PROPOSAL KEGIATAN SOSIALISASI PUBLIK

UNTUK EVENT ASIAN GAMES 2018

Disusun Oleh :
Aditya Ahmad Fazhari
44316110089

Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Ujian

Akhir Semester Mata Kuliah Client
Relations

MARKETING COMMUNICATION & ADVERTISING

UNIVERSITAS MERCU BUANA

2018
 A. LATAR BELAKANG

Sebagai acara olahraga terbesar setelah Olimpiade, Asian Games

adalah acara bergengsi yang diorganisir oleh Olympic Countil of Asia,
dengan edisi ke -18 yang akan digelar di Jakarta - Palembang pada 2018
mendatang.
Asian Games 2018 atau Pesta Olahraga Musim Panas Asia 2018
adalah edisi ke-18 dari acara multi event olahraga regional Asia yang
rencananya akan diselenggarakan di Indonesia pada tanggal 18 Agustus
2018 - 2 September 2018 di dua tempat yaitu Jakarta dan Palembang
serta beberapa tempat sebagai tuan rumah pendukung seperti Lampung,
Jawa Barat, dan Banten. Jumlah cabang olahraga yang akan
dipertandingkan sebanyak 41 cabang, terdiri dari 33 cabang olahraga
olimpiade dan 8 cabang olahraga non olimpiade.

Untuk itu maka dibentuk INASGOC atau Indonesia Asian Games

2018 Organizing Committee sebagai komite resmi yang dibentuk oleh
pemerintah Indonesia setelah ditunjuknya Indonesia sebagai tuan rumah
Asian Games ke-18. Sesuai hasil rapat pada Olympic Council of Asia
Meeting di Incheon, Korea Selatan tanggal 19 September 2014.
INASGOC bertanggung jawab sebagai panitia pelaksana yang akan
menyusun rencana, menyiapkan dan menyelenggarakan Asian Games
2018. Penyelenggaraan acara tersebut akan berlangsung di Provinsi
Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Provinsi Sumatera Selatan, Provinsi
Jawa Barat, dan Provinsi Banten pada tahun 2018. Panitia Nasional
INASGOC bertanggung jawab langsung kepada Presiden Republik
Indonesia.

Panitia Penyelenggara Asian Games (INASGOC) membuka

pendaftaran volunter untuk Asian Games 2018. Sukarelawan hanya bisa
mendaftar lewat situs resmi Asian Games. Sepanjang perhelatan Asian
Games, INASGOC membutuhkan total volunter mencapai 13 ribu orang,
11 ribu volunter untuk ditempatkan di Jakarta dan 2 ribu di Palembang.

Para sukarelawan akan terbagi dalam tiga bidang; protocol assistant, NOC
assistent, dan liaison officer. Mereka nantinya dialokasikan pada 19
departemen, antara lain venue, medis, seremoni, tiket, catering, dan
transportasi.

Adapun syarat untuk menjadi sukarelawan Asian Games harus

berusia 18 – 40 tahun, memiliki kemampuan berbahasa asing seperti
Inggris, Arab, Mandarin, dan lainnya. Perekrutan inipun terbuka untuk
sukarelawan dari Indonesia maupun luar negri.

Adapun untuk proses pendaftaran sukarelawan Asian Games 2018

yang sudah berjalan terbagi menjadi 2 tahapan. Pertama, untuk
sukarelawan test event akan dibuka 18 September – 23 Oktober 2017.
Adapun yang kedua adalah untuk sukarelawan Asian Games 2018 di
Jakarta dan Palembang yang baru dibuka pada Desember 2017.

Adapun prinsip-prinsip dari seorang volunteer Asian Games 2018 adalah :

 Volunteer adalah kegiatan sukarela

 Volunteer harus mampu bekerja secara individual dan tim

 Volunteer melakukan kegiatan sesuai dengan tugas pokok dan

fungsinya; penempatan volunteer pada departemen akan dilihat
berdasarkan preferensi saat mengisi form pendaftaran serta dengan
 memperhatikan hasil test serta quota yang diperlukan oleh setiap
departemen.

