1

PROPOSAL TUGAS AKHIR

Website Validasi PDF Tugas Akhir dan Tesis

Sekolah Tinggi Teknologi Surabaya
Nama : Catur Elfinawati
NRP : 210011571
Jurusan / Prodi / Major : Manajemen Informatika / D3 / -
Dosen Pembimbing : Gunawan, Ir., M.Kom.
Co. Pembimbing : Devi Dwi Purwanto, S.Kom

Latar Belakang
Tugas Akhir merupakan bagian kurikulum yang harus dilaksanakan oleh
mahasiswa untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan masa studinya di
STTS (Sekolah Tinggi Teknik Surabaya). Dengan adanya Tugas Akhir,
diharapkan penguji dapat mengetahui seberapa banyak ilmu yang telah diserap
oleh mahasiswa tersebut. Dengan cara menguji mahasiswa mengenai hasil Tugas
Akhir yang telah dibuat oleh mahasiswa yang bersangkutan. Bentuk dari Tugas
Akhir seorang mahasiswa, dapat dilihat dari buku yang dihasilkan oleh mahasiswa
tersebut. Pada setiap bab, mahasiswa menjelaskan tahap demi tahap sistem atau
analisa yang telah dibuat dalam pengerjaan Tugas Akhir. Akan tetapi, seorang
mahasiswa terkadang kurang teliti dalam menangani format penulisan dalam
pembuatan buku yang sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Hal ini
menimbulkan adanya perbaikan dalam penulisan buku Tugas Akhir yang telah
dibuat oleh mahasiswa tersebut. Pada saat ini, dalam mengecek kesalahan format
penulisan format buku Tugas Akhir dilakukan secara manual, sehingga dapat
mengakibatkan Dengan adanya masalah tersebut, dibuatlah sistem validasi upload
TA untuk memudahkan mahasiswa dalam menemukan format yang salah dalam
penulisan Tugas Akhir.
Pada saat ini di Sekolah Tinggi Teknik Surabaya (STTS), dalam
pengumpulan buku Tugas Akhir (TA) dilaksanakan ketika peyerahan syarat
yudisium. Proses penyerahan sendiri yudisium di STTS sendiri, diawali oleh
mahasiswa yang bersangkutan dimana perlu melakukan pendaftaran yudisium
sesuai jadwal yang ditetapkan di kalender akademik, selain buku TA, terdapat
beberapa berkas yang perlu dikumpulkan ketika yudisium, misalnya surat bebas
administrasi, formulir ringkasan Tugas Akhir/tesis, foktokopi ijazah SMA, surat
pernyataan pengisian ijazah, pas foto 4x6 Hitam putih (3 lembar), fotokopi akte
kelahiran, fotokopi piagam ospek, dan fotokopi sertifikat ECC ke bagian BAA.
Ketika syarat yudisium telah terkumpul, bagian BAA mengecek syarat yudisium,
apabila terdapat syarat yang belum lengkap. BAA akan memberitahukan
mahasiswa yang bersangkutan, bahwa terdapat berkas yang tidak lengkap. Ketika
pengumpulan yudisium, buku yang dikumpulkan adalah berupa hardcopy dimana
juga dilakukan pengecekan format penulisan secara manual.

2
 Sesuai jadwal kalender akademik, telah ditetapkan jadwal untuk melakukan
sidang yudisium oleh pihak pembantu ketua I dan ketua jurusan. Dari sidang
tersebut, akan terdapat keputusan mahasiswa lulus yudisium atau perlu yudisium
ulang. Apabila yudisium telah dinyatakan lulus, mahasiswa diwajibkan untuk
mengumpulkan sendiri softcopy dalam bentuk CD ROM ke bagian BAA, dari
pengumpulan CD ROM tersebut perlu dilakukan pengecekan format penulisan
pada file PDF TA yang dilakukan secara manual. Setelah beberapa file PDF TA
terkumpul pada admin, terdapat bagian admin yang bertugas untuk mengambil
data file abstrak PDF TA secara manual untuk dimasukkan ke dalam website
STTS, hal ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit dalam melakukannya.
Dari permasalahan pengecekan secara manual dari file buku PDF TA, dapat
diketahui bahwa banyak kemungkinan kesalahan dalam pengecekan format
penulisan file PDF TA. Sistem ini diharapkan dapat secara otomatis melakukan
validasi dari file PDF yang ada, dan dapat memberikan informasi secara detail
dari kesalahan format penulisan dengan waktu yang lebih singkat, sehingga dapat
meminimalisasikan kesalahan dalam melakukan pengecekan format penulisan file
PDF TA. Pada sistem validasi ini dapat melakukan pengambilan data untuk dapat
dijadikan informasi yang dibutuhkan, misalnya untuk menyimpan data abstrak
dan keyword yang ada pda file PDF TA tersebut, sehingga admin tidak perlu
secara manual mengcopy dari file PDF TA yang terkumpul ke dalam website
STTS. Selain itu, dosen pada sistem ini dapat menyajikan file PDF TA untuk
dapat diunduh oleh pengunjung website STTS dengan bab yang telah ditentukan
oleh pihak admin.

