BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Rekam medis yang baik adalah cerminan pelayanan kedokteran yang
baik. Rekam medis pada dasarnya merupakan kumpulan informasi medis dari
seorang pasien yang bersumber dan dicatat atau direkam oleh para tenaga
kesehatan di rumah sakit. Informasi tersebut akan dijadikan dasar di dalam
menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan
medis lain yang diberikan kepada seorang yang datang ke rumah sakit. Jadi,
rekam medis disini bukan hanya berarti sebagai catatan atau keterangan
medis, tetapi lebih bermakna sebagai dokumen medis karena dokumen disini
mempunyai makna yang lebih luas daripada sekedar catatan.
Dalam penyelenggaraan pelayanan rumah sakit, penyelenggaraan
rekam medis merupakan faktor yang sangat menentukan baik buruknya mutu
pelayanan. Tanpa didukung sarana dan prasarana serta sistem rekam medis
yang baik dan benar maka pelayanan rumah sakit akan kurang berhasil dalam
upaya meningkatkan mutu pelayanan sebagaimana yang diharapkan.
Pelayanan rekam medis adalah mengorganisasikan formulir, catatan dan
laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi
yang dibutuhkan manajemen rumah sakit guna memudahkan pengelolaan
rumah sakit. Dalam perkembangan masyarakat yang semakin kritis, mutu
pelayanan rumah sakit tidak hanya disorot dari aspek klinis medisnya
sajanamun juga dari aspek keselamatan pasien dan aspek pemberian
pelayanannya.
Fasilitas dan peralatan yang cukup harus disediakan agar tercapai
pelayanan yang efisien. Seperti halnya ruangan rekam medis yang nantinya
Sub Bagian Komite Rekam Medis adalah unit kerja yang ditunjuk dan yang
serupa bertanggung jawab kepada pimpinan rumah sakit dengan tugas :
Menentukan standar dan kebijakan pelayanan yang diberikan oleh pemberi
pelayanankesehatan kepada pasien, Mengusulkan bentuk formulir rekam
medis, Mengusulkan upaya yang perlu dalam penanggulangan masalah
 pelayanan rekam medis, Menganalisis secara teratur isi rekam medis untuk
menentukan apakah informasi klinis sudahcukup dalam asuhan pasien.
Rekam medis menitik beratkan pelayanan dalam sistem
penatalaksanaan organisasi rumah sakit pada aspek pelaporan hasil kegiatan
pelayanan medis, dan pengarsipan dokumen rekam medis, sehingga
pelayanan medis rumah sakit dapat berdaya guna dan berhasil guna. Rekam
medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh
dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan
cerminan kerjasama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk
menyembuhkan pasien. Bukti tertulis pelayanan dilakukan setelah
pemeriksaan tindakan dan pengobatan sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
Sehingga dari latar belakang yang dipaparkan diatas dapat diambil
suatu kesimpulan guna mempermudah dalam melakukan kegiatan di unit
rekam medis, maka diperlukannya program kerja atau rencana kerja yang
khusus pada bagian unit rekam medis, agar kedepannya sistemasi yang
dilakukan dapat teratur sesuai dengan yang direncanakan dalam program
kerja atau rencana kerja unit rekam medis.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Dari latar belakang diatas, maka dapat diambil suatu rumusan masalah
yakni:
1. Apa yang dimaksud dengan program kerja atau rencana kerja?
2. Bagaimana program kerja atau rencana kerja dari unit rekam medis?

1.3 TUJUAN
Tujuan dari pembuatan makalah tentang program dan rencana kerja dari
unit rekam medis yakni:
1. Mendeskripsikan program kerja atau rencana kerja unit rekam medis.
2. Menjelaskan dan memaparkan program kerja atau rencana kerja unit
rekam medis.

