PROPOSAL PENAWARAN

SISTEM INFORMASI AKADEMAX

Contact Person :
Donal Siagian
phone : +62813 9793 2320
email : sgufakto@gmail.com
linkend : http://www.linked.com/in/donal-siagian-6519106a
 Software as a Service

DAFTAR ISI

PENDAHULUAN 3

1. GAMBARAN KHUSUS 4

2. LAYANAN DAN SERVICE 5

3. SYARAT DAN KETENTUAN 12

4. RINCIAN BIAYA 13

2
 Software as a Service

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi di era globalisasi berkembang semakin pesat, semua

aktivitas manusia menjadi lebih mudah dengan support teknologi, baik hardware seperti
gadget maupun software berupa aplikasi-aplikasi desktop maupun mobile. Keadaan
tersebut terjadi karena saat ini kita telah memasuki era Revolusi Digital. Menurut World
Economic Forum dampak hadirnya teknologi digital ini dapat membawa perubahan pada
perkembangan pertumbuhan ekonomi, manfaat sosial, bisnis dan sektor pemerintahan,
tidak terkecuali juga pendidikan.
Kementrian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia,
Pendidikan Tinggi memiliki peran besar untuk mencetak lulusan yang berdaya saing dan
memiliki kompetensi, terutama dalam menghadapi era persaingan global atau yang
dikenal dengan sebutan Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA). Mengingat pentingnya
kualitas lulusan yang berdaya saing dan kompetitif, oleh karenanya, Dirjen Pembelajaran
dan Kemahasiswaan, Intan Ahmad menyebutkan bahwa upaya peningkatan mutu
program studi harus dimulai dari internal pendidikan tinggi itu sendiri. Mutu bukan
sesuatu yang didapatkan Universitas dari Pemerintah saja, namun harus disadari bahwa
internal pendidikan tinggi, baik dari segi kualitas dosen hingga sistem pembelajaran, juga
perlu diperhatikan oleh Universitas. Peningkatan Mutu tersebut dapat diwujudkan dengan
memanfaatkan teknologi informasi atau teknologi digital dalam membantu proses
kegiatan belajar mengajar dalam sebuah Institusi. (https://ristekdikti.go.id)
Melalui dukungan teknologi digital, suatu Perguruan Tinggi, akan dapat
mencapai keunggulan bersaing dengan cara membangun tata kelola yang baik atau
disebut dengan Good University Governance dalam bentuk (Transparansi, Efisieni, dan
Akuntabilitas). Salah satu solusi untuk mewujudkan hal tersebut bagi suatu Perguruan
Tinggi adalah melalui Sistem Informasi berbasis TIK(Teknologi Informasi dan
Komunikasi) adalah salah satu solusi untuk dapat mewujudkan Transparansi, efisiensi,
efektifitas dan akuntabilitas Perguruan Tinggi. Sistem Informasi yang handal akan dapat
memberikan layanan yang cepat, tepat dan akurat sehingga dapat memberikan kepuasan
kepada masyarakat khususnya civitas akademika. (Sugema, 2014)
Berdasarkan Riset yang dilakukan oleh Sugema (2014) bahwa Sistem Informasi
meliputi Sistem Informasi Administrasi Akademik dan Keuangan yang terintegrasi, yang
kegiatannya meliputi: Komputerisasi administrasi akademik, administrasi keuangan,
administrasi sumberdaya manusia. Pada sistem ini semua proses dilakukan secara
3
 Software as a Service

komputerisasi dengan databases yang terpusat pada satu server di pusat sistem informasi,
serta jaringan yang terkoneksi secara online. Sistem ini secara otomatis akan dapat
diakses secara langsung oleh seluruh civitas akademika dengan mudah dan cepat.
Mahasiswa secara cepat akan mendapat akses informasi tentang prestasi akademik yang
dicapai, seluruh catatan administrasi, keuangan, serta informasi lainnya yang terkait
dengan administrasi akademik dan keuangan secara cepat, tepat, dan mudah. Demikian
juga dengan dosen, seluruh kegiatan akademiknya akan dapat direkam dan dapat diakses
secara terbuka. Maka Sistem Informasi ini akan sangat membantu bahkan menentukan
terhadap pencapaian indikator Good University Governance terutama dalam indikator
transparancy, efficiency dan effectivity, serta accountability Perguruan Tinggi.

