Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)

Selama ini, para ahli di bidang manajemen sumber daya manusia seringkali disibukkan dengan
pemikiran bagaimana para karyawan ditarik, dipilih, dikembangkan, dan dibentuk menjadi
kelompok – kelompok kerja yang kohesif. Meskipun kegiatan – kegiatan tersebut penting, tetapi
ukuran terakhir keberhasilan departemen personalia adalah prestasi kerja (performance)
karyawan. Baik departemen personalia maupun karyawan memerlukan feedback atas upaya –
upaya yang telah mereka lakukan selama ini.

Penilaian prestasi kerja (performance appraisal) adalah proses di mana organisasi – organisasi
mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan –
keputusan departemen personalia dan memberikan feedback kepada para karyawan tentang
pelaksanaan kerja mereka. Oleh karena itu, kami mengangkat judul “IMPLIKASI DAN ARTI
PENTING PERFORMANCE APPRAISAL BAGI ORGANISASI” sebagai judul makalah kami.

Rumusan Masalah

 Bagaimanakah gambaran umum mengenai performance appraisal ?

 Metode – metode apakah yang biasa digunakan untuk melaksanaan performance
appraisal ?
 Apa implikasi dan arti penting dari performance appraisal ?

Tujuan Penulisan

 Untuk mengetahui gambaran umum mengenai performance appraisal.

 Untuk mengetahui metode – metode yang biasa digunakan untuk melaksanaan
performance appraisal.
 Untuk mengetahui implikasi dan arti penting dari performance appraisal.

Gambaran Umum Mengenai Performance Appraisal

Ada baiknya terlebih dahulu kami memaparkan gambaran umum tentang prestasi kerja terlebih
dahulu. Istilah prestasi kerja mengandung berbagai pengertian. Prabowo (2005) mengemukakan
bahwa prestasi lebih merupakan tingkat keberhasilan yang dicapai seseorang untuk mengetahui
sejauh mana seseorang mencapai prestasi yang diukur atau dinilai. Suryabrata (1984)
menyatakan bahwa prestasi adalah juga suatu hasil yang dicapai seseorang setelah ia melakukan
suatu kegiatan. Dalam dunia kerja, prestasi kerja disebut sebagai work performance
(Prabowo,2005).
Definisi prestasi kerja menurut Lawler (dalam As’ad, 1991) adalah suatu hasil yang dicapai oleh
karyawan dalam mengerjakan tugas atau pekerjaannya secara efisien dan efektif. Lawler &
Porter (dalam As’ad, 1991) menyatakan bahwa prestasi kerja adalah kesuksesan kerja yang
diperoleh seseorang dari perbuatan atau hasil yang bersangkutan. Dalam lingkup yang lebih luas,
Jewell & Siegall (1990) menyatakan bahwa prestasi merupakan hasil sejauh mana anggota
organisasi telah melakukan pekerjaan dalam rangka memuaskan organisasinya.

Definisi prestasi kerja menurut Hasibuan (1990) adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang
dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan,
pengalaman, kesungguhan, serta waktu.

Pengertian prestasi kerja disebut juga sebagai kinerja atau dalam bahasa Inggris disebut
dengan performance. Pada prinsipnya, ada istilah lain yang lebih menggambarkan pada
“prestasi” dalam bahasa Inggris yaitu kata “achievement”. Tetapi karena kata tersebut berasal
dari kata “to achieve” yang berarti “mencapai”, maka dalam bahasa Indonesia sering diartikan
menjadi “pencapaian” atau “apa yang dicapai”. (Ruky:15)

Bernardin dan Russel (1993:378) memberikan definisi tentang prestasi kerja sebagai berikut :
“performance is defined as the record of outcome produced on a specified job function or
activity during a specified time period” (Prestasi kerja didefinisikan
sebagai catatan dari hasil-hasil yang diperoleh melalui fungsi-fungsi pekerjaan tertentu atau
kegiatan selama tempo waktu tertentu).

Dari definisi diatas dapat dipahami bahwa prestasi kerja lebih menekankan
pada hasil atau yang diperoleh dari sebuah pekerjaan sebagai kontribusi pada perusahaan.

