PROPOSAL TUGAS AKHIR

Pembuatan Aplikasi Pengiriman Barang dengan

Menanfaatkan Distribusi Database
Nama : Serfian Dwi Cahyono
NRP : 211011588
Jurusan / Prodi / Major : Manajemen Informatika / D3 / -
Dosen Pembimbing :-

Latar Belakang
Di era globalisasi ini ruang dan waktu semakin sempit, manusia berpindah
tempat semakin cepat, dan kebutuhan akan mobilisasi suatu benda sangat
dibutuhkan saat ini. Perpindahan barang dari satu tempat ke tempat yang lain
semakin hari semakin cepat, tidak peduli ukuran, jenis dan jumlah barang
tersebut. Sehingga jasa pengiriman barang sangat dibutuhkan dalam membantu
proses pengiriman dan perpindahan barang tersebut. Pesawat, Kapal Laut, Kereta
Api, Truk, Bus, Mobil, Motor sampai Sepeda Motor pun menjadi alat transportasi
yang populer dalam jasa pengiriman barang. Koneksi antar kota, negara, hingga
benua juga berpengaruh dalam jasa pengiriman barang.
Perusahaan pengiriman barang pada umumnya membutuhkan otomasi
tentang data keluar-masuk barang dengan mudah dan cepat sehingga tidak
membutuhkan waktu yang lama untuk membuat surat jalan dalam satu pengiriman
dan juga informasi mengenai detail harga dari tiap-tiap barang beserta berat
barang tersebut. Pada kenyataannya beberapa perusahaan pengiriman barang
masih mmenggunakan cara tradisional/manual, yaitu masih melakukannya dengan
mesin ketik dan membutuhkan waktu yang lama pada waktu pembuatan surat
jalan dan juga belum ditambah penyesuaian dengan kantor cabang, bila tidak
cukup maka akan ditunda dan merugikan perusahaan pengiriman barang karena
sudah mendokumenkan dan membuang waktu. Oleh karena itu maka perusahaan
pengiriman barang harus melakukan semua itu secara cepat dengan mengandalkan
kemampuan manusia di mana dapat terjadi kesalahan cetak atau perhitungan.
Untuk itu solusi yang dapat digunakan adalah penyediakan suatu aplikasi
yang dapat melakukan otomasi kegiatan pencatatan pengiriman barang. Hasilnya
dapat digunakan untuk membuat surat dan pembukuan yang dibutuhkan untuk
memberikan komunikasi yang baik antara perusahaan pengiriman barang dengan
customer pengirim dan customer penerima.
Dengan begitu teknologi komputer dapat dikembangkan dan difungsikan
secara lebih menyeluruh dalam perkembangan teknologi pengiriman barang. Di
mana yang selama ini terjadi kesenjangan. Bukan berati dapat secara langsung
dikomputerisasi, karena beberapa data-data yang diperlukan masih bukan data
digital. Beberapa kator cabang belum menggunakan komputer sebagai teknologi,
sehingga mereka masih mengirim surat jalan melalui kertas atau amplop.

1
 Namun terlepas dari itu semua User tetap menjadi pelaku yang
menggunakan aplikasi tersebut, sehingga Human error masih dimungkinkan
terjadi apabila salah dalam penggunaan aplikasi pengiriman barang ini. Dengan
sistem yang terkomputerisasi diharapkan masalah yang muncul akibat penanganan
secara manual dapat dihindari dan meningkatkan cara kerja serta mekanisme
usaha secara cepat, akurat dan benar.

Tujuan
Tujuan dari tugas akhir yaitu :
1. Dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan pengiriman barang dalam
membukukan seluruh pengiriman dan penerimaan barang.
2. Keakuratan kepada karyawan untuk melakukan transaksi pengiriman barang,
tentunya dengan sistem komputerisasi yang terstruktur.
3. Meningkatkan pelayanan jasa pengiriman barang dengan cepat dan efisien,
serta meminimalisir kesalahan dalam transaksi dan proses pelayanan.
4. Dapat mempermudah pihak admin untuk menyajikan laporan mengenai data
dari sistem pengiriman dan penerimaan barang yang telah disimpan didalam
database pada periode tententu.
5. Menyediakan laporan-laporan data dari sistem yang lebih lengkap, dan
efisien.

