LAPORAN PENGEMBANGAN SEKOLAH

Nama Peserta : Tenny M. Ohy, S.Pd,M.Pd

Sekolah : SMK Negeri 1 Ratahan
Judul : Penguatan Pengunaan Sistem Informasi Manajemen
Sekolah Untuk Meningkatkan Mutu Layanan
Pendidikan
Tanggal Pelaksanaan : 16 Juli -16 Agustus 2018

A. Latar Belakang
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dituntut untuk lebih mengembangkan

dirinya dalam dunia pendidikan. Pendidikan yang berkualitas di SMK akan

menghasilkan lulusan yang siap bersaing dalam dunia kerja. Perkembangan

teknologi inforamsi di SMK berpengaruh kepada mudahnya lulusan mencari kerja

dan juga menjalin relasi antara SMK dan dunia industri. Salah satu contoh

pemanfaatan dari teknologi informasi di SMK adalah sitem informasi yang

terkomputerisasi. Sitem informasi yang terkomputerisasi dapat dijadikan sebagai

media informasi terpercaya bagi warga sekolah. Oleh karena itu lembaga pendidikan

seperti SMK Negeri 1 Ratahan dituntut untuk untuk memfasilitasi dan menyediakan

akses informasi bagi seluruh warganya. Penguasaan teknologi informasi merupakan

tuntutan dan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh lembaga SMK Negeri 1 Ratahan

agar terbangun komunitas pembelajar bermutu tinggi.

Pemanfaatan Sistem Informasi pendidikan yang sudah ada perlu

dikembangangkan pemanfaatannya baik oleh guru, tenaga kependidikan, siswa

maupun orang tua. Dengan profil SMK Negeri 1 Ratahan sekarang ini yang

mengakomodir 1044 Siswa, guru tetap 40 orang, guru tidak tetap 24 orang dan

tenaga kependiikan sebayak 10 orang maka diperlukan suatu sistem informasi yang

dapat menjamin akurasi dan kemutahrin data. Penguatan sistem informasi yang

bebasis teknologi informasi akan mendukung pengembangan data base yang handal

dan terpecaya.

1
 Sistem Informasi Manajemen SMK Negeri 1 ratahan dimaksudkan untuk

mendukung terwujudnya manajemen peningkatan mutu sekolah yang bertumpu

pada prinsip-prinsip transparansi dan akuntabilitas. Sistem informasi sekolah ini

diharapkan dapat membuka akses yang lebih luas kepada publik, pemangku

kepentingan terutama orang tua untuk mengakses informasi yang relevan dan “up to

date’ terkait proses perkembangan anaknya. Sistem ini dapat berperan sebagai

etalase bahkan komunikasi multi arah antara kepala sekolah,guru, staf administrasi

siswa dan orang tua siswa. Sistem ini dapat berfungsi juga sebagai alat penilaian

kinerja guru, staf administrasi maupun siswa.

Sistem informasi terpadu ini diharapkan berfungsi sebagai alat kontrol atau

kendali mutu. Sebagai alat kontrol sistem ini akan memperbaiki dan meningkatkan

efisiensi, efiktifitas dan produktifitas warga sekolah yang pada gilirannya

meningkatkan mutu sekolah. Sistem informasi terpadu ini dalam prosesnya

diharapkan memberikan dampak yang signifikan pada kinerja seluruh warga

sekolah.

B. Tujuan

Tujuan Penguatan Pemanfaatan Sistem Informasi Sekolah SMK Negeri 1

Ratahan yaitu terbentuknya suatu pemahaman bahwa sistem informasi sekolah yang

terpadu memungkinkan aksebilitas bagi seluruh pemangku kepentingan pendidikan

dan menjadikan alat kendalai mutu yang menjamin efisiensi, efektifitas dan

produktifitas dari warga sekolah yang bermuara pada peningkatan mutu sekolah.

C. Hasil Yang Diharapkan

Hasil yang diharpakan yaitu :

a. Meningkatnya pemahaman seluruh elemen sekolah dalam memanfaatkan Sistem

informasi Manajemen Sekolah

b. Pengelolaan database sekolah mengunakan sistem informasi

c. Penerapan sistem informasi untuk mendukung layanan akademik sekolah.