GAMBARAN KHUSUS

Aplikasi dibangun dengan menggunakan teknologi yang kami namakan “SAAS

(Software as a Service)”. Adapun keuntungan dari penerapan teknologi ini, diantaranya :
1. Menyediakan produk yang melayani kebutuhan client (Institusi Perguruan
Tinggi).
2. Terintegrasinya seluruh kegiatan dan kebutuhan Institusi Perguruan Tinggi dalam
1 aplikasi sistem.
3. Mempermudah seluruh aktivitas Institusi Perguruan Tinggi yang dapat diakses
dimanapun dan kapanpun.
4. Mempermudah proses manajemen dengan terintegrasinya ke sistem BAN-PT dan
Bank.
5. Memberikan kemudahan dalam penyusunan borang guna persiapan akreditasi
bagi Institusi Perguruan Tinggi.
6. Proses monitoring menjadi lebih mudah, dengan adanya dashboard yang
menampilkan performa Institusi dan performa peningkatan penerimaan
mahasiswa baru setiap tahunnya, grafik borang, serta grafik lainnya.
7. Keamanan data lebih terjamin karna data terletak di server dan penerapan logging
activity. Sehingga masing-masing pengguna/user akan diatur hak aksesnya sesuai
dengan wewenang yang diberikan. Sehingga tidak akan terjadi perubahan data
oleh pengguna yang tidak berwenang.
8. Kecepatan akses data tergantung server, sehingga hardware apapun yang
digunakan client dapat menjalankan aplikasi (compatibility).
4
 Software as a Service

LAYANAN DAN SERVICE

Aplikasi Akademax memiliki 19 fitur yang dapat digunakan, dengan rincian

sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akademik
Sistem Informasi Akademik yang dikembangkan mencangkup seluruh kegiatan
akademik, diantaranya:
a. Penjadwalan
Dalam fitur ini, admin bertugas untuk meng-input-kan jadwal matakuliah
yang akan diambil dalam proses belajar mengajar. Dengan adanya fitur ini
dapat mempermudah pihak Institusi dalam membuat jadwal pada setiap
semesternya. Syarat utama dalam pembuatan jadwal adalah telah terinputnya
matakuliah sesuai dengan kurikulum yang dipakai dan data dosen pengampu
untuk masing-masing matakuliah.

b. KRS (Kartu Rencana Studi)

Dalam setiap Institusi Sekolah Tinggi / Perguruan Tinggi pastinya memiliki
kegiatan Input KRS yang dilakukan oleh mahasiswa agar dapat melakukan
proses kegiatan belajar-mengajar. Dalam fitur ini, proses pengisian KRS
dimulai dari proses pembayaran iuran kuliah dan dilanjutkan dengan
pendaftaran ulang pada setiap semester baru. Setelah mahasiswa teregistrasi,
selanjutnya mahasiswa dapat melakukan pengisian KRS yang nantinya akan
disetujui oleh dosen wali masing-masing. Tahap selanjutnya dari KRS adalah
penyusunan jadwal yang dilakukan oleh admin. Tentunya proses Input KRS
baru dapat dilakukan setelah admin membukan semester baru dalam menu
kalender akademik. Jika proses penjadwalan dan input KRS telah selesai
dilakukan, maka admin akan melakukan rekap absensi untuk setiap kegiatan
belajar-mengajar setiap harinya agar diakhir semester dapat dilaporkan pada
setiap dosen pengampu untuk setiap matakuliah. Pada modul ini juga
terdapat pengaturan kurikulum dan penerapan penyetaraan matakuliah jika
terjadi pergantian kurikulum. Pengaturan ini dilakukan oleh admin akademik.

c. Nilai / KHS (Kartu Hasil Studi)

