PERTEMUAN TINJAUAN

MANAJEMEN
No.Dokumen : 001/P.WH/SOP/A.III/IV/2018

No Revisi : 00
SOP Tanggal Terbit : 16 April 2018

Halaman : 1/4

UPT
=Lambertus Ola Rua=
PUSKESMAS NIP. 19691008 199103 1 008
WITIHAMA

1. Pengertian Pertemuan Tinjauan Manajemen adalah pertemuan yang dilakukan oleh

manajemen secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu, dan
kinerja pelayanan/upaya puskesmas untuk memastikan kelanjutan, kesesuaian,
kecukupan dan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan.

2. Tujuan Sebagai acuan bagi petugas dalam penerapan langkah-langkah untuk

melaksanakan pertemuan tinjauan manajemen

3. Kebijakan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Witihama No. 03/P.WH/SK/A.III/IV/2018

Tentang Pertemuan Tinjauan Manajemen

4. Referensi Pedoman Penilaian Kinerja Puskesmas, 2006;

Pedoman Minilokakarya Puskesmas, 2006;
Pedoman Perencaan Puskesmas, 2006;
Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008;
Pedoman Akreditasi Puskesmas, 2015;
Pedoman Pendampingan Akreditasi Puskesmas, 2015;
Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kab. Flores Timur No. 166a tahun 2015
tentang Indikator Mutu dan kinerja Puskesmas;
Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kab. Flores Timur No. 166b tahun 2015
tentang Indikator Prioritas dalam Pelayanan Kesehatan;
Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kab. Flores Timur No. 165a tahun 2015
tentang SPM di Puskesmas;

5. Prosedur/ 1. Persiapan Tinjauan Manajemen

a. Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal 1 kali dalam setahun
Langkah-
atau sebelum dilaksanakan audit eksternal
langkah
b. Wakil Manajemen menentukan waktu pelaksanaan tinjauan manajemen
dan membuat surat pemberitahuan kepada semua unit
terkait/penanggungjawab program dan pelaksana kegiatan yang terkait
masalah sistem manajemen mutu

1/2
 c. Setiap unit/penggungawab program dan pelaksana menyiapkan data yang
diperlukan untuk tinjauan manajemen dan diserahkan kepada sekretariat
manajemen mutu
d. Sekretaris membuat agenda atau input tinjauan manajemen untuk
diserahkan kepada Wakil Manajemen Mutu. Agenda rapat tersebut a.l
mencakup :
 Status tindak lanjut hasil rapat tinjauan manajemen yang terakhir
 Catatan Keluhan/klaim baik dari pelanggan maupun pihak
terkait/pihak eksternal lainnya yang menyangkut masalah mutu
 Catatan Status tindakan koreksi
 Rekap laporan ringkasan audit internal atau hasil audit eksternal
sebelumnya
 Hasil komunikasi dari pihak eksternal atau yang berkepentingan
termasuk keluhan pelayanan dari pihak terkait
 Kondisi dan kinerja Puskesmas yang dapat dipengaruhi factor
eksternal
 Kinerja Puskesmas dan kesesuaian pelayanan
 Pencapaian tujuan sasaran mutu
2. Pelaksanaan Tinjauan Manajemen
a. Sesuai waktu yang ditentukan dari surat undangan, wakil manajemen mutu
mengkoordinir pelaksanaan tinjauan manajemen
b. Wakil manajemen mutu memastikan tinjauan manajemen dihadiri oleh
Pimpinan, Para penanggungjawag upaya/program, dan seluruh pelaksana
kegiatan/staf dan setiap peserta wajib mengisi bukti absen tinjauan
manajemen.
c. Saat awal pelaksanaan wakil manajemen akan menginformasikan agenda
tinjauan manajemen yang disepakati
d. Hasil pembahasan (informasi saran dan koreksi) direkam dalam resume
Notulen Tinjauan
e. Pembahasan tinjauan manajemcakup:en mengevaluai input / agenda
tinjauan manajemen, yang secara umum hasilnya mencakup:
 Rekomendasi peningkatan efektifitas penerapan system manajemen
mutu
 Perbaikan status pelayanan agar sesuai dengan peraturan atau
persyaratan mutu
 Rekomendasi penetapan kebutuhan sumber daya, mencakup SDM,
sarana/prasarana, dana serta informasi yang dibutuhkan untuk
mendukung penerapan system manajemen mutu
 Rekomendasi revisi kebijakan mutu bila dianggap perlu
 Kemungkinan perubahan komitmen untuk perbaikan yang
berkelanjutan yang meliputi: kesempatan untuk peningkatan,
penerapan perbaikan berkelanjutan

