IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 – http://ijns.

org

Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan
Pringkuku

Defi Anggraeni, Siska Iriani

anggraenidefi@yahoo.co.id

ABSTRACT: Pringkuku district is a local government organization Pacitan Regency. That is where
these organizations are run by the Government apparatus. Sub is the working area of the head as the
apparatus headed by Head under and is responsible to the Regent who has the main task of assisting
the Government in organizing the Regents field, field development and fields of life coaching
community.On Pringkuku Sub-district office filing system letter is still using conventional methods such
as still using paper as the primary archive media, which often times we are having trouble finding the
file because seeking the data one by one, so it takes quite a long time to search the archives, the
archives are not often found because of the many existing archives – for many years.The purpose of
this research is to produce a system of information archiving incoming mail and outgoing mail on the
Pringkuku Sub-district Office. For the research methods used are: collecting data, system analysis,
system design and implementation of the system.The results of this research are expected to facilitate
archival system that runs there and minimize the trouble of searching the files.

ABSTRAKSI: Kecamatan Pringkuku merupakan organisasi Pemerintah Daerah Kabupaten Pacitan.

Yang mana organisasi tersebut dijalankan oleh aparatur Pemerintah. Kecamatan adalah wilayah kerja
Camat sebagai aparatur daerah yang dipimpin oleh Camat yang berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada Bupati yang memiliki tugas pokok membantu Bupati dalam Penyelenggaraan bidang
Pemerintah, bidang Pembangunan dan bidang Pembinaan kehidupan masyarakat .Pada kantor
Kecamatan Pringkuku sistempengarsipan surat masih menggunakan metode konvensional seperti
masih menggunakan media kertas sebagai arsip utama, yang sering kali kita kesulitan mencari berkas
karena mencari data satu persatu sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari arsip,
bahkan seringkali arsip itu tidak di temukan karena banyaknya arsip yang ada selama bertahun –
tahun lamanya. Tujuan dalam penelitian ini adalah menghasilkan sistem informasi pengarsipan surat
masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Pringkuku. Untuk metode penelitian yang digunakan
yaitu : Pengumpulan data, analisis sistem, perancangan sistem dan implementasi sistem. Hasil dari
penelitian ini diharapkan dapat mempermudah sistem kearsipan yang berjalan di sana dan
meminimalisasi kesulitan pencarian berkas.

1.1 Latar Belakang Masalah 1. Penelitian hanya dilakukan pada Sub

Kecamatan Pringkuku merupakan Bagian Umum di Kantor Kecamatan
organisasi Pemerintah Daerah Kabupaten pringkuku.
Pacitan. Yang mana organisasi tersebut 2. Sistem Informasi yang dibuat hanya
dijalankan oleh aparatur Pemerintah. untuk mengarsipkan surat masuk dan
Kecamatan adalah wilayah kerja Camat sebagai surat keluar.
aparatur daerah yang dipimpin oleh Camat yang
berada dibawah dan bertanggungjawab kepada 1.4 Tujuan Penelitian
Bupati yang memiliki tugas pokok membantu Menghasilkan sistem informasi pengarsipan
Bupati dalam Penyelenggaraan bidang surat masuk dan surat keluar pada Kantor
Pemerintahan, bidang ekonomi Pembangunan, Kecamatan Pringkuku.
bidang sosial dan bidang Pemberdayaan
masyarakat . Pada Kantor Kecamatan 1.5 Manfaat Penelitian
Pringkuku mengalami kesulitan dalam
pengelolaan pengarsipan surat masuk dan surat Dapat digunakan untuk membantu proses
keluar dimulai dari penerimaan, pembuatan, pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
penyimpanan, disposisi surat, semua dilakukan
secara konvensional. 2.1 Gambaran Umum
Pada Tahun 1746 telah didirikan sebuah
1.2 Rumusan Masalah
instansi yaitu Kantor Camat Pringkuku tepatnya
Bagaimana menganalisis dan merancang di Jl. Tumpak Rinjing No.24. Kecamatan
sistem informasi pengarsipan surat masuk dan Pringkuku merupakan organisasi Pemerintah
Daerah Kabupaten Pacitan. Yang mana
surat keluar pada kantor Kecamatan Pringkuku?
organisasi tersebut dijalankan oleh aparatur
1.3 Batasan Masalah Pemerintah. Kecamatan adalah wilayah kerja

