KEDUDUKAN SEKRETARIS
Pekerjaan sekretaris merupakan sebuah profesi dimana seseorang
yang memduduki jabatan tersebut harus memiliki keahlian di bidang
kesekretariatan. Walaupun istilah penyebutanya sama, tetapi sekretaris
mempunyai kedudukan dan tanggung jawab yang berbeda antara satu
perusahaan/organisasi dengan perusahaan/organisasi lainya sesuai
dengan besar kecilnya organisasi. Besar kecilnya tanggung jawab
pegawai kantor ditentukan dengan kedudukan jabatanya dalam kantor,
hal tersebut digambarkan dalam struktur organisasi.
Apabila sekretaris tersebut sekretaris pimpinan atau sekretaris
perusahaan maka kedudukanya sejajar dengan manajer. Akan tetapi
apabila sekretaris tersebut sekretaris manajer, maka kedudukanya
dibawah wewenang dari manajer. Sekretaris pimpinan atau dikenal
dengan sekretaris pribadi berfungsi sebagai pembantu ahli seorang
pejabat dan disebut sekretaris pribadi. Bagi pimpinan yang menangani
bemacam-macam masalah, kehadiran tenaga sekretaris pribadi sebagai
pembantu ahli amatlah penting. Sehingga pejabat pimpinan benar-benar
dapat mengambil keputusan untuk menggariskan kebijaksanaannya
dengan setepat-tepatnya. Sementara sekretaris perusahaan atau kepala
A. Arti Kepribadian
Menjadi seorang sekretaris bukanlah hal yang mudah, tidak hanya
cakap dari segi pengetahuan dan ketrampilanya saja, akan tetapi seorang
sekretaris dituntut untuk memiliki kepribadian yang baik. Kepribadian
seseorang sangat mencerminkan kemampuanya dalam bekerja. Setiap
perusahaan tentu menginginkan pegawainya memiliki sikap yang loyal
dan berdedikasi tinggi terhadap perusahaanya. Oleh karena itu tak heran
jika dalam rekrutmen sekretaris ada seleksi dari aspek sikap juga.
Kepribadian seorang sekretaris sangat mempengaruhi terhadap citra
suatu perusahaan. apabila kepribadian seorang sekretaris itu baik, maka
akan menimbulkan kesan yang baik pula dimata koleganya.
5. Mengembangkan pengetahuan
Agar kita dapat tampil percaya diri maka perlu
mengembangkan pengetahuan yang menunjang karier pekerjaan,
sehingga mampu mencari alternatif / solusi untuk berbagai
persoalan atau permasalahan.Tunjukkan sikap terbuka terhadap
perubahan yang terjadi, baik instansi maupun masyarakat umum.
6. Bersikap fleksibel terhadap berbagai perubahan
6. Alamat tujuan
Alamat surat ada dua macam. Pertama, alamat luar, yaitu
alamat yang ditulis pada sampul surat. Kedua, alamat dalam,
yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat. Dalam penulisan
alamat, banyak terjadi kelemahan-kelemahan yang tidak disadari
oleh si penulis. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai
berikut.
Dalam menuliskan alamat tujuan, kata"kepada" dan sejenisnya
tidak wajib ditulis, asalkan alamat tujuan ditempatkan pada
posisi.
Kata yang terhormat harus dituli Yth.
B. Bentuk-bentuk surat
1. Bentuk lurus penuh (full block style ), adalah betuk surat dengan
pengetikan seluruh bagian surat di margin bagian kiri, dan setiap
ganti alinea di enter 2 kali.
2. Bentuk lurus ( block style ), adalah bentuk surat dengan semua
bagian surat diketik dari margin kiri, kecuali untuk bagian tanggal,
salam penutup, nama pengirim, tanda tangan, dan apabila ada
penanggung jawab surat maka diletakkan disebelah kanan.
3. Bentuk setengah lurus ( semi block style), adalah bentuk surat
dimana semua bagian surat sama dengan bentuk lurusnamun pada
bagian isi surat setiap alinea masuk 5 spasi dan tidak perlu enter 2
kali.
4. Bentuk lekuk ( indented style), adalah bentuk surat dimana semua
bagianya sama seperti bentuk setengah lurus, namun pada bagian
alamat dalam setiap baris diketik 5 spasi dari baris sebelumnya.
5. Bentuk menggantung ( hanging paragraph), adalah bentuk surat
diamana semua bagian surat sama seperti bentuk lurus, kecuali pada
bagian isi surat dimana setiap ganti alinea, baris pertama harus
diketik dari margin kiri lalu baris berikutnya menjorok/ masuk 5
spasi.
