ISO 14001
b. Proses sosialisasi yang intensif dan masif bagi seluruh karyawan
c. Menunjuk tim dalam suatu Surat Keputusan yang sekaligus diberikan penjelasan mengenai
tugas dan tanggung jawab sebagai Tim.
d. Komunikasi yang efektif antara Manajemen Puncak, Tim dan Seluruh karyawan
e. Reward and punishment system
1.3 Penetapan Ruang lingkup
Penetapan ruang Lingkup penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 di
Organisasi atau perusahaan dilakukan di awal sebelum dilakukan pengembangan. Beberapa
hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan apakah pengembangan dan penerapan
sistem akan dilakukan mencakup seluruh area atau dilakukan secara parsial diantarannya:
a. Kesiapan infrastruktur untuk mengendalikan atau mencegah dampak negatif lingkungan dari
kegiatan untuk setiap area
b. Kesiapan Tim dan karyawan dalam menerapkan sistem manajemen lingkungan
c. Ketersediaan anggaran untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan persyaratan baik infrastruktur
maupun peraturan perundang-undangan terkait dengan lingkungan yang relevan
d. Tingkat dampak lingkungan sebagai efek samping kegiatan yang dilaksanakan di masing-
masing area/ proses.
e. Tuntutan dari pihak-pihak terkait
1.4 Penyediaan Sumber daya
 Dalam menerapkan suatu sistem manajemen, apalagi sistem manajemen lingkungan
maka tidak akan terlepas dari kebutuhan sumber daya, di mana sumber daya ini menjadi
penggerak untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan.

TAHAP 2. PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN

Apabila persiapan untuk pengembangan sistem manajemen lingkungan sudah cukup
dengan, indikator:
a. Terbentuknya tim ISO 14001 dengan di pimpin oleh Management Representative yang di
kuatkan dalam bentuk surat keputusan oleh Direktur Utama
b. Ruang lingkup penerapan sistem yang sudah di tetapkan
c. Komitmen Tim dan Manajemen sudah ditunjukkan termasuk komitmen terhadap penyediaan
sumber daya
Langkah berikutnya adalah pengembangan sistem manajemen. Pengembangan sistem
Manajemen Lingkungan harus mengacu pada persyaratan standar ISO 14001:2004, sehingga
pada akhirnya kalau sistem memenuhi standar ISO 14001:2004 maka dapat dilakukan
sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan yang sudah di terapkan.

