1.

PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM

1.1 PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM UNTUK AUDIT
Lazimnya, audit dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen audit yang
pertama biasanya disebut audit interim yang bertujuan untuk menaksir seberapa jauh
struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan. Komponen audit
yang kedua adalah audit laporan keuangan. Audit jenis ini melibatkan pengujian
substantif yang merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.
EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL
Auditor sering terlibat dalam proses evaluasi pengendalian internal. Dalam hal
ini, auditor biasanya berkepentingan dengan arus pemrosesan dokumen dan distribusi
dokumen dalam sistem aplikasi. Flowchart analitis, flowchart dokumen, dan diagram
distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi
dokumen.
PENGUJIAN KEPATUHAN
Auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk mengonfirmasi eksistensi,
menilai efektivitas, dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Jika
pengendalian yang akan dievaluasi merupakan komponen dari sistem informasi
organisasi, maka auditor perlu mempertimbangkan teknologi yang digunakan dalam
sistem informasi.
KERTAS KERJA
Kertas kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang
dilakukan dalam proses audit informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, dan
simpulan yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja ini dibuat dan disimpan oleh
auditor.

1.2 PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM

Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase, diantaranya :
1. ANALISIS SISTEM
Tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan
teknik wawancara, kuisioner, review dokumen, dan observasi.
2. DESAIN SISTEM
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh.
Sebagaimana seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar,
designer juga membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses.

1
 3. IMPLEMENTASI SISTEM
Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. Aktivitas
yang biasanya tercakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan
personel, pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, desain sistem secara
detail, penulisan dan pengujian program komputer, pengujian sistem, pembuatan
standar, dokumentasi dari konversi file dari sistem lama ke sistem baru.

2. TEKNIK SISTEM
2.1 Simbol Flowchart
Flowchart merupakan diagram simbolik yang menunjukkan aliran data dan
urutan operasi dalam suatu sistem. Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun
personel-personel sistem. Flowchart banyak dipakai jika pemrosesan data bisnis
dilakukan secara terkomputerisasi. Dengan meningkatnya arti penting Flowchart
sebagai alat komunikasi sehubungan dengan makin kompleks dan berkembangnya
pemrosesan komputer, maka dibutuhkan symbol-simbol standar dan penggunaan
konvensi.
ANSI X 3.5.-1970 mendefinisikan empat kelompok simbol flowchart , antara
lain simbol dasar, simbol input/output, simbol proses dan simbol tambahan
digunakan untuk memperjelas flowchart atau mempermudah pembuatan flowchart.
 Simbol Dasar
Input / Output

Proses

GarisArus
Anotasi

Symbol dasar mencakup simbul input/output, symbol proses, symbol arus

data, serta symbol anotasi (komentar). Symbol tersebut terkait dengan fungsi dasar
pemrosesan data.
Symbol input/output menggambarkan fungsi input/output, yaitu membuat data
tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan. Sebagai
contoh, keyboard atau disk magnetic digunakan untuk memasukkan data untuk
diproses. Data yang telah diproses dikeluarkan dalam bentuk kertas atau dalam
bentuk disk magnetic yang lain. Symbol proses menggambarkan setiap fungsi

2
pengolahan data. Sebagai contoh, eksekusi serangkaian operasi yang menyebabkan
perubahan nilai informasi, bentuk informasi, atau lokasi informasi.
Symbol garis arus digunakan untuk mengaitkan symbol yang satu dengan
symbol lainnya. Garis alur ini mengindikasikan alur informasi dan operasi yang
harus dijalankan. Garis alur dapat bersilangan, yang berarti dua alur tersebut tidak
memiliki kaitan logis satu dengan lainnya. Garis alur juga dapat menyatu yang
setiap alur menyatunya harus diberi anak panah untuk mempermudah pemahaman.
Symbol anotasi (komentar) menggambarkan deskripsi tambahan atau catatan
penjelasan. Gambar putus-putus dikaitkan dengan symbol yang diberi komentar.
 Simbol Input/Output Khusus, menggambarkan fungsi input/output. Selain
itu juga mengidentifikasikan media yang digunakan untuk merekam informasi
ataupun cara menangani informasi. Apabila tidak tersedia symbol khusus, maka
dapat digunakan symbol dasar.