Teori Penunjang
Dalam pembuatan aplikasi pengiriman barang dibutuhkan teori penunjang
yang berkaitan dengan aplikasi yang dapat membantu dalam pengerjaan dan
pembahasannya. Berikut merupakan beberapa teori dasar yang digunakan antara
lain:
1. Microsoft Visual Studio 2010
Microsoft Visual Studio 2010 merupakan suatu IDE program yang
menyediakan berbagai bahasa terintegrasi dengan komponen-komponen
pendukung lainnya untuk pembuatan aplikasi dilingkungan Microsoft. Tidak
hanya berbasis dekstop, Visual Studio juga memiliki untuk kemampuan untuk
membuat aplikasi berbasis web yaitu dengan ASP, yang dilengkapi dengan
MSSQL Server sebagai database defaultnya. Penggunaan Visual Studio akan
lebih efisien digunakan untuk pembuatan aplikasi berbasis Microsoft
khususnya dilingkungan Windows.
2. Oracle 11g
Oracle adalah Database relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam
suatu sistem manajemen Database RDBMS. Perusahaan Software Oracle
memasarkan jenis Database ini untuk bermacam-macam aplikasi yang bisa
berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer (platform).
3. Crystal Report
Crystal Reports merupakan salah satu paket program yang digunakan untuk
mem-buat, menganalisa, dan menterjemahkan informasi yang terkandung
dalam data-base ke dalam berbagai jenis laporan. Crystal Reports dirancang
untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan berbagai bahasa

2
 pemrograman berbasis Windows, seperti Visual Basic, Visual C/C++, Visual
Interdev, dan Borland Delphi.
4. IrisSkin
IrisSkin merupakan component visual studio, yang dapat mempercantik
tampilan sebuah aplikasi dan juga memiliki bermacam-macam tampilan yang
dapat digunakan atau dipilih sesuai yag diinginkan.
5. Distibuted Database System
Distributed database adalah suatu database yang berada di bawah kendali
suatu database management system (DBMS) di mana media penyimpanan
tidak dihubungkan dengan suatu CPU secara umum. Dimungkinkan juga data
disimpan pada berbagai komputer yang ditempatkan pada suatu lokasi fisik
yang sama, atau mungkin disimpan pada suatu jaringan computer yang saling
behubungan atau dapat dikatakan pada distributed database file secara fisik
terpisah tetapi secara logis terintegrasi.

Ruang Lingkup
Berikut ini akan dibahas mengenai ruang lingkup dalam pembuatan tugas
akhir adalah sebagai berikut:
1. Arsitektur Sistem
Aplikasi pengiriman barang dengan memanfaatkan distribusi database
adalah sebuah aplikasi yang databasenya dapat diberikan kepada kantor
cabang, sehingga kantor cabang tidak perlu menginputkan data-data
barang tersebut kembali.

Gambar 1
Contoh Distribusi Database

Gambar 1 menunjukkan bahwa database antaran kantor Surabaya, kantor

Jakarta, dan kantor Denpasar saling berhubungan. Pada awalnya customer
akan pengirimkan barang pada kantor cabang 1 yang berada di Jakarta dan
barang tersebut akan dikirimkan ke kota Surabaya. Kemudian kontor
Jakarta akan menggambil barang beserta databasenya yang berada dikantor

3
 cabang 1, cabang 2 dan cabang 2. Setelah itu kantor Jakarta akan mendata
barang-barang yang akan dikirim ke Surabaya dan Denpasar dengan
mengimportkan database yang diperoleh dari masing-masing cabang dan
membuatkan surat jalan dengan melakukan transaksi kantor pusat ke truk.
Jika surat jalan sudah diperoleh makan perusahaan akan membiarkan truk
tersebut berang ke kota tujuan. Ketika truk sampai di kota surabaya
perusahaan akan mendata barang-barang yang diangkut oleh truk tersebut
dengan mengimportkan database yang di peroleh dari kantor Jakarta.
Setelah semua barang telah selesai didata kator Surabaya akan
mengirimkan barang yang dikirim oleh customer ke alamat tujuan
pengiriman.