5
 Software as a Service

Penginputan nilai selalu dilakukan pada akhir semester, begitu juga pada
sistem informasi akademik yang dikembangkan. Proses penginputan nilai
dapat dilakukan di akhir semester jika proses belajar-mengajar telah selesai
dilaksanakan yang ditandai dengan berakhirnya Ujian Akhir Semester
(UAS). Nilai yang diberikan oleh dosen akan diinputkan kedalam Sistem
Informasi Akademik untuk memperoleh nilai akhir semester yang laporannya
di tampilkan dalam KHS Mahasiswa. Dalam proses penilaian terdapat
indikator-indikator yang dijadikan sebagai acuan, misal untuk pengarus
kehadiran dosen memberikan bobot penilaian 10%, Kuis 15%, UTS 25%,
UAS 50%. pemberian bobot ini dapat di atur sesuai dengan kebiajakan
masing-masing dosen di setiap matakuliah yang diajarkan.

d. Bimbingan Skripsi / Tugas Akhir

Fitur Tugas Akhir digunakan untuk mendata setiap mahasiswa yang sudah
mengambil Tugas Akhir / Skripsi. Jika syarat matakuliah untuk mahasiswa
sudah memenuhi untuk mengambil Tugas Akhir / Skripsi. Maka admin akan
mendata mahasiswa tersebut dan merubah status mahasiswa kedalam
bimbingan Tugas Akhir.

e. Pengajuan Pembimbing
Fitur pengajuan pembimbing memungkinkan untuk setiap mahasiswa untuk
melakukan pengajuan dosen pembimbing Skripsi dan Tugas Akhir. Dengan
memberikan beberapa pilihan Dosen Pembimbing sesuai dengan bidang
Tugas Akhir yang dikembangkan.

f. Data Dosen
Data dosen tentunya sangat penting dalam kegiatan akademik. Sistem
Informasi Akademik yang dikembangkan dapat menampung data dosen
sesuai dengan jabatan fungsional serta status untuk menentukan besaran
honor yang diperoleh sesuai dengan tanggung jawab dan hak masing-masing.
Pada dasarnya status dosen ada 2 status, yakni dosen tetap dan dosen honorer
/ dosen luar biasa. Data dosen tersebut nantinya akan dibuatkan akun masing-
masing agar setiap dosen dapat mengelola data nilai mahasiswa dan
melakukan persetujuan terhadap KRS yang diinput oleh mahasiswa setiap

6
 Software as a Service

semesternya.

2. Website

Website adalah sebuah wadah yang menampung dan menampilkan profil dan
kelengkapan dokumen tentang Institusi Pendidikan yang berisikan beberapa fitur
berikut :

- Penelitian
- Visi Misi
- Prestasi yang dicapai
- Rencana Strategis
- Fasilitas Pendukung serta data-data lainnya :
✓ Data Dosen
✓ Data-Data Cumlaude
✓ Grafik monitoring data mahasiswa
(mencakup keaktifan mahasiswa, izin mahasiswa, nilai
mahasiswa yang selalu naik, mahasiswa stop out / drop out,
Mahasiswa baru, mahasiswa berprestasi, rata-rata nilai IPK dan
lainnya).
Website akan dikembangkan di setiap fakultas dan jurusan serta UPM dan UKM
agar masing-masing divisi dan jurusan memiliki website sendiri.

3. SIMPEG
Simpeg adalah sistem informasi Kepegawaian yang mencakup beberapa fitur
sebagai berikut :
▪ Data dosen dan karyawan
▪ Tunjangan karyawan
▪ Jabatan (Fungsional, karyawan tetap/tidak tetap)
▪ Sistem penggajian/payroll
(Include jika ada pembiayaan diluar gaji seperti perjalanan dinas dan uang
kerja lapangan).
▪ Manajemen cuti pegawai
▪ Manajemen penerimaan karyawan dan dosen