2
D. Sumber Daya Yang Diperlukan
a. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang terlibat dalam kegiatan pengembangan SIM SMK

Negeri 1 Ratahan yaitu : kepala sekolah, guru, siswa, pengawas, tenaga

administrasi, oran tua siswa dunia usaha/industry dan masyarakat.

b. Sarana dan Prasarana

Sarana prasarnan yang dipakai dalam kegiatan penguatan pemanfaatan SIM

SMK negeri 1 Ratahan yaitu ruang computer,internet,laptop,lcd projector dan

papan tulis.

c. Anggaran Biaya

1. Perbaikan sistem Rp. 3.000.000,-

2. Sosialaisasi Penguatan Sistem Rp. 2.000.000,-

3. Operator/Admin Rp. 1.000.000,-

Total Anggaran Rp. 6.000.000,-

E. Langkah Langkah Kegiatan

Langkah-langkah kegiatan Penguatan Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen

SMK Negeri 1 Ratahan sebagai berikut :

1. Persiapan

a. Menyusun rencana program kegiatan, waktu kigiatan, personel yang

yang terlibat.

b. Menyiapkan sarana dan prasaran yang dibutuhkan

2. Pelaksanaan

a. Penetapan petugas pengelola sistem

b. Penguatan/perbaikan sistem

c. Uji coba sistem

d. Sosialisasi pemanfaatan sistem

e. Pemanfaatan sistem

3
F. Monitoring dan evaluasi

Beberapa hal yang dilakukan dalam kegiatan Monev :

a. Memantau secara langsung proses pelaksanaan kegiatan

b. Mengantisipasi ganguan (bug)

c. Memverivikasi entri data ke dalam sistem

Instrumen Monitoring Dan Evaluasi

Kriteria Pengembangan Awal Sistem Penguatan Sistem

Penilaian
Nilai Nilai
siswa Orang tua guru siswa Orang tua guru
Aksibilitas
Konsistensi
Ketepatan
Waktu
Relevansi
Keakuratan
Kelengkapan
Rata-Rata

Keterangan Nilai :
Nilai 4 Amat Baik
Nilai 3 Baik
Nilai 2 Cukup
Niai 1 Kurang

4
G. Hasil Kegiatan
Terbangunnya Sistem Informasi Manajemen Sekolah SMKN 1 Ratahan yang

Handal dan terpercaya

H. Pembahasan
1. Tahap Analisis
1.1. Analisis kebutuhan sistem informasi
Sistem informasi manajemen sekolah di SMK N 1 Ratahan

sebelum pengembangan sistem yang baru masih dilakukan secara

manual. Seluruh data kegiatan akademik didokumentasikan dalam

bentuk paperbase dan file-file yang tersebar dalam komputer/laptop

bagian kurikulum, wali kelas, bagian ketenagaan dan petugas

pembagian kelas yang bertugas ditahun tersebut. Ketersediaan

hardware di beberapa unit kerja sudah tersedia, tetapi untuk

pengelolaan data akademik yang menggunakan software khusus

belum tersedia.

1.2. Analisis kebutuhan tenaga pelaksana

Tenaga pelaksana sistem informasi manajemen sekolah di

SMK N 1 Ratahan sebanyak 12 orang guru piket bertugas

mengumpulkan data absensi siswa dan mengolahnya menjadi

rekapan absensi siswa, 36 orang wali kelas bertugas mengumpulkan

data nilai dan rekapitulasi keadaan siswa, memasukkan ke format

leger siswa dan format nilai rapor, mengolah data dan membuat

laporan keadaan siswa dan laporan hasil belajar siswa (rapor) yang

digunakan oleh kepala sekolah untuk evaluasi akademik dan laporan

leger siswa ang akan digunakan oleh bagian untuk mengisi format

buku induk sekolah. Kebutuhan user dengan dibangunnya sistem

informasi manajemen sekolah di SMK N 1 Ratahan dapat

menghasilkan informasi yang bermanfaat sebagai bahan pendukung

5
keputusan mulai dari manajemen tingkat atas (Kepala Sekolah),

manajemen tingkat menengah (wakil kepala sekolah bagian kurikulum

dan KTU), dan manajemen tingkat bawah (guru yang terdiri dari guru

piket dan guru wali kelas). Selain itu informasi juga dibutuhkan oleh

pengguna eksternal yaitu siswa, orang tua/ masyarakat, instansi terkait

dan dunia usaha/dunia industri. Karena sistem yang saat ini ada belum

berbasis komputer, belum mempunyai basis data dan belum ada

software khususnya untuk mendukung pengambilan keputusan,

mengakibatkan informasi yang dihasilkan tidak tersedia dengan cepat

dan sering kali kurang lengkap.