IJNS Accepted Paper - November 2013 1

 IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 – http://ijns.org

Camat sebagai aparatur daerah yang dipimpin pegawai sekretariat padahal surat
oleh Camat yang berada di bawah dan tersebut harus segera dibalas. Media
bertanggung jawab kepada Bupati yang penyimpanan surat yang kurang
memiliki tugas pokok membantu Bupati dalam memadai sering membuat bagian
Penyelenggaraan bidang Pemerintah, bidang sekretariat kehilangan data.
Pembangunan dan bidang Pembinaan
kehidupan masyarakat . 2. Aniqul Wafa’ menjelaskan bahwa suatu
lembaga baik swasta maupun
2.2 Landasan Teori pemerintah dalam melakukan
1. Sistem merupakan kumpulan elemen kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan
yang saling berhubungan satu sama lain surat-menyurat, karena surat
yang membentuk satu kesatuan dalam mempunyai fungsi dan peranan penting
usaha mencapai suatu tujuan. (Oetomo, dalam sarana pencapaian tujuan dari
2002;2006:168) perusahaan/ instansi yang
bersangkutan. Permasalahan yang dikaji
2. Informasi adalah rangkaian data yang
dalam penelitian ini adalah bagaimana
mempunyai sifat sementara, tergantung
prosedur pengelolaan surat masuk dan
dengan waktu, mampu memberikan
surat keluar serta kendala yang dihadapi
kejutan atau surprise pada yang
oleh Dipenda Prov. Jateng dalam
menerimanya. (Witarto, 2004:9)
pengelolaan suratnya dan langkah apa
3. Database adalah sebuah struktur yang telah ditempuh untuk mengatasi
yang umumnya terbagi dalam 2 hal, kandala yang ada. Penelitian ini
yaitu sebuah database flat dan bertujuan untuk mengetahui prosedur
sebuah database relasional. Database pengelolaan surat masuk dan surat
relasional lebih mudah dipahami dari keluar pada kantor Dipenda Prov.
pada database flat karena database Jateng, serta untuk merngetahui
relasional mempunyai bentuk yang kandala-kendala yang dihadapi dalam
sederhana serta mudah dilakukan pengelolaan surat dan langkah apa yang
operasi data. (Wahana Komputer, 2012) telah dilakukan untuk menanggulangi
kendala yang ada.
4. Kearsipan adalah tata cara pengurusan
penyimpanan surat menurut aturan dan 3.1 Analisis Sistem
prosedur yang berlaku mengingat 3 unsur Di Kantor kecamatan Pringkukudalam
pokok yang meliputi : penyimpanan pencatatan surat masuk dan surat keluar masih
(storing), penempatan (placing) dan dicatat secara manual dengan dicatat dibuku
penemuan kembali. (Mulyono wursanto arsip surat masuk dan surat keluar. Apabila
dkk, 2000) dibutuhkan data surat masuk maupun surat
keluar harus mencari data satu persatu dibuku
2.3 Kajian Pustaka arsip dan membutuhkan waktu yang cukup
lama.
1. Denok Agustin menjelaskan bahwa
Surat merupakan salah satu sumber 3.2 Perancangan DFD
informasi yang sangat penting bagi
dunia perkantoran. Pada RSU dr. 1. Diagram Konteks
put Data Surat Masuk Surat Keluar yang sudah ditanda ta
Soetomo bagian yang menangani 0
distribusi korespondensi adalah bagian
Surat Masuk yang sudah didisposisi
Sekretariat. Sentral distribusi ADMIN SI Pengarsipan Surat
CAMAT
masuk dan keluar
korespondensi ada pada bagian ini, Surat Masuk
Surat Keluar
termasuk juga tempat pengarsipan
ut Data Surat Keluar
surat. Distribusi korespondesi pada RSU
dr. Soetomo saat ini masih diolah secara Gambar 3.1 Diagram Konteks
manual. Untuk mendapatkan surat yang
sudah diarsipkan, sering kali sekretariat
harus mencarinya dalam waktu yang 1 DFD Level 1
cukup lama, hal ini dikarenakan surat-
surat tersebut disimpan dalam lemari
tempat pengarsipan surat. Tidak jarang
pula surat-surat yang masuk, harus
tertunda beberapa saat untuk
disampaikan ke unit kerja tertentu
karena kesibukan masing-masing

IJNS Accepted Paper - November 2013 2

 IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 – http://ijns.org

1
Input data surat masuk Data surat masuk
ADMIN Data Surat Surat masuk
Masuk

Data surat masuk

2
Cetak surat
Surat masuk masuk dan
CAMAT
disposisi

Gambar 3.2 DFD Level 1

Gambar 4.1 Tampilan Log In
3.3 Perancangan Antar Muka
1. Perancangan Menu Utama 4.2 Tampilan Menu Utama