Rahmanto menyebutkan prestasi kerja atau kinerja sebagai tingkat pelaksanaan tugas yang
bisa dicapai oleh seseorang, unit, atau divisi, dengan menggunakan kemampuan yang ada
dan batasan-batasan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Zeitz (dalam Baron & Byrne, 1994) mengatakan bahwa prestasi kerja dipengaruhi oleh dua hal
utama, yaitu faktor organisasional (perusahaan) dan faktor personal. Faktor organisasional
meliputi sistem imbal jasa, kualitas pengawasan, beban kerja, nilai dan minat, serta kondisi fisik
dari lingkungan kerja. Diantara berbagai faktor organisasional tersebut, faktor yang paling
penting adalah faktor sistem imbal jasa, dimana faktor tersebut akan diberikan dalam bentuk gaji,
bonus, ataupun promosi. Selain itu, faktor organisasional kedua yang juga penting adalah
kualitas pengawasan (supervision quality), dimana seorang bawahan dapat memperoleh
kepuasan kerja jika atasannya lebih kompeten dibandingkan dirinya.
Sementara faktor personal meliputi ciri sifat kepribadian (personality trait), senioritas, masa
kerja, kemampuan ataupun keterampilan yang berkaitan dengan bidang pekerjaan dan kepuasan
hidup. Untuk faktor personal, faktor yang juga penting dalam mempengaruhi prestasi kerja
adalah faktor status dan masa kerja. Pada umumnya, orang yang telah memiliki status pekerjaan
yang lebih tinggi biasanya telah menunjukkan prestasi kerja yang baik. Status pekerjaan tersebut
dapat memberikannya kesempatan untuk memperoleh masa kerja yang lebih baik, sehingga
kesempatannya untuk semakin menunjukkan prestasi kerja juga semakin besar.

Blumberg & Pringle (dalam Jewell & Siegall, 1990) juga menyatakan bahwa ada beberapa faktor
yang menentukan prestasi kerja seseorang, yaitu kesempatan, kapasitas, dan kemauan untuk
melakukan prestasi. Kapasitas terdiri dari usia, kesehatan, keterampilan, inteligensi, keterampilan
motorik, tingkat pendidikan, daya tahan, stamina, dan tingkat energi. Kemauan terdiri dari
motivasi, kepuasan kerja, status pekerjaan, kecemasan, legitimasi, partisipasi, sikap, persepsi atas
karakteristik tugas, keterlibatan kerja, keterlibatan ego, citra diri, kepribadian, norma, nilai,
persepsi atas ekspektasi peran, dan rasa keadilan. Sedangkan kesempatan meliputi alat, material,
pasokan, kondisi kerja, tindakan rekan kerja, perilaku pimpinan, mentorisme, kebijakan,
peraturan, prosedur organisasi, informasi, waktu, serta gaji.

Prestasi kerja inilah yang akan diukur melalui performance appraisal. Penilaian prestasi kerja
(performance appraisal) adalah proses di mana organisasi – organisasi mengevaluasi atau
menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan – keputusan
departemen personalia dan memberikan feedback kepada para karyawan tentang pelaksanaan
kerja mereka.

Performance appraisal hendaknya memberikan suatu gambaran akurat mengenai prestasi kerja
karyawan di mana sistem penilaian harus memiliki sifat sebagai berikut :

 Job – related

Sistem penilaian harus mempnyai hubungan dengan pekerjaan. Sistem ini menilai perilaku –
perilaku kritis yang berpengaruh terhadap keberhasilan pelaksanaan kerja dari suatu perusahaan.

 Praktis

Sistem penilaian harus dipahami dan dimengerti oleh penilai dan para karyawan.

 Memiliki standar – standar pelaksanaan kerja

Pelaksanaan performance appraisal memerlukan standar – standar pelaksanaan kerja
(performance standards) untuk mengukur prestasi kerja. Agar efektif, hendaknya standar –
standar tersebut berhubungan dengan hasil – hasil yang diinginkan dari setiap pekerjaan.