7
 Software as a Service

▪ Perhitungan absensi karyawan

▪ Dashboard yang menunjukkan kinerja karyawan dan Dosen
(Hanya dalam bentuk sistem atau dalam perangkat lunak (software) jika
include hardware seperti finger print absensi akan ada dana tambahan.
4. PMB
PMB adalah Fitur Penerimaan Mahasiswa Baru yang berisi standard operasi
yang berfungsi untuk menampung calon mahasiswa baru yang ingin menjadi
mahasiswa. Modul ini dilengkapi dengan fitur pembayaran pendaftaran,
penginputan nilai test masuk dan generate NIM (Nomor Induk Mahasiswa)
secara otomatis. Pada Modul ini juga terdapat fitur Member Get Member yang
berguna untuk memberikan diskon pada setiap calon mahasiswa yang berhasil
membawa teman agar mendaftar dalam kampus berupa keringanan pembayaran
uang kuliah sesuai dengan kesepakatan yang berlaku pada Institusi. Selain fitur
diatas, terdapat juga beberapa generate report calon mahasiswa baru yang telah
mendaftar untuk mempermudah Top Level Management dalam melihat laporan-
laporan mahasiswa baru. Pada modul ini juga terdapat fitur dalam menentukan
dosen wali untuk setiap mahasiswa yang dilakukan pada saat perubahan status
dari calon mahasiswa menjadi mahasiswa baru dan pengaturan ini dilakukan oleh
admin akademik.

5. Alumni
Fitur ini berfungsi untuk mendata setiap alumni pada Institusi pendidikan
dilengkapi dengan data pribadi dan lokasi kerja jika alumni telah bekerja. Fitur
ini mempermudah proses monitoring dan menjaga relasi dengan para alumni.

6. e-Learning
Sebuah metode yang bisa memanfaatkan fitur kuliah jarak jauh, kuis, bahkan
UAS dengan fitur lengkap including website. Website e-Learning memiliki fitur
utama seperti endorse peserta didik kedalam kelas virtual dan endorse dosen
pengampu kedalam kelas sesuai mata kuliah yang diajar, upload modul-modul
kuliah atau bahan ajar, membuat kuis, membuat soal-soal UTS dan UAS serta
fitur tambahan yang bersifat optional seperti membuat forum, chatting, upload
modul berupa video juga pemberin nilai secara otomatis secara sistem sesuai
dengan kebijakan yang telah ditentukan oleh dosen masing-masing. Modul ini
8
 Software as a Service

juga dapat menghasilkan laporan nilai mahasiswa untuk setiap mata kuliah yang
diciptakan.

7. e-Reset
e-Reset adalah fitur penyimpanan dan pendataan hasil penelitian baik yang
dilakukan mahasiswa maupun kumpulan penelitian yang dapat dimanfaatkan
mahasiswa sebagai referensi tugas akhir.

8. e-Library
e-Library adalah perpustakaan online yang menangani transaksi peminjaman dan
pengembalian buku secara online. Memiliki fitur peminjaman dan pengembalian
secara online. Misalkan ada mahasiswa yang mau mencari sebuah buku,
pencarian dapat dilakukan dengan pencarian dari website. Sebagai contoh
mahasiswa memasukkan judul buku atau masukkan kode buku yang dicari pada
form pencarian. Apabila sudah ditemukan buku tersebut dapat diambil di
perpustakaan tanpa perlu melakukan pencarian manual. Fitur lainnya yang dapat
ditemukan pada digilib ini adalah pencetakan kartu perpustakaan, barcode,
notifikasi untuk setiap anggota perpustakaan yang melakukan peminjaman dan
melewati batas waktu yang ditentukan. Untuk Top Level Management digilib
dapat menyediakan laporan-laporan tentang data buku, data peminjaman, data
pengembalian dan data keanggotaan.

9. Document Management System (DMS)

Fitur DMS berfungsi untuk mengarsipkan seluruh dokumen-dokumen fisik
institusi dalam bentuk soft copy yang akan di-scan dan disimpan kedalam
aplikasi, sehingga mempermudah pihak civitas akademik untuk melakukan
pencarian arsip-arsip yang sudah lama jika diperlukan.

10. Inventory System

Inventory System merupakan aplikasi berbasis web yang mampu mengelola data-
data tentang asset-asset yang ada pada sebuah Institusi Perguruan Tinggi.
Dimulai dari aset tetap dan tidak tetap serta aset-aset lainnya. Sistem ini akan
mempermudah kegiatan pendataan aset dan proses peminjaman aset dengan
tujuan agar semua aset dapat tertata dan memonitor seluruh aset baik yang

9
 Software as a Service

dipinjam, dipindahkan serta pemeliharaan aset seperti gedung dan alat-alat

elektronik.