 Volunteer harus mematuhi setiap peraturan, keputusan dan hukum

yang berlaku di INASGOC , Indonesia dan tentunya norma-norma yang
berlaku di masyarakat umum

 Volunteer TIDAK diperbolehkan mencari keuntungan pribadi pada

Asian Games 2018.

 Volunteer bersedia mengikuti seluruh rangkaian kegiatan Asian Games

2018 pada 18 Agustus sampai 2 September 2018,
termasuk diantaranya rangkaian seleksi dan training yang akan
dilaksanakan di Jakarta bagi volunteer untuk Jakarta dan sekitarnya,
serta di Palembang bagi volunteer untuk Palembang, terdir dari:
Psikotest(FGD & Interview)
Estimasi tanggal pelaksanaan, setiap volunteer dijadwalkan untuk
mengikuti satu hari test diantara periode April 2018
Training 1(Sport Values & Asian Games Overview)
Estimasi tanggal pelaksanaan, setiap volunteer dijadwalkan untuk
mengikuti satu hari training 1 Sport Values & Asian Games
Overview diantara periode Mei 2018
Training 2(General Training)
Estimasi tanggal pelaksanaan, setiap volunteer dijadwalkan untuk
mengikuti satu hari general training diantara periode Mei 2018
Job Specific Training oleh Department / User
Setelah volunteer dibagi ke dalam penempatan sesuai department,
akan dilakukan job specific training selama satu hari, dengan
jadwal yang berbeda, tergantung dari department / user. Estimasi
pelaksanaan: setiap volunteer dijadwalkan untuk mengikuti satu
hari job specific training diantara periode Juni s.d Juli 2018
Pembagian Uniform & Perlengkapan lainnya
Estimasi tanggal pembagian: Awal Agustus 2018
 Berdasarkan latar belakang diatas, saya menjadi Agency Kreatif
untuk membuat Program Sosialisasi Public dalam menyambut Asian
Games 2018
B. PEMBAHASAN

Berdasarkan latar belakang diatas apabila semua volunteer sudah

berhasil dinyatakan lulus tes maka semua volunteer akan ditempatkan
dan dibagi ke segala sudut penyelenggaraan event Asian Games di
Jakarta dan Palembang. Dengan adanya volunteer ini, diharapkan
para volunteer dapat memaksimalkan event Asia Games 2018 dengan
membantu proses komunikasi terhadap para atlet maupun masyarakat.

Maka dari itu saya sebagai agency kreatif Asian Games 2018,
membuat program sosialisasi mengenai berlangsungnya Asian Games
2018 di Jakarta dan Palembang :
1. Partisipasi aktif menjaga kebersihan dan kenyamanan venue
event.
2. Memberikan kearifan local ramah tamah
3. Dan menjunjung tinggi sportivitas
4. Serta mempromosikan wonderfull Indonesia
Tentunya semua program sosialisasi ini bukan hanya diberikan
tanggung jawab kepada volunteer tetapi massyarakat sangat berperan
dalam andil mensukseskan event Asian Games 2018 di Jakarta dan
Palembang

C. DETAIL PROGRAM SOSIALISASI

1. Sosialisasi mengenai Venue Event

Supaya venue Asian Games 2018 di Jakarta dan Palembang

berjalan dengan baik, volunteer dibagi peran tugasnya masing-masing.
 Kebersihan dan kenyamanan lingkungan:

Memastikan semua tempat penyelenggaraan cabang

olahraga di Jakarta dan Palembang terjaga kebersihan dan
kenyamanannya. Disini tugas volunteer untuk sosialisasi ke
masyarakat dibantu dengan dinas kebersihan setempat
untuk turut menjaga kebersihan selama event berlangsung.