6. Bentuk resmi (official style), adalah bentuk surat dimana bagian
suratnya sama seperti bentuk lurus, namun alamat tujuan diletakan di
sebelah kanan dan isi surat diketik lurus dengan nomor, perihal, dan
lampiran.
C.Perlengkapan surat
Surat sebagai sarana komunikasi memiliki peran yang sangat
penting, oleh karena itu surat harus memiliki perwajahan yang menarik.
Mengapa demikian?. Seperti yang kita tahu bahwa salah satu fungsi
surat adalah sebagai wakil/ duta dari organisasi. Jika surat yang kita
kirim itu baik dan meanrik, maka akan menambah citra positif pada
2. Tinta
Untuk menulis surat biasanya digunakan tinta berwarna hitam atau
biru. Tinta yang berwarna lain, seperti warna merah, hijau, dan lain-
lain, tidak biasa digunakan untuk menulis surat.
3. Sampul Surat
D. Lipatan surat
E. Memproses surat
Dalam memproses surat atau dokumen suatu instansi tergantung dari
sistem atau pola penanganan berkas yang ada pada lembaga yang
bersangkutan. Ada 2 pola yang sering digunakan, dalam menentukan
pola mana yang cocok untuk diterapkan disesuaikan dengan besar
kecillnya organisasi.
1. Pola Sentralisasi
Diterima Jam : 1
Tanggal :
Tanda Tangan penerima :
Nama terang :
Jumlah surat :
3. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembar isian yang digunakan untuk menulis
instruksi dari pimpinan. Lembar ini berkaitan dengan tindak lanjut
dari surat yang diterima. Pimpinan akan menulis instrusi/
perintahnya dan dalam lembar disposisi tersebut dapat diketahui
bagian mana yang akan memproses intruksi dari pimpinan suatu
instansi. Berikut contoh format lembar disposisi
Lembar Disposisi
Disposisi Rahasia
Indeks : Penting
Biasa
Kode : Tanggal Penyelesaian
Perihal :
Tanggal/Nomor Surat:
Asal :
Instruksi/ Informasi Diteruskan Kepada
1.
2.
3.
Sesudah digunakan harap segera kembali
Kepada :
Tanggal:
Asas Desentralisasi
Asas Gabungan
Adalah asas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti
bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM
kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam
pelaksanaannya. Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang
f. Nama Gelar
Macam macam gelar
o Gelar Kesarjanaan: Prof, Ph.D, Dr, MA, MSi, Ir, Drs, SH, dr,
BA, dll.
o Gelar Kepangkatan: Jenderal, Kapten, Mayor, Sersan, dll.
o Gelar Keagamaan: Haji, Kyai Haji, Pastur, Pendeta, Biksu,
Bedande, dll.
o Gelar Kebangsawanan: GPH, RA, RR, Krt, Andi, Tubagus, dll.
o Gelar Rumahtangga: Tn, Ny, Nn.
Gelar diindeks di belakang nama dengan diberi kurung. Contoh:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Sofia Anjarwati, S, Pd. Anjarwati Sofia ( S. Pd ) An
KH. Hasyim Asyari Asyari Hasyim (KH) As
i. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan A’, D’, De, Dela, Des,
Di, Du, la, le, Mac, Van dan Van der diindeks dengan cara menjadikan
awalan sebagai satu kesatuan dengan Surname/Family name (nama
keluarga). Contoh:
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
Charles Van Van Houten Charles Va
Houten
Ferira O’hara O’hara Ferira Oh
Prosedur Penyimapan
o Memerika Berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa, apakah
sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk disimpan.
Tanda yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindek Berkas
Indekslah nama dari surat tersebt dengan menggunakan nama
orang atau nama instansi sebagai captionya
Misalnya: surat dari PT Gudang Garam
Indeks : Gudang, Garam, PT.
o Mengkode
Setelah surat di indeks, tentukan kodenya, kode ini akan
menentukan dimana arsip tersebut akan ditempatkan. Kode ditulis
2. Sistem Tanggal
Filing sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan atau tahun. Dalam sistem ini
yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali adalah
tanggal, bulan atau tahun pembuatan surat atau tanggal surat yang
tercantum pada barisan tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri.
Sistem tanggal merupakan sistem yang paling sederhana dan praktis
sehingga cocok diterapkan kepada perusahaan kecil yang kegiatannya
masih sedikit dan masalahnya belum kompleks.