Tujuan
Tujuan dari tugas akhir yaitu :
1. Dapat memberikan kemudahan kepada mahasiswa untuk memastikan format
penulisan TA sudah sesuai dengan panduan yang ada. Sehingga memberikan
hasil kerja Tugas Akhir sesuai format yang ditentukan.
2. Mempermudah admin untuk mengecek format penulisan Tugas Akhir, dimana
pada awalnya dilakukan secara manual, dengan sistem ini dapat dilakukan
secara otomatis.
3. Dapat memudahkan pengguna dari pihak admin maupun mahasiswa untuk
mengumpulkan TA dalam bentuk softcopy.
4. Mempermudah dalam penyimpanan data file abstrak PDF TA ke dalam
database, tanpa perlu mengetik secara manual untuk menyajikan informasi
tertentu.
5. Mempermudah dalam menyajikan file PDF TA untuk dapat diunduh oleh
pengguna website STTS.
6. Dapat mempermudah pihak admin untuk menyajikan laporan mengenai
mahasiswa yang telah upload TA pada periode terntentu.

Teori Penunjang
Dalam pembuatan website pendataan penduduk disini dibutuhkan teori
penunjang yang berkaitan dengan website yang dapat membantu dalam

3
pengerjaan dan pembahasannya. Berikut merupakan beberapa teori dasar yang
digunakan antara lain:
1. PHP
Merupakan singkatan dari PHP Hipertext Preposesor, yaitu bahasa
berbentuk script yang ditempatkan di server dan dan diproses di server.
Hingga pada saat ini PHP sendiri telah mencapai versi PHP 5.4.14
2. MySQL
MySQL merupakan sebuah Relational Database Management System.
MySQL akan digunakan sebagai database dari website yang akan dibuat
pada tugas akhir.
3. JQuery
JQuery merupakan framework JavaScript yang berisikan banyak fungsi
yang menekankan pada interaksi antara JavaScript dan HTML.
4. Library yang digunakan yaitu,
- PDFtk, merupakan library PHP yang memiliki kemampuan untuk
memanipulasi file PDF, misalnya :
o Memotong file PDF
o Menggabungkan file PDF
o Menghapus halaman tertentu dari file PDF
o Memecah halaman file PDF pada setiap halaman pdf

- PDFlib, merupakan library dari PHP yang berguna untuk meng-

ekstrak text yang ada pada file PDF.

Ruang Lingkup

Berikut ini akan dibahas mengenai ruang lingkup dalam pembuatan tugas
akhir adalah sebagai berikut:
1. Arsitektur Program
Website validasi upload TA dapat diakses oleh pengguna yang telah
memilki username dan password. Berikut pada gambar 1 dapat dilihat
stuktur dari sistem apabila user melakukan aktifitas upload file PDF TA.

Laporan mahasiswa Proses Konfirmasi melalui

Validasi website & email
telah upload TA
(menggukan
librari
PDFLib) Upload file PDF
Menyediakan
admin Form Upload mahasiswa
file PDF

Gambar 1
Arsitektur Sistem Validasi file PDF TA

4
 Gambar 1 menunjukkan bahwa admin menyediakan tempat untuk
melakukan pengisian informasi mahasiswa serta upload file PDF TA yang
telah dilengkapi validasi format penulisan file PDF TA. Pada awalnya
mahasiswa yang bersangkutan telah dipastikan tersebut telah melakukan
pendaftaran yudisium pada periode tertentu, sehingga mahasiswa tersebut
dapat menjalankan proses yudisium. Admin memiliki hak penuh untuk
melakukan akses database.
Gambar 2 akan menjabarkan arsitektur web dengan menggunakan
bagan secara garis besar, sehingga lebih mudah untuk dibayangkan.