Selain itu demi terjaganya kenyamanan dan keindahan

dibuatkan program kampong warna-warni dibeberapa
 wilayah di Jakarta yang dekat dengan tempat perhelatan
Asian Games. Salah satu contohnya ialah di Perkampungan
Danau Sunter.

 Akomodasi dan Transportasi

Akomodasi selama event berlangsung harus berjalan

dengan baik. Dinas Perhubungan dan Polisi setempat harus
turut serta mengatur lalu lintas saat para atlet hendak
berangkat ke venue ataupun pulang ke Penginapan.

Lalu mengenai penginapan harus dipastikan kesiapannya

dalam segi fasilitas dan makanan yang baik. Para volunteer
bertugas sebagai harus mensosialisasikan dan mendampingi
keberangkatan para atlet.

 Official Theme Song

Dalam menyemarakkan Asian Games 2018, TVRI
mengadakan konser 50 Hari Menjelang Asian Games 2018
pada Jumat (29/6). Yang menarik dalam acara tersebut
adalah adanya peluncuran Official Theme Song oleh Panitia
Pelaksana Asian Games 2018. Berjudul Meraih Bintang,
lagu ini dinyanyikan oleh penyanyi dangdut yang sedang
naik daun, yaitu Via Vallen. Meraih Bintang merupakan lagu
beraliran dangdut modern ciptaan produser kondang Pay
Siburian. Pemilihan aliran ini menjadi theme song resmi
Asian Games adalah agar rakyat Indonesia bisa bergoyang
untuk mendukung Asian Games 2018.

“Via Vallen kami tunjuk sebagai salah satu artis pengisi di

Asian Games karena talentanya yang luar biasa, juga
besarnya pengaruh musikalitas Via di Indonesia saat ini.
Makanya, kami ingin seluruh masyarakat Indonesia berpesta
dan bergoyang bersama sambut Asian Games 2018,”
tambah Erick Thohir, Ketua Panitia Pelaksana Asian games
2018.
 Upacara Pembukaan dan Penutupan

Memastikan acara pembukaan dan penutupan berjalan

dengan baik dan sesuai rencana. Disini para volunteer harus
mendampingi para atlet dan mendampingi para hadirin untuk
bersikap tertib saat upacara pembukaan atau penutupan
sedang berlangung.
 Perolehan Hadiah dan Medali

Memastikan prosesi pemberian hadiah dan medali berjalan

dengan lancar. Selain itu para volunteer harus memastikan
bahwa lagu kebangsaan Negara pemenang sudah siap dan
para volunteer mendampingi para kontingen.

 Kontrol Medis

Memastikan bahwa control medis harus siap siaga di setiap

tempat berlangsungnya venue Asian Games 2018. Para
volunteer harus berkoordinasi dengan dinas/lembaga
kesehatan setempat untuk siap siaga terhadap gangguan
medis para atlet yang dating. Kemudian para volunteer harus
mendampingi para petugas medis.
  Kontrol Pers

Memastikan pers dapat meliput semua venue Asian games

2018 bisa berjalan dengan baik. Disini para volunteer turut
mendampingi pers apabila ingin melakukan liputan atau
wawancara terhadap para atlet.

2. Sosialisasi menjaga kearifan lokal dan menjujung tinggi

sportifitas
Event Asian Games 2018 bukan sekedar event pesta olahraga
semata tetapi event ini harus membuat citra yang baik dimata
dunia terhadap Indonesia. Agar semua berjalan dengan lancar,
para volunteer diminta untuk mensosialisasikan kearifan lokal
dan menjunjung tinggi sportivitas.