11. Pembayaran
Fitur pembayaran pada Sistem Informasi Akademik digunakan untuk menangani
pembayaran kegiatan akademik oleh mahasiswa. Dimulai dari pembayaran uang
pendaftaran, pembayaran iuran tes masuk akademik, pembayaran uang
pembangunan, pembayaran uang kuliah, dan pembayaran-pembayaran lainnya
yang ada pada institusi. Fitur ini bersifat dinamis, dengan kata lain dapat
disesuaikan sesuai dengan kebutuhan Institusi. Jika terdapat iuran-iuran lain
selain iuran dasar akademik, dapat di create dari menu keuangan.

12. Angket atau Quisioner

Aplikasi kepuasan mahasiswa dan dosen akan menghitung dan mendata kepuasan
mahasiswa atau dosen terhadap kinerja yang dinilai. Seperti contohnya penilaian
mahasiswa terhadap pola mengajar seorang dosen dalam matakuliah yang di
tempu, juga sebaliknya. Tidak hanya itu saja, aplikasi ini juga dapat digunakan
untuk memperoleh pendapat orang tua dari seluruh mahasiswa terhadap Institusi.
Dari pendataan yang diperoleh, aplikasi ini akan menampilkan hasil dalam
bentuk grafik yang lebih mudah untuk di analisis oleh Top Level Management
dalam sebuah Institusi dalam membantu proses pengambilan keputusan.

13. Borang
Setiap Institusi Perguruan Tinggi membutuhkan akreditasi dari BAN-PT sebagai
pengakuan eksternal terhadap mutu dari suatu lembaga pendidikan. Borang
merupakan suatu bahan dalam penilaian akreditasi. Aplikasi borang ini berfungsi
untuk mempermudah proses pembuatan laporan borang untuk proses akreditasi.
Terdapat 7 pilihan format laporan borang yang dapat digunakan serta di cetak,
format tersebut berdasarkan ketentuan yang diakui oleh BAN-PT.

14. Dashboard
Dashboard merupakan fitur tampilan grafik yang membantu proses monitoring.
Pada fitur ini ada beberapa tampilan grafik yang akan ditampilkan. Seperti yang
telah dijelaskan diawal tadi dashboard grafik data mahasiswa; mencakup total
10
 Software as a Service

mahasiswa, perbandingan mahasiswa dengan dosen setiap jurusan/fakultas,

keaktifan mahasiswa, izin mahasiswa, nilai mahasiswa yang selalu naik,
mahasiswa stop out / drop out, mahasiswa baru, mahasiswa berprestasi, rata-rata
nilai IPK dan lainnya.
Untuk mempermudah pemantauan proses akreditasi terdapat pula grafik borang
akreditas, yang memuat segala informasi berkaitan dengan borang akreditasi.

15. e-Book Corner

e-Book corner merupakan fitur penyimpanan dan pengarsipan kumpulan e-Book
modul dan buku-buku digital yang dapat diunduh oleh mahasiswa sebagai media
pendukung pembelajaran.

16. Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan (SIKEU) adalah fitur aplikasi yang digunakan untuk
menunjang proses admnistrasi keuangan di Institusi Perguruan Tinggi. Fitur ini
memuat seluruh proses keuangan, mulai dari proses perencanaan hingga
pelaporan dengan 3 kegiatan utama dalam pengelolaan keuangan; anggaran,
realisasi, dan akuntansi. Anggaran tahap penyusunan rencana program kerja,
realisasi yakni meliputi transaksi kas masuk, kas keluar, pembuatan SPJ, hingga
pencatatan history transaksi. Akuntansi yakni proses rincian penerimaan,
pengeluaran, persetujuan dan proses pelaporan.

17. Sistem Perencanaan Anggaran

Sistem Perencanaan Anggaran adalah fitur ini melengkapi sistem informasi
keuangan yang mana difokuskan untuk mempermudah penyusunan anggaran
untuk kebutuhan, kegiatan unit kerja dan program-program kerja yang
dicanangkan oleh Institusi Perguruan Tinggi. Seperti program rutin dan
operasional hingga program unggulan. Dengan sistem ini, perencanaan anggaran
dana dapat dikelola dengan baik dan efisien, dengan menggunakan format yang
sama sehingga penyusunan anggaran biaya akan konsisten dan mudah dipahami.