TAHAP 3. PENERAPAN
1. Sosialisasi Dokumen
Sebagai langkah awal untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001;2004,
maka seluruh dokumen sistem manajemen lingkungan yang sudah di setujui di distribusikan
ke semua pengguna dokumen serta harus dilakukan sosialisasi. Management
Representative mengkoordinasi pelaksanaan sosialisasi bekerja sama dengan Departemen
HRD. Program sosialisasi di rancan
2. Penerapan Sistem
Seperti halnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Lingkungan
untuk bisa mencapai tujuan perusahaan maka juga harus di implementasikan. Management
Representativebersama working group mengkoordinasi penerapan sistem pada setiap fungsi
relevan. Penerapan sistem di lakukan serentak di setiap fungsi di buktikan dengan rekaman
serta praktek pelaksanaan baik itu Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, Prosedur,
Instruksi Kerja dan lain-lain. Bukti bahwa Pedoman Lingkungan sudah diimplementasikan
maka minimal kebijakan- kebijakan strategis tentang manajemen lingkungan di pahami dan
di mengerti minimal tingkat Kepala Departemen, dan tentunya dilaksanakan. Sedangkan
bukti objektif bahwa Kebijakan Lingkungan sudah diimplementasikan adalah Kebijakan itu
telah dikomunikasikan ke semua karyawan, di pahami dan di mengerti oleh semua karyawan
serta pihak-pihak yang terkait seperti: supplier, Sub kontraktor , pelanggan dan bahkan
masyarakat sekitar. Bukti objektif bahwa Objective dan target sudah diimplementasikan
ditunjukan dengan program yang sudah di jalankan sesuai dengan tata waktu yang ditetapkan
serta pencapaian target sudah dilakukan monitoring dan evaluasi. Bukti objektif bahwa
prosedur sudah di implementasikan adalah proses manajemen sudah dijalankan sesuai dengan
prosedur dibuktikan dengan rekaman/ catatan penerpannya, demikian juga dengan Instruksi
kerja. Sedangkan untuk Prosedur Tanggap Darurat harus sudah dibuktikan dengan
dilakukannya simulasi terhadap prosedur tersebut.
TAHAP 4. MONITORING DAN EVALUASI
Sistem Manajemen yang diimplementasikan, untuk mengetahui sejauh mana
efektivitas maka diperlukan monitoring dan evaluasi. Kegiatan Monitoring dan evaluasi yang
dilakukan mencakup:
1. Internal Audit
Salah satu proses internal yang digunakan untuk mengevaluasi efektifitas sistem
manajemen lingkungan adalah internal audit seperti diatur dalam standar ISO 14001:clausa
4.5.5. Internal audit merupakan proses sistematis dan independen untuk mengevaluasi sejauh
mana efektivitas sudah di jalankan dengan mengevaluasi bukti objektif yang dimiliki. Proses
sistematis yang berarti proses internal audit di atur dalam suatu prosedur terdokumentasi,
yang kemudian dijalankan oleh suatu tim independen dan kompeten, terprogram dan terjadual
untuk setiap periode tertentu. Internal audit ini dilakukan oleh Tim Internal yang independen
yang berarti auditor tidak boleh mengaudit pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan yang
menjadi tanggung jawabnya.
2. Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Lingkungan
Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 harus di monitoring kinerjanya, apakah
mencapai tujuan atau tidak. Tujuan penerapan Sistem Manajemen Lingkungan adalah
bagaimana Organisasi atau perusahaana dapat mencegah atau mengurangi terjadinya
pencemaran lingkungan akibat kegiatan, produk atau jasa yang dihasilkan.
3. Kajian Manajemen
Seluruh standar Sistem manajemen yang diterbitkan oleh ISO, selalu mensyaratakan
adanya kajian manajemen sebagai salah satu kegiatan untuk mengali dan
mendorong improvement. Dalam Standar ISO 14001:2004 pelaksanaan kajian manjemen di
atur dalam clausa 4.6 dimana tangung jawab pelaksanaanya ada di bawah Direktur Utama.
Management Representative berkewajiban untuk mengkoordinasi pelaksanaanya, serta
melaporkan kinerja Sistem Manajemen Lingkungan dalam forum kajian manajemen.
Pelaksanaan Kajian Manajemen dilakukan secara periodik, yang diatur dalam suatu prosedur
dimana secara umum dilakukan setiap 6 bulan.

TAHAP 5. PROSES SERTIFIKASI

1. Pemilihan Badan Sertifikasi
Apabila Sistem Manajemen Lingkungan sudah dijalankan secara efektif di buktikan
dengan hasil internal audit dan kajian manajemen, maka saatnya Management
Representative untuk melakukan pemilihan Badan Sertifikasi. Badan sertifikasi merupakan
suatu lembaga baik bersifat nasional ataupun internasional yang memiliki kompetensi dan
kualifikasi untuk melakukan audit sertifikasi terhadap sistem manajemen lingkungan ISO
14001:2004. Pemilihan badan sertifikasi tergantung kebutuhan Organisasi atau perusahaan
karena di Indonesia terdapat banyak lembaga/ badan sertifikasi baik yang bersifat Nasional
maupun Internasional.
2. Initial Audit
Sesuai dengan guide line ISO, bahwa Sistem Manajemen berbasis resiko seperti halnya
Sistem Manajemen lingkungan ISO 14001:2004 wajib dilakukan initial audit sebelum
dilakukan main audit/ certification audit dari badan sertifikasi. Tujuan dari initial
audit adalah:
 Untuk mengetahui kesiapan untuk dilaksanakan main audit
Untuk memastikan ruang lingkup pelaksanaan audit
3. Main Audit/ Certification Audit
Main audit merupakan audit tahap penentuan untuk menentukan apakah Organisasi atau
perusahaana dapat memenuhi seluruh persyaratan ISO 14001;2004 sehingga pada akhir
sesion audit dapat direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat atau tidak. Proses audit
dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi yang ada di Organisasi atau perusahaana. Audit
sertifikasi dapat dinyatakan lulus / direkomendasikan mendapat sertifikat apabila tidak ada
temuan yang bersifat major.