Dalam sistem tanggal atau disebut sistem kronologis,
pengelompokan tetap dilaksanakan atas sistem subjek, sub subjek, dan
satuan sub subjek. Yang dijadikan pengelompokan itu adalah tanggal,
bulan, dan tahun yang tercantum pada barisan tanggal surat. Yang
Prosedur Penyimpanan
o Memerika Berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa, apakah
sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk disimpan. Tanda
yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindeks
Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan,
dan tahun yang ada pada surat (tanggal surat) dijadikan sebagai kode
penyimpanan. Klasifikasi sistem tanggal surat atau warkat yang
bertahun sama disimpan dalam laci yang sama. Warkat atau surat
yang bulannya sama akan berada di belakang guide yang sama, serta
surat atau warkat yang bertanggal sama akan terdapat dalam folder
yang sama.
Contoh :
Surat yang bertanggal 15 Maret 2013 diindeks sebagai berikut.
2013 = Unit 1 sebagai kode laci.
Maret = Unit 2 sebagai kode guide.
15 = Unit 3 sebagai kode folder.
o Mengkode
Hasil indeks arsip diberi kode dan menjadi dasar penyimpanan arsip
tersebut. Pengkodean juga dapat diartikan sebagai pemberian tanda
pada arsip yang mengindikasikan penyimpanannya dalam file. Agar
dapat memberi kode yang tepat, seperangkat aturan dalam
penyimpanan sistem tanggal harus diikuti. Bila arsip siap disimpan,
maka arsip akan diberi tanda atau kode tempat penyimpanan. Bila
hal tersebut telah dilakukan maka petugas tinggal membaca sekilas
atas mengindeks isi surat guna konfirmasi pemberian kode tersebut.
o Menyortir
4. Sistem Wilayah
Pengelolaan dokumen sistem wilayah adalah sistem penyimpanan
dokumen, berkas dan/atau arsip yang dijadikan pedoman untuk
menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah
dari pengirim surat atau wilayah mengirimi surat. Badan usaha atau
bidang jasa lain yang akan mempergunakan penyimpanan arsip dengan
sistem wilayah harus mengumpulkan seluruh berkas/arsip yang ada,
kemudian menyortir atau memisahkan berkas atau arsip yang ada
berdasarkan pembagian wilayah yang telah ditetapkan, seperti wilayah
Provinsi, kabupaten, kecamatan, kelurahan hingga RW, maupun RT.
Sebagai contoh, suatu badan usaha yang bergerak di bidang penjualan
mengatur kegiatan usahanya dikaitkan dengan domisili pembelinya,
oleh karena itu penataan berkasnya yang antara lain berupa surat
pesanan maupun faktur penjualan ditata dengan menggunakan sistem
penyimpanan wilayah.
Penerapan sistem penyimpanan wilayah bergantung pada
pembagian wilayah yang ada di daerah tersebut. Oleh karena itu
sebelum menyortir suratsurat, terlebih dahulu dibuat daftar klasifikasi
Surabaya
Wiyung
Babatan
Wiyung Sub- sub wilayah ( HF)
Kenjeran
Prosedur Penyimpanan
o Memeriksa berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa, apakah
sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk disimpan. Tanda
yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindeks
Adalah menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan
untuk petunjuk (guide) pada label map. Pada sistem wilayah yang
diindeks adalah judul, nama tempat, atau asal surat dibuat, misalnya
nama Provinsi atau nama kota. Untuk label map individu atau untuk
kepentingan susunan wilayah surat didalam map campuran,
diperlukan indeks nama koresponden. Pada filing sistem wilayah
Prosedur Penyimpanan
o Memeriksa Berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa,
apakah sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk
disimpan. Tanda yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindeks
Adalah menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan
untuk petunjuk (guide) pada label map. Kode pada sistem ini
adlah menggunakan nomor yang sesuai dengan daftar
klasifikasi yang telah dibuat. Misalnya Rudi ingin
menyimpan arsip tentang cuti melahirkan, kemudian lihatlah
daftar klasifikasi,lalu indekslah caption tesebut:
100 – 110 – 110
o Mengkode
Kegiatan ini memberikan tanda pengenal pada arsip yang
disimpan. Kode arsip ditulis tangan di sebelah pojok kanan
atas. Dari contoh diatas surat ditulis dengan kode 110.
Apabila sudah ada surat yang sejenis disimpan maka kodenya
akan ditambah dengan angka decimal menjadi 110. 1, 110.2,
110.3...dst.
o Menyortir
Surat yang memiliki kode yang sama sebaiknya diletakkan
menjadi satu, tujuan dari penyortiran ini adalah
Laci 1 : 1-100
Guide : 1-100
HF : 1-100
Laci 2 : 101-200
Guide : 101-200
HF : 101-200
dalam pembagian laci dalam sistem ini setiap laci diisi satu sampai
seratus, jadi kelipatan setiap laci dengan laci lainya yaitu seratus, begitu
juga dalam pembagian guide nya per sepuluh, dan pembagian foldernya
setiap angka ytang terdapat dalam guide.
