PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA BARAT

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS PUPUT
Jln.Pasar Parittiga Kecamatan Parittiga Kodepos 33362
Telp. (0715) 351631 email:pkmpuput.babar@gmail.com

PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN SOP

PUSKESMAS PUPUT

BAB I DEFINISI

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen

yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang
diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-
kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan
semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi
agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan.
8. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu.
BAB II RUANG LINGKUP

BAB III TATA LAKSANA

1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN

Kepala Puskesmas/MR/Pemegang Program/Koordinator Unit/
Menetapkan jenis dokumen terkendali, meliputi:
1.1 Manual Mutu
1.2 Prosedur Kerja/SOP
1. 1.4 Formulir

2. PEMBUATAN DOKUMEN
MR/ Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen
sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari :
 Pengertian
 Tujuan
 Kebijakan
 Prosedur
 Diagram Alir (jika diperlukan)
 Unit Terkait
 Referensi
 Dokumen terkait
 Catatan revisi/ Perubahan

3. PENGESAHAN ISI DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas

4. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi
 Judul dokumen
 Nomor kode dokumen
 Terbitan ( dua digit )
 Revisi ( dua digit )
 Tanggal mulai berlaku,
 Halaman
 Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )

5. PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang
terdiri dari 4 bagian:
5.1 Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja
Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
 FORM untuk Formulir yang digunakan

Bagian II
menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan
nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan
tahun penerbitan dengan 2 digit
Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 07
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
07 tahun 2007

5.2 Penomoran formulir

Contoh : FORM /BPG/ 001/ 07
Form menunjukkan jenis dokumen
Artinya : Jenis dokumen Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
07 tahun 2007

6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

6.1 Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
6.2 Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO
dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi
Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
6.3 Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan
Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
6.4 Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi
cap “TERKENDALI” dengan persetujuan MR.

7. REVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
2. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
3. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen

8. PENERBITAN ULANG DOKUMEN

Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
1. Terjadi perubahan sistem mutu
 2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
3. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
tugas
4. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

9. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran
dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara
dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK
TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai arsip
Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

10. PENINJAUAN ULANG DOKUMEN

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen eksternal
Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik
dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen
eksternal

BAB IV DOKUMENTASI

Ditetapkan di : Puput
pada tanggal : 01 Februari
2018

KEPALA PUSKESMAS
PUPUT,

dr. MARIYA ULFAH