Anda di halaman 1dari 72

ISTILAH SEKRETARIS

Seringkali kita mendengar kata sekretaris dalam iklan lowongan


surat kabar, media sosial, maupun dari brosur. Didalam iklan lowongan
tersebut dijumpai permintaan tenaga kerja dengan posisi sebagai
sekretaris yang harus beberapa kualifikasi diantaranya dari segi
pengetahuan, segi ketrampilan, dan yang tidak kalah penting adalah dari
segi kepribadian. Seorang sekretaris adalah ujung tombak perusahaan
atau organisasi, apabila semakin baik seorang sekretaris maka dapat
meningkatkan citra perusahaan dimata masyarakat juga.
Setiap profesi, termasuk sekretaris hendaknya dijabat oleh orang
yang memenuhi kualifikasi sebagai sekretaris. Seorang sekretaris harus
memiliki pengetahuan, ketrampilan, dan kepribadian yang sesuai
dengan profesinya. Kemampuan seorang sekretaris dapat dilatih dan
dikembangkan sehingga senantiasa siap untuk dipergunakan dalam
menghadapi perkembangan zaman.
Dalam administrasi perkantoran penggunaan istilah sekretaris sudah
tidak asing lagi ditelinga masyarakat. Bagi seorang sekretaris mengenali
istilahnya saja tidak cukup. Untuk itua perlu penjabaran yang mendalam
akan pengertian tersebut, sehingga dapat dijadikan pedoman seorang
sekretaraias dalam mengemban tugas dalam perusahaan.
Sekretaris dalam bahasa Yunani berasal dari kata secretum yang
berati rahasia. Sedangkan istilah bahasa Belanda secertaries, dan dalam
istilah bahasa Inggris adalah secretary. Berdasarkan pengertian beberapa
istilah diatas maka disimpulkan sekretaris adalah seseorang yang dapat
menjaga rahasia dalam mengemban tugas sehari- hari.
Pengertian istilah sekretaris antara kantor satu dengan kantor yang
lainya tentu berbeda, dalam lingkungan masyarakat sekretaris identik
disebut dengan penulis, sementara dalam kantor pengadilan sekretaris
sering disebut dengan panitera. Meskipun istilahnya berbeda baik juru
Profesi Sekretaris Page 1
tulis maupun panitera memiliki tugas dan tanggung jawab yang sama,
yang membedakan adalah lingkup dan corak dari pekerjaanya.
Di era perkembangan globalisasi sekarang tugas dan pekerjaan
sekretaris tidak hanya lingkup kegiatan tulis- menulis dan catat-
mencatat saja. Seorang sekretaris dituntut untuk melek teknologi
informasi untuk menunjang dan mempermudah pekerjaanya seperti
mampu menggunakan surat elektronik, e-conference, dan faximile.
Dalam melaksanakan taugas sehari-hari sekreataris membutuhkan
tempat untuk menunjang aktivitasnya. Tempat itu biasa disebut dengan
sekretariat. Di sekretariat sekretaris melakukan pekerjaan rutin seperti
menangani surat masuk dan surat keluar, menangani telepon, membuat
jadwal perjalanan dinas pimpinan, menerima tamu, dll. Aktifitas
secretariat adalah dibidang ketatausahaan yang menjadi intisari tugas
perkantoran. Secara garis besar pekerjaan tata usaha meliputi pekerjaan
pencarian, pencatatan, pengolahan, penggandaan, penyimpanan dan
pemusnahan data.
Menurut George R. Terry pekerjaan kantor meliputi penyampaian
keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan
laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan
cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan
pimpinan. Sedangkan menurut Geoffrey Mills dan Olliver Standingford,
pekerjaan kantor yaitu lebih menekankan pada fungsi kantor.
Pekerjaan kantor memiliki beberapa fungsi, yaitu:
1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-
pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan informasi atau keterangan bagi pimpinan
organisasi untuk mengambil keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara
keseluruhan.
Aktifitas sekretariat adalah dibidang ketatausahaan yang menjadi
intisari tugas perkantoran. Secara garis besar pekerjaan tata usaha
meliputi pekerjaan pencarian, pencatatan, pengolahan, penggandaan,
penyimpanan dan pemusnahan data. Pekerjaan kesekretariatan atau

Profesi Sekretaris Page 2


tatausaha umumnya bersifat pemberian jasa pemberian kerja, pelayanan
oprasional, seperti :
a. Pekerjaan yang berhubungan dengan penyelenggaraan surat
menyurat
b. Pekerjaan pengurusan arsip, dokumentasi, dan ekspedisi
c. Pekerjaan tulis menulis seperti mengetik, menghitung, steno,
dikte, dan lainnya
d. Pekerjaan pengaturan komunikasi baik horisontal maupun
vertikal, intern maupun ekstern.
e. Pekerjaan pengaturan penerimaan tamu dengan segala tata
caranya
f. Persiapan rapat dan pertemuan
g. Penyajian angka, statistik, gambar yang memberi petunjuk
kerja, pembuatan formulir dan lain –lain.

KEDUDUKAN SEKRETARIS
Pekerjaan sekretaris merupakan sebuah profesi dimana seseorang
yang memduduki jabatan tersebut harus memiliki keahlian di bidang
kesekretariatan. Walaupun istilah penyebutanya sama, tetapi sekretaris
mempunyai kedudukan dan tanggung jawab yang berbeda antara satu
perusahaan/organisasi dengan perusahaan/organisasi lainya sesuai
dengan besar kecilnya organisasi. Besar kecilnya tanggung jawab
pegawai kantor ditentukan dengan kedudukan jabatanya dalam kantor,
hal tersebut digambarkan dalam struktur organisasi.
Apabila sekretaris tersebut sekretaris pimpinan atau sekretaris
perusahaan maka kedudukanya sejajar dengan manajer. Akan tetapi
apabila sekretaris tersebut sekretaris manajer, maka kedudukanya
dibawah wewenang dari manajer. Sekretaris pimpinan atau dikenal
dengan sekretaris pribadi berfungsi sebagai pembantu ahli seorang
pejabat dan disebut sekretaris pribadi. Bagi pimpinan yang menangani
bemacam-macam masalah, kehadiran tenaga sekretaris pribadi sebagai
pembantu ahli amatlah penting. Sehingga pejabat pimpinan benar-benar
dapat mengambil keputusan untuk menggariskan kebijaksanaannya
dengan setepat-tepatnya. Sementara sekretaris perusahaan atau kepala

Profesi Sekretaris Page 3


sekretariat Sekretaris yang bertindak sebagai kepala sekretariat pun
mempunyai tugas mengarahkan dan mempengaruhi agar tugas
pekerjaan sekretariat dapat tercapai. Sekretaris yang memimpin
sekretariat berfungsi manajer, sehingga melaksanakan tugas – tugas
manajer di bidang tata usaha, guna membantu atau melayani keperluan
sekretariatnya. Tugas bantuan ini terdiri dari tugas – tugas pelayanan
agar terselenggara tugas kesekretarisan khususnya dan ketatausahaan
pada umumnya.
Tidak jarang seorang sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan
sekretariat juga melaksanakan tugas penting untuk pimpinan, termasuk
membuat kebijaksanaan dalam bentuk menetapkan keputusan. Sebagai
pimpinan dalam bidang kesekretarisan, maka dia membuat rencana,
mengorganisasi baik bawahan dan sarananya, bekerja sama – sama
bawahan dan mengadakan pengawasan seperti layaknya pimpinan. Perlu
diperhatikan bahwa tugas pekerja di bidang
kesekretarisan memerlukan ketelitian dan kecermatan, sehingga seorang
sekretaris yang memegang pimpinan sekretariat di tuntut mempunyai
kepribadian dan kecakapan sebagai seorang pimpinan. Kecakapan serta
kemampuan menyelesaikan tugas kesekretarisan secara prima menjadi
tuntutan seorang sekretaris yang memimpin sekretariat.

STANDAR PENAMPILAN ( GROOMING) SEKRETARIS


Kebanyakan dari sebagian masyarakat seorang sekretaris diidentikkan
dengan penampilan yang seksi, namun menurut penulis menjadi seorang
seakretaris tidak harus berpenampilan seksi, akan tetapi harus
berpenampilan menarik. Berpenampilan menarik tidak harus berpakaian
ketat dan mahal, tetapi cukup pakaian yang sederhana saja asalkan rapi
dan sesuai dengan norma agama, hukum, dan etika. Secara harfiah,
grooming artinya penampilan diri seseorang. Grooming dalam
penampilan prima adalah penampilan diri tenaga pelayanan pada
waktu bekerja memberikan pelayanan kepada kolega dan
pelanggan.

Profesi Sekretaris Page 4


Grooming identik dengan penampilan serasi Penampilan serasi
adalah cara seseorang menampilkan dirinya secara harmonis
sesuai dengan yang seharusnya dalam kehidupan sehari-hari.
Orang yang dikatakan berpenampilanserasi harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
a. Model, corak, dan warna bahan pakaian yang dikenakan sesuai
dengan warna kulit si pemakai.
b. Model pakaian yang digunakan haruslah sesuai dengan usia si
pemakai.
c. Memilih busana yang sesuai dengan waktu pemakaian.
d. Berbusana sesuai dengan tempat dan keadaan cuaca.
e. Kombinasi pakaian secara keseluruhan sesuai dengan model,
warna, dan corak, dll.
Mengenai standar penampilan prima., prinsip-prinsip yang
perlu diperhatikan dalam penampilan serasi, berikut akan
dijelaskan mengenai prinsip- prinsip dalam berpenampilan
serasi adalah:
1. Tatacara bersolek dan berhias
 Seorang pegawai wanita dikatakan berpenampilan serasi
apabila:
- Rambutnya dipotong rapi
- Rambut diikat/disanggul bagi yang panjang
- Mengenakan perhiasan yang tidak berlebihan
- Menggunakan make-up secara sederhana, jangan
terlalu menor.
- Berpakaian yang rapi dan bersih
- Untuk menyegarkan aroma badan, menggunakan
minyak wangi dengan aroma yang kalem, jangan
terlalu menyengat di hidung.

Profesi Sekretaris Page 5


- Menggunakan aksesori tambahan seperti kalung
dan gelang, anting dan giwang, sepatu, hiasan
rambut ( bando, sanggul, jepitan, pita rambut dll. )
2. Tatacara berbusana yang baik
Agar dapat berbusana yang rapi dan serasi, maka seorang
administrasi kantor perlu memperhatikan mode, corak, warna
serta pelengkap pakaian yang digunsksn. Berikut diuraikan
pakaian resmi menurut tatacara berbusana internasional;
a. Pakaian lengkap
Pakaian lengkap terdiri jas, dasi. Pada pagi hari
sebaiknya tidak memakai warna hitam, tetapi pemakai light
colour. Pada upacara kenegaraan sebaiknya berpakain jas
resmi dan lengkap, kecuali pada kartu undangan tertulis
“sport shirt atau no jacket”
b. Pakaian resmi (black tie)
Terdiri celana hitam, kemeja putih, dasi kupu-kupu
hitam, kaos kaki hitam dan sepatu hitam.
c. Dark suit
Kemeja batik yang penting sopan dan menarik, di
Indonesia dianggap pakaian resmi

3. Ukuran ketampanan dan kecantikan


Ketampanan seorang pria lebih ditentukan oleh sifat
kepribadian yang penuh wibawa, tanggung jawab, percaya diri,
siap sedia melindungi, kejantanan, sikap sportif atau kesatria,
kepekaan rasa, dan sikap rela berkorban.
“hati sombong adalah pangkal dari sifat-sifat yang tidak
terpuji, sedangkan rendah hati adalah pangkal sifat-sifat yang
anggun dan menarik”
Kecantikan seorang wanita tidak ditentukan oleh paras
wajah yang cantik dan bukan pula tubuh yang molek. Kecantikan

Profesi Sekretaris Page 6


wanita itu sangat ditentukan oleh sifat-sifat kepribadiannya ramah,
halus tutur bahasanya, feminin, percaya diri, mandiri dan keibuan.
“wanita yang cantik adalah yang cantik hatinya bukan
cantik parasnya”
Penampilan serasi tidak hanya cukup dengan standar
pakaian yang serasi saja, tetapi juga perlu didukung dengan
ekspresi wajah yang baik. Seorang sekretaris sebaiknya
melakukan hal-hal sebagai:
- Melakukan kontak mata secara langsung disertai dengan
senyuman
- Menghindari ekspresi wajah yang murung dengan mata
menatap kebawah atau menatap kepada suatu benda.
- Menghindari ekspresi dengan mata berkerut atau dengan mata
menyipit.
- Menampilkan senyuman manis dengan menghindari bibira
yang terlalu rapat dan kaku/ digigit- gigit.
- Menegakkan posisi wajah atau kepala agar menunjukkan
kesiapan dan keseriusan.

KEPRIBADIAN DAN MORAL SEKRETARIS

A. Arti Kepribadian
Menjadi seorang sekretaris bukanlah hal yang mudah, tidak hanya
cakap dari segi pengetahuan dan ketrampilanya saja, akan tetapi seorang
sekretaris dituntut untuk memiliki kepribadian yang baik. Kepribadian
seseorang sangat mencerminkan kemampuanya dalam bekerja. Setiap
perusahaan tentu menginginkan pegawainya memiliki sikap yang loyal
dan berdedikasi tinggi terhadap perusahaanya. Oleh karena itu tak heran
jika dalam rekrutmen sekretaris ada seleksi dari aspek sikap juga.
Kepribadian seorang sekretaris sangat mempengaruhi terhadap citra
suatu perusahaan. apabila kepribadian seorang sekretaris itu baik, maka
akan menimbulkan kesan yang baik pula dimata koleganya.