1.3. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Dalam proses pengembangan sistem informasi manajemen

sekolah di SMK N 1 Ratahan ini dibutuhkan beberapa perangkat

lunak. Perangkat lunak yang dibutuhkan diantaranya :

a. Sistem Operasi
Dipilih Microsoft Windows dengan pertimbangan pengguna

(user) sudah bisa menggunakan sistem operasi tersebut. Sistem

informasi yang bersifat single user mempunyai keuntungan yaitu

bahwa data dan informasi dapat terjamin karena pengguna sistem

terbatas pada user akses pada sistem, sehingga selain pengguna

sistem tersebut tidak dapat mengakses data dan informasi secara

bebas. Namun sistem informasi yang diusulkan ini dapat

dikembangkan menjadi jaringan komunikasi data dengan

menggunakan layanan internet berbasis web melalui Local Area

Network (LAN).

b. Software (tools)
Pada pengembangan ini, software yang digunakan untuk

pemrograman adalah PHP karena :

6
 - PHP merupakan salah satu development tools untuk membuat

sebuah aplikasi. Aplikasi yang dibuat dengan menggunakan

PHP lebih dikhususkan untuk database.

- PHP dikategorikan sebagai bahasa pemrograman yang mudah

dimengerti dan berbasis visual.

- PHP merupakan bahasa pemrograman yang open source (gratis)

Berdasarkan pertimbangan di atas, maka pengembangan

sistem informasi manajemen sekolah di SMK N 1 Ratahan

menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basisdata

menggunakan tools MySQL dengan pertimbangan MySQL

adalah salah satu jenis basisdata server yang dapat berperan

sebagai client yang open source dengan kemampuan dapat

berjalan baik di OS (Operating Sistem) maupun dengan Platform

Windows.

1.4. Analisis kebutuhan perangkat keras

Dalam pengembangan sistem informs manajemen sekolah ini selain

membutuhkan perangkat lunak, dibutuhkan juga perangkat keras

minimum. Berikut perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk

menjalankan perangkat lunak tersebut, yaitu :

Spesifikasi minimum perangkat keras

Spesifikasi Minimum

Prosesor Pentium IV 2.0 GHz

RAM 512 Mb

Hardisk 20 GB

Resolusi Monitor 1024 68

7
2. Tahap Perancangan

Dari tahap sebelumnya, maka didapatkan gambaran umum tentang

sistem informasi manajemen yang akan dikembangkan. Tahapan

selanjutnya dibuat desain atau rancangan sistem informasi manajemen

sekolah yang tetap mengacu pada analisis secara umum. Pada tahap ini

akan dilakukan perancangan arsitektural, perancangan antarmuka dan

perancangan prosedur

2.1. Perancangan Arsitektural

a. Perancangan Output, Output adalah produk dari sistem informasi

yang dapat dilihat, yang terdiri dari tampilan di media keras,

misalnya kertas atau hasil di media lunak, misalnya tampilan di

layar video. Output sendiri ada 2 (dua) tipe yaitu, internal output

dan external output. Internal output adalah output yang

dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Sedangkan

output eksternal adalah output yang akan didistribusikan kepada

pihak lain

b. Perancangan Input, perancangan input bertujuan memberikan

bentuk-bentuk masukan di dokumen dan di layar ke sistem

informasi. Masukan (input) merupakan langkah awal dimulainya

proses informasi. Bahan mentah informasi adalah data yang terjadi

pada transaksi-transaksi yang dilakukan oleh organisasi.

2.2. Perancangan antarmuka

Perancangan dialog antar muka merupakan rancang bangun

dari dialog antara pemakai sistem dengan komputer. Dialog ini

dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan

output informasi kepada pemakai atau dapat keduanya. Salah satu

8
 cara membuat dialog layer komputer adalah dengan menggunakan

menu.

Perancangan dialog antar muka sistem informasi manajemen

sekolah ini menggunakan menu karena mudah dipahami dan

digunakan oleh pemakai. Menu berisi beberapa alternatif atau

pilihan yang disajikan pada pemakai. Salah satu menu yang

digunakan untuk perancangan dialog antar muka penelitian ini

adalah pull-down menu, yang terdiri dari bar menu yang menjadi

pilihan dan dapat dipilih dengan menggerakkan kursor ke kiri,

kanan, atas dan bawah. Antar muka yang ditampilkan berupa user

login, attendance dan official website, digital library, information

dan live chat.

2.3. Perancangan Prosedur

Prosedur pengoperasian sistem informasi manajemen

sekolah di SMK N 1 Ratahan dioperasikan oleh seluruh guru dan

karyawan SMK N 1 Ratahan yang terdiri dari 12 orang guru

piket bertugas mengumpulkan data absensi siswa dan

mengolahnya menjadi rekapan absensi siswa, 39 orang wali

kelas bertugas mengumpulkan data nilai dan rekapitulasi

keadaan siswa, memasukkan ke format leger siswa dan format

nilai rapor, mengolah data dan membuat laporan keadaan siswa

dan laporan hasil belajar siswa (rapor) yang digunakan oleh

kepala sekolah untuk evaluasi akademik dan laporan leger siswa

ang akan digunakan oleh bagian untuk mengisi format buku

induk sekolah.

