BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang
dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya.
Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat.
Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga
dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.
Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting
diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan
sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat
yang belum mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan
benar, untuk itulah makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui
sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar serta kita dapat
membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui.
Berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan,
misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel
merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet.
Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama
mahasiswa sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan surat resmi
maupun tidak resmi.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1.2.1 Apa yang dimaksud dengan surat resmi?
1.2.2 Ciri-ciri dari surat resmi?
1.2.3 Apa saja bagian dari surat resmi?
1.2.4 Apa saja yang harus diperhatikan dalam membuat surat?
1.2.5 Bagaimana bentuk surat resmi?
1.2.6 Apa tujuan dan manfaat pembuatan surat?

1
1.3 MANFAAT DAN TUJUAN
1.3.1 Untuk mengetahui tentang pengertian surat resmi.
1.3.2 Untuk mengetahui tentang cirri-ciri dari surat resmi.
1.3.3 Untuk mengetahui tentang bagian dari surat resmi.
1.3.4 Untuk mengetahui Apa saja yang harus diperhatikan dalam membuat
surat.
1.3.5 Untuk mengetahui bagaimana bentuk surat resmi.
1.3.6 Untuk mengetahui tentang tujuan dan manfaat pembuatan surat.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN SURAT

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang

dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya.
Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat.
Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga
dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca. Pengenalan
terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar
dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang
sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

Surat resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat

oleh suatu instansi atau organisasi, baik instansi pemerintah maupun
instansi swasta. Surat resmi harus menggunakan Bahasa Indonesia yang
sesuai dengan kaidah baku.

2.2 CIRI-CIRI DARI SURAT RESMI

Ciri-ciri surat resmi:

2.2.1 Surat resmi mengguanakan bahasa baku sesuai ejaan yang

disepurnakan (EYD) baik ejaan, kosakata, dan tata bahasa.
2.2.2 Penyajian surat resmi menggunakan bentuk full block (yaitu bentuk
surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri.
Artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang
ditulis disebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri), semi block
(bentuk setengah lurus) atau indented block.
2.2.3 Menggunakan kop surat.
2.2.4 Tercantum nomor surat, lampiran, dan perihal.
2.2.5 Biasanya menyertakan cap atau stempel.
2.2.6 Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim.
2.2.7 Penggunaan ragam bahasa resmi.

3
2.3 BAGIAN-BAGIAN DARI SURAT RESMI

Bagian-bagian surat resmi:

2.3.1 Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:
 Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf
besar.
 Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar
dan kecil
 Logo instansi/lembaga
 Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
 Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
 Hal, berupa garis besar isi surat
 Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan
nomor surat)
 Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
 Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
2.3.2 Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya
ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan
yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
2.3.3 Penutup surat
Penutup surat, berisi:
 Salam penutup
 Jabatan
 Tanda tangan
 Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
2.3.4 Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan
tentang adanya suatu kegiatan

4
2.4 HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN SAAT MEMBUAT
SURAT

Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah

karangan. Oleh sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat
sama dengan ketentuan-ketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan
itu meliputi penggunaan kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata,
tanda baca, dan penggunaan ejaan yang tepat. Hal-hal yang berhubungan
dengan tata cara penyusunan surat itu harus diperhatikan benar-benar
karena surat akan dibaca berulang-ulang atau diingat selama masih tertulis.
Dengan demikian, hindari kata-kata yang kurang tepat, terutama yang
menyinggung perasaan orang lain. Beberapa hal yang harus diperhatikan
dalam menyusun surat sebagai berikut :

1. Kalimat
Kalimat dalam suatu surat hendaklah singkat, jelas, dan
tegas mengingat sebuah surat hanya terdapat satu pokok pikiran.
Kalimat yang terlalu banyak basa-basi yang tidak diperlukan
akan menjadikan kalimat berbelit-belit dan panjang sehingga
bahasa surat sulit dipahami. Singkat berarti tidak panjang, jelas
maksudnya terlihat adanya unsur subjek, predikat, objek dan
keterangan; sedangkan tegas menunjukan informasi yang
disampaikan dapat dipahami.
a. Penggunaan kata yang baik dan baku
b. enggunaan kata atau istilah yang lazim
c. Memilih dan menggunakan kata yang cermat
d. Ungkapan penghubung
e. Ungkapan bersinonim
f. Kata-kata yang bermiripan
g. Penggunaan kata suatu dan sesuatu
h. Penggunaan kata dan masing-masing daan tiap-tiap
i. Penggunaan kata jam dan pukul
j. Penggunaan kata dari dan daripada