Profesi Sekretaris Page 7


Kepribadian itu merupakan gambaran sikap dan perilaku manusia
secara umum tercermin dari ucapan dan perbuatannya. Perkembangan
kepribadian itu bersifat khas, unik dan dinamis. Artinya selama individu
itu masih hidup, belajar dan bertambah pengetahuan, pengalaman serta
ketrampilannya maka ia akan semakin matang dan mantap
kepribadiannya. Kepribadian itu selalu berubah dan berkembang
dari waktu kewaktu sejalan dengan fase-fase perkembangan
kehidupan manusiannya. Bagaimana proses perkembangan
kepribadian itu?
Pengaruh lingkungan sangat kuat terhadap pembentukan
kepribadian seseorang, pengertian lingkungan itu sangat
kompleks (keluarga, sekolah, teman sebaya, tempat bekerja,
nilai-nilai, moral-moral, serta lingkungan fisik, sosial dan
budaya. Dan lingkungan inilah yang mempengaruhi kehidupan
manusia sejak lahir hingga akhir hayat. GUSTAF JUNG ,
menggolongkan kepribadian manusia dibedakan atas:
a. Berdasarkan fungsinya
1. Kepribadian rasional
2. Kepribadian intuitif (firasat)
3. Kepribadian emosional
4. Kepribadian sensitif
b. Berdasarkan reaksinya
1. Kepribadian ekstrovert
2. Kepribadian introvert
3. Kepribadian ambivert

B. Cara Mengetahui Kekuatan Pribadi


Mengetahui kekuatan pribadi sangatlah penting bagi setiap
orang, sehingga dapat memanfaatkan potensi yang ada pada diri
seseorang tersebut. Kekuatan pribadi artinya keunggulan atau
kemampuan yang dimiliki oleh seseorang. Dapat pula dikatakan

Profesi Sekretaris Page 8


pula disebut potensi diri. Unsur-unsur kekuatan pribadi itu antara
lain ( bakat, minat, cita-cita, hobi, sifat-sifat, perasaan, kemauan
dan lain-lain).
Salah satu cara untuk mengetahui kekuatan pribadi adalah dengan
cara mengetahui /memahami tentang bakat yang dimiliki.
1. Cara memahami bakat dan kemampuan
Apakah bakat dan kemampuan itu?
Bakat adalah suatu kondisi atau energi jiwa pada seseorang
yang jika dilatih secara khusus akan memungkinkan tercapainya
sesuatu kecakapan tertentu.
Apakah perbedaan bakat , kemampuan dan potensi diri?
Bakat adalah kecakapan yang diperoleh sebagai hasil pembawaan
atau keturunan.
Kemampuan adalah kecakapan yang diperoleh sebagai hasil
belajar atau pengalaman, bukan merupakan pembawaan bukan
pula keturunan.
Potensi diri adalah semua kekuatan pada diri seseorang yang
memungkinkan berkembangnya kecakapan kecakapan tertentu.
Bagaimana cara mengetahui bakat itu?
a. Bisa dengan cara mengisi daftar pertanyaan atau angket yang
berisi daftar pertanyaan hal-hal yang terkait dengan
kemampuan.
b. Secara akademis bisa melihat nilai rapot
Sifat-sifat apa saja yang dapat menunjang pengembangan bakat?
 Adanya kemampuan dalam usaha untuk mengembangkan bakat
 Adanya motivasi untuk melatih bakat
 Adanya dana penunjang
 Adanya latihan yang dilakukan secara rutin
 Adanya sifat-sifat tertentu yang memungkinkan berkembang
bakatnya, misalnya tekun, sabar, ulet dan sebagainya

Profesi Sekretaris Page 9


 Adanya kesempatan atau peluang, seperti mengikuti lomba
atau kegiatan yang menunjang.
Dari faktor-faktor tersebut yang terpenting adalah faktor
KEMAUAN, sebab meskipun faktor yang lain mendukung kalau
kemauan tidak ada maka tidak akan muncul bakat seseorang.
Faktor lain yang menunjang adalah sifat-sifat pribadi seperti
sabar, tekun, ulet, toleransi, jujur , disiplin, menerima apa adanya
dsb.
2. Cara mengetahui minat pribadi.
Apa yang dimaksud dengan minat?
Minat sering dikacaukan dengan keinginan, padahal sebenarnya
adalah tidak sama; Minat biasanya hanya didalam hati yang
kadang-kadang tidak diwujudkan dalam bentuk tindakan. Sedang
keinginan lebih bersifat tindakan dan suka diucapkan kepada
orang lain.
Setiap orang perlu mengetahui kekuatan pribadi di samping
kelemahannya. Dengan mengetahui kekuatan pribadi maka kita
akan dapat memanfaatkan dan meningkatkannya dalam rangka
menunjang karier pekerjaan dan kehidupan lainya. Demikian pula
mengetahui kelemahan pribadi sangatlah penting agar kita dapat
memperbaiki dan meningkatkannya.
Dalam hal ini metode ENNEAGRAM menyediakan
jawaban sekaligus penjelasan terhadap pertanyaan tersebut di atas,
dimana terdapat 9 tipe energi alami yang masing-masing
menyimpan watak dan karakter seseorang . kesembilan tipe itu
dapat membedakan cara seseorang dalam menentukan pilihan,
bersikap , berperilaku dan mengembangkan sifat-sifat aslinya
dalam kehidupan sehari-hari.
Bagaimana metode eneagram itu?
1. Tipe pekerja , yaitu kepribadian orang yang selalu mengejar
kesempurnaan hidup, memperlihatkan segala sesuatunya secara
Profesi Sekretaris Page 10
mendetail, tidak mudah menyerah walaupun harus menanggung
beban yang berat. Namun menuntut setiap orang sama dengan
dirinya sehingga cenderung mencari-cari kesalahan orang lain.
Dia amat sensitif terhadap berbagai kesalahan atau perilaku tidak
adil.
Untuk membebaskan diri dari obsesi kesempurnaan, orang
tipe ini perlu mempelajari konsep pertumbuhan dan
perkembangan hidup. Agar dapat memperlakukan diri dan orang
lain secara obyektif.
2. Tipe Penolong, orang yang memiliki kepribadian amat
bersahabat, penuh perhatian, dan rela melayani sesamanya. Selalu
berusaha untuk berbuat baik kepada orang lain, namun jika ia
dikecewakan atau dikritik karena terlalu mengurusi orang lain
maka ia akan marah
Untuk membebaskannya, sebaiknya disadarkan bahwa
membantu orang lain dapat dilakukan tanpa harus mengorbankan
kepentingan dirinya sendiri, dan orang lain bisa bekerja sendiri
tanpa bantuannya.
3. Tipe motivator, yaitu kepribadian yang sangat terobsesi
dengan prinsip efisiensi. Orang tipe ini cenderung menetapkan
target yang tinggi dengan bekerja efisiensi guna mencapai sukses.
Kalau perlu ia mengesampingkan keluarga bahkan kesehatannya.
Menuntut kadar yang sama dengan para bawahannya, sehingga
mudah stres.
Untuk membebaskan, sebaiknya memiliki standar untuk
mengukur kapasitas kerja tanpa dihubungkan dengan tujuan,
efisiensi, atau kesuksesan perusahaan.
4. Tipe individu, orang yang selalu menempatkan keunikan
diri, kreativitas, dan emosi diri pada tingkat yang paling tinggi. Ia
melihat dirinya sebagai insan yang berbeda dengan orang lain.
Orang ini tidak senang pada hal yang bersifat biasa-biasa saja.

Profesi Sekretaris Page 11


Cenderung menutup pintu untuk kerja sama dengan orang lain,
tipe ini jika dibiarkan cenderung terisolasi dari lingkungan sekitar.
Untuk membebaskan, disadarkan bahwa dunia itu penuh
perbedaan dan jika terpaku pada dirinya sendiri maka ia akan
kesepian.
5. Tipe pemikir, orang yang rasional biasanya orang ini
pintar, berfikir analitis dan tegas dalam mengambil keputusan,
akan tetapi miskin dalam pergaulan.
Untuk mengatasi tipe ini adalah perlu belajar mengambil
inisiatif untuk mengenal, berinteraksi, berkomunikasi dengan
orang lain, serta mampu mengendalikan emosi sehingga dapat
menemukan kekuatan dirinya.
6. Tipe loyalitas, adalah tipe pribadi yang bisa dipercaya,
jujur, dan bertindak tegas sesuai hukum atau norma yang berlaku,
sangat berhati-hati dan selalu cemas, dan takut berbuat kesalahan.
Orang seperti ini perlu memiliki percaya diri yang besar
terhadap lingkungannya, perlu diyakinkan bahwa mereka
memliliki relasi yang dapat dipercaya sehingga kecemasan tidak
perlu.

7. Tipe antusiastis, pribadi yang selalu bersikap optimistis


akan masa depannya meskipun dalam kondisi buruk sekalipun,
orang ini berusaha menghindari stres, namun jika situasi buruk
maka ia akan banting stir untuk memilih pekerjaan lain.
Orang seperti ini perlu dilatih untuk menerima kegagalan,
sehingga mereka tidak akan jatuh keobsesi keberhasilan terus-
menerus, dan berani menerima kegagalan.

8. Tipe pemimpin, orang yang memiliki kekuatan atau


kemampuan yang tinggi untuk mempengaruhi orang lain, akan
tetapi cenderung kejam terhadap dunia sekitarnya. Tidak mau

Profesi Sekretaris Page 12


kompromi dengan apa yang telah diyakininya. Apabila pegang
kekuasaan bisa berbahaya karena cenderung otoriter.

Agat tidak terjebak terhadap obsesi dirinya sendiri, ia harus


belajar memahami dan memiliki rasa kasih sayang terhadap
sesama.
9. Tipe cinta damai, orang yang tidak menyukai persaingan,
oleh karena itu ia selalu berusaha agar lingkungannya menjadi
tenang dan damai. Namun karena selalu menghindari konflik
maka sikapnya menjadi datar terhadap siapapun. Ia tidak mampu
mengutarakan pendapat secara jelas dan transparan. Hati-hati dan
kurang percaya diri.
Orang seperti ini perlu didorong agar menyadari bahwa
dirinya adalah manusia yang berharga bagi orang lain, maka
hatinya harus terbuka terhadap dunia luas yang banyak
permasalahan dan harus berani menghadapi konflik.

C. Cara Membangkitkan Kekuatan Pribadi


Setiap orang ingin meilili kepribadian yang baik, kuat dan
menarik, oleh karena itu kepribadian perlu terus dibina dan
dekembangkan. Berikut ini disajikan langkah-langkah dan latihan
yang dapat ditempuh oleh mereka yang bekerja sebagai tenaga
penjualan atau pelayan.
1. Menghindari gaya bicara yang negatif
Gaya bicara negatif atau sikap merendahkan diri sendiri berarti
kita menempatkan diri sebagai pribadi yang kurang memiliki rasa
percaya diri.
Contoh: menggunakan kata-kata yang bermakna negatif misalnya
bodoh, tolol, tidak punya otak, brengsek, kampungan, sok intelek
dan sejenisnya

Profesi Sekretaris Page 13


Agar memiliki pribadi yang baik kebiasaan sperti diatas perlu
dirubah dengan kebiasaan positif. Yaitu kalimat yang ilmiah,
halus, dan menyenangkan.

2. Berani bertanggung jawab


Orang yang cenderung percaya bahwa yang mengendalikan
nasib seseorang adalah diri orang itu sendiri, dan kegagalan bukan
disebabkan oleh orang lain
3. Mengembangkan dinamika pribadi
Untuk mengembangkan dinamika pribadi ada beberapa
ketrampilan diri yang perlu dilatih< yaitu:
 Ketrampilan mengungkapkan perasaan dan pikiran dengan
tegas
 Kemaampuan menunjukkan ekspresi wajah yang ramah atau
kesal
 Kemampuan berbicara yang positif
 Kemampuan menunjukkan sorot mata, sikap dan perilaku
tegas dan berwibawa melalui penampilan diri yang serasi,
anggun, rapi, dan bersih
 Kemampuan melaksanakan nilai-nilai tatakrama dan etika
pergaulan yang berlaku di tempat kerja secara nyata dan
baik

4. Mengembangkan kemampuan dengan menggunakan bahasa


verbal dan non verbal
Menggunakan bahasa verbal yang efektif dengan cara sebagai
berikut:
 Menghindari penggunaan kata-kata dan suara jeda yang
tidak perlu, sperti oh, eh, atau uh ....!
 Membuat kesimpulan yang didukung oleh data, bukan
berdasarkan perasaan atau keyakinan sendiri.