 Memiliki ukuran – ukuran prestasi kerja

Performance appraisal juga memerlukan ukuran prestasi kerja yang dapat diandalkan
(performance measures). Ukuran – ukuran tersebut harus mudah digunakan, bersifat reliable,
dan dapat melaporkan perilaku – perilaku kritis yang menentukan prestasi kerja. Dimensi lain
dari ukuran – ukuran prestasi kerja adalah apakah ukuran tersebut berdifat objektif ataukah
subjektif. Ukuran – ukuran yang objektif adalah yang dapat dibuktikan atau diuji oleh orang lain,
sedangkan yang subjektif adalah yang tidak dapat dibuktikan atau diuji oleh orang lain.

Sebelum melakukan performance appraisal hendaknya kita terlebih dahulu mempersiapkan

orang yang melakukan penilaian. Penilai seringkali melibatkan emosi dalam melakukan
performance appraisal sehingga evaluasi menjadi bias. Bias di sini maksudnya adalah adanya
distorsi pengukuran yang tidak akurat, terutama saat menilai ukuran – ukuran yang sifatnya
subjektif.

Hal tersebut dapat dikurangi dengan cara :

 Pemberian pelatihan bagi para penilai.

Pelatihan bagi para penilai ini meliputi 3 tahap, yaitu :

1. Menjelaskan berbagai bias dan penyebabnya.

2. Menjelaskan tentang pentingnya objektivitas dalam pelaksanaan performance appraisal.
3. Memberi kesempatan bagi para penilai untuk mempraktikkan ilmu yang mereka dapat
selama pelatihan sebagai bagian dari latihan mereka.

 Pemberian feedback mengenai hasil penilaian mereka sebelumnya.

Feedback ini memungkinkan para penilai memperbaiki perilaku penilaian mereka di kemudian
hari.

 Pemilihan metode performance appraisal yang tepat.

Metode Pelaksanaan Performance Appraisal

 1. Metode yang berorientasi terhadap masa lalu

Kelebihan dari metode ini adalah dapat mengukur prestasi kerja yang telah terjadi sebelumnya,
sedangkan kelemahannya adalah tidak dapat mengubah atau memperbaiki prestasi kerja di masa
lalu. Tetapi dengan mengevaluasi prestasi kerja karyawan di masa lalu, para karyawan
memperoleh feedback mengenai upaya – upaya yang telah mereka lakukan. Feedback ini yang
kemudian dipakai sebagai patokan untuk memperbaiki prestasi kerja karyawan di masa depan.

Metode ini meliputi :

 Rating scale

Teknik ini adalah bentuk performance appraisal yang tertua dan paling banyak digunakan, biasa
dilakukan oleh atasan secara langsung. Pada teknik ini, evaluasi subjektif dilakukan oleh penilai
terhadap prestasi kerja karyawan. Evaluasi hanya didasarkan pada pendapat penilai yang
membandingkan hasil pekerjaan karyawan dengan faktor – faktor yang dianggap penting bagi
pelaksanaan pekerjaan tersebut. Dalam banyak kasus, faktor – faktor tersebut mungkin juga tidak
berhubungan langsung dengan pelaksanaan kerja.

Kelebihan teknik ini antara lain :

a. Tidak memakan biaya administrasi yang besar.

b. Tidak memerlukan banyak pelatihan untuk penilai.

c. Proses pelaksanaannya tidak memakan waktu lama.

d. Teknik ini dapat diterapkan untuk organisasi dengan jumlah karyawan yang besar.

Kelemahannya adalah sulitnya menentukan faktor – faktor yang relevan dalam pelaksanaan
pekerjaan dan besarnya unsur subjektivitas yang dipakai penilai dalam melaksanakan
performance appraisal sehingga hasil penilaian cenderung bias.

 Checklist

Teknik ini bertujuan mengurangi beban penilai. Penilai tinggal memilih item – item, yang berisi
berbagai statement, yang menggambarkan prestasi kerja dan karakteristik karyawan. Seperti pada
teknik rating scale, penilai biasanya adalah atasan langsung. Departemen personalia juga dapat
memberikan bobot tertentu pada item – item tertentu pada daftar checklist. Pemberian bobot ini
memungkinkan penilaian dapat dikuantifikasikan sehingga skor total dapat ditentukan.

