PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen : …-.../…./…./2015

No. Revisi : 0
Tanggal Terbit : 01 April 2016
SOP
Halaman :

PUSKESMAS TANDA TANGAN KEPALA PUSKESMAS Dr. SITI

BADEGAN NURFAIDAH
MMRS
NIP
1. Pengertian 1. Penyimpanan Rekam Medis merupakan suatu sistem penataan berkas
rekam medis dalam suatu rak penyimpanan yang khusus agar penyimpanan
dan pengambilan kembali (retrieval) berkas rekam medis menjadi mudah
dan cepat.
2. Penyimpanan sentralisasi adalah suatu sistem penyimpanan dengan cara
menyatukan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat darurat, dan rawat
inap ke dalam satu folder tempat penyimpanan.
3. Penyimpanan desentralisasi yaitu sistem penyimpanan berkas rekam medis
dengan memisahkan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat darurat dan
rawat inap pada folder tersendiri & atau ruang atau tempat tersendiri.
4. Nomor pasien adalah nomor yang dipergunakan sebagai nomor berkas pasien
(Medical record Number) dan penulisannya terdiri dari angka pada berkas,
dikelompokkan dalam 3 (tiga) kelompok angka dan tiap kelompok angka
terdiri dari 2 angka.
5. Nama – nama kelompok angka dengan urutan dari kanan ke kiri / dari
belakang ke depan adalah :
a. Dua angka paling kanan / belakang disebut kelompok angka
pertama
b. Dua angka yang ditengah disebut kelompok angka ke dua
c. Dua angka paling kiri / depan disebut kelompok angka ke tiga.
6. Guide (petunjuk file) merupakan petunjuk file yang terletak pada map file
yang berfungsi sebagai pembatas lokasi kelompok file dan letaknya didepan
lembaran catatan medis dan tebuat dari kartu berukuran sebesar sampul berkas
 JUDUL SOP
NAMA PUSKESMAS No. Dokumen : …../SOP/…./2015 NAMA KAPUS
No. Revisi : 0
Tanggal Terbit : 01 April 2014 NIP
Halaman : 1/2
SOP

rekam medis dan ada bagian yang menonjol keluar sebesar 2 cm. Tracer
adalah kartu pengganti dari berkas rekam medis yang diletakkan dimana
berkas rekam medis telah diambil.
2. Tujuan 1. Untuk memudahkan pencarian dan mengambil kembali berkas rekam
medis apabila sewaktu-waktu berkas dibutuhkan.
2. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya kerusakan.
3. Kebijakan

4. Referensi PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR

269/MENKES/PER/III/2008 TENTANG REKAM MEDIS Pasal 9
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal
terakhir pasien berobat.
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis
dapat dimusnahkan.
5. Prosedur/Langkah- 1. Berkas rekam medis yang sudah selesai dipergunakan dari Rawat inap,
langkah rawat jalan maupun rawat darurat dikembalikan ke Unit Rekam Medis
dengan cara terlebih dahulu di cross check dengan buku register masing
masing poli apakah sudah terdata.
2. Berkas rekam medis yang sudah diproses sesuai prosedur yang berlaku
diserahkan ke unit penyimpanan.
3. Petugas menyimpan rekam medis yang telah selesai diproses, diolah,
dalam rak-rak berkas rekam medis berdasarkan sistem straight numerical
filling (sistem angka langsung).
4. Petugas mengkelompokkan (disortir) berkas rekam medis berdasarkan
kelompok angka pertama.
5. Kemudian rekam medis dikelompokkan (disortir) berdasarkan kelompok 2
angka pertama.
6. Selanjutnya masing-masing tumpukan diurutkan berdasarkan urutan 3
angka pertama (kelompok 2 angka pertama) kemudian dikelompokkan
 JUDUL SOP
NAMA PUSKESMAS No. Dokumen : …../SOP/…./2015 NAMA KAPUS
No. Revisi : 0
Tanggal Terbit : 01 April 2014 NIP
Halaman : 1/2
SOP

kembali berdasarkan kelompok angka ke empat.

7. Untuk mencari lokasi / letak file yang sebenarnya, dengan cara penomoron
yang digunakan yaitu:
a. Dimulai dari 1 angka paling pertama (bilangan ratusan).
b. Selajutnya urutkan pada 2 angka pertama (bilangan ribuan).
c. Yang terakhir urutkan pada 3 pertama (bilangan sepuluh ribuan).
8. Setelah lokasi penyimpanan ditemukan Petugas meletakkan berkas rekam
medis dengan cara geser sedikit berkas rekam medis disampingnya,
kemudian sisipkan berkas rekam medis tersebut pada lokasi yang
sebenarnya dan rapikan berkas berkas yang lain pada rak tersebut sehingga
semua berkas berdiri tegak dan rapih.
9. Jika ada tracer pada lokasi penyimpanan maka letakkan berkas rekam
medis pada lokasi penyimpanan dan kemudian ambil tracer tersebut.
10. Apabila ditemukan berkas dengan nomor dan pasien yang sama terdiri dari
berkas IRD, Rawat Jalan, dan Rawat Inap yang berbeda, berkas harus
dijadikan satu dalam satu berkas rekam medis dengan menggunakan satu
nomor.
Unit Terkait Sub bagian Pendaftaran, unit rawat jalan
 JUDUL SOP
NAMA PUSKESMAS No. Dokumen : …../SOP/…./2015 NAMA KAPUS
No. Revisi : 0
Tanggal Terbit : 01 April 2014 NIP
Halaman : 1/2
SOP

6. RekamanHistoris

No Halaman Yang dirubah Perubahan DiberlakukanTgl.