Dari gambaran tersebut petugas yang berhubungan dengan

sistem informasi manajemen sekolah mempunyai tugas rangkap

9
 yaitu wali kelas selain melakukan pengumpulan data juga

melakukan pemasukkan data hasil pengumpulan ke dalam format

yang telah disediakan, pengolahan data hasil pengumpulan serta

membuat rekapitulasi keadaan siswa. Bahkan wali kelas selain

mengolah data juga mempunyai tugas membuat laporan yang

dibutuhkan untuk evaluasi akademik.

Kondisi tersebut menjadi beban bagi petugas karena pada

waktu tertentu akan menguras waktu dan mngebaikan tugas

utamanya, hal ini dapat menimbulkan pemasalahan. Didukung oleh

adanya kegiatan pengumpulan, pengolahan dan pelaporan data

untuk keperluan evaluasi akademik yang masih dilaksanakan secara

manual belum terotomatisasi, sehingga laporan atau informasi yang

dihasilkan belum lengkap dan tidak dapat tersedia dengan cepat.

Kondisi tersebut mengakibatkan evaluasi yang dilakukan oleh

Kepala Sekolah belum dapat dilakukan dengan optimal. Bagi

seorang manajer membutuhkan informasi yang cepat dan lengkap

guna pengambilan keputusan yang tepat.

2.4. Tahap Pengembangan

Tujuan dari tahap ini adalah membangun (pemrograman)

dan menguji sistem sesuai kebutuhan dan spesifikasi rancangan,

mengimplementasikan interface antara sistem baru dan sistem

yang ada.

2.5. Pemrograman

Tahap ini bertujuan untuk mengkonversikan hasil

perancangan logika ke dalam kegiatan operasi pengkodean

10
 dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga konsep

logikal yang sudah dirancang dapat diterjemahkan ke dalam

fungsi-fungsi program yang dapat digunakan pemakai dengan

mudah dan memastikan bahwa semua fungsi atau modul program

dapat dibuat dan dapat berjalan secara benar.

Adapun program dibuat berdasar erancangan

meliputi :

a. Pembuatan Basis Data

Pada perancangan basisdata dimulai dari perancangan model

menggunakan diagram konteks dan DAD, kemudian dimodelkan

dengan ERD sehingga didapatkan tabel-tabel yang selanjutnya

dilakukan normalisasi untuk mendapatkan tabel yang bebas

redudansi.6 Tabel basis data dibuat dengan tools-tools database

MySQL dengan komponen row dan columns.

b. Pembuatan Form Masukan

Form masukan dibuat sesuai dengan rancangan input yang

ada dan dibuat langsung dengan bahasa pemrograman PHP Script

Language version 2.11. Dasar dari pembuatan form masukan

adalah dari formulir- formulir data maupun laporan yang selama

ini telah dipergunakan di SMK N 1 Ratahan, misalnya form

masukan data siswa atau nilai ulangan, form absensi siswa.

c. Pembuatan output

Laporan atau output, dibuat berdasarkan hasil wawancara

dengan responden dimana dapat diketahui kebutuhan manajemen

terhadap informasi yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi

manajerial khususnya dalam rangka pengambilan keputusan.

Kebutuhan manajemen terhadap informasi berbeda- beda. Laporan

11
 ini dibuat dengan merealisasikan masing-masing tabel yang

terdapat pada basis data.

2.6. Pembuatan antar muka menu utama (design dialog)

Desain antar muka merupakan rancang bangun dari

percakapan antara pemakai sistem dengan komputer. Percakapan

ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem,

menampilkan output informasi kepada user atau keduanya.

Antar muka menu utama dibuat sesuai dengan urutan-

urutan proses yang telah dirancang. Persyaratan dalam

merancang menu dialog antar muka adalah pemakai sistem (user)

harus selalu mengerti apa yang akan dikerjakan selanjutnya

terhadap sistem. Artinya sistem harus menyediakan instruksi-

instruksi apa yang harus dikerjakan oleh pemakai sistem.

2.7. Tahap Pengujian

Pada tahap ini akan dilakukan pengujian terhadap sistem,

verifikasi dan validasi sistem, revisi dan review sistem,

implementasi sistem, analisis hasil dan penilaian terhadap aspek

informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen

sekolah. Langkah- langkah tersebut adalah :

a. Pengujian perangkat lunak.