Kelebihannya antara lain :

a. Ekonomis

b. Mudah administrasinya

c. Tidak memerlukan banyak pelatihan untuk penilai.

d. Sudah terstandardisasi

Kelemahannya :

a. Adanya penggunaan faktor kepribadian di samping faktor yang berhubungan dengan prestasi
kerja.

b. Adanya pengaruh halo effect yang memungkinkan hasil penilaian menjadi bias.

c. Salah menginterpretasikan item – item dalam checklist.

d. Pemberian bobot yang tidak tepat terhadap item – item tertentu.

 Metode peristiwa kritis (critical incident method)

Teknik ini merupakan teknik penilaian yang didasarkan pada catatan – catatan penilai yang
menggambarkan perilaku karyawan sangat baik ataukah sangat buruk dalam kaitannya dengan
pelaksanaan kerja. Catatan – catatan inilah yang disebut peristiwa – peristiwa kritis. Berbagai
peristiwa tersebut dicatat selama periode evaluasi terhadap setiap karyawan.

Teknik ini sangat berguna dalam memberikan feedback kepada karyawan dan mengurangi
kesalahan recency effect. Kelemahannya adalah para penilai (biasanya para atasan) sering tidak
berminat melakukan pencatatan atau cenderung mengada – ada dan bersikap subjektif.

 Field review method (metode peninjauan lapangan)

Dengan teknik ini, wakil ahli departemen personalia turun dan ikut membantu para penilai dalam
melakukan performance appraisal. Spesialis personalia mendapatkan informasi khusus dari
atasan langsung tentang prestasi kerja karyawan. Kemudian mereka mempersiapkan evaluasi
atas dasar informasi tersebut. Evaluasi dikirim kepada penilai untuk direview, diubah, dilakukan
persetujuan, dan dibahas dengan karyawan yang dinilai.

 Tes dan observasi prestasi kerja

Bila jumlah pekerjaan terbatas, performance appraisal bisa didasarkan pada tes pengetahuan dan
ketrampilan, berupa tes tertulis atau peragaan ketrampilan. Tes yang dilakukan harus valid dan
reliable.

Observasi – observasi di sini dapat dilakukan secara langsung atau tidak langsung. Observasi
langsung terjadi apabila penilai secara langsung atau nyata melihat pelaksanaan kerja.,
sedangkan observasi tidak langsung terjadi apabila penilai hanya dapat menilai tiruan
pelaksanaan kerja sehingga hasil penilaian pun mungkin kurang akurat.

 Metode evaluasi kelompok

Ada beberapa teknik untuk melakukan evaluasi terhadap kelompok – kelompok karyawan.
Penilaian seperti ini biasanya dilakukan oleh penilai atau atasan langsung. Teknik evaluasi
kelompok ini berguna untuk pengambilan keputusan tentang hal – hal yang berkaitan dengan
pemberian kompensasi, promosi jabatan, dan berbagai bentuk pemberian penghargaan
organisasional karena saat menerapkan teknik ini dapat diketahui ranking karyawan dari yang
terbaik hingga yang terburuk.

Teknik ini meliputi :

a. Metode ranking

Penilai membandingkan karyawan yang satu dengan karyawan yang lain untuk menentukan
siapa yang lebih baik kemudian menempatkan setiap karyawan dalam urutan dari yang terbaik
hingga yang terburuk. Departemen personalia dapat mengetahui karyawan mana yang lebih
unggul berdasarkan ranking tetapi tidak dapat diketahui seberapa besar perbedaan prestasi kerja
mereka.

Kelebihan teknik ini menyangkut kemudahan administrasi dan penjelasannya, sedangkan

kelemahannya antara lain :
– Sulitnya menentukan faktor – faktor pembanding.

– Penilai mungkin terpengaruh dengan halo effect atau recency effect sehingga hasil
penilaian mungkin bias.

b. Grading / Forced Distributions

c. Point Allocation Method

1. Metode yang berorientasi terhadap masa depan

Metode ini memusatkan perhatian pada prestasi kerja karyawan di masa depan melalui penilaian
potensi karyawan atau penetapan sasaran prestasi kerja di masa depan. Metode ini meliputi :

 Penilaian diri (self appraisal)

Teknik ini berguna apabila tujuan evaluasi adalah untuk melanjutkan pengembangan diri
karyawan. Apabila karyawan menilai dirinya sendiri, perilaku defensif cenderung tidak terjadi,
sehingga upaya perbaikan diri juga cenderung dilakukan.