1.4 MANFAAT
Manfaat yang dapat diambil dari makalah tentang program dan rencana
kerja dari unit rekam medis yakni:
1. Dapat mengetahui mengenai program kerja atau rencana kerja unit rekam
medis.
2. Dapat memahami penjelasan dan penggambaran dari program kerja atau
rencana kerja unit rekam medis.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PROGRAM KERJA ATAU RENCANA KERJA

Pengertian program kerja dapat diartikan sebagai suatu rencana
kegiatan organisasi yang dibuat untuk jangka waktu tertentu yang sudah
disepakati oleh pengurus organisasi. Program kerja harus dibuat dengan
sistematis, terpadu dan terarah, karena program kerja dalam organisasi
menjadi pegangan anggota atau unit-unit didalamya untuk mewujudkan
tujuan dan kegiatan rutin organisasi.
Pengertian menurut rencana kerja menurut Gunawan (2010), rencana
kerja adalah hasil proses perencanaan berupa daftar ketetapan tentang langkah
tindakan pada masa depan menyangkut kegiatan apa, siapa pelaksananya,
dimana, kapan jadwalnya dan berapa sumber daya yang akan digunakan, serta
berbagai keterangan mengenai tolak ukurnya dalam rangka mencapai hasil.
Dari definisi yang dipaparkan, program kerja memiliki arti yang sama
dengan rencana kerja yaitu suatu perencanaan kegiatan yang menyangkut
berbagai aspek dalam organisasi untuk jangka waktu tertentu yang dilakukan
guna pencapaian dan peningkatan mutu di masa yang akan datang.

2.2 KEGIATAN UNIT REKAM MEDIS

Unit rekam medis perlu dikelola secara profesional dengan menerapkan
tanggung jawab serta penatalaksanaan agar berjalan dengan baik.

A. Tugas Pokok
Mengacu pada fungsi rekam medis, maka dapat ditetapkan tugas pokok,
diantaranya:
1. Merencanakan langkah-langkah kegiatan unit rekam medis agar
rencana kerja dapat terlaksana sesuai dengan yang diharapkan dan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Merencanakan kebutuhan sumber daya berupa sarana, prasarana,
tenaga, peralatan, bahan dan kebutuhan lainnya, sesuai dengan strategi
rumah sakit serta prosedur dan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
3. Memasukkan data, mengumpulkan data, menganalisis dan meyajikan
data kegiatan klinis pada rumah sakit untuk baha informasi kesehatan
bagi pengambilan keputusan manajerial.
4. Mengelola rekam medis pasien yang meliputi pencatatan, penomoran,
pengisian, penyimpanan, pengambilan kembali rekam medis (retrieval)
berdasarkan kode etik, prosedur standar dan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
5. Mengumpulkan data, menganalisis dan menyajikan informasi yang
tercantum dalam rekam medis dengan tetap menjamin kerahasiaan atau
konfidentialitas pasien, agar dapat dijadikan informasi untuk
pelaksanaan audit klinis dan informasi untuk pengambilan keputusan,
sesuai dengan kode etik dan prosedur atau standar peraturan dan
perundangan yang berlaku.
6. Membuat laporan hasil kegiatan unit rekam medis sebagai bahan
informasi kesehatan dan pertanggungjawaban kepada atasan.
7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dalam melaksanakan kegiatannya Koordinator Unit Rekam Medis
membawahi beberapa kegiatan antara lain.
1. Sub. Koordinator Pelayanan, yaitu:
a. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Staf pendaftaran pasien rawat jalan
b. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan UGD
Staf pendaftaran pasien rawat inap dan UGD
2. Sub. Koordinator Pelaporan, yang meliputi:
a. Assembling, coding dan indexing
b. Penyimpanan dan distribusi rekam medis
c. Statistik dan pelaporan
3. Klaim BPJS (JKN-KIS)
Masing-masing Sub.Koordinator kegiatan tersebut bertanggung
jawab langsung kepada Koordiator Unit Rekam Medis. dalam
melaksanakan tugasnya tiap Sub. Koordinator menerapkan prinsip
koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara horizontal maupun vertikal
dalam lingkungan Unit Rekam Medis, sesuai dengan tugasnya masing-
masing. Bila mana Koordinator Unit Rekam Medis berhalangan, maka
 ditunjuk personil dibawahnya yang memahami kegiatan bersangktan
untuk mewakilinya.

B. PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS

Unit Rekam Medis mempunyai rencana program kerja yang nantinya
diharapkan menjadi kontribusi dalam pelaksanaan pelayanan rekam medis.
membangun sistem yang memadai untuk menunjang pelayanan rumah
sakit dibutuhkan langkah strategis. Untuk itu diperlukan perumusan waktu
kegiatan agar dapat dilaksanakan peda jadwal yang telah ditetapkan.
Program kerja yang waktunya telah ditetapkan tetapi belum bisa terlaksana
akan diadakan evaluasi untuk dilaksanakan program kerja tahun depan,
unit rekam medis melaksanakan lebih banyak kegiatan kerja dibanding
tahun sebelumnya. Adapun kegiatan yang dirancang pada tahun berjalan
sebelumnya sebagai berikut:
1. Analisa beban kerja Unit Rekam Medis untuk tahun mendatang
2. Evaluasi kebutuhan sarana dan prasarana
3. Evaluasi persediaan rak penyimpanan dan ruangan penyimpanan
berkas (filing)
4. Perencanaan pelaksanaan retensi (rekam medis in-aktif)
5. Identifikasi hasil pelaporan
6. Pembaharuan Buku Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis
7. Pembaharuan Buku Pedoman Pelayanan Rekam Medis
8. Pendaftaran via online
9. Monitoring dan evaluasi AKLPCM
10. Membuat laporan kegiatan di awal tahun berikutnya
11. Mengevaluasi hasil indikator mutu unit
12. Briging antara aplikasi SIM-RS dengan Aplikasi SEP dan Aplikasi
INA-CBG’s
 C. JADWAL KEGIATAN PROGRAM KERJA
Tanggal
Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Rapat rutin Instalasi Rekam
medis
Analisa beban kerja Instalasi
Rekam Medis
Evaluasi kebutuhan sarana
dan prasarana
Evaluasi persediaan rak
penyimpanan
Perencanaan pelaksanaan
rekam medis in-aktif
Identifikasi hasil pelaporan
Revisi formulir rekam medis
Buku Pedoman
Pengorganisasian RM
Buku Pedoman Pelayanan
RM
Penyusutan berkas RM rawat
jalan
Retensi berkas rekam medis
Pemasangan antrian
elektronik
Monitoring dan evaluasi
AKLPCM
Membuat laporan kegiatan
diawal tahun berikutnya

KONSEP ANALISA BEBAN KERJA UNIT REKAM MEDIS

MENENTUKAN UNIT KERJA DAN KATEGORI SDM

No Unit Kerja Kategori SDM

Rekam Medis SMA

Diploma III

Sarjana

MENETAPKAN WAKTU KERJA

 No Faktor Jml Hari Kerja/Th Ket

A Hari Kerja 293 Hari/Tahun

B Cuti Tahunan 12 Hari/Tahun

C Hari Libur Nasional 35 Hari/Tahun

D Ketidakhadiran Kerja 24 Hari/Tahun

E Waktu Kerja Efektif 7 Hari/Tahun

Hari Kerja Tersedia 222 Hari/Tahun

1.443 Jam/Tahun

86.580 Menit/Tahun

MENYUSUN KEGIATAN POKOK, URAIAN KEGIATAN, DAN PRODUK

No Kegiatan Pokok No Uraian Kegiatan Produk

Nama Jumlah

1 Pendaftaran Pasien 1 Baru Rawat Jalan Registrasi 23873

Pasien Baru
RJ

2 Lama Rawat Jalan Registrasi 78749

Pasien Lama
RJ

3 Baru Rawat Inap dan Registrasi 29479

IGD Pasien Baru
RI dan IGD

4 Lama Rawat Inap dan Registrasi 28813

IGD Pasien Lama
RI dan IGD

5 Penyimpanan Distribusi 160914

BRM RJ, RI,
dan IGD

6 Pengambilan Distribusi 107562

BRM RJ, RI,
dan IGD

2 Pelayanan Asuransi 7 Asuransi Visum, 722

Asuransi,
Resume
Medis, Surat
Keternagan
 Kematian
dan Surat
Keterangan
Kelahiran

3 Pengolahan Data 8 Sensus Laporan 2880

dan Pelaporan Sensus
Harian,
Statistik
Pelayanan,
dan Indikator
RS

9 Coding dan Indexing Morbiditas 160914

Pasien RJ
dan RI, 10
besar
Penyakit

10 Analisa dan Laporan 160914

Assembling AKLPCM,
Sasaran
Mutu,
Indikator
Mutu, SPM,
Tata Arsip
BRM

11 Pelaporan Laporan 311

Harian,
Bulanan,
Triwulan,
dan Tahunan,
serta semua
Laporan
terkait
Internal
maupun
Ekstrenal di
RS