Profesi Sekretaris Page 14


 Perlu sekali-kali berbasa – basi , tetapi tidak terlalu
berlebihan
 Menunjukkan perhatian dengan menanyakan tentang
keadaan orang yang diajakMenunjbicara
 Menggunakan bahasa non-verbal yang menegaskan,
seperti:
- ekspresi wajah yang menyenangkan
- cara berbusana yang serasi, sopan dan tampak
profesional
- gerakan tubuh yang menarik
- tidak memalingkan muka ketika berbicara

5. Mengembangkan pengetahuan
Agar kita dapat tampil percaya diri maka perlu
mengembangkan pengetahuan yang menunjang karier pekerjaan,
sehingga mampu mencari alternatif / solusi untuk berbagai
persoalan atau permasalahan.Tunjukkan sikap terbuka terhadap
perubahan yang terjadi, baik instansi maupun masyarakat umum.
6. Bersikap fleksibel terhadap berbagai perubahan

D. Tata Krama Yang Baik Seorang Sekretaris


Dalam kehidupan sehari-hari ada tatakrama yang harus diikuti
dan dilaksanakan, diantaranya adalah:
1. Tata krama berkenalan
 Melalui perantara (tidak mutlak)
 Secara langsung
 Berjabat tangan (lazim) , mencium tangan ke yang lebih
tua.
 Tidak berjabat tangan tapi sambil berdiri kemudian sambil
membungkukkan badan (jepang)
 Saling memeluk dan mencium

Profesi Sekretaris Page 15


 Mengatupkan tangan dengan menaruh didada
2. Tata krama bertamu
Datang pada waktu yang tepat bukan jam istirahat,
sebaiknya memberitahukan lebih dahulu, mengetuk pintu
hanya tiga kali, tidak terlalu keras/sekedar bisa didengar, jika
belum ada reaksi bisa diulang tiga kali lagi.
Gadis dilarang menengok teman laki-laki yang sakit dan
sedang berbaring dikamarnya, demikian berlaku untuk pria
menengok wanita. Jika yang dikunjungi teman Anda sebaiknya
berpamintan dengan orang tuanya.
3. Tata krama berbicara
Hendaknya bersikap tenang dan gerak tangan halus dan
sopan, tidak menunjuk-nunjuk jari, hindari topik yang
menyinggung, membicarakan yang ingin dilupakan orang,
menggunjingkan orang lain, tidak memotong pembicaraan,
arahkan pandangan mata pada lawan bicara, suara tidak terlalu
keras.
4. Tata krama makan
Tata krama makan berbeda-bada dari setiap kelompok
masyarakat dan dari tempat ketempat, untuk itu kita perlu
menanyakan dan mempelajari tata cara makan ditempat baru
tersebut.
Tata cara makan yang bersifat umum purlu diperhatikan
apalagi secara resmi:
- duduk lewat disebelah kiri kursi, demikian kalau keluar
- geser kursi dengan perlahan dengan mengatur jarak jangan
terlalu dekat/jauh dengan meja
- serbet yang terlipat dibuka dan ditaruh diatas pangkuan
- dekatkan kembali kursi jika sudah selesai
- serbet boleh untuk mengusap bibir secara perlahan
- gunakan alat makan dari terjauh sampai ke yang terdekat

Profesi Sekretaris Page 16


- cicipilah makanan dengan tidak bersuara, berbicara setelah
makanan ditelan dan bibir sudah diusap bersih
- jika ada buah dimakan terakhir
- jika batuk tutuplah dengan tangan atau serbet
- selesai makan sendok ditaruh tertelungkup atau terbuka
sejajar agak serong kekiri
- air pencuci tangan cukup untuk membasahi ujung jari saja
- ambil sisa makanan dalam mulut dengan tusuk gigi dengan
mulut tetap tertutup, dan dilakukan setelah selesai makan .air
minum jangan dipakai untuk berkumur

5. Tata Krama dalam Jamuan Bisnis


Salah satu tugas seorang sekretaris adalah mempersiapkan
pertemuan rapat antara pimpinaya dengan para kolega. Tak
bisa dipungkiri bahwasanya seorang sekretaris akan menemani
pimpinanya untuk menghadiri jamuan bisnis maupun
menyelenggarakan pertemuan bisnis.
Dalam melakukan jamuan bisnis kita harus mengerti tata
krama mengenai jamuan bisnis. Berikut tata krama jamuan bisnis
secara intermnansiaonal.
a. Konfirmasikan janji pertemuan, termasuk waktu dan tempat, sehari
sebelumnya.
b. Usahakan datang 10 menit sebelumnya, agar mempunyai waktu
mempelajari suasana dan merapikan penampilan.
c. Saat jamuan makan tiba, kita mengambil tempat duduk setelah
berbasa-basi sejenak lalu letakkan serbet di pangkuan. Apabila akan
meninggalkan meja makan pada saat makan sedang berlangsung
letakkan sertbet di kursi jangan di meja
d. Matikan alat-alat komunikasi agar tidak mengganggu konsentrasi
dalam jamuan bisnis.

Profesi Sekretaris Page 17


e. Jangan meletakkan benda-benda pribadi di atas meja, seperti kunci,
HP, kacamata, dompet, task arena selain memenuhi meja juga
mengganggu pemandangan.
f. Dahulukan penggunaan alat-alat makan, seperti sendok, garpu, pisau
yang dimulai dari deretan paling luar dari sisi kiri dan kanan. Perlu
diingat bahwa minuman biasanya diletakkan di sisikanan,
sedang salad atau roti di sisi kiri anda.
g. Kita perlu menjaga irama atau kecepatan makan, jangan terlalu
cepat atau terlalu bernafsu karena menunjukkan kesan kelaparan
atau rakus, jangan pula terlalu pelan karena menunjukkan kesan
lamban atau kurang berselera, setelah selesai serbet di letakkan
diatas meja disisi kiri anda.
h. Jangan bersendawa terlalu keras hingga terdengar, hindari juga
menguap hal ini mengesankan anda tidak beretiket.
i. Apabila diruangan ber AC harus ditahan keinginan merokok
j. Apabila anda seorang wanita, jangan meninggalkan noda lipstick
pada gelas.Dan juga Jangan mengkoreksi rias wajah di hadapan
rekan bisnis, jika ingin bersolek lakukan di toilet.

Dalam jamuan bisnis pimpinan akan membicarakan hal hal yang


berhubungan dengan bisnis, seperti kerjasama, melakukan perjanjian,
maupun jual beli. Dalam hal ini agar memberikan kesan yang baik
terhadap kolega, seorang sekretaris harus memperhatikan beberapa etika
dalm bernegosiasi. Tata cara percakapan dalam jamuan bisnis
secara umum adalah sebagai berikut:
1. Lakukan basa-basi sejenak, sebagai pembuka pembicaraan
2. Jangan memperbincangkan hal-hal yang sensitive
3. Apabila mengundang lebih dari satu orang, pembicaraan jangan
terfokus pada satu orang
4. Basa-basi jangan terlalu meluas, mulailah masuk pada
permasalahan bisnis
5. Berbicara dengan teratur dan sopan setelah makanan ditelan dan
bibir sudah diusap bersih dengan serbet.

Profesi Sekretaris Page 18


6. Pada waktu berbicara sebaiknya mulut dibuka secukupnya, gigi tidak
tampak terkancing
7. Waktu berbicara hendaknya mengambil jarak, tidak terlalu dekat
agar lawan bicara tidak terkena ludah/terciprat.
8. Atur irama makan, jangan terlalu cepat atau terlalu lambat, sebab
yang utama dalam jamuan bisnis bukan untuk menghabiskan
hidangan, melainkan mengutarakan maksud mengundang.

B. Tata krama bertelepon


Telepon merupakan sarana komunikasi jarak jauh yang dianggap
paling efektif. Tak h eran kini penggunaan telepon mulai meningkat
khususnya dalam menunjang kegiatan bisnis.
Sekretaris dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan
menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau
bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah
wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon.dalam berkomunikasi
melalui telepon diperlukan ketrampilan dalam komunikasi, supaya
komunikasi yang dilakukan tidak menimbulkan salah persepsi dan
efektif. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan
apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau
Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali
– kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda.
Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan
berbicara dengan tergesa – gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada
kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara Anda mewakili suara
pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik
kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi
yang diperolehnya waktu menelepon. Akibat pelayanan telepon yang
kurang menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan.
Demikian, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan
nama baik kepada kantor.
Sopan, ramah, penuh perhatian, dan bijak dalam memilih kata-
kata adalah kunci sukses dalam bertelepon. Berikut secara lebih jelas
mengenai etika yang baik dalam bertelepon:

Profesi Sekretaris Page 19


 Segera angkat telepon, dan jangan membiarkan telepon berdering
terlalu lama maksimal 3 kali.
 Jangan terlalu dekat dalam memegang gagang telepon, supaya
suara terdengar jelas.
 Berbicaralah dengan tenag, jangan terdengar mendengus dan
terburu-buru.
 Hindari kata “halo” gunakanlah salam sesuai kondisi diikuti dengan
identitas kantor dan tawari bantuan kepada penelepon.
 Usahakan smilling voice selama pembicaraan berlangsung.
 Jaga kecepatan bicara selama pembicaraan, jangan terlalu cepan
dan jangan terlalu lambat.
 Simak baik-baik pesan yang disampaikan, jangan sekali-kali
memotong pembicaraan, dan bila perlu catat pesan yang
disampaikan.
 Apabila ada kata-kata yang tidakl jelas, tidak ada salahnya
melontarkan pertanyaan.
 Simpulkan poin-poi penting sebelum mengakhiri pembicaraan.
 Sebelum mengakhiri pembicaraan tawarkan bantuan barang kali
ada yang masih terlewat.
 Akhiri dengan ucapan terima kasih dan salam.
 Upayakan penelepon menutup gagang terlebih dahulu, dan tutup
gagang telepon dengan pelan.

TATA KELOLA PERSURATAN


Selain surat kantor juga menggunakan surat sebagai sarana
komunikasi. Surat digunakan sebagai komunikasi baik intern maupun
pihak ekstern, untuk menjaga hubungan yang baik dengan relasi. Karena
surat memiliki peran yang cukup penting, untuk itu dalam menulis surat
diperlukan ketrampilan yang khusus. Surat yang baik akan
menimbulkan kesan yang baik pula pada instansi pengirim surat. Di era
modern ini mengapa surat masih banyak digunakan, karena surat
merupakan barometer kemajuan organisasi. Semakin banyak surat yang

Profesi Sekretaris Page 20


diterima dan dikirim maka semakin maju instansinya. Dalam membuat
surat perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
A. Bagian- bagian surat
1. Kepala surat
Didalam kepala surat harus memuat:
 Nama organisasi atau lembaga
 Alamat kantor pusat dan kantor cabang (bila ada)
 Jenis usaha (beberapa badan usaha sering mencantumkan jenis
usahanya di kop surat sebagai pemberitahuan sekaligus)
 Nomor telepon (bila ada)
 Nomor faksimil (bila ada)
2. Tanggal surat
Penulisan tanggal surat yang benar hindari penulisan nama kota,
keculai bila surat tersebut tidak memiliki kop surat. Tanggal
harus ditulis lengkap dan Hindari penggunaan singkatan, di akhir
kalimat tidak perlu diberi tanda titik. Contoh: 9 Maret 2018
3. Nomor surat
Setiap surat resmi terutama surat resmi yang akan dikirim keluar
lingkungan kantor, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor
verbal. Kegunaan nomor surat adalah:
a. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam
penyimpanan dan penemuan kembali surat (sebagai arsip).
b. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam
periode tertentu.
c. Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan
hubungan surat-menyurat.
d. Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-
waktu diperlukan.
Contoh penulisan nomor surat
123/PS/II/2018 Tahun pembuatan surat

Nomor urut surat masuk/keluar

Profesi Sekretaris Page 21


KodeSurat
Bulan pembuatan surat
4. Lampilan
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat.
Kelengkapan itu umumnya berupa kuitansi, brosur atau foto kopi:
apabila surat tidak mempunyai lampiran, maka pada bagian-=
bagian surat tidak perlu ditulis.
Contoh:
a) Lampiran: 5 helai
b) Lampiran: 10 helai
c) Lampiran: 1 helai
5. Hal/ Perihal
Fungsi dari perihal adalah untuk mempermudah pembaca surat
dalam memahami kandungan isi surat, dalam surat dinas”
Perihal”ditulis sesudah Lampiran.
Contoh: Nomor : 18/KX-D/94
Lampiran : 1 berkas
Perihal : Pengangkatan pegawai negeri
untuk surat niaga penulisan “Perihal” ada tiga cara penulisanya:
a. Sebelum menulis alamat tujuan
b. Setelah menulis alamat tujuan.
c. Setelah penulisan salam pembuka.

6. Alamat tujuan
Alamat surat ada dua macam. Pertama, alamat luar, yaitu
alamat yang ditulis pada sampul surat. Kedua, alamat dalam,
yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat. Dalam penulisan
alamat, banyak terjadi kelemahan-kelemahan yang tidak disadari
oleh si penulis. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai
berikut.
 Dalam menuliskan alamat tujuan, kata"kepada" dan sejenisnya
tidak wajib ditulis, asalkan alamat tujuan ditempatkan pada
posisi.
 Kata yang terhormat harus dituli Yth.

Profesi Sekretaris Page 22


 Penulisan alamat harus lengkap dan hindari penggunaan
singkatan jalan. Contoh Jalan Penanggungan No. 10 Bogor
bukan Jln. Penanggungan No. 10 Bogor
7. Salam pembuka
Perbedaan antara surat dinas dengan surat niaga adalah pada
salam pembuka, dalam surat dinas tidak ada salam pembuka.
Sesungguhnya penulisan salam pembuka itu tidak wajib ditulis,
akan tetapi setiap instansi sering menulis salam pembuka agar
surat tidak terkesan kaku. Berikut contoh beberapa kalimat yang
biasanya digunakan sebagai salam pembuka:
 Dengan hormat,
 Salam sejahtera,
 Assalamualaikum Wr. Wb.
 Bapak/Ibu.... yang terhormat

8. Isi surat (alinea pembuka, paragraf inti, alinea penutup )


Isi surat terdiri atas:
1). Kalimat pembuka
Alinea pembuka merupakan pengantar bagi isi surat yang
sesungguhnya.
Contoh:
 Kami beritahukan bahwa ....
 Bersama ini kami lampirkan ....
 Kami mohon bantuan Tuan untuk ....
 Dengan ini kami mengundang .... .
 Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal ...
 Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa.....
 Perkenankanlah kami melaporkan . . .
 Menyambung surat kami tanggal .... No.....
2). Isi surat yang sesungguhnya
Sesuatu yang diinformasikan, yang disampaikan penulis
kepada penerima surat untuk menghilangkan salah tafsir dan
efisien. Isi surat hendaknya singkat dan jelas.
3). Kalimat penutup.
Profesi Sekretaris Page 23
Alinea penutup. Merupakan kesimpulan dan fungsi atau
penegas isi surat. Contoh:
 Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih
 Kami menunggu balasan dari Saudara secepatnya
9. Salam penutup
Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat dan
keakraban pengirim kepada penerima, misalnya:
a. Hormat kami
b. Salam kami
c. Wasalam
Pada surat-surat resmi/dinas pemerintah biasanya tidak
dicanturnkan salam penutup, melainkan cukup disebutkan nama
jabatan atau kantor, kemudian mencantumkan nama terang di
bawah tanda tangan dapat pula ditambah dengan NIP setelah nama
terang.
10. Nama pengirim
Pada surat-surat resmi/dinas pemerintah biasanya tidak
dicanturnkan salam penutup, melainkan cukup disebutkan nama
jabatan atau kantor, kemudian mencantumkan nama terang di
bawah tanda tangan dapat pula ditambah dengan NIP setelah nama
terang.
11. Nama jabatan
Jabatan orang yang menandatangani surat atau penaggung
jawab surat.
12. Tembusan (bila diperlukan )
Tembusan dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/
disampaikan kepada, orang atau unit yang ada hubungannya
dengan surat tersebut, maka dikirimkanlah kopinya. Apabila
tembusan hanya ditujukan untuk satu orang saja maka
penulisanya sejajar dengan kata “Tembusan”, bila tembusan
ditujukan untuk orang lebih dari satu, maka penulisanya berderet
kebawah dan diberi nomor urut. Berikut contoh penulisanya:
Tembusan : Bagian Personalia
Tembusan : 1. Bagian Pembelian