Login

Cek level user

Dosen pembimbing Mahasiswa

Admin

Daftar file PDF TA Daftar file PDF TA Upload TA / Tesis

mahasiswa yang telah mahasiswa yang
upload dibimbing

Validasi file PDF yang

diupload ( memakai
Membuat laporan
library PDFlib)
dari daftar file PDF Menentukan bab berapa
yang telah diupload yang diperbolehkan untuk
didownload (memakai
library PDFtk dan PDFlib)

Gambar 2
Bagan Sistem

Pada sistem ini, mahasiswa yang bersangkutan diharuskan login

untuk dapat masuk ke dalam sistem. Pada awalnya, sistem dapat
memperlihatkan history dari kondisi file yang telah diupload sebelumnya,
namun apabila sebelumnya mahasiswa yang bersangkutan belum pernah
melakukan upload, maka history masih dalam keadaan kosong.
Mahasiswa melakukan upload PDF TA dalam file yang berbentuk
.zip, dimana terdiri atas tiga file, yaitu full bab PDF TA, abstrak, dan
ringkasan dengan format penamaan yang telah ditentukan. File tersebut

5
 akan diproses oleh sistem, pada file yang didapatkan akan dapat dilakukan
pengecekan format penulisan, pengambilan data, dimana dapat disimpan
untuk dijadikan informasi.
Ketika sistem melakukan pengecekan, sistem akan menyimpan
informasi kesalahan di file yang bersangkutan ke dalam database, setelah
selesai melakukan pengecekan, sistem akan memberitahukan mahasiswa
yang bersangkutan dengan menampilkan pesan kesalahan pada website
dan email mahasiswa tersebut dengan menampilkan informasi kesalahan
secara jelas dan detail. Sehingga, mahasiswa yang bersangkutan dapat
lebih mudah mengetahui kesalahan pada file PDFnya.
Selain itu, pada informasi yang didapatkan dari file PDF TA
mahasiswa, dapat menjadi bahan laporan untuk admin, misalnya pada
periode tertentu terdapat beberapa yang telah melakukan upload PDF TA
dengan menampilkan kesalahan yang pernah terjadi pada file PDF TA
mahasiswa yang bersangkutan, jika hal tersebut dibutuhkan. Dan admin
juga dapat mengambil file PDF TA dengan NRP tertentu atau pada
periode tertentu.
Pada sistem juga dapat secara otomatis mengambil informasi dari
file PDF TA yang telah diupload, misalnya informasi mengenai NRP
mahasiswa yang bersangkutan, nama mahasiswa, judul TA mahasiswa,
atau abstrak dan keyword mahasiswa yang bersangkutan, sehingga
pengguna mendapatkan informasi tersebut tanpa secara manual. Selain itu,
admin juga dapat menyajikan data dari file PDF TA sesuai dengan
ketentuannya, misalnya dosen pembimbing TA mahasiswa yang bernama
Risa ingin minampilkan file PDF TA Risa untuk bab-bab yang ditentukan,
pada sistem secara otomatis dapat menampilkan file PDF TA pada bab
yang telah ditentukan, dan file PDF TA tersebut dapat diunduh oleh
pengunjung website STTS.
Jika terdapat mahasiswa yang mengupload file PDF TA tanpa
kesalahan pada format penulisan, sistem akan mengirimkan email yang
berisi pernyataan pada mahasiswa yang besangkutan, bahwa telah
mengumpulkan file PDF buku TA dengan format penulisan yang benar.

2. Aturan-aturan dalam sistem

 Untuk dapat upload file TA, pengguna diharuskan untuk login
terlebih dahulu, memasukkan username dan password
 File TA yang diupload harus dalam bentuk .zip, selain extension
tersebut, sistem akan menampilkan informasi bahwa file yang telah
diupload tidak dapat diproses dan sistem tidak dapat melakukan
proses validasi.
 Format penulisan yang ada di file .zip yang akan diupload, harus
sesuai dengan format penulisan nama file yang telah ditentukan.
 File yang terdapat pada file .zip, harus terdapat 3 jenis file yang
berbentuk PDF.