2/2
3. Rekomendasi Tinjauan Manajemen
a. Berdasarkan pembahasan agenda masalah dan notulen hasil beberapa
masukan dari peserta tinjauan manajemen, Kepala Puskesmas menetapkan
rekomendasi yang harus dilaksanakan, guna mengurangi atau
menghilangkan masalah yang terkait dengan penerapan system manajemen
mutu.
b. Notulen rapat tinjauan manajemen yang berisi hasil rekomendasi tersebut
didistribusikan kepada:
 Kepala Puskesmas
 Wakil Manajemen
 Para Penanggungjawab upaya/program
 Arsip (Sekretariat Mutu)
c. Semua permasalahan yang direkomendasikan Kepala Puskesmas pada
tinjauan manajemen, harus dilaksanakan tindaklanjut rekomendasinya.
Tindak lanjut dapat berupa rekomendasi tindakan koreksi dan pencegahan
sesuai batas yang telah disepakati pada notulen tinjauan manajemen
d. Tindak lanjut rekomendasi tinjauan manajemen dilaksanakan oleh unit/
upaya terkait dan dikoordinir oleh wakil manajemen. Pelaksanaan tindak
lanjut tinjauan manajemen, dapat sesuai dengan prosedur tindakan koreksi
dan Preventif
e. Sekretariat Mutu mencatat bukti pelaksanaan tindakan koreksi di kolom
verifikasi, sesuai notulen rapat tinjauan manajemen, kemudian
disampaikan kepada wakil manajemen
f. Wakil manajemen member status berupa paraf di kolom status pada
notulen rapat tinjauan manajemen
g. Apabila hasil verifikasi masih belum sesuai, secretariat mutu
mengkonfirmasi ulang tanggal penyelesaian tindakan koreksi kepihak yang
melaksanakan tindakan koreksi , untuk selanjutnya disepakati waktu
penyelesaian, atau diputuskan oleh waktu manajemen.
h. Sekertariat mutu mencatat hasil konfirmasi ulang tanggal penyelesaian
tindakan koreksi dikolom selesai pada notulen Rapat Tinjauan Manajemen.
jika tindakan koreksi dianggap selesai, maka status ketidaksesuaian
dianggap telah diperbaiki atau status close masalah. Kemudian wakil
manajemen melaporkan kembali kepada Kepala Puskesmas.
4. Komunikasi Internal
a. Komunikasi Internal Puskesmas diperlukan untuk memastikan setiap
informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan system manajemen
sampai ke pihak yang tepat
b. Komunikasi internal mencakup rapat harian, rapat mingguan, rapat kerja
dll
c. Komunikasi internal dapat menggunakan media komunikasi seperti
telepon, Handphone, Papan Pengumuman, Surat Edaran, Email, Website,
dll
d. Hasil kegiatan komunikasi internal direkam notulen rapat, papan
pengumuman, Instruksi, memo dll

3/2
 e. Masing-masing unit/program menyimpan dan memelihara hasil kegiatan
komunikasi internal sebagai bukti bahwa kegiatan komunikasi telah
diterapkan.
5. Dokumen terkait
1. Standar SMM ISO 9001: 2008, Kausul 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3
2. Panduan sistem sub bab 5.6
3. Rekap laporan ringkasan audit internal atau hasil audit eksternal
sebelumnya
4. Hasil

6. Bagan Alir

7. Unit Terkait Semua unit/ upaya pelayanan/ program puskesmas;

8. Dokumen Acuan kegiatan / program Puskesmas;

9. Rekaman
historis No Halaman Yang dirubah Perubahan Tanggal
Diberlakukan
16 April 2018

4/2