Profesi Sekretaris Page 24


2. Bagian Keuangan
3. .......dst

B. Bentuk-bentuk surat
1. Bentuk lurus penuh (full block style ), adalah betuk surat dengan
pengetikan seluruh bagian surat di margin bagian kiri, dan setiap
ganti alinea di enter 2 kali.
2. Bentuk lurus ( block style ), adalah bentuk surat dengan semua
bagian surat diketik dari margin kiri, kecuali untuk bagian tanggal,
salam penutup, nama pengirim, tanda tangan, dan apabila ada
penanggung jawab surat maka diletakkan disebelah kanan.
3. Bentuk setengah lurus ( semi block style), adalah bentuk surat
dimana semua bagian surat sama dengan bentuk lurusnamun pada
bagian isi surat setiap alinea masuk 5 spasi dan tidak perlu enter 2
kali.
4. Bentuk lekuk ( indented style), adalah bentuk surat dimana semua
bagianya sama seperti bentuk setengah lurus, namun pada bagian
alamat dalam setiap baris diketik 5 spasi dari baris sebelumnya.
5. Bentuk menggantung ( hanging paragraph), adalah bentuk surat
diamana semua bagian surat sama seperti bentuk lurus, kecuali pada
bagian isi surat dimana setiap ganti alinea, baris pertama harus
diketik dari margin kiri lalu baris berikutnya menjorok/ masuk 5
spasi.
6. Bentuk resmi (official style), adalah bentuk surat dimana bagian
suratnya sama seperti bentuk lurus, namun alamat tujuan diletakan di
sebelah kanan dan isi surat diketik lurus dengan nomor, perihal, dan
lampiran.

C.Perlengkapan surat
Surat sebagai sarana komunikasi memiliki peran yang sangat
penting, oleh karena itu surat harus memiliki perwajahan yang menarik.
Mengapa demikian?. Seperti yang kita tahu bahwa salah satu fungsi
surat adalah sebagai wakil/ duta dari organisasi. Jika surat yang kita
kirim itu baik dan meanrik, maka akan menambah citra positif pada

Profesi Sekretaris Page 25


organisasi pengirim surat tersebut. Kali ini akan dibahas perlengkapan
apa yang harus ada agar surat memiliki perwajahan yang menarik?.
Berikut akan diuraikan.
1. Jenis kertas
Dalam menulis surat harus memperhatikan jenis surat yang kita
gunakan. Ada beberapa macam ukuran surat di indonesia dalam
menentukan ukuran kertas mana yang sesuai maka kita bisa
memperkirakan dengan melihat dari isi surat, pabila isi surat sangat
panjang maka dapat menggunakan kertas ukuran folio, bila ukuran surat
sedang dapat menggunakan kertas ukuran folio dan quarto, bila isi surat
sangat sedikit seperti memo , maka dapat menggunakan kertas ukurat
memo. Dan hindari tampilan surat dengan tampilan masih banyak ruang
yang kosong. Usahakan tampilan surat hanya satu halaman saja dan
juga jangan menggunakan kertas yang terlalu tipis.untuk hasil yang
menarik. Berikut ini macam- macam ukuran surat.
a. Folio berukuran 204 x 330 mm
b. Kuarto berukuran 204 x 254 mm
3). Sikmo berukuran 204 x 165 mm
c. Oktavo berukuran 204 x 127 mm
d. Memo berukuran 204 x 127 mm
Di samping ukuran kertas folio, kuarto, sikmo, dan oktavo,
dalamkegiatan surat menyurat dikenal pula ukuran kertas Internasional.
Ukuran kertas internasional antara lain:
a A4 berukuran 210 mm x 297 mm
b. A5 berukuran 148 mm x 210 mm
c. A6 berukuran 105 mm x 148 mm
d. A7 berukuran 74 mm x 105 mm

2. Tinta
Untuk menulis surat biasanya digunakan tinta berwarna hitam atau
biru. Tinta yang berwarna lain, seperti warna merah, hijau, dan lain-
lain, tidak biasa digunakan untuk menulis surat.
3. Sampul Surat

Profesi Sekretaris Page 26


Sampul merupakan pelindung surat. Penggunaannya harus
disesuaikan dengan ukuran kertas yang digunakan. Misalnya sampul
surat empat persegi digunakan untuk kertas kuarto dan amplop panjang
digunakan untuk kertas berukuran folio. Macam-macam sampul surat:

D. Lipatan surat

Dalam dunia bisnis penggunaan surat sebagai sarana komunikasi


harus memperhatikan aturan untuk membuat surat berpenampilan
menarik. Seringkali masih banyak dijumpai dalam sebuah instansi
dimana dalam melipat surat tidak sesuai dengan standart baku lipatan
surat. Banyak administrasi kantor yang tidak megetahui cara melipat
surat yang baik dan benar. Berikut akan kami jelaskan cara- cara melipat
surat dan kriterianya. Sebelum membahas cara melipat surat terlebih
dahulu, ad sedikit pemanasan berupa pertanyaan” mengapa surat perlu
dilipat dengan baik? “
Profesi Sekretaris Page 27
Kerapian surat perlu dijaga agar tidak kusut ketika dimasukkan ke
dalam sampul. Untuk itu, agar dapat dimasukkan dengan rapi dan tepat
ke dalam sampul, surat harus dilipat. Melipat surat tidak boleh
sembarangan. Tata cara melipat surat harus disesuaikan dengan ukuran
kertas dan kepentingannya.

E. Memproses surat
Dalam memproses surat atau dokumen suatu instansi tergantung dari
sistem atau pola penanganan berkas yang ada pada lembaga yang
bersangkutan. Ada 2 pola yang sering digunakan, dalam menentukan
pola mana yang cocok untuk diterapkan disesuaikan dengan besar
kecillnya organisasi.
1. Pola Sentralisasi

Profesi Sekretaris Page 28


Pola sentralisasi adalah sistem penanganan berkas dengan semua
surat masuk dan keluar diurus atau ditagani oleh tata usaha unit pusat
atau sekretarian. Biasanya pola ini cocok digunakan untuk instansi yang
masih kecil. Dengan asas sentralisasi ini akan lebih mudah dalam
pengendalian dan penelusurannya, karena pencatatan, penyampaian, dan
pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya
keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain
bahwa dengan asas ini maka:
 Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian,
dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.
 Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus
disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga
surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
 Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien. Dengan
melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk
organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu
atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.
2. Pola Desentralisasi
Pola desentralisasi adalah pola penanganan berkas dengan semua
surat baik masuk maupun surat keluar yang mana diurus dan ditangani
oleh masing- masaing unit kerja yang ada pada suatu instansi/
perusahaan. biasanya yang menangani surat atau berkas adalah
sekretaris dari masing- masing unit kerja. pola ini cocok digunakan oleh
instansi yang banyak memiliki kantor cabang atau yang memiliki
gedung yang terpisah- pisah. Tujuan dari penggunaan sistem pola
desentralisasi adalah untuk memudahkan dalam menghandling surat
sehingga mempersingkat waktu penyelesaian pengurusan surat.
Meskipun dalam penangananya diserahkan pada masing- masing unit
kerja akan tetapi sebaiknya ada pembakuan standar dalam
penangananya sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit
organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional.
Dengan asas ini maka:
 Pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan
sepenuhnya oleh unit pengelola.

Profesi Sekretaris Page 29


 Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada pengelolaan dan
penyimpanan arsip inaktif.
 Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-
masing.

F. Peralatan dan perlengkapan untuk memproses surat


Dalam sistem pencatatan surat dikenal ada dua sistem yang
digunakan yaitu sitem buku agenda dan sistem kartu kendali. Berikut ini
akan diuraikan beberapa perlengkapan yang digunakan untuk
menangani penanganan surat baik mengunakan sistem buku agenda
maupun sistem kartu kendali
1. Buku agenda (pola lama)
buku agenda adalah buku yang digunakan untuk memcatat surat
masuk maupun surat keluar.penulisan format buku agenda setiap
instansi berbeda- beda, namun pada intinya sama. Buku agenda ada
tiga macam:
 Buku agenda tunggal
Adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk
atau surat keluar dalam satu halaman dan diberi nomor urut
(dicampur/ digabung menjadi satu )

No. Tanggal M/ Surat Dari/ Isi surat Ket.


K Kepa
Nomor Tanggal da
1

 Buku agenda kembar


Adalah buku agenda yang mana pencatatan antara surat masuk dan
surat keluar itu dalam lembaran/buku yang terpisah. Satu buku untuk
surat masuk dan satu buku lagi untuk mencatat surat keluar.
Format Buku agenda surat masuk
No. Tanggal Pengirim Surat Isi Bertalian dengan Ket.
Ringkasan
Nomor Tanggal Agenda Verbal
Nomor

Profesi Sekretaris Page 30


Format buku agenda surat keluar
No. Verbal Tanggal Tanggal Dikirim Kepada Isi/Ringkasan Ket.
Nomor surat Kirim
Nama alamat
Instansi

 Buku agenda berpasanganAdalah buku agenda dimana


pencatatan antara surat masuk dan surat keluar secara
bersebelahan, pada sisi kiri untuk mencatat surat masuk,
sedangkan pada sisi kanan untuk mencatat surat keluar.
Contoh format buku agenda berpasangan

Surat Masuk Surat Keluar

No Tgl Dari No. Tgl Isi Ke No No. Tgl Ke Isi Ket.


Trm Surat Surat Ring t Surat Surat pa Ri
.

2. Kartu kendali ( Pola baru )


Kartu kendali adalah lembar isian yang berukuran 15× 10 cm untuk
pencatatan baik surat masuk maupun surat keluar yang sifatnya penting.
Lantas apa perbedaanya dengan sistem buku agenda?. Perbedaaan
antara kartu kendali dan buku agenda yaitu pada buku agenda semua
surat masuk dan keluar baik yang sifatnya biasa, penting, dan rahasia
semuanya dicatat dalam buku agenda. Kalau menggunakan sistem kartu
kendali surat yang dicatat hanya yang bersifat penting saja baik surat
masuk maupun sutrat keluar, sedangkan untuk surat yang sifatnya biasa
dan rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat. Kartu kendali sendiri
ada 3 lembar yaitu: warna merah muda, warna biru, dan warna putih,
akan tetapi formatnya sama hanya warnanya saja yang berbeda.

Profesi Sekretaris Page 31


 Contoh format lembar pengantar surat
Lembar Pengantar Surat Biasa dan Rahasia
Unit Pengolah: Disampaikan
Jam:
No. Urut Asal Tanggal/Nomor Perihal Keterangan
Surat Surat

Diterima Jam : 1
Tanggal :
Tanda Tangan penerima :
Nama terang :
Jumlah surat :

3. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembar isian yang digunakan untuk menulis
instruksi dari pimpinan. Lembar ini berkaitan dengan tindak lanjut
dari surat yang diterima. Pimpinan akan menulis instrusi/
perintahnya dan dalam lembar disposisi tersebut dapat diketahui
bagian mana yang akan memproses intruksi dari pimpinan suatu
instansi. Berikut contoh format lembar disposisi

Lembar Disposisi
Disposisi Rahasia
Indeks : Penting
Biasa
Kode : Tanggal Penyelesaian

Perihal :
Tanggal/Nomor Surat:
Asal :
Instruksi/ Informasi Diteruskan Kepada
1.
2.
3.
Sesudah digunakan harap segera kembali
Kepada :
Tanggal:

Profesi Sekretaris Page 32


4. Letter Opener
Adalah alat yang digunakan untuk membuka surat, sehingga surat
tidak rusak saat dibuka. Alat ini ada yang manual (pisau) dan ada yang
elektronik yaitu mesin pembuka surat otomatis.
5. Stempel agenda dan Stempel Instansi
Stempel agenda adalah stempel yang digunakan untuk membubuhi
tanggal pada surat. Sedangkan stempel instansi adalah stempel untuk
membubuhi pada tanda tangan penaggung jawab surat, supaya
menunjukkan kelegalitasan surat. Pemberian stempel instansi berada di
sebelah kiri dengan sedikit menyinggung tanda tangan
penanggungjawab surat.
6. Buku ekspedisi
Buku yang digunakan untuk mengantar sebagai bukti penerimaan
surat. Buku ekspedidi ada dua macam yaitu buku ekspedidi intern dan
buku ekspedisi ekstern. Buku ekspedisi intern digunakan untuk di
lingkungan instansi, sedangkan buku ekspedisi ekstern digunakan untuk
mengantarkan surat ke instansi lain.
Contoh format buku ekspedisi intern
No. Surat Surat Dari Penerima Tanggal Tanda
Urut Tanggal Nomor Terima Tangan

Contoh format buku ekspedisi ekstern

No. Tanggal Surat Perihal


Surat Ditujukan Nama Tanda
Urut Kirim Tanggal Nomor Kepada Pengirim Tangan

7. Secretaries desk file


Yaitu kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai
dengan kelompok berkas yang ditanganinya.