2. Fasilitas-fasilitas
 Multi-user
Dalam ruang lingkup kerja, perlu diadakannya hirarki kepemimpinan.
Maka dari itu diberikan fasilitas ini agar setiap user dibedakan hak-
haknya untuk menggunakan software ini sepenuhnya. Caranya dengan
melakukan login terlebih dahulu sebelum memasuki fungsi-fungsi
software yang lebih lanjut. Dengan memberikan username dan
password yang benar, maka software akan dapat digunakan. Tetapi
bila salah sebanyak 3 kali maka program akan menutup dengan
sendirinya untuk mengamankan software.
 Transaksi
a) Pengirim Barang ke Kantor Puasat dan Kantor Cabang
Transaksi pengirim barang ke kantor puasat dan kantor cabang
yang dimaksud disini adalah transaksi yang dilakukan oleh
customer yang akan mengirim barang dan pada transaksi tersebut
karyawan perusahaan akan memberikan bukti nota pengirima
barang beserta biaya yang akan dibayarkan oleh customer.
b) Kantor Pusat ke Truk
Transaksi kantor pusat ke truk digunakan untuk mendata barang-
barang yang akan dikirim menggunakan truk, pada transaksi ini
juga digunakan untuk mencetak surat jalan untuk truk tersebut.
c) Truk ke Kantor Pusat
Transaksi truk ke kantor pusat digunakan untuk mendata barang-
barang yang telah diangkut oleh truk telah sampai pada kota
tujuan.
d) Kantor Pusat ke Penerima Barang
Transaksi kantor pusat ke penerima barang yang dimaksud disini
adalah transaksi yang dilakukan oleh perusahaan relasi kepada
customer yang akan menerima barang dan pada transaksi tersebut
perusahaan relasi akan memberikan bukti nota pengiriman kepada
customer penerima barang.
e) Pengambilan Barang dari Kantor Cabang ke Kantor Pusat
Transaksi pengambilan barang dari kantor cabang ke kantor pusat
yang dimaksud disini adalah transaksi yang dilakukan oleh kantor

4
 pusat untuk mendata barang-barang yang telah diambil dari kator
cabang.
 Master
a) Kantor Cabang
Fasilitas ini untuk menambah, mengubah, menghapus dan melihat
data pada tabel kantor cabang. Mengubah dan menghapus dapat
dilakukan melalu datagridview. Mencari data dapat dilakukan
dengan mengetikkan nama kantor cabang pada kolom inputan
nama kantor cabang.
b) Karyawan
Fasilitas ini untuk menambah, mengubah, menghapus dan melihat
data pada tabel karyawan. Mengubah dan menghapus dapat
dilakukan melalu datagridview. Mencari data dapat dilakukan
dengan mengetikkan nama karyawan pada kolom inputan nama
karyawan.
c) Truk
Fasilitas ini untuk menambah, mengubah, menghapus dan melihat
data pada tabel truk. Mengubah dan menghapus dapat dilakukan
melalu datagridview. Mencari data dapat dilakukan dengan
mengetikkan no pol truk pada kolom inputan no pol truk.
d) Sopir
Fasilitas ini untuk menambah, mengubah, menghapus dan melihat
data pada tabel sopir. Mengubah dan menghapus dapat dilakukan
melalu datagridview. Mencari data dapat dilakukan dengan
mengetikkan nama sopir pada kolom inputan nama sopir.
 Laporan
a) Nota Pengiriman Barang per Periode
Fasilitas ini untuk melihan jumlah barang yang dikirim beserta
detailnya, yang dikategorikan berdasarkan bulan dan tahun.
b) Surat Jalan per Periode
Fasilitas ini untuk melihan jumlah pengiriman beserta detailnya,
yang dikategorikan berdasarkan kota, bulan dan tahun.
c) Truk per Periode
Fasilitas ini untuk melihan jumlah pengiriman yang dilakukan
oleh truk beserta detailnya, yang dikategorikan berdasarkan no
truk, bulan dan tahun.
d) Sopir per Periode
Fasilitas ini untuk melihan jumlah sopir yang melakukan
pengiriman beserta detailnya, yang dikategorikan berdasarkan id
sopir, bulan dan tahun.
e) Karyawan per Periode
Fasilitas ini untuk melihan jumlah karyawan yang melakukan
pembuatan nota pengiriman beserta detailnya, yang dikategorikan
berdasarkan bulan dan tahun
f) Barang yang Dikembalikan

