Cara Membuat Mail Merge pada Microsoft Word 2010

Apa sih mail merge itu?

Mail Merge merupakan salah satu fitur yang ada di microsoft yang membantu kita membuat banyak
dokumen berdasarkan 1 template. Di sini kita akan mencoba membuat Mail Merge di Microsoft
Word 2010.

KIta membutuhkan 1 template dokumen dan 1 database. Database ini akan berisi data berbeda
yang kita butuhkan, kita bisa membuatnya di excel. Misalkan data yang berbeda adalah nama dan
lokasi. Buat di excel dan save (save dalam format .xls, jangan dalam .xlsx) dengan nama file Db_1

Buka file template (atau buat baru), kemudian klik Ribbon Mailings, pilih Start Mail Merge lalu klik
Step by Step Mail Merge Wizard

Di sebelah kanan akan segera muncul langkah – langkah pembuatan Mail Merge.

Pilih Letters/Email Messages, kemudian klik Next

Pilih Use the Current Document (karena kita sudah sedang membuka file template), kemudian klik
Next

Klik Browse, sesuaikan tempat kita menyimpan file Db_1.xls tadi, klik OK, lalu berikut tampilan
sesudah ter – load. Klik Next
Sekarang kita sudah berada di langkah 4 dari 6, klik more items untuk mencocokkan item dengan
dokumen

klik insert di tempat yang pas, lalu close, lalu ulangi lagi langkah ini untuk item lainnya
Sesudah items dicocokkan dengan dokumen, klik Next

Jika sudah dirasa cocok, langsung klik Next lagi lalu close wizardnya dengan mengklik tanda silang
kecil di ujung

Untuk prev/next data, klik button yang ada

Klik panah kecil yang ada di bawah Finish & Merge, untuk mencetak dokumen atau mengirim via
email

Selamat mencoba
CARA MEMBUAT MAIL MERGE PADA MS WORD DENGAN DATA
DARI EXCEL
Anda ingin mencetak beberapa dokumen yang berasal dari satu dokumen word yang sama tapi
beberapa isinya berubah-ubah seperti nama, alamat, dan cabang?

Jawabannya adalah fasilitas Mail Merge. Dan fasilitas ini adalah salah yang paling banyak digunakan
oleh diantaranya oleh para sekretaris dan admin untuk membuat surat undangan, membuat
sertifikat, amplop, dan lain-lain.

Sebagai contoh untuk artikel ini, penulis akan mengirim laporan bonus bulanan buat para sales.
Data sumber akan menggunakan data dari Excel 2010 dan aplikasi Word juga versi 2010.

1. Jalankan apikasi Excel, dan buat worksheet dengan data seperti terlihat pada gambar berikut.
Namakan file tersebut data_input.xlsx. File tersebut juga dapat Anda download dari
link disini.

 Buat dokumen word sebagai dasar untuk mail merge ke dokumen Excel di atas. Dokumennya

dapat Anda download disini.

 Pada menu bar (ribbon) dokumn Word, klik tab Mailings.

 Pilih menu Select Recipients | Use Existing List…, dan ambil file Excel yang telah Anda

buat atau download tadi.

 Pada dialog Select Table, pilih Sheet1$ dan klik OK. Kita pilih Sheet1 karena kebetulan data
yang saya masukkan berada di sheet pertama.

 Perhatikan bahwa beberapa menu mail merge yang sebelumnya tidak aktif sekarang menjadi
aktif.

 Tempatkan cursor pada bagian entri Nama, dan pilih menu Insert Merge Field | Nama.
 Field Nama akan dimasukkan ke dokumen dengan format <<Nama>>.

 Dengan cara yang sama masukkan Periode, Nama, Periode dan Jumlah Bonus pada dokumen

tersebut.

 Sekarang kita akan coba lihat dokumen yang digabungkan dengan data tersebut. Klik

tombolPreview Results.
 Terlihat dokumen sudah tergabung, coba lakukan navigasi data dengan mengklik panah kanan /

kiri di group Preview Results.

 Sekarang Anda siap mencetak atau mengirimkan dokumen ini. Untuk mencetak dokumen, klik
menuFinish & Merge | Print Documents… dan ikuti langkah print seperti yang biasa Anda

lakukan.