Profesi Sekretaris Page 33


8. Alat tulis
Pulpen, pensil, kertas catatan, stapler, penjepit kertas.
10. Baki surat (tray)
Alat yang berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada.

MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIPAN


a. Pengertian arsip
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,
berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali. Menurut undang-undang nomor 7
Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1 yang dimaksud
dengan arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima lembaga-
lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak
apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Dari pendapat yang telah
dipaparkan menyatakan bahwa arsip merupakan dokumen (yang
merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun kelompok
(berjilid) dan dokumen tersebut merupakan hasil dari kegiatan suatu
lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan digunakan
sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau.
Lantas seberapa pentingkah arsip terhadap instansi dan apa tujuan
arsip perlu disimpan?. Arsip memiliki peranan yang cukup penting bagi
organisasi karena selain sebagai bukti otentik, arsip juga dapat
digunakan sebagai historis dari perjalanan/ kegiatan masa lalu dari
organisasi. Karena arsip memiliki peran yang cukup penting untuk
itulah perlu disimpan dengan baik, bagaimanakah caranya?. Inti dari
penyimpanan yang baik dalam kearsipan adalah seberapa cepatkah kita
menemukan kembali arsip apabila kita membutuhkanya. Untuk itulah
ada beberapa sistem penyimpanan kearsipan yang mana boleh
diterapkan di instansi dan pemilihan mengenai sistem mana yang paling
cocok itu tergantung dari besar kecilnya instansi.
Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
instansi/pencipta atau yang menghasilkan arsip, nilai guna primer
meliputi:

Profesi Sekretaris Page 34


1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk pelaksanaan tugas fungsi lembaga/instansi pencipta
arsip
2) Nilai guna hukum, yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang
mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban negara serta
pemerintah
3) Nilai guna keuangan, yaitu arsip yang berisikan segala hal yang
menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung data
ilmiah dan teknologi sebagai akibata atau hasil dari penelitian murni
atau terapan.
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan
oleh organisasi/instansi adalah:
o Sebagai alat penyimpanan warkat.
o Sebagai alat bantuan perpustakaan
o Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-
kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam
menentukankebijaksanaan perusahaan.
o Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat
penting mengenai kemajuan perusahaan
Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip. nama yang
umum dipakai ada lima macam yaitu :
a. Penyimpanan arsip sistem abjad
b. Penyimpanan arsip sistem tanggal
c. penyimpanan arsip sistem wilayah
d. Penyimpanan arsip sistem subjek/pokok masalah
e. Penyimanan arsip sistem nomor

c. Asas Pengelolaan Kearsipan


Dalam kegiatan perkantoran, surat yang masuk amupun surat
yang keluar perlu ditangani atau diproses secara khusus. Dalam
kandungan isi surat/ dokumen tersebut kadang mengandung informasi
yang cukup penting sehingga perlu adanya sistem penyimpanan yang
sesuai. Surat yang mengandung informasi tidak hanya cukup diproses

Profesi Sekretaris Page 35


penyelesaianya saja tetapi juga perlu untuk dirawat informasi yang
terkandung. Apabila kita menerima surat dari suatu instansi, meskipun
kita sudah memproses surat tersebut, bukan berarti kita membuang surat
tersebut, akan tetapi kita perlu untuk menyimpanya sebagai bahan
pengingat.
Sama halnya dengan pada saat menangani surat masuk maupun
surat keluar dalam kearsipan pun terdapat beberapa asas dalam
mengelola kearsipan. Pada dasarnya ada beberapa asas dalam
pengelolahan surat baik surat masuk maupun surat keluar yaitu asas
sentralisasi, asas desentralisasi atau gabungan antara kedua tersebut.
Untuk penentuan asas tersebut ada beberapa pertimbangan misalnya
lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak,
volume surat yang besar, jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya.
Asas-asas tersebut adalah :
 Asas Sentralisasi
Secara umum asas yang digunakan oerganisasi adalah asas
sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar
melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral). Asas ini disebut juga
asas satu pintu atau one door/gate policy. Dengan asas sentralisasi ini
akan lebih mudah dalam pengendalian dan penelusurannya, karena
pencatatan, penyampaian, dan pengiriman dilakukan secara terpusat
juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta
peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:
o Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian,
dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.
o Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus
disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga
surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
o Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.
o Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai
untuk organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung
atau satu atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.

 Asas Desentralisasi

Profesi Sekretaris Page 36


Adalah kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun
keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu
organisasi. Unit kerja bertanggung jawab dalam melakukan penerimaan
surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat. Dalam asas ini
bagi organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyai kantor
perwakilan atau kantor cabang pada beberapa tempat akan lebih mudah
dan efisien jika dilakukan secara desentralisasi dimana masingmasing
unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya. Kalau
hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya
pembakuan sistem dan prosedur serta sarana pencatatan yang standar
sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit organisasi tetapi
tetap ada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini
maka:
o Pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan
sepenuhnya oleh unit pengelola.
o Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada pengelolaan dan
penyimpanan arsip inaktif.
o Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat
masingmasing.

Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja


menjadi lebih cepat dan surat tersebut manjadi lebih cepat diproses dan
ditindaklanjuti. Tetapi sebaliknya asas ini juga mempunyai
kelemahannya yaitu kemungkinan terjadinya ketidakseragaman sistem
dan prosedur pengendalian dan pencatatan surat di samping tentu saja
kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efesien.

 Asas Gabungan
Adalah asas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti
bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM
kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam
pelaksanaannya. Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang

Profesi Sekretaris Page 37


relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif
kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-
kelemahan dari kedua asas di atas.

C. Syarat Petugas Arsip


Salah satu tugas dari seorang sekretaris adalah menjaga dan
megelola kearsipan. Untuk itu suatu instansi akan menentukan standar
kualifikasi untuk menjadi seorang arsiparis. Menjadi seorang arsiparis
bukanlah hal yang mudah, seorang harus mengetahui minimal
pengetahuan di bidang kearsipan seperti sistem penyimpanan, mamapu
mengindeks nama orang, mengetahui bagaimana cara merawat dan
melindungi arsip. Diharapan dengan adanya petugaas arsip yang
kompeten, arsip akan terawat secara fisik maupun informas yang
terkandung didalamnya, selain itu arsip cepat untuk menemukanya
kembali. Tenaga yang dibutuhkan dalam mengelola dan mengurus arsip
adalah tenaga yang terampil dan paham tentang sistem kearsipan yang
baik, seorang tenaga kearsipan harus memiliki syarat-syarat sbb.

Littlefield dan Peterson mengemukakan seorang petugas arsip atau


arsiparis harus memiliki:
1) Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan
normal
2) Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan
yang
tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam
warkat
3) Memiliki kecermatan
4) Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada rincian-rincian yang
kecil
5) Memiliki sifat kerapihan dalam bekerja
6) Memiliki sifat pertimbangan yang baik

Sedangkan menurut Drs. Anhar berpendapat untuk menjadi


arsiparis minimal diperlukan minimal 4 (empat) syarat, yaitu:

Profesi Sekretaris Page 38


ketelitian,kecerdasan, dan pengetahuan umum, keterampilan dan
kerapihan. Disamping itu tenaga arsiparis harus memiliki
persyaratan sbb.:
1) Mengetahui pengetahuan tata kearsipan
2) Selalu mengikuti perkembangan dibidang pekerjaan, seperti :
mengetahui peralatan-peralatan yang lebih canggih yang akan
membantu tugasnya
3) Mengenal seluk beluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan
jabatanjabatan
4) Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang
baik

D. Sistem Penyimpanan Arsip


dalam menentukan sistem mana yang sesuai, sebaiknya
memperhatikan baik, diantaranya sebagai berikut :
1. Tidak memakan tempat, tata letak sarana atau perlengkapan dibuat
seefektif dan seefisien mungkin.
2. Sederhana dan praktis.
3. Surat yang disimpan hendaknya mudah dicapai agar mudah
digapai.
4. Ekonomis tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya.
5. Fleksibel, mudah dikembangkan dan dilaksanakan.
6. Aman dan bebas dari kerusakan karena penyimpanan.

Pola pelaksanaan penyimpan sistem filing umumnya melalui


langkah sebagai berikut.
Klasifikasi indeks kode dengan instansi tertentu
sortir dokumen penempatan ditempat penyimpanan.
Sedangkan kegiatan mengenai penemuan kembali arsip yaitu:
Menetukan kode mencari ditempat arsip
Mengambil arsip yang dibutuhkan mengembalikan arsip
ditempat semula.
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas 5
(lima), sistem yaitu:

Profesi Sekretaris Page 39


1) Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan,
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali
surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad nama orang atau
nama organisasi menurut tata urutan abjad.
2) Sistem Tanggal, adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan tanggal, bulan, atau tahun.
3) Sistem Subyek, Yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem
pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali
arsip (arsip surat masuk maupun arsip surat keluar) berdasarkan subyek
atau pokok masalah/perihal dari arsip itu.
4) Sistem Wilayah, adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas
dan/atau arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan
menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah dari pengirim
surat atau wilayah yang kita kirimi surat.
5) Sistem Nomor, Yang dimaksud sistem penyimpanan arsip
berdasarkan nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip dengan menggunakan kode angka/nomo.
Untuk peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam
kegiatan kearsipan meliputi
a. Lemari arsip (filing cabinet)
b. Lemari Sortir (sortir deks)
c. Kotak indeks (index box)
d. Meja kartu (card desk)
e. Rak
f. Lemari filing tahan api (file resiting)
g. Folder
h. Odner
Mengelola arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yang
disesuaikan dengan besar atau kecilnya suatu instansi atau perusahaan.
Dalam pelaksanaannya pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan dua
sistem yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.
1. Sistem Abjad
Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan,
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali

Profesi Sekretaris Page 40


surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad nama orang atau nama
organisasi menurut tata urutan abjad. Filing sistem abjad adalah sistem
penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali
dokumen. Dalam mencari dokumen petugas dapat langsung ke file
(tempat) penyimpanan dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari.
Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut sistem langsung (direct
filing system). Yang dimaksud sistem langsung adalah langsung menuju
ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu
misalnya kartu indeks.
Dalam penerapanya sistem abjad dapat dipadukan dengan sistem
kearsipan lainya. Misalnya dalam sistem penyimpanan arsip
menggunakan sistem wilayah sebagai sistem utamanya. Untuk
memperkuat atau mempermudah mencari dokumen/ warkat, arsip
tersebut disusun sesuai urutan abjad. Jadi disamping digunakan sebagai
sistem penyimpanan utama, sistem abjad juga dapat digunakan sebagai
sistem penyimpanan lanjutan.
Apabila filing sistem abjad yang dipilih sebagai sistem
penyimpanan, maka nama merupakan ciri atau identitas penting di
dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan
dari unit kerja bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan
atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama
koresponden.

 Tata Cara Mengindeks


Sistem penyimpanan abjad menggunakan kode huruf sebagai kode
penyimpananya. Dalam menentukan kode abjad dalam berkas/ surat
arsiparis harus paham tentang tata cara mengindeks nama caption yang
berupa nama orang maupun nama instansi. Berikut peraaturan
mengindeks secara internasiomnal:
a. Nama orang Indonesia pada umumnya
Nama orang Indonesia yang tidak menggunakan nama keluarga (Marga)
diindeks urut dari belakang. Contoh :
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Faiz Nur Ubaidillah Faiz Nur Ub

Profesi Sekretaris Page 41


Ubaidillah
Chifni Darun Naja Naja Chifni Darun Na
Ismawati Khasanah Ismawati - Kh
Khasanah

b. Nama orang Indonesia yang menggunakan nama baptis


Nama orang Indonesia yang menggunakan nama baptis
pengindekskannya diutamakan nama diri baru diikuti nama baptisnya.
Sebagai contoh:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Franciscus Aji Prakoso Franciscus Aj
Prakoso Aji
Theresia Kaunang Kaunang Theresia - Ka
Christian Sugiono Sugiono Christian - Su

c.Nama orang Indonesia yang diikuti nama marga


Nama orang Indonesia yang mencantumkan nama marga di utamakan
nama marganya. Contoh:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Hotman Hutapea Hotman Paris Hu
Paris
Hutapea
Alenta Sihombing Sihombing Alenta - Si
Andre Situmorang Situmorang Andre - Si

d. Nama singkatan yang tidak diketahui kepanjangannya


Jika nama yang diindeks mempergunakan singkatan maka
singkatansingkatan tersebut tidak diperhatikan. Hanya nama-nama yang
tidak disingkat yang diindeks dan dikode; sedangkan nama-nama yang
disingkat tidak diindeks dan dikode apabila kepanjangannya tidak
diketahui. Contoh:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
A. Rofiq Irmawan Rofiq A. Ir
Irmawan

Profesi Sekretaris Page 42


Yuliana S. Putri Putri Yuliana S Pu

e. Nama singkatan yang diketahui kepanjangannya


Apabila nama didahului atau disertai dengan nama singkatan dan
singkatan itu diketahui kepanjangannya, maka singkatan itu ditulis
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
BJ. Habibie Baharrudin Jusuf Ha
Habibie

f. Nama Gelar
Macam macam gelar
o Gelar Kesarjanaan: Prof, Ph.D, Dr, MA, MSi, Ir, Drs, SH, dr,
BA, dll.
o Gelar Kepangkatan: Jenderal, Kapten, Mayor, Sersan, dll.
o Gelar Keagamaan: Haji, Kyai Haji, Pastur, Pendeta, Biksu,
Bedande, dll.
o Gelar Kebangsawanan: GPH, RA, RR, Krt, Andi, Tubagus, dll.
o Gelar Rumahtangga: Tn, Ny, Nn.
Gelar diindeks di belakang nama dengan diberi kurung. Contoh:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Sofia Anjarwati, S, Pd. Anjarwati Sofia ( S. Pd ) An
KH. Hasyim Asyari Asyari Hasyim (KH) As

g. Nama orang Eropa


Nama orang Eropa diindeks nama belakangnya, nama pertama,
singkatan atau nama tengah. Contoh:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
G.R. Terry Terry George R Te
James Franklin Franklin James - Fr

h. Nama orang Eropa yang menggunakan kata penghubung diindeks


dan dikode sebagai satu kata/satu unit. Contoh :
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Jane Loper-Tiana Loper- Tiana Jane - Lo