 Symbol Proses Khusus, menggambarkan fungsi pemrosesan dan

mengidentifikasikan jenis operasi yang digunakan untuk mengolah informasi. Jika
tidak tersedia symbol proses khusus, maka dapat digunakan symbol proses dasar.
 Simbol Tambahan, dapat digunakan untuk memperjelas flowchart atau untuk
mempermudah pembuatan flowchart.
Transmittal Tape

Terminal

3
 Mode Parallel

Konektor

Konektor Off-Page

Symbol konektor menggambarkan alur keluar dari ( atau masuk ke dalam)

flowchart menuju (atau dari) bagian flowchart yang lain. Symbol terminal
menggambarkan titik ujung dari sebuah flowchart, seperti titik awal, titik akhir, atau
titik interupsi. Symbol mode parallel (mode dokumen) menggambarkan awal atau
akhir dari dua atau lebih operasi yang simultan. Simbol konektor off-page
menggambarkan alur keluar dari ( atau masuk ke dalam) flowchart menuju (atau
dari) bagian flowchart yang lain. Simbol transmittal tape digunakan
menggambarkan pembuatan batch control total secara manual.

2.2 Simbol untuk Membuat Flowchart

Symbol digunakan dalam flowchart untuk menggambarkan fungsi suatu
informasi atau fungsi jenis sistem yang lain. Arah aliran digambarkan sebagai garis
antarsimbol. Jika arah aliran tidak dari kiri ke kanan ataupun dari atas ke bawah,
maka garis tersebut perlu dilengkapi dengan anak panah untuk memudahkan
memahami aliran data. Jika suatu alur terpaksa terputus karena keterbatasan
halaman, maka symbol konektor harus digunakan untuk mengindikasikan adanya
penyambungan alur ke bagian atau halaman lain. Jika suatu alur bersifat bolak balik,
maka dapat digambarkan dengan dua garis atau dengan satu garis beserta dua anak
panah diujungnya.

2.3 Diagram IPO dan HIPO

Diagram IPO dan HIPO digunakan terutama oleh personel pengembangan
sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam flowchart.
Pada level analisis yang paling umum, hanya diperhitungkan input-proses-output
utama dalam sebuah sistem. Sebuah input-proses-output digunakan untuk
memberikan gambaran naratif mengenai input yang diperlukan untuk menghasilkan
output sistem. Diagram IPO tidak memberikan banyak keterangan mengenai proses,

4
 tetapi IPO beguna untuk menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan.
Ulasan proses yang lebih detail disediakan oleh diagram HIPO (hierarki dan input-
proses-output). HIPO terdiri dari serangkaian level yang makin ke bawah
menggambarkan sistem yang lebih detail. Level tersebut sesuai dengan kebutuhan
pengguna.
Diagram HIPO didesain sebagai alat bantu dan dokumentasi. Diagram HIPO
berguna untuk mengidentifikasi apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan
suatu masalah. Namun, diagram ini juga terbatas, tidak memberikan informasi
bagaimana dan kapan sebuah proses harus dijalankan.

2.4 Flowchart Sistem dan Program

Flowchart sistem digunakan baik oleh personal sistem maupun program.
Flowchart sistem mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di dalam sebuah
sistem. Sebuah flowchart sistem menunjukkan titik awal input, tahapan proses,
mode pemrosesan, dan disposisi output. Focus flowchart sistem adalah pada fungsi
proses dan media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan.
Flowchart program digunakan terutama oleh personel pengembangan sistem.
Dibandingkan flowchart sistem, flowchart program lebih detail dalam
menggambarkan setiap fungsi pemrosesan. Setiap fungsi pemrosesan yang
tergambar dalam flowchart dirinci lebih detail dalam flowchart program, serupa
dengan diagram IPO sebagai rincian dari diagram HIPO.
Flowchart sistem terkait dengan fase analisis dari sebuah proyek sistem,
sedangkan flowchart program terkait dengan fase desain. Flowchart program
merupakan tahapan awal desain sebelum dilakukan desain sistem secara
keseluruhan dan penulisan kode pemrograman computer.

2.5 Diagram Arus Data Logika

Diagram alur logika atau diagram alur data (DFD) digunakan terutama oleh
personel pengembangan sistem dalam analisis sistem. DFD digunakan oleh analis
untuk mendokumentasikan desain logika suatu sistem yang dapat memenuhi
kebutuhan pengguna. DFD memungkinkan pengguna mengetahui konsep analisis
sistem, mengenai masalah yang dihadapi pengguna. Tujuan penggunaan DFD
adalah untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis sistem dengan proses
desain sistem secara fisik.

5
 Ada empat symbol DFD. Terminator, digunakan untuk menandai sumber
atau destinasi data. Symbol proses digunakan untuk menggambarkan proses yang
mengubah data. Symbol simpanan data, digunakan menggambarkan sebuah
simpanan data. Symbol arus data, digunakan untuk mengindikasikan aliran data.
Keempat symbol DFD dan Flowchart memiliki kesamaan. Namun, symbol
DFD memiliki tujuan yang berbeda dengan flowchart. Pertama, DFD menekankan
pada analisis aliran data. Kedua, DFD menekankan desain logika bukan desain
fisik.