18. Integrasi dengan Bank

Untuk mendukung proses administrasi dan pembayaran uang kuliah mahasiswa,
maka diperlukannya kerja sama dengan suatu bank. Akademax mengintegrasikan

11
 Software as a Service

sistem informasi institusi perguruan tinggi dengan bank, sehingga proses

administrasi dan pembayaran uang kuliah mahasiswa dapat dilakukan dengan
mudah.

19. Integrasi dengan BAN-PT

Sistem informasi yang terintegrasi dengan BAN-PT akan sangat membantu
proses akreditasi suatu Instansi Perguruan Tinggi. Sehingga seluruh rangkaian
proses akreditasi menjadi lebih mudah dan efisien.

SYARAT DAN KETENTUAN

Ada beberapa poin penting yang perlu diketahui dan dipenuhi oleh pihak Institusi, antara
lain adalah sebagai berikut:
1. Perlu diketahui bahwa Akademax akan memberikan akses full ke dalam sistem
dan memberikan seluruh feature tanpa ada batasan akses sesuai dengan akun
Institusi Perguruan Tinggi.
2. Segala jenis feature baru pada sistem yang tim Akademax kembangkan
kedepannya secara otomatis akan di dapatkan langsung oleh institusi perguruan
tinggi dan secara langsung dapat dipakai tanpa adanya penambahan biaya.
3. Kedepannya Akademax akan menerima biaya bulanan dari pihak institusi yang
berkaitan tentang pembayaran sewa Akademax setiap bulan (sesuai kesepakatan
berlangganan). Dengan catatan, pihak Akademax dan Institusi yang bersangkutan
telah sama-sama menyetujui metode pembayaran sesuai kesepakatan bersama.
4. Setiap Institusi yang telah berlangganan dengan Akademax berhak mengajukan
customisasi modul sistem sesuai dengan kebijakan yang diterapkan pada Institusi,
dengan syarat kebijakan yang diterapkan telah diakui oleh BAN-PT.
5. Pihak Akademax berhak memboklir dan memutus kontrak secara sepihak dengan
Institusi apabila pihak Institusi terlambat melakukan pembayaran sewa sistem
Akademax sampai batas waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan bersama yang
dimuat dalam kontrak kerjasama.
6. Pihak Institusi berhak melakukan pengajuan perbaikan sistem kepada customer
service Akademax apabila terjadi trouble pada sistem yang sedang dipakai.
7. Pihak Institusi wajib menyediakan akomodasi untuk tim Akademax apabila
diperlukan kunjungan ke Institusi dengan tujuan melakukan pelatihan dan
kepentingan tentang pemakaian sistem.
12
 Software as a Service

RINCIAN BIAYA

Berikut adalah perhitungan harga sewa sistem yang kami tawarkan, terdapat 3
pilihan yang berikat dengan rincian sebagai berikut :

1. Paket Sewa 3 Tahun Rp. 10.000.000/ bulan

Paket sewa yang ditawarkan sudah termasuk biaya maintanance dan
development. Dengan syarat setelah 3 tahun pihak isntitusi berhak memiliki
seluruh code program dan feature yang telah dikembangkan oleh pihak developer.

2. Paket Sewa 4 Tahun Rp.8.500.000/bulan

Paket sewa yang ditawarkan sudah termasuk biaya maintanance dan
development. Dengan syarat setelah 4 tahun pihak isntitusi berhak memiliki
seluruh code program dan feature yang telah dikembangkan oleh pihak developer.

3. Paket Sewa 5 Tahun Rp.7.000.000/bulan

Paket sewa yang ditawarkan sudah termasuk biaya maintanance dan
development. Dengan syarat setelah 5 tahun pihak isntitusi berhak memiliki
seluruh code program dan feature yang telah dikembangkan oleh pihak developer.

NB :
1. Harga sudah termasuk PPn dan PPh.
2. Harga belum termasuk akomodasi, apabila diluar kota Palembang.
3. Akademax terbuka untuk seluruh Institusi Pendidikan di Seluruh Indonesia.

13