Profesi Sekretaris Page 43


Peter Smith- Smith- White Peter - Sm
White

i. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan A’, D’, De, Dela, Des,
Di, Du, la, le, Mac, Van dan Van der diindeks dengan cara menjadikan
awalan sebagai satu kesatuan dengan Surname/Family name (nama
keluarga). Contoh:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Charles Van Van Houten Charles Va
Houten
Ferira O’hara O’hara Ferira Oh

j. Nama perusahaan diindeks dari nama badan usaha/ perusahaan


terlebih dahulu, kemudian badan hukumnya. Contoh:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
PT Surya Surya Manunggal PT Su
Manunggal

k. Nama badan usaha yang menggunakan nama orang


Pada Badan usaha yang menggunakan nama orang, pengideksan
dilakukan dengan menjadikan nama orang tersebut sebagai kata
pengenal utama. Kemudian nama orang tersebut diindeks sesuai dengan
peraturan
mengindeks nama orang. Contoh:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
CV Chaerul Afandy Chaerul CV Af
Afandy

l. Nama perusahaan yang menggunakan angka


Nama perusahaan/badan usaha yang menggunakan angka, ditulis
lengkap dan dijadikan sebagai tanda pengenal utama. Contoh
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Toko 123 Satu Dua Tiga Toko - Sa

Profesi Sekretaris Page 44


m. Nama perusahaan yang menggunakan singkatan
Nama perusahaan/Badan Usaha yang menggunakan singkatan ditulis
kepanjangannya terlebih dahulu, baru diindeks. Contoh
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
BRI Rakyat Bank - Ra
Indonesia

n. Nama Perusahaan yang menggunakan singkatan, yang tidak tahu


kepanjanganya.
Diindeks singkatanya terlebih dahulu, baru diikuti badan hukumnya
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
PT ABC ABC PT - Ab

o. Nama instansi/badan pemerintah


Nama departemen, direktorat jenderal dan sejenisnya. Cara mengindeks:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Departemen Ketenagakerjaan Departemen - Ke
Katenagakerjaan

 Prosedur Penyimapan
o Memerika Berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa, apakah
sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk disimpan.
Tanda yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindek Berkas
Indekslah nama dari surat tersebt dengan menggunakan nama
orang atau nama instansi sebagai captionya
Misalnya: surat dari PT Gudang Garam
Indeks : Gudang, Garam, PT.
o Mengkode
Setelah surat di indeks, tentukan kodenya, kode ini akan
menentukan dimana arsip tersebut akan ditempatkan. Kode ditulis

Profesi Sekretaris Page 45


dua digit pertama dari unit 1. Berdasarkan dari cara mengindeks
diatas berarti kode dari berkasnya adalah Gu.
o Menyortir
Setelah ditetapkan kodenya, arsip disortir sesuai dengan kode
penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan sebagai tindakan
menyusun berkas secara abjad atau numerik. Di sebagian besar
instansi, penyortiran merupakan langkah awal sebelum pemberkasan.
Penyortiran sangat penting dilakukan secepatnya setelah pemberian
kode Bila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian
kode selesai maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu
memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Berkas setelah
dikode langsung disortir sesuai tempat kelompok yang sama.
Misalnya surat yang berkode berawalan A akan ditempatkan menjadi
satu.
o Menempatkan
Setelah surat selesai disortir langkah selanjutnya adalah melakukan
penempatan surat sesuai dengan kodenya. Pada contoh diatas surat
yang berkode Gu, maka akan ditempatkan di laci yang berkode G-I,
di belakang guide yang berkode G, dan di belakang hanging folder
yang berkode Gu.

2. Sistem Tanggal
Filing sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan atau tahun. Dalam sistem ini
yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali adalah
tanggal, bulan atau tahun pembuatan surat atau tanggal surat yang
tercantum pada barisan tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri.
Sistem tanggal merupakan sistem yang paling sederhana dan praktis
sehingga cocok diterapkan kepada perusahaan kecil yang kegiatannya
masih sedikit dan masalahnya belum kompleks.
Dalam sistem tanggal atau disebut sistem kronologis,
pengelompokan tetap dilaksanakan atas sistem subjek, sub subjek, dan
satuan sub subjek. Yang dijadikan pengelompokan itu adalah tanggal,
bulan, dan tahun yang tercantum pada barisan tanggal surat. Yang

Profesi Sekretaris Page 46


ditetapkan sebagai subjek adalah tahun, sebagai sub subjek adalah
bulan, dan sebagai satuan sub subjek adalah tanggal. Tahun ditetapkan
sebagai judul laci, bulan ditetapkan sebagai judul guide, tanggal
ditetapkan sebagai judul folder.

 Prosedur Penyimpanan
o Memerika Berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa, apakah
sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk disimpan. Tanda
yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindeks
Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan,
dan tahun yang ada pada surat (tanggal surat) dijadikan sebagai kode
penyimpanan. Klasifikasi sistem tanggal surat atau warkat yang
bertahun sama disimpan dalam laci yang sama. Warkat atau surat
yang bulannya sama akan berada di belakang guide yang sama, serta
surat atau warkat yang bertanggal sama akan terdapat dalam folder
yang sama.
Contoh :
Surat yang bertanggal 15 Maret 2013 diindeks sebagai berikut.
2013 = Unit 1 sebagai kode laci.
Maret = Unit 2 sebagai kode guide.
15 = Unit 3 sebagai kode folder.
o Mengkode
Hasil indeks arsip diberi kode dan menjadi dasar penyimpanan arsip
tersebut. Pengkodean juga dapat diartikan sebagai pemberian tanda
pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Agar
dapat memberi kode yang tepat, seperangkat aturan dalam
penyimpanan sistem tanggal harus diikuti. Bila arsip siap disimpan,
maka arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Bila
hal tersebut telah dilakukan maka petugas tinggal membaca sekilas
atas mengindeks isi surat guna konfirmasi pemberian kode tersebut.
o Menyortir

Profesi Sekretaris Page 47


Setelah penetapan kode, surat disortir sesuai dengan kode
penyimpanan. Penyortiran dapat diartikan pula sebagai tindakan
menyusun berkas secara urut tanggal. Di sebagian besar instansi
penyortiran adalah langkah awal sebelum pemberkasan. Penyortiran
sangat penting dilakukan segera mungkin setelah pemberian kode,
agar pemberkasan tidak tertunda. Bila kegiatan penyortiran ditunda
hingga kegiatan pemberian kode selesai maka itu berarti melakukan
pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih
banyak. Setelah dikode berkas langsung disortir sesuai dengan
tempat atau kelompok yang sama.
Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 s.d tanggal 31
dijadikan satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulan
Pebruari dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya.
o Menempatkan
Berdasarkan hasil pengkodean contoh surat diatas , maka letakkan
surat pada laci yang berkode 2013, di belakang guide yang
berkode maret, dan ada hanging folder kode 13.

3. Sistem Subjek/ Masalah


Sistem pokok masalah adalah sistempenyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. Isi dokumen
seringkali disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok
surat atau subyek. Yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem
pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali
arsip (arsip surat masuk maupun arsip surat keluar) berdasarkan subyek
atau pokok masalah/perihal dari arsip itu. Bila perihal surat tidak sesuai
dengan isi surat maka isi surat bisa dijadikan sebagai dasar pencatatan
klasifikasi subyek atau pokok masalah.
Sistem pokok masalah dapat dikatakan sebagai sistem yang paling
sukar penanganannya. Di Indonesia, sistem ini banyak dipergunakan
oleh instansi-instansi pemerintah yang besar dan luas. Sistem ini
dilaksanakan secara seragam untuk semua unit kerja yang ada di dalam
instansi bersangkutan. Sistem ini merupakan sistem yang paling tepat
digunakan untuk mengelola arsip instansi atau perusahaan yang

Profesi Sekretaris Page 48


disimpan secara sentral (terpusat di suatu tempat tertentu). Sebab arsip
tersebut berasal dari semua bagian atau unit kerja yang mempunyai
subyek sendiri-sendiri, dan pada penyimpanan sentral semuanya
bergabung menjadi satu sistem. Dengan sistem ini juru arsip/arsiparis
lebih cepat dalam menemukan kembali arsip, sebab mereka lebih mudah
mengingat pokok masalah/subyek arsip dibanding dengan mengingat
tanggal, nomor, wilayah, atau nama.
Dalam sistem penanganan surat pola desentralissasi, penggunaan
sistem kurang tepat, karena dalam sistem desentralisasi penanganan
surat dilakukan oleh masing- masing unit kerja, dan ini tentu arsip yang
disimpan hanya yang berkaitan dengan bidangnya saja, misalnya bagian
keuangan hanya menyimpan arsip – arsip yang berkaitan dengan
keuangan saja, arsip yang tidak berkaitan dengan bidangny dianggap
tidak penting.
Dalam penerapan sistem masalah, diperlukan daftar klasifikasi subjek,
agar istilah istilah yang digunakan untuk mengelompokkan dokumen
bisa tetap dan seragam.ada dua daftar klasifikasi subjek yatu daftar
klasifikasi subjek standar dan buatan sendiri. Daftar klasifikasi subjek
standar kurang cocok digunakan untuk menyimpan arsip berupa surat,
sehingga sistem ini cocok untuk diapakai di perpustakaan, karena
lingkup permasalahanya yang berkaitan dengan pengetahuan dan sains.
Sedangkan daftar klasifikasi buatan sendiri banyak digunakan oleh
instansi yang menggunakan sistem subjek yang mana dapat disesuaikan
dengan lingkup kegiatan perihal dalam surat dalam suatu instansi.
Dengan mengumpulkan semua masalah yang ada pada seluruh instansi.
Karena fungsi dan tugas masing-masing unit kerja sudah jelas, maka
istilah subyek dapat diambil dari fungsi dan tugas tersebut yang
disesuaikan dengan kebutuhan suatu daftar subyek. Dalam daftar
klasifikasi buatan sendiri ada yang menggunakan bantuan kode, hal ini
digunakan untuk mempermudah apabila arsip dengan permasalahan
yang sejenis jumlahnya banyak, sehingga akan mempermudah untuk
menemukanya.
Contoh daftar klasifikasi murni DDC (dewey decimal
classification )

Profesi Sekretaris Page 49


000 : Umum
100 : Filsafat
200 : Agama
210 Agama Islam
215 Sejarah Kebudayaan Islam
300 : Ilmu Sosial
400 : Bahasa
500 : Ilmu Murni
600 : Ilmu Terapan
700 : Kesenian
800 : Kesusastraan
900 : Sejarah dan Ilmu Bumi

Contoh daftar klasifikasi murni


Keuangan Laci
Kredit
Pajak Guide
PPh
PBB Hanging Folder
Personalia
Kesejahteraan
Bonus
Cuti
Gaji

Daftar klasifikasi berkode


000 Umum
020 Peralatan
021 Alat Tulis
022 Mesin kantor
100 Pemerintahan
110 Pemerintahan Pusat
111 Presiden
112 Wakil Presiden

Profesi Sekretaris Page 50


190 Hubungan Luar Negeri
191 Perwakilan asing
195 PBB

 Prosedur Penyimpanan Sistem Subjek


o Memeriksa berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa,
apakah sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk
disimpan. Tanda yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindek
Mengindeks adalah proses menentukan kata-tangkap
(caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan
penyimpanan. Di dalam sistem subyek kata tangkap tersebut
adalah istilah subyek yang ditentukan berdasarkan isi surat atau
dokumen. Di dalam pekerjaan diharapkan petugas dapat
menentukan subyek surat tidak hanya berdasarkan subyek yang
tertulis pada perihal surat, tetapi hendaknya membaca surat secara
keseluruhan sehingga dapat menentukan subyek surat. Subyek
surat inipun merupakan ancar-ancar atau perkiraan petugas,
karena selenjutnya petugas harus mempergunakan indeks relative.
Dari indeks relative ini, diketahui istilah subyek yang akan
dipergunakan dan selanjutnya petugas dapat melihat daftar
klasifikasi subyek untuk mengetahui istilah yang lebih terinci dan
lengkap. Misalnya Ani ingin menyimpan surat dari Ibu Lusi
perihal cuti sakit. Berdasarkan perihal tersebut indeks nya adalah
Kepegawaian – Cuti – Cuti Sakit
o Mengkode
Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengancara
menuliskan kata-kata cuti akit di atas kertas surat bersangkutan
dengan tulisan tangan . Dengan kode tersebut petugas dapat
menyortir ataupun menempatkan surat bersangkutan sesuai
dengan subyek yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut
petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yan
dikembalikan

Profesi Sekretaris Page 51


o Menyortir
Penyortiran perlu dilakukan bila surat yang akan disimpan
jumlahnya cukup banyak, untuk memudahkan pekerjaan
penempatan di tempat penyimpanan. Dengan penyortiran, surat-
surat disimpan secara bergiliran kelompok demi kelompok.
Misalnya surat dengan kelompok personalia dipisahkan dengan
surat kelompok keuangan.
o Menempatkan
Pada tahap ini menempatkan surat yang telah disortir ke
tempat penyimpanan arsip, sesuai dengan kode arsip yang telah
diberikan pada bagian pojok atas. Pada contoh diatas surat diberi
kode cuti sakit, untuk itu surat akan ditempaatkan di laci yang
berkode “KP atau Kepegawaian”, di belakang folder yang
berkode “ Cuti”, dan pada hanging folder yang berkode “ Cuti
Sakit”.