12 INA CBG’s Pelaporan 11520

Pelayanan
JKN-KIS
MENGHITUNG BEBAN KERJA

No Langkah Pelaksanaan Frekuensi Rata-rata Total Ket

Kegiatan Waktu
(Menit)

1 Pendaftaran pasien 84
baru rawat jalan

Menginput data 84
identitas pasien baru
rawat jalan

Melakukan verifikasi 84
inputan data

Mencetak Kartu 84
Identitas Berobat
(KIB)

2 Pendaftaran pasien 84
lama rawat jalan

Menginput data
identitas pasien lama
rawat jalan

Melakukan verifikasi
inputan data

Mencetak bukti
registrasi

3 Pendaftaran pasien
baru rawat inap dan
IGD

Menginput data
identitas pasien baru
rawat inap dan IGD

Melakukan verifikasi
inputan data

Mencetak Kartu
Identitas Berobat
(KIB)

Mencetak bukti
registrasi
 Menulis identitas
pasien pada berkas
RM

Menelpon ke ruang
rawat inap untuk
kapastitas tempat
tidur

Kasir obat

4 Pendaftaran pasien
baru rawat inap dan
IGD

Menginput data
identitas pasien baru
rawat inap dan IGD

Melakukan verifikasi
inputan data

Mencetak bukti
registrasi

Menulis identitas
pasien pada berkas
RM

Menelpon ke ruang
rawat inap untuk
kapastitas tempat
tidur

Kasir obat

5 Visum Asuransi

Menerima dan
mencatat blangko
asuransi

Menerima dan
mencatat permintaan
asuransi

Mencari tanda tangan

dokter untuk visum

Mencari tanda tangan

dokter untuk asuransi

6 Sensus
 Menerima sensus dari
ruang RI dan cek
kelengkapan BRM

Merekap data sensus

Menginput data
sensus per ruangan

Menyajikan data
sensus ke dalam
indikator RS

7 Coding dan indexing

Menerima dan
memeriksa
kelengkapan
penyetoran BRM

Input coding dan

indexing

8 Analisa dan
Assembling

Rekapitulasi
keterlambatan
penyetoran BRM

Merekap data
AKLPCM untuk
semua ruangan

Analisa data ke dalam

indikator mutu,
sasaran mutu, dan
SPM

9 Pelaporan

Input morbiditas
pasien rawat jalan

Input morbiditas
pasien rawat inap dan
IGD

Melakukan verifikasi
inputan data

Rekapitulasi laporan
10 INA CBG’s

Menerima BRM dan

cek kelengkapan
BRM pasien
jamkesmas dan
jampersal

Input kode tindakan

dan program INA
CBG’s

Verifikasi
kelengkapan bukti
tindakan dan surat
keterangan diagnose

Membuat laporan
jamkesmas dan
jampersal
2.3 PROGRAM KERJA
2.4
2.5 RENCANA KERJA
 BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Program kerja memiliki arti yang sama dengan rencana kerja yaitu suatu
perencanaan kegiatan yang menyangkut berbagai aspek dalam organisasi untuk jangka
waktu tertentu yang dilakukan guna pencapaian dan peningkatan mutu di masa yang
akan datang. Unit rekam medis perlu dikelola secara profesional dengan menerapkan
tanggung jawab serta penatalaksanaan agar berjalan dengan baik.
Dalam melaksanakan kegiatannya Koordinator Unit Rekam Medis membawahi
beberapa kegiatan antara lain : Sub. Koordinator Pelayanan, Sub. Koordinator Pelaporan
dan Sub Klaim BPJS (JKN-KIS).
Konsep analisa beban kerja unit rekam medis terdapat beberapa bagian,
diantaranya: menentukan unit kerja dan kategori SDM, menetapkan waktu kerja,
menyusun kegiatan pokok, uraian kegiatan dan produk, menghitung beban kerja, standar
kelonggaran kategori, standar kelonggaran individu dan menentukan kebutuhan SDM.

3.2 SARAN
Saran yang dapat kami berikan dari makalah ini adalah sebaiknya pembaca
diharapkan untuk membaca lebih banyak lagi program kerja atau rencana kerja dari
berbagai sumber sehingga dapat memberikan masukan tambahan.
DAFTAR PUSTAKA