2.6 Diagram Arus Data Logika dan Analisis Terstruktur

Pada bagian ini akan digambarkan konstruksi dan peran DFD dalam analisis
sistem terstruktur yang ditandai dengan adanya rancangan top-down dan perbaikan
yang terus menerus. Sistem penggajian digunakan sebagai contoh dalam kasus ini.

Data Membayar
Pencatat Penggajian Memproses Gaji Karyawan
Data
Waktu Penggajian

Data Rincian
Penggajian Gaji

Data
Penggajian

Gambar diatas mengilustrasikan sebuah DFD tingkat atas dari sebuah

penggajian. Level ini menggambarkan suatu deskripsi yang sangat umum. Untuk
mendapatkan gambaran deskripsi yang jelas maka gambar diatas harus dipecah,
misalnya yang pada awalnya proses hanya digambarkan satu, dipecah menjadi
proses yang lebih detail.

2.7 Flowchart Distribusi Formulir, Dokumen, dan Analitik

Auditor sering berhadapan dengan alairan distribusi dokumen dalam sistem
aplikasi, khususnya pada saat mengevaluasi pengendalian internal dalam suatu
sistem. Auditor hampir tidak pernah berhubungan dengan mode pemrosesan.
Mengingat pemisahan dan pembagian tugas merupakan elemen pengendalian

6
 internal auditor membutuhkan teknik untuk membagi tugas pengolahan data antar
personel atau departemen.
Flowchart Analitik
Flowchart analitik serupa dengan flowchart sistem baik dalam hal detail
rincian maupun teknik pembuatan. Alur proses ditandai dengan penggunaan simbol
yang dihubungkan dengan garis. Flowchart analitik mengidentifikasi semua proses
signifikan pada sebuah aplikasi, dengan penekanan pada pemrosesan tugas.
Flowchart Dokumen
Flowchart dokumen serupa dengan format flowchart analitik, tetapi peran
proses setiap entitas tidak disajikan secara detail. Dengan kata lain, hanya simbol
dokumen yang digunakan dalam flowchart tersebut. Tetapi, simbol lain pada
dasarnya boleh saja digunakan untuk memperjelas suatu flowchart. Tujuan
flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan
dalam setiap sistem aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi
dokumen, serta titik akhir setiap dokumen.
Terkait dengan flowchart dokumen adalah diagram distribusi formulir. Diagram
distribusi formulir menggambarkan distribusi setiap salinan formulir dalam sebuah
organisasi. Dalam diagram ini, penekannnya terletak pada siapa yang akan
mendapatkan formulir tertentu, bukan pada bagaimana setiap formulir akan
diproses.

2.8 lustrasi Pembuatan Flowchart Analitik

Merencanakan Flowchart
Pertama, kita harus mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan. Jika
flowchart akan dibuat menggunakan bantuan komputer, dibutuhkan aplikasi
perangkat lunak yang tepat. Jika flowchart akan digambar di atas kertas, maka
dibutuhkan template flowchart dan alat tulis yang sesuai . berikutnya, perlu
ditentukan jenis flowchart jenis flowchart seperti apa yang akan dibuat.
Memilih Simbol
Setelah menentukan jenis flowchart yang dibutuhkan, penting untuk memilih
simbol yang akan digunakan untuk menggambar flowchart. Simbol standar ANSI
X3.5, disarankan untuk dipakai, tetapi dalam beberapa kasus, perusahaan memiliki
simbol sendiri.

7
 Analisis Sistem
Ketika menyiapkan berbagai tipe flowchart, penting untuk meninjau data
yang akan digambar untuk mendapatkan pemahaman yang baik mengenai deskripsi
sebuah sistem. Ketika mempersiapkan pembuatan flowchart analitik, perlu untuk
menetukan entitas apa yang akan digambarkan sebagai kolom yang terpisah-
biasanya hanya entitas yang aktivitas pengolahan datanya akan digambarkan secara
rinci. Ada tiga entitas yang perlu dipisahkan terkait dengan analisis terhadap system
yang akan digambar dalam bahasan ini : kasir, petugas buku besar dan petugas
piutang bagang.
Menggambar Flowchart
Tujuan bahasan ini adalah untuk menggambar arus dokumen pada sebuah
sistem dengan menggunakan simbol flowchart yang tepat. Simbol yang dipilih
mengindikasikan titik awal flowchart.
Peraturan Sandwich
Setiap simbol proses harus memiliki input dan output yang jelas. Inilah yang
disebut peraturan sandwich : setiap simbol proses harus diapit simbol input dan
simbol output.
Penggunaan Simbol Konektor
Simbol konektor digunakan untuk mengeliminasi alur yang panjang.
Penggunaan simbol konektor adakalanya menimbulkan pertanyaan mengenai
kejelasn flowchart secara keseluruhan. Satu manfaat penting menggunakan simbol
konektor adalah simbol ini member fleksibilitas untuk membuat modul-modul
flowchart dan pembuatan garis yang panjang dan melintang antarkolom yang saling
berjauhan dapat dihindarkan.
Hubungan Entitas-Kolom
Hubungan entitas-kolom digunakan untuk menggambarkan flowchart suatu
entitas yang serupa proses penggambaran aktivitasnya.