4. Sistem Wilayah
Pengelolaan dokumen sistem wilayah adalah sistem penyimpanan
dokumen, berkas dan/atau arsip yang dijadikan pedoman untuk
menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah
dari pengirim surat atau wilayah mengirimi surat. Badan usaha atau
bidang jasa lain yang akan mempergunakan penyimpanan arsip dengan
sistem wilayah harus mengumpulkan seluruh berkas/arsip yang ada,
kemudian menyortir atau memisahkan berkas atau arsip yang ada
berdasarkan pembagian wilayah yang telah ditetapkan, seperti wilayah
Provinsi, kabupaten, kecamatan, kelurahan hingga RW, maupun RT.
Sebagai contoh, suatu badan usaha yang bergerak di bidang penjualan
mengatur kegiatan usahanya dikaitkan dengan domisili pembelinya,
oleh karena itu penataan berkasnya yang antara lain berupa surat
pesanan maupun faktur penjualan ditata dengan menggunakan sistem
penyimpanan wilayah.
Penerapan sistem penyimpanan wilayah bergantung pada
pembagian wilayah yang ada di daerah tersebut. Oleh karena itu
sebelum menyortir suratsurat, terlebih dahulu dibuat daftar klasifikasi

Profesi Sekretaris Page 52


wilayah. Susunan arsip sistem wilayah bersifat tidak langsung, artinya
pengarsipan dimulai dengan kelompok besar, misalnya Provinsi,
kemudian daerah yang termasuk di dalamnya disusun menurut wilayah,
seterusnya sampai pembagian wilayah yang lebih kecil. Pembagianya
meliputi wilayah, sub wilayah, dan sub – sub wilayah. Untuk
mempermudah pemahaman dalam membuat klasifikasi wilayah, sebagai
contoh perhatikan pembuatan daftar klasifikasi wilayah yang ada di
Provinsi Jawa Timur.
Bangkalan
Kediri Wilayah 1 (Laci)
Mojoroto
Bandar Lor
Ngampel
Pesantren Sub Wilayah ( Guide )
Malang

Surabaya
Wiyung
Babatan
Wiyung Sub- sub wilayah ( HF)
Kenjeran

 Prosedur Penyimpanan
o Memeriksa berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa, apakah
sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk disimpan. Tanda
yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindeks
Adalah menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan
untuk petunjuk (guide) pada label map. Pada sistem wilayah yang
diindeks adalah judul, nama tempat, atau asal surat dibuat, misalnya
nama Provinsi atau nama kota. Untuk label map individu atau untuk
kepentingan susunan wilayah surat didalam map campuran,
diperlukan indeks nama koresponden. Pada filing sistem wilayah

Profesi Sekretaris Page 53


yang dimaksud dengan caption atau judul surat adalah nama wilayah
atau daerah yang telah ditetapkan. Misalnya surat dari PT Sari Roti
yang beralamat di Jalan Singosari No. 10 Malang. Kita ketahui
bahwa unit terkecil dari captoin tersebut adalah nama kota. Sehingga
nama kota akan dijadikan sebagai kode HF pada nantinya:
Indeksnya : Jawa – Jawa Timur – Malang
o Mengkode
Kode diperlukan untuk penyimpanan dan penyimpanan kembali
surat/dokumen yang telah selesai dipinjam. Pemberian kode penting
dilakukan untuk memudahkan proses penyimpanan.Yang
dipergunakan sebagai kode ialah nama wilayah atau daerah sesuai
dengan susunan wilayah atau daerah yang telah ditentukan. Kode
harus dapat menunjukkan tempat arsip itu akan disimpan (pada filing
cabinet/odner map dan folder). Untuk penempatan surat dalam
folder, harus ditentukan lebih dahulu bentuk susunan arsip dalam
laci, apakah arsip-arsip dalam laci disusun menurut Wilayah. Kode
ditulis di pojok kanan atas pada surat dari contoh diatas maka kode
suratya “ Malang “.
o Menyortir
Penyortiran dilakukan bilamana jumlah surat yang akan
disimpan cukup banyak. Di dalam sistem wilayah, penyortiran yang
dilakukan tergantung susunan klasifikasi wilayah yang digunakan
pada unit kerja bersangkutan, misalnya dikelompokkan menurut
nama negara, nama provinsi, nama kota/kabupaten, dan
dikelompokkan menurut urutan wilayah koresponden masing-
masing. Sebelumnya nama tempat/wilayah juga sudah disortir
menurut urutan wilayah.
o Menempatkan
Setelah surat diberi kode, langkah selanjutnya ialah menyimpan surat
pada laci dan folder sesuai dengan kode surat apabila penyusunan
arsip berdasarkan wilayah. Sebagai contoh, menyimpan surat pada
contoh diatas. Surat tersebut akan ditempatkan pada laci yang
berkode “ Jawa”, di belakang guide yang berkode “ Jawa Timur”,
dan dibelakang HF yang berkode “ Malang “.

Profesi Sekretaris Page 54


5. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
dengan menggunakan kode angka/nomor Sistem penyimpanan arsip
sistem nomor ada 3:
1. Berdasarkan nomor dewey (DDC)
2. Berdasarkan nomor seri (urut)
3. Berdasarkan nomor terminal digit

A. Sistem DDC ( Dewey Decimal Classification )


Sistem ini sama dengan sistem subjek dewey. Hanya saja dalam sistem
nomor ini lebih ditekankan pada nomornya., berikut daftar
klasifikasinya
000 umum
100 filsafat
200 agama
300 ilmusosial
400 bahasa
500 ilmumurni
600 ilmuterapan
700 kesenian
800 kesusasteraan
900 sejarah dan ilmu bumi

Contoh pembagian nomor, sub nomor, dan sub-sub nomor


000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Bonus
110 Cuti
110 Cuti Melahirkan
111 Cuti Sakit
112 Cuti Tahunan
200 Keuangan
210 Pajak

Profesi Sekretaris Page 55


210 PBB
211 PPh
212 PPn
 Peralatan dan Perlengkapan
Filling Cabinet : 10 Laci yang berkode antara 000-900
Guide : dibutuhkan 100 Guide
Hanging Folder : 1.000 Hanging Folder
Kartu Indeks
Cardex
Rak Sortir

 Prosedur Penyimpanan
o Memeriksa Berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa,
apakah sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk
disimpan. Tanda yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindeks
Adalah menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan
untuk petunjuk (guide) pada label map. Kode pada sistem ini
adlah menggunakan nomor yang sesuai dengan daftar
klasifikasi yang telah dibuat. Misalnya Rudi ingin
menyimpan arsip tentang cuti melahirkan, kemudian lihatlah
daftar klasifikasi,lalu indekslah caption tesebut:
100 – 110 – 110
o Mengkode
Kegiatan ini memberikan tanda pengenal pada arsip yang
disimpan. Kode arsip ditulis tangan di sebelah pojok kanan
atas. Dari contoh diatas surat ditulis dengan kode 110.
Apabila sudah ada surat yang sejenis disimpan maka kodenya
akan ditambah dengan angka decimal menjadi 110. 1, 110.2,
110.3...dst.
o Menyortir
Surat yang memiliki kode yang sama sebaiknya diletakkan
menjadi satu, tujuan dari penyortiran ini adalah

Profesi Sekretaris Page 56


mempermudah dalam penempatan, karena kalau tidak segera
disortir surat akan bercampur dengan surat lain yang memiliki
kode yang berbeda- beda.
o Menempatkan
Cuti Tahunan kode 110.2 ditempatkan :
Laci : 100
Guide : 110
HF : 110
Urutan surat : 3 karena dalam DDC dalam pengarsipanya
dimulai dari angka 000, sehingga rumusnya + 1.

B. Sistem Nomor Seri (urut )


Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip antara 1000-10.000.
nomor dimulai dari 1,2,3 dan seterusnya. Pada sistem ini setiap
koresponden diberi kode sesuai dengan urutan yang berada pada
buku nomor. Buku nomor adalah buku yang berisi nomor yang
sudah digunakan sebagai nomor koresponden dalam file sistem
nomor. Dan penulisan di buku nomor mencapai 5 surat. Jika belum
maka diberi kode “C”.
Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam
penyimpanan sistem nomor seri adalah :
 Filling cabinet
 Guide
 Hanging Folder
 Kartu Indeks
 Cardex
 Buku Nomor

 Laci 1 : 1-100
 Guide : 1-100
 HF : 1-100
 Laci 2 : 101-200
 Guide : 101-200
 HF : 101-200

Profesi Sekretaris Page 57


 Laci 3 : 201-300
 Guide : 201-300
 HF : 201-300
 Laci 4 : 301-400
 Guide : …..-……
HF : …..-…..

dalam pembagian laci dalam sistem ini setiap laci diisi satu sampai
seratus, jadi kelipatan setiap laci dengan laci lainya yaitu seratus, begitu
juga dalam pembagian guide nya per sepuluh, dan pembagian foldernya
setiap angka ytang terdapat dalam guide.

 Laci 1 : 1-100

 Guide 1: 1-10

 Guide 2: 11-20
HF 1 : 1
 Guide 3: 21-30 HF 2 : 2
HF 3 : 3
 Guide 4: 31-40
HF 4 : 4
 Guide 5: 41-50 HF 5 : 5
HF 6 : 6
 Guide 6: 51-60 HF 7 : 7
 Guide 7: 61-70 HF 8 : 8
HF 9 : 9
 Guide 8: 71-80 HF10: 10

 Guide 9: 81-90

 Guide10: 91-100

contoh format buku nomor

Tanggal Nama Nomor File

Profesi Sekretaris Page 58


10 Januari 2009 Muhammad Galih Prasetyo 1

15 Februari Joko Priyono 2


2009

 Prosedur Penyimpanan
o Memeriksa Berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa,
apakah sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk
disimpan. Tanda yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindeks
Kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu. Sedangkan
surat disimpan pada map dalam almari arsip, sehingga diperlukan
adanya map campuran dan map individu. Nama yang ditulis
diatas kartu indeks adalah menurut peraturan mengindeks.
o Mengkode
Sesudah memeriksa kartu indeks maka hasilnya dituliskan
pada arsip bersangkutan. Untuk surat yang akan disimpan dalam
map akan terjadi kemungkinan dua pilihan kode, yakni kode C
atau kode nomor. Untuk surat yang disimpan dalam map ordner
dan bahan non surat, kode yang dituliskan adalah kode langsung
kode nomor. Kode yang tertera pada arsip ini penting untuk
menyimpannya terutama penyimpanan kembali bilamana arsip
dikembalikan oleh peminjam. Apabila pengkodean nama/subjek
secara Nomor sudah dilakukan sebelumnya, pengarsip memeriksa
kode untuk kebenarannya. Apabila pengkodean tidak dilakukan,
pengarsip menandai surat menurut kebiasaan kantor tersebut.
Apabila tunjuk silang (Cross-Reference) harus dipersiapkan,
dalam pengkodean harus dimasukkan suatu notasi (biasanya X
ditulis di atas lembar surat tersebut).

Cth : kode 111.2 ditempatkan :


 Laci : 1-100
 Guide : 11-20

Profesi Sekretaris Page 59


 HF : 11
Urutan surat : 2

o Menyortir
Penyortiran pada sistem-nomor dilakukan bilamana arsip
yang akan disimpan berjumlah banyak, misalnya pada
penyimpanan kartu rumah sakit. Untuk mempergunakan map
campuran, pertama arsip disortir atau digolongkan menurut
nomor. Untuk arsip yang sudah punya nomor dan non-surat,
penyortiran dilakukan menurut kelompok nomor, misalnya 1-200,
201-300, 301- 400 dan sebagainya. Apabila penyortiran kasar
telah dilakukan seperti pada surat-surat yang telah siap untuk
disusun, sortir dan isinya dapat dipindahkan ke file Apabila
penyortiran tidak dilakukan, penyortiran kasar dapat dilakukan
dengan cepat sebelum penyusunan, kemudian surat disimpan dan
disatukan di file-file. (Penyortiran ini bisa disebut pengeblokan,
pengelompokan, pemotongan, atau penyortiran kelompok).
Penumpukkan surat-surat secara tidak sengaja dalam suatu
kelompok harus dipisahkan apabila penyortiran tidak dilakukan.
o Menempatkan
Pada contoh di atas kode surat tentang surat diberi kode 111.
2, maka penempatanya akan diletakkan di dalam laci yang
berkode 1 – 100, di belakang guide yang berkode 11 – 20, dan
pada HF yang berkode 11, surat akan ditempatkan pada urutan
ke- 2, karena dalam sistem nomor seri pencatatan surat dimulai
dari angka 1.