6
3. Skenario ujicoba pada validasi file PDF TA dan Tesis Sekolah Tinggi
Teknik Surabaya

Mahasiswa :

Mahasiswa

Login

Daftar
yudisium

Kirim email dan

ya
menampilkan ke
webiste yang berisi
Upload File TA
detail kesalahan
format

belum
Valid belum

ya

Kirim email berisi

surat pernyataan

Logout

4. Pengecekan yang dilakukan ketika melakukan validasi file PDF

Pada sistem ini, akan dilakukan pengecekan 3 file, yaitu file ringkasan, file
abstrak TA dan full Bab TA

Pada file full bab PDF TA, akan dilakukan pengecekan :

 Pengecekan urutan nomor halaman
Ketika membuat TA, dalam memberikan halaman terdapat urutan
dalam memberikan halaman tersebut, yaitu pada awal bab, halaman
pertama diletakkan di bagian tengah bawah, dan untuk selanjutnya
diletakkan di atas.

7
 Contohnya :
Penempatan halaman selanjutnya

Penempatan halaman awal

 Melakukan pengecekan nomor urutan daftar isi, daftar gambar, daftar

tabel, dan daftar segmen program, dan lain sebagainya
Contohnya :

Seharusnya
1.6, namun
di tulis 1.5

 Pengecekan pada header segmen program, jika berganti halaman,

akan terdapat header segmen program diikuti dengan “(lanjutan)”,
demikian juga untuk algoritma.

 Format penulisan daftar pustaka, dimana harus urut abjad tanpa

nomor (untuk S1 dan D3) atau menggunakan nomor (untuk S2),
penulisan untuk referensi web harus terdapat tanggal akses.

 Pengecekan text pada header pada tabel, jika tabel tersebut berganti
halaman, akan terdapat text header tabel

8
 Contohnya :

Pada halaman awal

terdapat header table,
ketika ganti
lembaran, tidak
terdapat header tabel

 Pengecekan antara daftar isi dengan isi file, dimana halaman yang
ada pada daftar isi, daftar gambar, daftar tabel, daftar segmen
program atau daftar harus sesuai dengan isi file.

Contoh kesalahan yang terjadi :

1.) Subbab 2.1.1. data

flow diagram
seharusnya pada
halaman 7, tetapi
pada isi file tidak
terdapat 2.1.1.
2.) Pada daftar isi,
subbab 2.2
spesifikasi
kebutuhan pada
halaman 9, tetapi
pada isi file
terletak pada
halaman 7

 Pengecekan untuk isian properties PDF sesuai dengan format yang

diberikan.

9
 Contohnya :

Terdapat informasi
pada file PDF
sesuai format

 Pengecekan bookmark pada file PDF

Pada file abstrak TA, akan dilakukan pengecekan :

 Pada abstrak TA, akan terdapat pengecekan judul, nrp, nama, isi
abstrak, dan kata kunci
 Pada abstrak TA, akan terdapat pengecekan bahwa terdapat 2
bentuk abstrak, yaitu berupa abstrak berbentuk bahasa indonesia
dan bahasa inggris, dengan melakukan headernya.
 Pengecekan untuk isian properties PDF sesuai dengan format yang
diberikan, diamana isian properties PDF abstrak sama denga isian
properties PDF buku tugas akhir.
Contohnya :

Terdapat informasi
pada file PDF
sesuai format

10
 Pada file ringkasan TA, akan dilakukan pengecekan :
 Pengecekan untuk isian properties PDF sesuai dengan format yang
diberikan.
Contohnya :

Terdapat informasi
pada file PDF
sesuai format

5. Pada sistem ini, terdapat fasilitas untuk melakukan otomasi penyimpanan

data file abstrak TA, sehingga dapat secara otomatis dapat tersimpan pada
database. Pada bagian ini, akan berintregasi pada website STTS.

6. Pada sistem ini, juga terdapat fasilitas untuk mengambil bagian pada bab
tertentu sesuai yang ditentukan oleh dosen pembimbing TA mahasiswa
yang bersangkutan. Fasilitas ini, bertujuan untuk dapat menampilkan file
PDF TA pada bab tertentu (sesuai dengan yang diijinkan oleh pembibing
TA). Selain itu, tidak akan ditampilkan ke website. Sehingga, pengunjung
website STTS dapat mengunduh file PDF TA tersebut.