TAHAP 6. PEMELIHARAAN DAN PENINGKATAN

1. Survailance Audit
Sertifikat ISO 14001:2004 berlaku selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 sekali akan
dilakukan auditsurvailance secara periodik dari badan sertifikasi. Tujuan dari
audit survailance adalah:
a. Memastikan apakah sistem manajemen lingkungan masih di implementasikan secara
konsisten
b. Menggali peluang improvement terhadap sistem yang sudah dijalankan
2. Re- annual

Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 hanya 3 tahun, dimana setiap 6 atau 12 bulan
dilakukansurvailance audit, maka pada tahun ketiga untuk memperpanjang masa berlaku
sertifikat dapat dilakukan Re annual audit. Proses re-annual audit, akan sama dengan main
audit/ certificationaudit dimana audit akan dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi.
Sertifikasi ISO 14001 menunjukkan bahwa organisasi, bisnis, atau entitas
perusahaan telah mengidentifikasi dan menilai risiko lingkungan dari berbagai
prosedur manajemen, dan telah mengembangkan metode dan rencana aksi untuk
menanganinya.
Sertifikasi membutuhkan kepatuhan dalam penerapan dan memastikan
implementasinya hingga ke peraturan perusahaan dalam lingkup terkecil. Terdapat
berbagai manfaat bagi organisasi setelelah memperoleh sertifikasi ISO 14001.

1. Sertifikasi ini berarti akan membuat suatu organisasi lebih mampu

menghemat keuangannya dengan melakukan konservasi material dan energi.
2. Organisasi yang memiliki sertifikasi ISO 14001 akan mendapatkan
peningkatan positif atas persepsi publik karena tanggung jawab yang
ditunjukkannya kepada lingkungan.

Proses Sertifikasi ISO 14001

Sertifikasi atau registrasi ISO-14001 adalah suatu pengakuan berbentuk sertifikat
dari pihak ketiga (lembaga sertifikasi) atas kesesuaian penerapan sistem
manajemen lingkungan organisasi (perusahaan) terhadap standar ISO-14001.
Organisasi (perusahaan) yang telah memiliki dan menerapkan seluruh persyaratan
standar ISO-14001 dapat mengajukan permohonan sertifikasi kepada lembaga
sertifikasi sistem manajemen lingkungan. Proses sertifikasi mensyaratkan Sistem
Manajemen Lingkungan (SML) organisasi telah memenuhi ketentuan berikut ini:

1. Tersedia seluruh dokumentasi SML sesuai persyaratan ISO 14001;

2. SML telah diimplementasikan (minimum 3 bulan), yang nantinya dibuktikan
oleh tersedianya rekaman-rekaman penerapan SML;
3. Telah dilaksanakan audit internal ISO 14001;
4. Telah dilaksanakan kaji ulang manajemen.

Pada umumnya proses sertifikasi melalui dua tahapan audit, yaitu:

1. Audit Tahap Pertama; terdiri dari dua kegiatan, yakni audit kecukupan
(adequacy audit) yaitu pemeriksaan dan penelaahan dokumentasi SML
organisasi untuk menentukan bahwa sistem memenuhi persyaratan standar
ISO 14001. Setelah dokumentasi SML organisasi dinilai cukup, selanjutnya
dilakukan audit pendahuluan (initial auditatau pre-assessment), yaitu
pemeriksaan dan pengujian awal implementasi sistem untuk memastikan
sistem telah siap untuk dinilai secara menyeluruh.
2. Audit Tahap Kedua; merupakan penilaian kesesuaian secara menyeluruh
terhadap ISO 14001 organisasi, atau dikenal audit penaatan (compliance
audit atau main assessment).
Sertifikat ISO 14001 yang diterbitkan oleh Lembaga Sertifikasi umumnya memiliki
masa berlaku 3 (tiga) tahun, dimana setelah masa waktu tersebut akan dilakukan
penilaian ulang (re-assesment). Dalam periode masa sertifikasi, umumnya setiap 6
bulan organisasi akan di-audit secara berkala oleh Lembaga Sertifikasi (surveillance
audit), untuk menjamin terpeliharanya kesesuaian organisasi terhadap persyaratan
standar ISO 14001.