 Penilaian psikologis (psychological appraisal)

Penilaian ini pada umumnya terdiri dari wawancara mendalam, tes – tes psikologis, diskusi
dengan atasan secara langsung, dan review – review lainnya. Penilaian psikologis biasa
dilakukan oleh para psikolog, terutama untuk menilai potensi karyawan di masa depan. Evaluasi
terhadap segi – segi intelektual, emosional, motivasi karyawan, dan karakteristik hubungan
pekerjaan lainnya diharapkan dapat membantu untuk memperkirakan prestasi kerja karyawan di
masa depan. Hasil evaluasi tersebut biasanya digunakan sebagai dasar keputusan penempatan
dan pengembangan diri karyawan. Akurasi penilaian sepenuhnya tergantung pada ketrampilan
psikolog.

 Pendekatan management by objectives (MBO)

Inti dari pendekatan ini adalah seluruh karyawan, manajer, dan direksi bersama – sama
menetapkan tujuan organisasi dan sasaran – sasaran pelaksanaan kerja di masa depan. Seiring
dengan penetapan tujuan dan sasaran tersebut, performance appraisal juga dilakukan bersama –
sama.

 Teknik pusat penilaian (assessment centers)

Untuk membantu identifikasi potensi manajemen di masa depan, banyak organisasi besar yang
mendirikan pusat – pusat penilaian (assessment centers). Assessment centers adalah suatu bentuk
penilaian karyawan yang distandardisasikan tergantung pada berbagai tipe penilaian yang
ditentukan penilai. Penilaian ini bisa meliputi wawancara mendalam, tes – tes psikologis, diskusi
kelompok, simulasi, dan teknik – teknik lain untuk mengevaluasi potensi karyawan di masa
depan.

Implikasi dan Arti Penting Performance Appraisal

Performance appraisal menghasilkan suatu evaluasi atas prestasi kerja karyawan di masa lalu
dan / atau prediksi prestasi kerja mereka di masa depan. Proses penilaian ini akan sia – sia
apabila para karyawan tidak menerima feedback mengenai prestasi kerja mereka. Tanpa adanya
pemberian feedback kepada para karyawan, perilaku karyawan tidak akan dapat diperbaiki.

Untuk mengantisipasi hal di atas, perlu dilakukan wawancara evaluasi. Wawancara evaluasi
adalah periode peninjauan kembali hasil penilaian prestasi kerja yang memberikan feedback
kepada karyawan tentang prestasi kerja mereka di masa lalu maupun potensi mereka di masa
depan. Berikut ini beberapa pedoman yang perlu diperhatikan agar wawancara evaluasi
berlangsung secara efektif :

 Penilai hendaknya menekankan pada aspek – aspek positif tentang hasil penilaian prestasi
kerja karyawan.
 Performance appraisal ini sebenarnya untuk meningkatkan prestasi kerja, bukan untuk
menegakkan kedisiplinan.
 Wawancara evaluasi hendaknya dilakukan secara pribadi, sehingga gangguan – gangguan
yang tidak perlu terjadi dapat diminimalisasikan.
 Melakukan performance appraisal formal secara rutin, paling tidak setiap tahun, atau
lebih sering dilakukan untuk karyawan baru atau karyawan yang berprestasi buruk.
 Penilai hendaknya mengajukan kritik – kritik yang spesifik.
 Penilai hendaknya memusatkan kritik – kritik pada hal – hal yang berkaitan dengan
prestasi kerja, bukan yang berkaitan dengan karakteristik karyawan.
 Selalu menjaga suasana tetap tenang dan jauh dari perdebatan.
 Penilai hendaknya mampu mengidentifikasi kegiatan – kegiatan khusus yang dapat
dilakukan karyawan untuk memperbaiki prestasi kerja mereka.
  Penilai hendaknya menunjukkan kesan ingin membantu usaha – usaha perbaikan prestasi
kerja karyawan.

