BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. Astragraphia Tbk adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang
perdagangan, jasa konsultasi, jasa kontraktor peralatan dan perlengkapan kantor, teknologi
informasi, telekomunikasi dan perindustrian. Penjualan yang dilakukan PT. Astragraphia
Tbk terdiri dari penjualan tunai dan kredit.
Pemakaian suatu sistem informasi akuntansi yang baik merupakan syarat dalam
pengamanan harta kekayaan perusahaan dengan melalui pengawasan setiap transaksi yang
terjadi. Transaksi-transaksi yang sifatnya tidak sah dapat dihindari dengan serangkaian
prosedur yang terdapat dalam perusahaan, dengan sistem informasi akuntansi yang baik
(adanya bukti-bukti asli, prosedur-prosedur transaksi yang tepat, dan sebagainya) maka
dapat dipastikan manajemen telah mengawasi transaksi-transaksi agar menjadi suatu
tansaksi yang valid.
Untuk mengetahui bahwa dalam suatu periode telah terjadi transaksi dan berapa
besar transaksi secara nominal maka hanıs ada sistem yang mengakomodir sistem yang
dibuat, harus memberi jaminan bahwa tidak satupun transaksi yang terjadi terlewatkan
untuk diinformasikan. Hal inilah yang melatar belakangi penulis membuat makalah ini.
Selain hal tersebut penulisan makalah ini untuk memenuhi tugas sesuai dengan mata
kuliah yang sedang dipelajari dan ditugaskan oleh dosen pembimbing.

1.2 Rumusan Masalah

a. Apa pengertian sistem penjualan kredit?
b. Bagaimana prosedur pencatatan dalam penjualan kredit pada PT. Astragraphia Tbk?
c. Dokumen apa yang diperlukan dalam sistem penjualan kredit pada PT. Astragraphia
Tbk?

1.3 Tujuan Penulisan

a. Mengetahui pengertian sistem penjualan kredit
b. Mengetahui bagaimana prosedur pencatatan dalam penjualan kredit pada PT.
Astragraphia Tbk
c. Mengetahui dokumen apa aja yang diperlukan dalam sistem penjualan kredit pada
PT. Astragraphia Tbk

1
 BAB II

PEMBAHASAN

II.1 Pengertian Sistem Penjualan Kredit

Sistem penjualan kredit adalah suatu sistem yang dirancang untuk mencatat transaksi
terjadinya piutang dan berkurangnya piutang. Terjadinya piutang berasal dari transaksi
penjualan kredit dan berkurangnya piutang berasal dari transaksi retur penjualan dan
penerimaan kas dari piutang. Piutang terdiri dari beberapa prosedur berikut ini :
a. Prosedur order penjualan
b. Prosedur persetujuan kredit
c. Prosedur pengiriman baran
d. Prosedur penagihan
e. Prosedur pencatatan bertambahnya piutang
f. Prosedur distribusi penjualan
Kegiatan penjualan dimulai dengan diterimanya pengambilan barang dari pelanggan,
kemudian dilanjutkan dengan permintaan persetujuan retur penjualan, penerimaan barang,
pencatatan berkurangnya piutang, dan berakhir dengan distribusi penjualan. Oleh karena
itu sistem akuntansi untuk mencatat berkurangnya piutang terdiri dari jaringan prosedur
berikut ini :
a. Prosedur penerimaan retur penjualan
b. Prosedur pembuatan memo kredit
c. Prosedur penerimaan barang
d. Prosedur pencatatan retur penjualan
e. Prosedur pencatatan berkurangnya piutang
f. Prosedur distribusi penjualan

II.2 Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Astragraphia Tbk

Dalam melaksanakan penjualan barang dan jasa kepada konsumen perusahaan dapat
melaksanakan secara tunai dan kredit. Penjualan secara kredit menimbulkan adanya
piutang atau tagihan kepada pelanggan atau pihak lain. penjualan kredit sering dilakukan
karena beberapa manfaat, yaitu untuk meningkatkan omset penjualan,
dengan meningkatnya penjualan keuntungan diharapkan akan lebih meningkat.
Jaringan prosedur yang membentuk dalam sistem penjualan kredit PT. Astragraphia Tbk
adalah :

a. Prosedur penjualan
Dalam prosedur ini, bagian penjualan menerima order dari pelanggan yang
dapat dilakukan melalui surat, telepon, melalui wiraniaga di lapangan ataupun
melalui website. Order pelanggan ini berupa purchase order dari pelanggan ataupun
sales order yang dibuat oleh wiraniaga perusahaan. Kemudian bagian order

2
penjualan membuat shipping order (surat order pengiriman) dan mengirimkannya
kepada berbagai fungsi lain.

Bagian penjualan Bagian gudang

Fungsi Penjualan

3
 1. Menerima Purchase Order (PO) dari costumer beserta persyaratan penjualan
kredit.
2. Memeriksa kelengkapan persyaratan permohonan kredit
3. Melakukan otorisasi kredit terhadap Purchase Order (PO) Sales Order (SO)
dan persyaratan penjualan kredit
4. Membuat Sales Order (SO)
5. Membuat Delivery Order (DO) 4 rangkap, DOI diarsip tetap, DO2 diberikan
kebagian gudang, DO3 ke bagian pengiriman dan DO4 diberikan kepada
customer.
6. Mengarsipkan tetap purchase order, dokumen persyaratan dan sales order.