Laci 1 : 1-100
Guide 1: 1-10
Guide 2: 11-20
HF 1 : 1
Guide 3: 21-30 HF 2 : 2
HF 3 : 3
Guide 4: 31-40
HF 4 : 4
Guide 5: 41-50 HF 5 : 5
HF 6 : 6
Guide 6: 51-60 HF 7 : 7
Guide 7: 61-70 HF 8 : 8
HF 9 : 9
Guide 8: 71-80 HF10: 10
Guide 9: 81-90
Guide10: 91-100
Prosedur Penyimpanan
o Memeriksa Berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa,
apakah sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk
disimpan. Tanda yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindeks
Kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu. Sedangkan
surat disimpan pada map dalam almari arsip, sehingga diperlukan
adanya map campuran dan map individu. Nama yang ditulis
diatas kartu indeks adalah menurut peraturan mengindeks.
o Mengkode
Sesudah memeriksa kartu indeks maka hasilnya dituliskan
pada arsip bersangkutan. Untuk surat yang akan disimpan dalam
map akan terjadi kemungkinan dua pilihan kode, yakni kode C
atau kode nomor. Untuk surat yang disimpan dalam map ordner
dan bahan non surat, kode yang dituliskan adalah kode langsung
kode nomor. Kode yang tertera pada arsip ini penting untuk
menyimpannya terutama penyimpanan kembali bilamana arsip
dikembalikan oleh peminjam. Apabila pengkodean nama/subjek
secara Nomor sudah dilakukan sebelumnya, pengarsip memeriksa
kode untuk kebenarannya. Apabila pengkodean tidak dilakukan,
pengarsip menandai surat menurut kebiasaan kantor tersebut.
Apabila tunjuk silang (Cross-Reference) harus dipersiapkan,
dalam pengkodean harus dimasukkan suatu notasi (biasanya X
ditulis di atas lembar surat tersebut).
o Menyortir
Penyortiran pada sistem-nomor dilakukan bilamana arsip
yang akan disimpan berjumlah banyak, misalnya pada
penyimpanan kartu rumah sakit. Untuk mempergunakan map
campuran, pertama arsip disortir atau digolongkan menurut
nomor. Untuk arsip yang sudah punya nomor dan non-surat,
penyortiran dilakukan menurut kelompok nomor, misalnya 1-200,
201-300, 301- 400 dan sebagainya. Apabila penyortiran kasar
telah dilakukan seperti pada surat-surat yang telah siap untuk
disusun, sortir dan isinya dapat dipindahkan ke file Apabila
penyortiran tidak dilakukan, penyortiran kasar dapat dilakukan
dengan cepat sebelum penyusunan, kemudian surat disimpan dan
disatukan di file-file. (Penyortiran ini bisa disebut pengeblokan,
pengelompokan, pemotongan, atau penyortiran kelompok).
Penumpukkan surat-surat secara tidak sengaja dalam suatu
kelompok harus dipisahkan apabila penyortiran tidak dilakukan.
o Menempatkan
Pada contoh di atas kode surat tentang surat diberi kode 111.
2, maka penempatanya akan diletakkan di dalam laci yang
berkode 1 – 100, di belakang guide yang berkode 11 – 20, dan
pada HF yang berkode 11, surat akan ditempatkan pada urutan
ke- 2, karena dalam sistem nomor seri pencatatan surat dimulai
dari angka 1.
Prosedur Penyimpanan
o Memeriksa Berkas
Sebelum surat/warkat diarsipkan, terlebih dahulu diperiksa,
apakah sudah ada tanda yang memperbolehkan surat untuk
disimpan. Tanda yang dgunakan biasanya “Dep” dll.
o Mengindeks
Membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip menjadi
beberapa unit untuk menunjukkan posisi surat tersebut disimpan.
o Mengkode
Menentukan kode berdasarkan nomor urut pada buku arsip
misalnya surat dari Retno tentang cuti sakit diberi kode 1234
o Menyortir
Terbilang
Total
Hari
Tanggal
Waktu
Tempat
PESERTA RAPAT
Undangan
Hadir
Tidah Hadir
Pemimpin Rapat
Agenda Rapat
JALANYA RAPAT
1. Pembukaan
2. Isi Rapat
3. Keputusan Rapat
4. Penutup
.............,.............20