3. Sistem Nomor Terminal Digit


Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
nomor urut pada buku arsip Nomor urut pada buku arsip dimulai dari
nomor 0000 (4 digit). Pada sistem ini nomornya dibaca dari kanan ke
kiri. Peralatan dan perlengakapn yang dibutuhkan yaitu :
 Filling cabinet : 10 laci
 Guide : 100 guide

Profesi Sekretaris Page 60


 Hanging Folder : 1000 hanging folder
 Kartu Indeks
 Cardex
 Buku Arsip : buku yang digunakan untuk mencatat surat yang akan
disimpan sebagai arsip

Pembagian laci pada sistem terminal digit :


Laci 1 : 00- 09
Laci 2 : 10 – 19
Laci 3 : 20 – 29
 Laci 2 : 10-19
 Guide 1: 10 HF 1 : 10/0
 Guide 2: 11 HF 2 : 10/1
 Guide 3: 12 HF 3 : 10/2
 Guide 4: 13 HF 4 : 10/3
 Guide 5: 14 HF 5 : 10/4
 Guide 6: 15 HF 6 : 10/5
 Guide 7: 16 HF 7 : 10/6
 Guide 8: 17 HF 8 : 10/7
 Guide 9: 18 HF 9 : 10/8
 Guide10: 1 HF10: 10/9

 Prosedur Penyimpanan
o Memeriksa Berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa,
apakah sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk
disimpan. Tanda yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindeks
Membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip menjadi
beberapa unit untuk menunjukkan posisi surat tersebut disimpan.
o Mengkode
Menentukan kode berdasarkan nomor urut pada buku arsip
misalnya surat dari Retno tentang cuti sakit diberi kode 1234
o Menyortir

Profesi Sekretaris Page 61


surat yang sudah di kode di pisahkan dengan surat yang
lainya, supaya mudah untuk menempatkan arsip.
o Menempatkan
Menempatkan : kode 1234 ditempatkan :
o Unit I : yaitu angka 3 dan 4 menunjukkan nomor laci dan
nomor guide
o Unit II : yaitu angka 2 menunjukkan urutan hanging folder
o Unit III : yaitu angka 1 menunjukkan urutan surat +1
Sehingga kode 1234 disimpan pada
o Laci : 30-39
o Guide : 34
o HF : 34/2
o Urutan surat : 2

MENGELOLA ADMINISTRASI KAS KECIL


 Kas Kecil
Seperti diketahui di dalam perusahaan perusahaan besar adanya
pembentukan dana kas kecil karena perusahaan tersebut dalam
kegiatannya selalu menyimpan uangnya di bank. Untuk pengeluaran
yang sifatnya tidak bisa menggunakan cek maka perlu adanya
pembentukan dana kas kecil dimana tujuannya adalah apabila adanya
pengeluaran yang sifatnya kecil tidak perlu ke bank terlebih dahulu, tapi
cukup mengeluarkan uang melalui kas yang ada di dalam brankas
perusahaan. Uang yang ada didalam kas kecil diambil dari bank.
Pengertian dari dana kas kecil sendiri adalah pembentukan kas
yang akan digunakan untuk pengeluaran yang sifatnya tidak bisa
menggunakan check. hal ini karena sering kali pimpinan membutuhkan
dana yang cepat untuk apat membiayai kegiatanya. Sementara bila
langsung diminta dari bendahara atau bagian keuangan membutuhkan
waktu yang lama karena harus mengikuti prosedur yang ada. pengelola
dana kas kecil biasanya diserahkan kepada sekretaris pimpinan,
walapupun begitu tidak semua sekretaris menangani kas kecil.
Tujuan dibukanya kas kecil oleh perusahaan :
Profesi Sekretaris Page 62
1. Pengawasan terhadap keluar-masuknya uang
2. Mempermudah transaksi keuangan yang sifatnya tidak bisa dengan
cek

 Pembentukan Dana Kas Kecil


Pada saat dibentuknya Dana kas kecil uangnya diambil dari bank
dengan menggunakan chek yang diserahkan kepada pemegang kasir
perusahaan tersebut. Maka jurnal yang dibuat pada saat pembentukan
dana tersebut adalah :
Kas kecil Rp xxxxx
Kas Rpxxxxx

 Kelengkapan dana kas kecil


Di dalam pengelolaan dana kas kecil perlengkapan yang diperlukan,
adalah :
1. peralatan kantor misalnya bolpoin, penghapus
2. peralatan untuk menghitung baik manual maupun elektronik
3. Bukti kas masuk
4. Bukti kas keluar
5. Buku kas kecil
6. formulir permintaan dana kas kecil

Contoh gambar bukti kas masuk


BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL
No. Bukti :………...............
Diterima dari : Tanggal :……………......

Untuk Keperluan : Jumlah

Terbilang
Total

Disetujui oleh :…. Diserahkan oleh : ……… Diterima Oleh:………….

Profesi Sekretaris Page 63


Bukti kas masuk adalah bukti yang berkaitan dengan penerimaan
dana kas kecil pada saat dibentuk maupun pada saat pengisian kembali.
dalam bukti kas masuk harus dilampiri dengan bukti transaksi seperti
cek, bukti penyerahan dana dari kasir/ bendahara, dan bukti penarikan
tunai dari bank.

Contoh format bukti kas keluar


BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Dibayarkan kepada : No.Bukti …………
Tanggal : ………………
Untuk Keperluan Jumlah
Terbilang :
Total
Disetujui Oleh : ……. Diterima oleh : ………

Bukti kas keluar adalah bukti yang berhubungan dengan pengeluaran


kas yang telah dilakukan oleh sektretaris atau pimpinan, karena adanya
kegiatan pimpinan yang harus didanai. bukti kas keluar sebaiknya harus
dilampiri dengan bukti transaksi yang meliputi kuitansi, nota, bon, bill,
struk belanja dll.

 Sistem Pengelolaan Kas Kecil


A. Sistem dana tetap ( imprest )
sistem dana tetap adalah sistem pencatatan kas kecil dimana
besarnya jumalh dana awal kas kecil sama untuk setiap periodenya.
sistem ini tidak mengenal penambahan atau pengurangan dana kas
kecil di tengah periode. dalam sistem ini saldo yang berada di kas
tidak mudah untuk diketahui, karena saldo baru dapat dilihat pada
akhir periode. Saat pembayaran atau pengeluaran kas kecil,
tidak dicatat dalam jurnal tetapi bukti-bukti pengeluaran tetap
dikumpulkan oleh pemegang dana kas kecil. Dana kas kecil
Profesi Sekretaris Page 64
akan berkurang sebesar jumlah dalam bukti transaksi
pengeluaran dana kas kecil
Berikut contoh pencatatan sistem dana tetap
 Pada tanggal 1 Januari pimpinan PT Maju Sejahtera
memeberitahukan kepada sekretaris untuk membentuk dana kas
kecil sebesar Rp 12.000.000
 2 Januari 2016 dibayar biaya ongkos pembelian barang sebesar
Rp 4.000.000
 15 Januari 2016 dibayar biaya transport penjualan sebesar Rp
2.500.000
 25 Januari 2016 dibayar tagihan rekening listrik,air, dan telepon
sebesar Rp 3.500.000
Tanggal akun Debet Kredit
Nama Akun Debet Kredit
Kas kecil Rp 12.000.000
Beban Angkut Rp 4.000.000,-
Pembelian
Beban Penjualan Rp 2.500.000,-
Beban Administrasi Rp 3.500.000,-
dan Umum

Kas Kecil 10.000.000


Saldo Rp 2.000.000

Kas kecil Rp 10.000.000


(pengisian kembali)

B. Sistem dana tidak tetap ( Fluctuation )


Dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan
tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk
periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan dan
sebagainya. Pada sistem ini rekening kas kecil yang
diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar
jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas
kecil.
contoh pencatatan dengan metode dana tidak tetap
Profesi Sekretaris Page 65
 Pada tanggal 1 Mei 2016 dibentuk dana kas kecil sebesar
Rp 10.000.000
 10 Mei 2016 dibayar beban administrasi dan umum
sebesar Rp 5.000.000
 15 Mei 2016 dibayar biaya ongkos penjualan sebesar Rp
1.400.000
 30 Mei 2016 kas kecil diisi kembali
Jurnal Pengeluaran Kas Kecil
Tanggal Keterangan Debet Kredit
Mei 1 Kas kecil Rp 10.000.000 -
Kas Rp 10.000.000
10 Beban Administrasi dan Umum Rp. 5.000.000
Kas Kecil Rp. 5.000.000,-
15 Beban Penjualan Rp. 1.400.000,- -
Kas Kecil - Rp. 1.400.000,-
30 Kas kecil Rp 10.000.000
Kas Rp 10.000.000

MEMBUAT DOKUMEN DAN NOTULA RAPAT


Hasil keptusan dalam rapat sebaiknya diketahui oleh para
pesertarapat dan pihak-pihak lain yang terkait. untu itu perlu
dibuatkan catatan tentang jalanya rapat dan keputusan yang
diambil. catatan ini disebut dengan notula dan dibuat oleh
sekretaris. Notula atau risalah rapat adalah catatan singkat tentang hasil
suatu pembicaraan di dalam rapat. Notula rapat ditulis oleh anggota
rapat yang ditunjuk dan disahkan oleh ketua rapat, kemudian hasilnya
diarsipkan untuk bahan pertimbangan lebih lanjut.
Orang yang diberi tugas untuk menyusun notula disebut
dengan notulis. seorang notulis harus segera membuat notula,
segera setelah selesai rapat serta membacakan hal – hal yang
merupakan keputusan rapat. Penulisan notula harus ditulis secara
ringkas tetapi jelas dan tegas dan isi notula hanya memuat pokok-pokok
isi pembicaraan.

Profesi Sekretaris Page 66


Oleh karena itu, kemahiran menulis yang diperlukan pada
penulisan notula dan laporan adalah sebagai berikut.
1. Pemakaian kata-kata yang umum dipahami banyak orang.
Penggunaan kata-kata khusus,apa.Iagi bersifat perorangan,dan kata-kata
asing, serta kata-kata bahasa daerah sebaiknya dihindari dan dikurangi.
2. Pemakaian tata bahasa yang baku.
Tata bahasa yang digunakan adalah tata bahasa baku bahasa Indonesia
sebagai bahasa Nasional seluruh Nusantara.
3. Pemakaian gaya bahasa yang umum.
Gaya bahasa atau ragam bahasa atau ekspresi bahasa(cara penuturan
yang dapat dipahami orang) yang digunakan mestinya yang bersifat
umum.
Fungsi notula adalah sebagai berikut:
1. bahan atau/ bukti dokumen hitam diatas putih.
2. sumber informasi bagi peserta rapat yang tidak mengahdiri rapat.
3. acuan atau landasan bagi pertemuan .
4. alat pengingat peserta rapat.
5. bukti sejarah.
Jenis notula rapat ada dua, yaitu notula harfiah/verbatim dan notula
rangkuman. notula harfiah adalah laporan mengenai pembicaraan
rapat yang mana ditulis secara lengkap atau tidak boleh
meniadakan suatu bagian, sedangkan notula ringkasan yaiyu notula
rapat yang berisi ringkasan dari hasil pembicaraan dalam rapat.

Pada zaman dahulu sebelum ada teknolgi yang canggih seperti


handphone maupun alat perekan, sekretaris sebelum menulis notula
rapat yang resmi, membuat catatan dikte terlebih dahulu dengan
menggunakan tulisan stenografi dalam mencatat pembicaraan rapat.
kata stenografi berasal dari bahasa latin yaitu, stenos dan graphein,
stenos berarti singakt dan graphein berarti tulisan. stenografi yang
digunakan di indonesia adalah Karundeng

Profesi Sekretaris Page 67


NOTULA
RAPAT ......(Judul Rapat )

Hari
Tanggal
Waktu
Tempat

PESERTA RAPAT
Undangan
Hadir
Tidah Hadir

Pemimpin Rapat
Agenda Rapat

JALANYA RAPAT
1. Pembukaan
2. Isi Rapat

3. Keputusan Rapat
4. Penutup

.............,.............20

Pemimpin Rapat, Notulis,

Profesi Sekretaris Page 68


MEMPERSIAPKAN PERJALANAN BISNIS

Perjalanan bisnis adalah perjalanan pimpinana ke suatu tempat


untuk melakukan pekerjaan kedinasan dalam jangka waktu tertentu.
perjalanan bisnis ada yang ke luar negeri dan ada yang di dalam negeri,
tugas seorang sekretaris dalam kegiatan perjalanan bisnis pimpinana
adalah mempersiapkan segala sesuatu mulai dari menyusun jadwal
kegiatan, akomodasi, konsumsi bahkan dokumen seperti p[aspor dan
visa bila perjalanan bisnis dilakukan di luar negeri.

Profesi Sekretaris Page 69


pengelolaan persiapan perjalanan bisnis bisa dilakukan oleh
sekretaris sendiri atau bisa juga dipersipakan oleh divisi perjalanan yang
tersedia di perusahaan, atau bisa juga melalui biro perjalanan. sektretaris
hanya tinggal membuat travel checklist serta menyiapkan dokumen
intern dan dokumen bisnis yang diperlukan.
adapun dokumen eksternal yang perlu dipersiapkan bila pimpinan
maelakukan dinas ke luar negeri meliputi:
 paspor
 visa
 surat keterangan fiskal
 exit permit
 yellow card
 tiket transportasi
 voucher penginapan
 persiapan transportasi dalam kota dan akomodasi
 alat pembiayaan selama perjalanan bisnis seperti uang/ valuta
asing negara tujuan, kartu plastik baik kartu debet maupun kartu
kredit, cek bepergian (traveller cheque)

itinerary merupakan sebuah rencana kegiatan yang dilakukan


selama perjalanan bisnis yang meruapakn kombinasi antara daftar
perjalanan dan janji temu. sebelum membuat atau menyusun daftar
perjalanan bisnis sekretaris harus mengetahui terlebih dahulu rencana
dan kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis, dan juga harus
mempelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Daftar perjalanan
dibuat dalam berbagai bentuk. berikut adalah contoh itinerary pimpinan
PT Samudra Karya Hutama .

Profesi Sekretaris Page 70


PT SAMUDRA KARYA HUTAMA
Jadwal Perjalanan Dinas
Nama : Bpk. Sulthoni, S.H.
Jabatan : Direktur
Tujuan : Surabaya
Tanggal : 14 Agustus 2016
Hari/Tanggal Waktu (WIB) Kegiatan Keterangan
Senin, 14 06.15 Menuju Dijemput supir
Agustus 2016 Bandara Soehat kantor
07.45 Check in Terminal EII ,
Garuda (tiket
ada di map
hijau)
08.15 Boarding
08.45 Menuju Garuda GIA
Surabaya 512, aircraft
744
10.00 Sampai di Taksi, Hotel
Surabaya, Pahlawan No.
langsung 10 Surabaya
menuju tempat
acara
10.15 – 16.00 Mengikuti
seminar
16.15 Check out hotel Hotel Pahlawan
No. 10
Surabaya
17.00 Menuju Taksi
Bandara Juanda
18.00 Check in Garuda
18.30 Boarding
19.00 Take off Garuda GIA,
menuju Jakarta aircraft 744
21.00 Tiba di Jakarta Pulang,
dijemput supir
kantor

Profesi Sekretaris Page 71


Profesi Sekretaris Page 72