2.9 Teknik Narasi

Teknik narasi sering bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap
pencarian fakta di perusahaan. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi
analis untuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah
yang mereka hadapi. Teknik narasi mencakup juga tinjauan terhadap dokumentasi.
Sering analis dan auditor terlibat dengan banyak dokumen yang harus ditinjau ulang

8
 seperti flowchart, struktur organisasi, manual prosedur, manual opearsi, manual
referensi, dan data-data historis.

2.10 Analisis Penggunaan Sumber Daya

Analisis penggunaan sumber daya harus selalu dipertimbangkan oleh
personel pengembangan sistem ketika mengimplementasikan sistem. Auditor harus
mempertimbangkan penggunaan sumber daya pada saat melakukan audit.
Pengukuran Kerja
Pengukuran kerja didasarkan pada satu premis yang sederhana: pengukuran
kuantitatif penting untuk mendesain prosedur yang efektif.
Pengukuran kerja mencakup empat langkah dasar :
1. Mengidentifikasi pekerjaan
2. Mengukur perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan
tersebut dengan menggunakan studi gerak dan waktu, runs test, data historis,
atau cara yang lain.
3. Menyesuaikan perkiraan waktu tersebut untuk mengeliminasi waktu luang
dan pertimbangan-pertimbangan yang lain.
4. Menganalisis kebutuhan berdasarkan data tersebut.
Teknik pengukuran kinerja memiliki dua aplikasi dalam pekerjaan sistem.
Pertama, berguna untuk mengevaluasi kelayakan teknis atau kebutuhan teknis dari
suatu perancangan sistem. Peran yang kedua terkait dengan evaluasi kinerja
pekerjaan yang terkait dengan sistem, seperti pemrograman komputer dan
pengembangan proyek.
Analisis Distribusi Kerja
Analisis distribusi kerja membutuhkan informasi rinci mengenai fungsi dan
tanggung jawab semua karyawan yang terlibat dalam analisis. Rincian pekerjaan
digunakan untuk mencatat setiap jenis pekerjaan yang dijalankan oleh stiap individu
dan rata-rata jam yang dibutuhkan untuk menjalankan setiap pekerjaan per minggu.
Level rincian pekerjaan dibuat tergantung pada level analisis pengukuran kerja yang
diinginkan.

9
2.11 Teknik Analisis Keputusan
Tabel Keputusan dan Percabangan
Tabel keputusan dan percabangan digunakan terutama oleh personel
pengembangan sistem. Logika keputusan yang dibutuhkan untuk membuat program
komputer biasanya terlalu kompleks dengan menggunakan simbol flowchart. Dalam
kasus ini, tabel percabangan dapat digunakan untuk menggambarkan suatu fungsi
keputusan. Tabel ini mencakup pernyataan dari suatu keputusan yang harus dibuat,
serangkaian kondisi yang kemungkinan dapat tejadi.
Tabel keputusan merupakan penyajian pengambilan keputusan dalam bentuk
tabel. Tabel keputusan serupa dengan tabel percabangan, tetapi lebih kompleks
karena mencakup kriteria pengambilan keputusan yang beragam. Tabel keputusan
disusun dengan premis “IF THEN” dan disajikan dalam matriks dua dimensi.
Metode Matriks
Metode matriks digunakan baik oleh auditor maupun personel sistem. Tabel
keputusan pada dasarnya merupakan penyajian sebuah matriks. Penyajian bentuk
matriks banyak berguna dalam pekerjaan sistem karena matriks ini merupakan
metode yang enak untuk menganalisis dan menyajikan data yang besar.
Penggunaan spreadsheet dalam sistem akuntansi untuk mengalokasikan saldo
rekening atau untuk memabantu pembuatan proses pembuatan jurnal penutup
merupakan contoh penggunaan teknik matriks. Karakteristik analitikal yang
penting dari teknik matriks adalah alokasi isi suatu baris kepada berbagai kolom.
Dengan cara ini, dapat dipastikan bahwa setiap baris dan kolom secara eksplisit
dianalisis dan didokumentasi.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H dan Hopwood, William S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9.
Yogyakarta: Andi

11