Performance appraisal juga menyediakan feedback tentang efektivitas fungsi manajemen

personalia. Proses penilaian ini berfungsi sebagai quality control. Terlalu banyak karyawan yang
berprestasi buruk mencerminkan adanya kesalahan pada satu atau beberapa fungsi manajemen
personalia. Manajemen personalia perlu memonitor hasil – hasil penilaian tersebut, karena hasil
tersebut dapat menjadi barometer fungsi manajemen personalia secara keseluruhan.

Dengan ini, dapat disimpulkan arti penting performance appraisal adalah sebagai berikut :

 Perbaikan prestasi kerja

Pemberian feedback pada karyawan dan departemen personalia dapat dijadikan patokan untuk
memperbaik prestasi kerja mereka.

 Penyesuaian pemberian kompensasi pada karyawan

Hasil penilaian dapat dijadikan dasar untuk menentukan kenaikan upah, pemberian bonus, dan
bentuk – bentuk pemberian kompensasi lainnya.

 Pembuatan keputusan yang berkaitan dengan penempatan posisi karyawan

Hasil performance appraisal dengan menggunakan metode yang berorientasi pada masa lalu
dapat dijadikan patokan apakah seorang karyawan mendapat promosi, transfer, atau demosi
jabatan.

 Identifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan

Prestasi kerja yang buruk mencerminkan adanya kebutuhan pelatihan, sebaliknya prestasi kerja
yang baik mencerminkan adanya potensi yang perlu dikembangkan.

 Perencanaan dan pengembangan karier karyawan

Pemberian feedback pada karyawan dapat dijadikan dasar untuk menentukan jalur karier mana
yang akan dipilih oleh karyawan tersebut.
  Mengetahui penyimpangan yang terjadi pada tahap staffing

Prestasi kerja yang baik atau buruk mencerminkan kekuatan atau kelemahan dari prosedur
staffing yang telah ditetapkan oleh departemen personalia.

 Ketidakakuratan informasional pada organisasi

Prestasi kerja yang buruk mungkin mencerminkan kesalahan dalam melakukan analisis informasi
jabatan, perencanaan sumber daya manusia, atau komponen – komponen lain dari sistem
informasi manajemen sumber daya manusia.

 Kesalahan yang terjadi saat menentukan desain pekerjaan

Prestasi kerja yang buruk mungkin mencerminkan adanya kesalahan saat menentukan desain
pekerjaan.

 Memberikan kesempatan kerja yang adil

Performance appraisal yang dilakukan secara akurat akan menjamin keputusan – keputusan
penempatan internal juga dilakukan dengan tepat tanpa adanya diskriminasi.

 Identifikasi tantangan – tantangan eksternal

Dengan melakukan performance appraisal, departemen personalia dapat mengajukan solusi

yang berkaitan dengan tantangan – tantangan eksternal, seperti masalah – masalah yang
berkaitan dengan keluarga, kondisi finansial, atau masalah – masalah pribadi lainnya.

Kesimpulan

Penilaian prestasi kerja (performance appraisal) adalah proses di mana organisasi – organisasi
mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan –
keputusan departemen personalia dan memberikan feedback kepada para karyawan tentang
pelaksanaan kerja mereka.

Performance appraisal menghasilkan suatu evaluasi atas prestasi kerja karyawan di masa lalu
dan / atau prediksi prestasi kerja mereka di masa depan. Proses penilaian ini akan sia – sia
apabila para karyawan tidak menerima feedback mengenai prestasi kerja mereka. Tanpa adanya
pemberian feedback kepada para karyawan, perilaku karyawan tidak akan dapat diperbaiki.
Performance appraisal juga menyediakan feedback tentang efektivitas fungsi manajemen
personalia. Proses penilaian ini berfungsi sebagai quality control. Terlalu banyak karyawan yang
berprestasi buruk mencerminkan adanya kesalahan pada satu atau beberapa fungsi manajemen
personalia. Manajemen personalia perlu memonitor hasil – hasil penilaian tersebut, karena hasil
tersebut dapat menjadi barometer fungsi manajemen personalia secara keseluruhan.