 Komunikasi
Para Volunteer harus menjadi helpdesk dan harus
berkomunikasi dengan para atlet, official tim, dan para
audience untuk tetap bersikap tenang dan menjunjung tinggi
sportivitas.
 Fasilitas dan Transportasi
Menciptakan dan membangun suasana nyaman dan
semangat nasionalisme disegala transportasi seperti Bus,
LRT, dan Communter Line supaya para atlet ataupun para
audien bisa hadir ke venue dengan lancar. Para volunteer
harus ada yang ditempatkan disarana transportasi massal
untuk menjadi helpdesk bagi para atlet ataupun para audien.
Menciptakan fasilitas yang membuat para atlet, official tim,
para tamu kenegaraan menjadi nyaman selama event Asian
games berlangsung. Salah satunya ialah volunteer harus
berkordinasi terhadap manajemen penginapan dan
manajemen tempat penyelenggaraan tercipta dengan
nyaman.
 Koordinasi dengan Pemerintah setempat untuk
membasmi vandalisme

Para volunteer dijadikan sebagai jembatan antara

pemerintah dengan panitia Asian games 2018. Dengan
membantu koordinasi terhadap kendala yang ada di
lapangan. Contohnya dengan memberi pengawasan extra
untuk membasmi dan mencegah aksi vandalism yg dapat
merusak keindahan Asian Games 2018

 Online Campaign dan PR

Campaign yang akan dibuat berupa konten yang

mengedukasi dan mengajak masyarakat untuk selalu
menjaga lingkungan, menjaga kearifan local dan tertib
berlalu lintas. Tujuan dari online campaign ini adalah agar
masyarakat lebih peduli dan ikut andil dalam
keberlangsungan event Asian Games 2018.

Instagram campaign (Online Activity) :

Kontes membuat Video Insta Stories di Instagram dan

Postingan Instagram berbentuk foto ataupun video “Untuk
memenangkan door prize handphone dan merchandise
menarik Asian Games”.
Kontes ini ditujukan untuk seluruh para audien yang hadir
dalam perhelatan Asian Games 2018

Selain online campaign, membuat konten yang

mengedukasi dan mengajak masyarakat untuk selalu
menjaga lingkungan, menjaga kearifan local dan tertib
berlalu lintas dapat ditampilkan dalam baliho ataupun lcd
baliho.
3. Sosialisasi Mengenai “Wonderfull Indonesia”

Momen Asian Games juga merupakan momentum yang sangat

bagus untuk mendatangkan lebih banyak devisa. Menteri
Pariwisata rief Yahya mengharapkan agar para wisatawan
olahraga yang datang ke Indonesia nantinya akan berkunjung
ke destinasi keren yang ada di Indoensia, khususnya Jakarta,
Palembang dan Bandung.

 Promosi Paket Wisata

Adapun selama kegiatan Asian games 2018
berlangsung, pemerintah melalui kementrian pariwisata
harus membuat paket-paket wisata dengan melibatkan
para pelaku industri bidang travel. Adapun paket wisata
yang dijual dan ditawarkan selama ajang Asian Games
2018 berlangsung adalah paket wisata dengan tujuan
destinasi Palembang, Banten, Bali, dan Lombok. Para
 volunteer harus turut mensosialisasikan keindahan
pariwisata Indonesia.

 Festival
Dinas Pariwisata Jakarta dan Palembang pun turut
melakukan berbagai persiapan dalam rangka
memperkenalkan potensi wisata daerahnya masing-
masing. Seperti misalnya Jakarta yang telah bersiap diri
sejak beberapa waktu lalu dengan cara menggelar
Pelatihan Pramuwisata Muda angkatan pertama 2018
sejak 25 Januari sampai 7 Februari 2018 lalu.

 Public Relation
Mensosialisasikan serta mempromosikan “Wonderfull
Indonesia” melalui media TV dan TVC yang terdapat di
sarana transportasi massal. Supaya kelak dapat menarik
para turis asing yang hadir ke venue Asian games akan
 terpersuasi terhadap kegiatan PR yang ada disarana
Transportasi ataupun TVC yg ada di venue Event Asian
Games 2018

 Giveaway dan Oleh-oleh khas Indonesia

Selama event berlangsung, giveaway ataupun
merchandise khas Indonesia dapat dijadikan sbg income.