Standard

Operation
Procedure

No Dokumen SOP-UNIV-PUR-002 Dibuat Munawar Murham

STANDARD OPERATION
BOSOWA
FOUNDATION PROCEDURE Rev./Tgl Efektif 00/01 April 2015 Diperiksa Agussalim

Halaman 1 dari 7 Disetujui Sutrisno Muslimin

DEPT. PURCHASING.
Defenisi : Suatu Proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk membantu departemen 2 atau unit bisnis dalam menjalangkan kegiatannya .
.

Referensi :
1. Kebijakan Internal Control (Internal Audit) tentang Pengadaan Inventaris & Jasa.
2. Pengadaan Barang /jasa melalui dept purcahsing
3. Pengadaan Barang /jasa di atas harga 1.000.000, setiap item harus ada perbandingan harga
4. Pengadaan Barang /jasa di bawah harga 500.000, tidak usah ada PO
Tujuan :
1. Agar Proses serta kontrol pengadaan barang /inventaris serta jasa berjalan dgn baik dan di dukung oleh dokumen 2 yang lengkap.
2. Agar seluruh karyawan mengetahui serta mentaati cara dan prosedur pengadaan barang/inventaris atau jasa.
Ruang Lingkup : Kegiatan ini berlaku pada lingkungan Bosowa Foundation.(YAYASAN AKSA MAHMUD.)

Penanggung Jawab :

Awal Proses : Adanya kebutuhan / permohonan barang /inventaris serta jasa dari Akhir Proses: Pengadaan barang/inventaris oleh dept. purrchasing dapat
user berdasar kan PR. yang sudah di isi dengan lengkap. diterima dgn baik oleh pihak terkait atau user./tanpa complaint

INPUT : PROCESS : OUTPUT :

Sumber : Departemen / User requester Pemilik Proses : Departemen Purchasing. Penerima : Departemen / User requester

Harapan: Pengukuran Mutu Input : Harapan:

1.Agar Pengadaan barang dapat terialisasi tepat waktu. 1. Barang trealisasi tepat waktu 1.Agar Permohonan permintaan barang/inventaris (PR) di
2.Mutu barang sesui permintaan isi dengan lengkap dan benar.
3. Pengadaan sesuai prosedur

© 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED

 Standard
Operation
Procedure

No Dokumen SOP-UNIV-PUR-002 Dibuat Munawar Murham

BOSOWA STANDARD OPERATION PROCDURE
FOUNDATION Rev./Tgl Efektif 00/01 April 2015 Diperiksa Agussalim
. DEPT. PURCHASING
Halaman 2 dari 7 Disetujui Sutrisno Muslimin

1. Pengadaan barang/inventaris

Approve Oleh 1. User atau Dept. yang akan membutuhkan barang/inventaris

Mengisi PR Head serta Jasa mengisi fom PR dengan lengkap dan jelas .
Mulai
lengkap & Jelas Departement
Form
PR 2. PR harus mendapat approve atau persetujuan dari Head
Departement bersangkutan.

User 3. Apabila PR tersebut sudah di approve atau disetujui oleh

head departemen bersangkutan maka PR dilanjutkan ke
Appr
ove Departemen Purchasing.

4. Administrasi Purchasing (AP), memeriksa atau meneliti

kembali PR tersebut terkait jenis Barang, Qtt, serta
spesifikasi dstnya. Apabila PR tersebut sudah benar &
lengkap maka di serahkan ke Head Purchasing.
Adm Head Officer
Purchasing
5. Head Purchasing (HP) melakukan verifikasi PR tersebut terkait
Leng Purchasing, Purchasing,,me urgensi serta Qtt dengan melukakan komunikasi langsung
memeriksa kap memverifika cari vendor &
kebenaran PR si PR
dengan user/pemakai apabila sdh ok, maka diteruskan ke
harga
Officer purchasing .
PR
6. Officer Purchasing (OP) mencari minimal 3 supplier/vendor .
AP
Menerbitka AP Membuat 7. Apabila OP sudah mendapat supplier/vendor serta harga
Purchasing n Purchase perbandingan maka dia membuat perbandingan harga untuk diserahkan ke
Order (PO) harga bagian Administras.
PO 8. AP membuat Purchase Order sesuai dengan Perbandingan
A P.hrg harga yang telah di setujui oleh head finance.
Ke Hal 3 9. Purchase Order (PO) di approve oleh OP & HP untuk
diteruskan ke dept finance.

2
© 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED
 No Dokumen SOP-UNIV-PUR-002 Dibuat Munawar Murham
BOSOWA STANDARD OPERATION PROCDURE
FOUNDATION Rev./Tgl Efektif 00/01 April 2015 Diperiksa Agussalim
. DEPT. PURCHASING
Halaman 3 dari 7 Disetujui Sutrisno Muslimin

A
Finance dari Hal 2

1. PO di bawah ke head finance untuk meminta approve

apabila tdk maka hanya sampai disitu, jika minta direvisi
maka akan kembali ke dept purchasing tetapi apabila ok
atau disetujui maka di lanjutkan ke CFO.
Approve Head
Ok
Keuangan 2. Apabila CFO mengapprove/menyetujui PO tersebut maka
PO pengadaan barang sdh bisa dilakukan dan kasir sudah bisa
mengeluarkan dana apabila CFO menolak atau tdk
menyetujui PO tersebut maka akan dikembalikan ke bagiang
purchasing untuk dilakukan perbaikan atau revisi kembali.