Fungsi Gudang
1. Menerima Delivery order lembar 2 dan 3 dari bagian penjualan
2. Delivery order lembar 2 tetap menjadi arsip gudang sebagai bukti dan di
copy 1 lembar DO 2 untuk di berikan ke bagian pengiriman.
3. Menyiapkan barang pesanan kemudian membuat surat jalan untuk bagian
pengiriman.
4. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman bersama Delivery order.

b. Posedur persetujuan kredit

Dalam prosedur ini, bagian order penjualan meminta persetujuan penjualan
kredit dari bagian kredit dengan mengirimkan tembusan kredit dari surat order
pengiriman. Penentuan pemberian kredit dapat dilakukan dengan melihat status
kredit pelanggan, apakah masih ada kredit jatuh tempo yang belum dibayar atau
apakah kredit yang akan diberikan melewati batas kreditnya.

c. Prosedur pengiriman barang

Dalam prosedur ini, bagian pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli
sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima
dari bagian order penjualan. Berdasarkan surat order pengiriman tersebut, bagian
gudang mengidentifikasikan produk dan jumlah serta jumlah produk yang harus
diambil dari gudang. Dokumen tersebut juga memberikan persetujuan formal bagi
petugas gudang untuk menyerahkan barang. Surat order pengiriman serta barang
dikirimkan ke bagian pengiriman dan petugas kemudian menyesuaikan data catatan
persediaan untuk menggambarkan penurunan persediaan.
Bagian order penjualan kemudian mencatat tanggal pengiriman pada sales
order follow up copy dan memindahkannya kearsip pengiriman yang telah dipenuhi.
Surat order pengiriman dan surat muat diteruskan ke bagian penagihan.

Fungsi pengiriman
1. Menerima Delivery Order (DO) lembar 3 dari bagian penjualan dan
Delivery Order (DO) lembar 2 dari bagian gudang bersama barang
2. Mencocokan barang pesanan dengan Delivery Order (DO) lembar 2 dan
Delivery Order (DO) lembar 3

4
 3. Menerima surat jalan sebanyak 3 rangkap dari gudang
4. Mengirimkan barang kepada customer
5. Meminta tanda tangan customer setelah barang diterima
6. Mengarsip tetap surat jalan lembar 1
7. Memberikan Delivery Order (DO) lembar 2 dan Delivery Order (DO)
lembar 3 dan surat jalan lembar 2 ke bagian penagihan serta surat jalan
lembar 3 diberikan kepada customer.

d. Prosedur penagihan
Dalam prosedur ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan dan
mengirimkannya kepada pembeli. Bagian pebagihan menerima surat order
pengiriman dan muat dari bagian order penjualan kemudian menyiapkan faktur
penjualan yang berisi data – data yang diperlukan untuk penagihannya kepada
pelanggan. Salinan kedua dikirim kepada bagian piutang bersama dengan surat order
pengiriman dan surat muat. Salinan ketiga dan keempat dikirim kepada bagian kartu
persediaan dan bagian jurnal. Salinan kelima merupakan tembusan untuk wiraniaga.

Fungsi penagihan

5
 1. Menerima Delivery Order (DO) lembar 2, Delivery Order (DO) lembar 3
dan surat jalan lembar 2 dari bagian pengiriman
2. Membuat nota sebanyak 3 rangkap
3. Mengarsip tetap nota lembar ke 2
4. Delivery Order (DO) lembar2, Delivery Order (DO) lembar 3, surat jalan
lembar 2 dan nota I diberikan ke bagian akuntansi, serta nota lembar 3
diberikan kepada customer.

e. Prosedur akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
mencatat piutang yang timbul dari penjualan kredit, membuat serta mengirimkan
pernyataan piutang kepada para debitur, membuat laporan penjualan dan mencatat
harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.

Fungsi bagian akuntansi

1. Menerima Delivery Order (DO) lembar 2, Delivery Order (DO) lembar 3,
surat jalan lembar 2 dan nota lembar 1 dari bagian penagihan
2. Mengarsip tetap Delivery Order (DO) lembar 2, Delivery Order (DO)
lembar 3 dan surat jalan lembar 2

6
 3. Membuat catatan rekapitulasi harga pokok perýualan berdasarkan nota
lembar 1
4. Membuat jurnal penjualan berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan
dan nota lembar 1
5. Mengarsip tetap nota lembar 1 dan rekapitulasi harga pokok penjualan.

II.3 Dokumen yang Diperlukan Dalam Penjualan Kredit PT. Astragraphia Tbk

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah :

a. Sales Order

b. faktur penjualan

7
Catatan-catatan yang digunakan dalam siklus penjualan kredit adalah :

a. Jurnal penjualan
Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat khusus transaksi penjualan secara
kredit.

b. Kartu piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi mutasi piutang
perusahaan kepada setiap debiturnya.

8
c. Katu persediaan
Catatan akuntansi merupakan buku pembantu yang berisi rincianmutasi setiap jenis
persediaan.

d. Jurnal umum
Jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk atau pada saat terjadinya
retur penjualan

9
 BAB III

PENUTUP

III.1 Kesimpulan

Dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur-prosedur yang diterapkan dalam penjualan

kredit terhadap siklus pendapatan pada perusahaan sudah tepat dan efektif, karena sudah
sesuai dengan teori dan prosedur-prosedur yang berlaku secara umum untuk menjaga
keamanan aset-aset perusahaan sehingga dapat meningkatkan efektivitas penjualan kredit
terhadap siklus pendapatan di perusahaan tersebut.

III.2 Saran

Setelah melihat kondisi prosedur penjualan kredit pada PT. Astragaphia Tbk, maka
saran yang dapat diberikan, yaitu untuk mengurangi kecurangan-kecurangan yang
kernungkinan terjadi antara fungsi-fungsi terkait prosedur penjualan fasilitas kredit,
perusahaan sebaiknya menambah fungsi khusus fasilitas yang akan menangani proses
otorisasi kredit antara Iain menilai kelayakan calon pelanggan.

10
DAFTAR PUSTAKA

11