5
 2. Alinea
Tujuan dan hakikat menulis surat identik dengan
mengarang, maka mengonsep surat harus memahami amanat
pokok yang disampaikan melalui surat. Amanat pokok yang
akan disampaikan hendaknya disusun dalam gabungan kata
yang disebut alinea atau paragraf. Dengan demikian, alinea
adalah himpunan kalimat yaang mengemukakan kesatuan
pikiran untuk membentuk sebuah gagasan yang jelas. Oleh
sebab itu, dalam alinea hendaknya memuat satu pokok pikiran.

Untuk itu dapat menggunakan teknik berpikir deduktif

dan induktif. Seperti kita ketahui dalam karangan surat lazimnya
dibagi atas empat alinea (pembukaan, pengantar isi), alinea isi
surat (penghubung pembuka dan isi), alinea pengembangan isi
surat (inti), dan alinea penutup).

3. Ejaan dan tanda baca

Ketentuan penggunaan ejaan harus diperhatikan.

Penggunaan ejaan yang benar sangat membantu pembaca dalam
menafsirkan kalimat surat. Terlebih lagi, apabila kalimatnya
panjang. Ketentuan mengenai ejaan tidak boleh menyimpang
dari kaidah yang berlaku, yaitu harus sesuai dengan Pedoman
Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.

2.5 BENTUK SURAT RESMI

Bentuk surat resmi banyak dipakai oleh istansi Pemerintah. Alamat

harus diketik dibagian sebelah kanan,sedangkan dibagian sebelah kiri
dibuat nomor, lampiran dan perihal atau hal surat. Setiap pergantian alinea
dari isi surat selalu masuk lima spasi.

6
2.6 TUJUAN DAN MANFAAT PEMBUATAN SURAT
2.6.1 Tujuan pembuatan surat
Dalam menyusun surat resmi secara baik dan benar, menggunakan
beberapa pendekatan, yakni (1) mengonsep surat harus memahami
tujuaan pembuatan surat, (2) apakah penyusunan surat untuk mencari
atau memberi informasi, dan (3) memberikan keputusan, tugas, atau

7
 laporan, megajukan permohonan, lamaran, menawarkan atau
memesan
2.6.2 Manfaat pembuatan surat
Penyebab utama surat masih diperlukan adalah karena kita
memerlukan dokumen bagi setiap kegiatan bisnis dan dinas yang
dilakukan. Cacatan tertulis tidak akan pernah tergantikan oleh
komunikasi lisan, meskipun berkembang pesat dokumentasi lisan
dengan memori dalam sistem komputerisasi (L. Finoza, 1983). Surat
akan menjadi bagian yaang vital selama budaya dan peradaban
modern masih berjalan sebagaimana biasanya.
2.6.3 Dari uraian di atas, fungsi surat antara lain:
2.6.3.1 Alat pengingat paling akurat, sebab dapat diartikan dan dapat
dibaca kembali bila diperlukan.
2.6.3.2 Bukti hitam di aatas putih, terutama surat perjanjian.
2.6.3.3 Dokumen.
2.6.3.4 Wakil/duta dari penulisnya untuk pembaca.
2.6.3.5 Pedoman kerja, misalnya surat keputusan, surat intruksi,
suraat tugas, dan sebaagainya.
2.6.3.6 Aspek humas, karena berdampak membina hubungan baik
antara suatau lembaga dengan publiknya.

8
 BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan

mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat
merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap
waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal

dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita
dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam
membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Perlu diusahakan
agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap
surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah

penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah
satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk
tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan
ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link
organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat
mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival)
dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

9
 DAFTAR PUSTAKA

Moh, Yunus. 2007. Materi Pokok Ketrampilan Menulis.Jakarta: UT.

Ritonga, Parlaungan. 2010. Bahasa Indonesia Praktis. Medan: Bartong Jaya.

http://wendysajalah.blogspot.com/2011/04/penggunaan-bahasa-indonesia-dalam-
surat.html#sthash.kFz1NURv.dpuf

http://klikbelajar.com/pelajaran-sekolah/pelajaran-bahasa/bahasa-indonesia/surat/

http://klikbelajar.com/pelajaran-sekolah/pelajaran-bahasa/bahasa-indonesia/surat/

10