Approve CFO Ok

PO

Kasir,Mengeluarkan Dana.

Selesai

3
© 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED
YAYASAN AKSA MAHMUD UNIVERSITAS BOSOWA 45

No Dokumen SOP-UNIV-PUR-002 Dibuat Munawar Murham

BOSOWA STANDARD OPERATION PROCDURE
FOUNDATION Rev./Tgl Efektif 00/01 April 2015 Diperiksa Agussalim
. DEPT. PURCHASING
Halaman 4 dari 7 Disetujui Sutrisno Muslimin

Jl. Urip Sumoharjo No. 182,Mks

kode pos 90231
Sulawesi selatan-Indonesia
YAYASAN AKSA MAHMUD U
NIVERSITAS BOSOWA 45 Telp : (0411) 452901-492789
fex : (0411)
Tanggal Pembuatan
: 452949
Nomor Purchase Regueset : Purchase Requeset
Tanggal Terima :
Yang Membutuhkan :
TANGGAL
ITEM SATUAN Spesifikasi NAMA SUPPLIER DIBUTUHKAN
NO NAMA BARANG / Description
UNIT Barang Supplier Name Date Desier
1
2
3
4
5
Keterangan

Yang bermohon Mengetahui Diketahui Penerima

WR II

4
© 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED
 Standard
Operation
Procedure

No Dokumen SOP-UNIV-PUR-002 Dibuat Munawar Murham

STANDARD OPERATION
BOSOWA
FOUNDATION PROCEDURE Rev./Tgl Efektif 00/01 April 2015 Diperiksa Agussalim

DEPT. PURCHASING Halaman 5 dari 7 Disetujui Sutrisno Muslimin

Lampiran 2 PURCHASE ORDER Jl. Urip Sumoharjo No. 182,Mks

kode pos 90231
Sulawesi selatan-Indonesia
YAYASAN
YAYASANAKSA
AKSAMAHMUD
MAHMUD UNIVERSITAS BOSOWA 45 Telp : (0411) 452901-492789
fex : (0411) 452949

TO. PT.CITAS OTIS ELEVATOR Nomor PO 122/PO-LOG/YAM/11-2014

Attn. Topas Raya,Ruko Zambud 1 Blok G No.6 Makassar Tanggal PO 28 November 2014
Fax No. (0411) 432474
Telp.No (0411) 432474 Dibuat Oleh : Yayasan AksaMahmud
Email Satuan Kerja : Logistik
No.Pen
awaran G642814
Tanggal Keu : 30 November 2014
Termin Pembayaran Transfer Bank BNI. An PT.Citra Otis Elevator
Nomor Rekening 0011814305
Currency Rupiah

NO Barang / Rincian Jenis Barang Quantity Satuan Harga Satuan Total

1 Biaya Jasa Servis Lift Otis 2 Unit 1,500,000 3,000,000

Total 3,000,000
PPN 10% 300,000
TOTAL 3,300,000
Keterangan : Pembayaran Jasa Servis Lift Otis Untuk Bulan November 2014
Dibuat Oleh Verifikasi Diketahui Menyetujui
Ka.Logistik PJ.Logistik Kabag.Keuangan Penanggung Jawab Keuangan

Marthen Munawar Murham,SE Muh.Kafrawi Yunus.SE,MM Agussalim.SE,AK

5
© 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED
 Standard
Operation
Procedure

No Dokumen SOP-UNIV-PUR-002 Dibuat Munawar Murham

BOSOWA
STANDARD OPERATION
FOUNDATION PROCEDURE Rev./Tgl Efektif 00/01 April 2015 Diperiksa Agussalim
. Halaman 6 dari 7 Disetujui Sutrisno Muslimin
DEPT. PURCHASING
2. Pengeluaran Barang/inventaris di gudang.
Mulai
1. User/pemakai mengisi form Orderan Barang & di approve
oleh Head MasingMasing.

Mengisi Form Order 2. Orderan Barang diteruskan ke Adminjistrasi Purchasing

User Brg/diapprove oleh untuk dilakukan pengecekan stiock barang/inventaris.
Selesai
Head masing2
O.Barang 3. Administrasi Purchasing membuat tanda terima barang,
untuk diteruskan ke HP.

4. HP mengapprove tanda terima sebagai persetujuan

pengeluaran barang dari Gudang.

Adm
Purchasing Purchasing, Head
membuat Purchasing Ok Gudang
t.terima Approve.
T.Terima

© 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED

 Standard
Operation
Procedure

No Dokumen SOP-UNIV-PUR-002 Dibuat Munawar Murham

STANDARD OPERATION
BOSOWA PROCEDURE Rev./Tgl Efektif 00/01 April 2015 Diperiksa Agussalim
FOUNDATION.
DEPT. PURCHASING Halaman 7 dari 7 Disetujui Sutrisno Muslimin

Lampiran 3
Kepada Yth :
PURCHASING
Di –
Tempat
FORM WAREHOUSE
Dengan ini mengajukan permintaan barang sbb

NO Jenis Barang Jmlh Barang Satuan Keterangan

TANGGAL / /20
Diketahui
Pemohon

© 2011 BOSOWA. ALL RIGHT RESERVED