Gambar 4.2 Tampilan Menu Utama

4.3 Tampilan Input Data Surat Masuk

Gambar 3.3 Perancangan Menu Utama

2. Perancangan Input Surat Masuk Gambar 4.3 Tampilan Input Data Surat Masuk

4.4 Tampilan Laporan Surat Masuk

Gambar 4.4 Tampilan Laporan Harian surat

Masuk

5.1 Kesimpulan
1. Dengan menggunakan sistem informasi
Gambar 3.4 Perancangan Input Surat Masuk pengarsipan surat masuk dan surat
4.1 Tampilan Log In keluar ini maka proses pencarian data

IJNS Accepted Paper - November 2013 3

 IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: 2302-5700 – http://ijns.org

surat masuk dan surat keluar akan secara [9] Kristanto, Harianto.Konsep dan
cepat karena data-data tersimpan dengan Perancangan
aman dan terstruktur serta tidak terjadi Database.Yogyakarta:Andi.1994.
lagi keterlambatan dalam pencarian data. [10] Kristanto, Andri. Perancangan
2. Dengan adanya analisis sistem surat Sistem Informasi dan Aplikasinya.
masuk dan surat keluar yang berbasiskan Yogyakarta:Gaya Media. 2003.
komputerisasi sehingga dapat
meningkatkan produktifitas kerja [11] M.Fuad, dkk, PengantarBisnis.
khususnya dari segi proses pencatatan Jakarta:
surat masuk dan surat keluar dan GramediaPustakaUtama.2000.
pembuatan laporan akan menjadi cepat
dan akurat. [12] Mardiani, Eri, Hendra Kurniawan,
Nur Rahmansyah.Aplikasi Penjualan
5.2 Saran dengan Program Java Netbeans,
Xammp dan iReport.
1. Masih perlunya sistem ini dikembangkan Jakarta:Gramedia. 2011.
menjadi sistem informasi yang semula
berbasis dekstop menjadi online. [13] Noerlina.Rancang Sistem Informasi
2. Laporan surat masuk dan surat keluar Penagihan Pasien Rumah Sakit.
sebaiknya dilakukan secara berkala agar Yogyakarta:UPN ”Veteran”
pengecekan laporan surat masuk dan Yogyakarta. 2010.
surat keluar dapat dilakukan secara
maksimal. [14] A. Mintorogo&Sedarmayanti,
PengembanganKepribadianDalamRa
Daftar Pustaka ngkaMeningkatkanProdukstivitasKerja
[1] Andi, Wahana Komputer, . Jakarta:Ilham Jaya.1992
Membangun GUI Dengan Java
[15] Setyo Rahayu, Endah.Sistem
Netbeans 6.5. Yogyakarta:Andi.2010.
Informasi Pengolahan Data Pasien
[2] Andi, Wahana Komputer, Rawat Jalan pada Puskesmas
ShourtCourse Pengembangan Wonokarto. Surakarta:Universitas
Aplikasi Database Berbasis JavaDB Surakarta. 2012.
Dengan Netbeans.Yogyakarta:Andi.
2010. [16] Yanti, Yuli. Pembuatan Sistem
[3] Al Fatta, Hanif.Analisis Dan Informasi Untuk Pos Kesehatan Desa
PerancanganSistemInformasiUntukKe Nangsri Klaten.Yogyakarta:STMIK
unggulanBersaing Perusahaan AMIKOM Yogyakarta. 2012.
Modern.Yogyakarta:Andi.2007.
[17] Yonatan Liliek Prihartanto, Sistem
[4] Fathansyah. Basis Data. Informasi Manajemen Agenda Pada
Bandung:InformatikaBandung. 2002. Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
Kabupaten Karanganyar, IJCSS) 15 -
[5] Jogiyanto, H.M. Analisis dan Desain Indonesian Jurnal on Computer
Sistem Informasi.Yogyakarta:Andi. Science Speed - FTI UNSA Vol 10 No
2001. 1 – Februari 2013 - ijcss.unsa.ac.id,
ISSN 1979 – 9330
[6] Jogiyanto. Analisis dan Desain [18] Siska Wahyu Kartikasari, Sistem
Sistem Informasi Pendekatan Informasi Pengelolaan Surat Masuk
Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Dan Surat Keluar Pada Unit
Bisnis. Yogyakarta:Andi.1990. Perlaksanaan Teknis Taman Kanak –
Kanak Dan Sekolah Dasar
[7] Juniardi, Arif. Perancangan Aplikasi Kecamatan Pringkuku, Indonesian
Untuk Pengolahan Data Pasien Pada Jurnal on Computer Science - Speed
Poliklinik Kesehatan Desa Larangan (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 – Agustus
Lor Wonosobo. Yogyakarta:STMIK 2012, ISSN 1979 – 9330
AMIKOM Yogyakarta. 2011.

[8] Kadir, A. Konsep dan Tuntunan

Praktis Basis
Data.Yogyakarta:Andi.1999.

IJNS Accepted Paper - November 2013 4