7. Fasilitas-fasilitas
 Terdapat email konfirmasi kepada pengguna ketika proses validasi
selesai. Jika terdapat kesalahan-kesalahan dalam format penulisan,
pengguna akan dikirimkan email konfirmasi yang berisi daftar
kesalahan-kesalahan yang ada di file Tugas Akhir mahasiswa yang
bersangkutan, selain menampilkan kesalahan format penulisan di
website. Sedangkan jika tidak ada kesalahan, pengguna akan
dikirimkan konfirmasi bahwa file telah berhasil diupload.
 Jika validasi file TA berhasil dilakukan, sistem akan menyimpan
informasi dari file TA yang telah diupload oleh pengguna ke dalam
database. Sehingga dapat dapat diakses oleh admin.
 Memberikan laporan kepada admin yang berisi mengenai informasi
mahasiswa yang berhasil maupun yang tidak berhasil upload TA, serta
dapat memberikan informasi mengenai kesalahan-kesalahan yang ada
pada setiap file PDF.

11
 8. Batasan-batasan pada sistem ini, yaitu :
- Pada sistem ini, hanya dapat melakukan pengecekan file yang telah
disetting dari awal, tidak dapat melakukan customize terhadap
format-format tertentu.
- Pada sistem ini hanya melakukan pengecekan format penulisan berupa
text pada file PDF, namun tidak melakukan pengecekan, yaitu :
 kesalahan ketik ejaan per kata, seperti “kmi” seharusnya “kami”
atau kata “tiadk” yang seharusnya menjadi “tidak”
 pengecekan kata, jika kata yang ditulis merupakan kata asing
(bukan bahasa indonesia)
- Pada sistem ini tidak melakukan pengecekan format penulisan
berupa formating, misalnya :
 Pengecekan ukuran kertas (letter, A4, atau kuarto)
 Pengecekan margin pada setiap halaman PDF
 Pengecekan ukuran banyaknya spasi pada setiap halaman PDF
(biasanya untuk dapat menggnti halaman diperbolehkan minimal 3
spasi)
 Pengecekan pada gambar
 Pengecekan ukuran huruf
 Pengecekan jenis huruf
 Pengecekan style huruf, seperti bold, underline, atau huruf miring
 Pengecekan spasi antara pada baris satu dengan lainnya
 Pengecekan jarak antara huruf satu dengan huruf lainnya
 Pengecekan formating penulisan, misalnya penulisan menggunakan
rata kanan, rata kiri, rata tengah, atau rata kanan kiri.

9. Aktor-aktor yang berperan pada sistem upload PDF TA, yaitu :

a) Mahasiswa
b) Dosen Pembibing
c) Admin upload PDF TA

Tahap Penyelesaian Tugas Akhir

Tahap penyelesaian yang digunakan untuk menyelesaikan tugas akhir
pembuatan website adalah sebagai berikut:
1. Mencari dan mengumpulkan artikel-artikel, dokumen-dokumen, dan open
source aplikasi yang berhubungan dan mendukung tugas akhir di internet
serta buku penunjang.
2. Mempelajari dan menerapkan bahan-bahan yang didapat dari artikel dan
dokumen yang sudah ada.
3. Melakukan konsultasi dengan dosen pembimbing serta orang-orang yang
dapat membantu jika menemukan kesulitan-kesulitan dalam pembuatan
tugas akhir.
4. Menganalisa dan mendesain arsitektur website yang akan dibuat.
5. Menganalisa dan mendesain database.
6. Menganalisa dan mendesain tampilan.

12
 7. Menggabungkan arsitektur, database dan tampilan dalam satu website.
8. Melakukan coding dan testing.
9. Membuat buku laporan tugas akhir yang berisi mengenai penjelasan topik
yang telah ditentukan dalam ruang lingkup dan penjelasan tentang aplikasi
terkait yang sudah dipelajari dan dikaji.
10. Target Uji coba akan dilakukan pada saat pelaksanaan yudisium selama 1
periode.

Daftar Pustaka
1. W3schools.1999. http://www.w3schools.com/. 25 Februari 2013
2. Beaird, Jason. The Principles of Beautiful Web Design, 2007
3. Jonathan Chaffer, Karl Swedberg. Learning jQuery, 2007
4. Pdflib. 1997. http://www.pdflib.com/. 11 April 2013
5. Steward, Sid. http://www.pdflabs.com/t/pdftk/. 20 April 2013

13
14
15