Pengujian perangkat lunak ini menggunakan metode

pengujian Black Box. Pengujian sistem informasi manajemen

sekolah berikut menggunakan data uji berupa pengolahan

data, pengolahan proses dan pengolahan laporan serta

informasi kelengkapannya.

b. Validasi login (terlampir)

12
 c. Validasi pengisian data (terlampira)

d. Validasi pengujian laporan (terlampir)

4.8. Revisi dan Review Sistem

Berdasarkan hasil verifikasi dan validasi sistem dengan kasus Black

box bahwa perangkat lunak dapat mengetahui fungsi – fungsi yang tidak

benar atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau

akses database eksternal, kesalahan kinerja, inisialisasi, kesalahan

terminasi dan secara fungsional mengeluarkan hasil yang sesuai

dengan yang diharapkan sehingga sistem informasi manajemen sekolah ini

layak untuk di implementasikan di sekolah sebagai sarana untuk

pengambilan keputusan pada tiap level manajemen.

4.9. Implementasi

Setelah sistem informasi manajemen sekolah ini dikatakan layak

berdasarkan validas , maka tahap selanjutnya yaitu tahap

implementasi. Implementasi dari sistem ini diujicobakan kepada

para guru dan karyawan SMK N 1 Ratahan. Implementasi sistem

dilakukan dengan mensosialisasikan sistem informasi manajemen

sekolah dalam bentuk Workshop bagi guru dan pegawai. Pelatihan

dilaksanakan selama 3 hari yang diikuti oleh 12 orang sebagai guru

piket, 39 orang sebagai wali kelas, 6 orang sebagai wakil kepala

sekolah dan staffnya, 7 orang sebagai ketua kompetensi keahlian dan 5

tenaga kependidikan sebagai administrasi perkantoran. Pelaksanaan

waktu diklat pada siang hari setelah jam pembelajaran selesai.

Sosialisasi juga disampaikan kepada siswa oleh tim kerja dan kepada

orang tua/wali lewat rapat orang tua siswa.

13
 4.10. Evaluasi Penilaian Kualitas Informasi

Evaluasi penilaian kualitas informasi dilakukan untuk mengukur

hasil kualitas informasi sistem dari sistem lama dan sistem baru.

Pengukuran dilakukan dengan menggunakan check list. Berdasarkan

hasil tersebut, semua elemen sekolah dapat memahami manfaat

sistem informasi dan memanfaatkannya sesuai kebutuhan

I. Penutup

1. Simpulan

Sebuah sistem informasi sekolah dapat berjalan dengan baik ketika

semua sistem sudah mengintegrasikan semua aspek yang berkaitan dengan

proses belajar mengajar. Sistem yang baik adalah sistem yang dapat memuaskan

semua penggunanya sehingga semua fasilitas yang ada dirasakan dapat

memberikan efektifitas, dan efesiensi dalam proses belajar mengajar. Selain

siswa dan guru, orang tua siswa juga dapat memantau kemajuan dari

pembelajaran yang dilaksanakan oleh siswa di sekolah. Sistem informasi ini pun

dapat memberikan informasi yang cepat sehingga siswa dapat dididik untuk

disiplin dan berperan aktif dalam proses pendidikan dirinya sendiri, sehingga

akhirnya siswa dapat menjadi pribadi yang lebih dewasa. Sistem ini akhirnya

dapat memberikan individual impact dan organizational impact. Pengembangan

sistem informasi sekolah sangat membantu guru-guru dan sekolah mengelola

pengadministrasian akademik dan non-akademik untuk dapat memberikan

layanan akademik dan nonakademik cepat, akurat dan akuntabilitas kepada

seluruh masyarakat sekolah.

14
2. Saran

a. Sekolah-sekolah menengah atas/sederajat yang ada di provinsi Sulawesi

utara dapat membangun sistem informasi disekolah masing-masing

b. Sebelum melaksanakan program pengembangan SIM Sekolah, setiap

sekolah harus memiliki Komite Sekolah yang akan menjadi mitra dalam

menyusun dan menjalankan program-program yang dibuat.

Ratahan, Agustus 2018

Peserta

Tenny M. Ohy, S.Pd, M.Pd

NIP. 197105051997031006

15
LAMPIRAN KEGIATAN

1. Profil MutuSekolah/Hasil EDS

2. Hasilisian Form PS1 telahditandatangani

3. Hasilisian Form PS2 telahditandatangani

4. Hasilisian Form PS3 telahditandatangani

5. SK Panitia

6. Foto foto kegiatan

7. Hasil Monitoring KeterlaksanaanKegiatan

8. HasilEvaluasiPencapaianTujuan

16