5
 Fasilitas ini untuk melihan jumlah barang yang dikembalikan oleh
perusahaan relasi beserta detailnya, yang dikategorikan
berdasarkan bulan dan tahun.
g) Barang yang Diambil dari Kantor Cabang per Periode
Fasilitas ini untuk melihan jumlah barang yang diambil dari
kantor cabang oleh kantor pusat beserta detailnya, yang
dikategorikan berdasarkan nama kantor cabang, bulan, dan tahun.
 Distribusi Database
Distribusi database digunakan untuk memberikan database kepada
perusahaan relasi supaya tidak perlu membuang-buang waktu untuk
menginputkan data-data barang yang telah dikirimi oleh perusahaan
pengiriman barang. Sehingga proses pekerjaan akan lebih cepat dan
juga waktu yang diperlukan sangat singkat.

3. Input/Output
Berikut ini akan dibahas mengenai input dan output yang digunaka untuk
aplikasi pengiriman barang adalah sebagai berikut:
 Input
a) Nama Pengirim
Inputan nama pengirim adalah inputan nama customer yang
mengiring barang tersebut.
b) Alamat Pengirim
Inputan alamat pengirim adalah inputan alamat customer yang
mengiring barang tersebut.
c) Telfon Pengirim
Inputan telfon pengirim adalah inputan nomer telfon customer
yang mengiring barang tersebut.
d) Nama Penerima
Inputan nama penerima adalah inputan nama customer yang
menerima barang tersebut.
e) Alamat Penerima
Inputan alamat penerima adalah inputan alamat customer yang
menerima barang tersebut.
f) Telfon Penerima
Inputan telfon penerima adalah inputan nomer telfon customer
yang menerima barang tersebut.
g) Informasi Barang yang Dikirim
Inputan informasi barang yang dikirim adalah inputan yang
berhungan dengan barang tersebut seperti nama barang, berat
barang dan harga kirim dari barang tersebut.
h) Tanggal Penerimaan Barang
Inputan tanggal penerimaan barang adalah inputan tanggal barang
telah diterima oleh customer yang merima barang tersebut.
 Output
a) Nota

6
 Nota adalah sebuah bukti transaksi pengiriman barang dari kantor
pusat ataupun kantor cabang untuk customer.
b) Surat Jalan
Surat jalan adalah subuah bukti transaksi dari kantor pusat ke truk
yang membawa barang.
c) Laporan
Laporan digunakan untuk melihat seberapa banyak transaksi yang
dilakukan pada periode tertentu.
d) Export Laporan ke Excel
Export laporan ke excel digunakan untuk mengexport laporan
yang berada pada database ke excel.

4. Kelemahan Sistem yang Ada

 Kehilangan dokumen, hal ini bisa disebabkan oleh terlalu banyaknya
berkas customer yang disimpan pemilik jasa pengiriman barang secara
manual, hal itu terjadi karena ketidak tersediaan atau ketidak tahuan
pemilik jasa pengiriman barang akan software dan media
penyimpanan digital yang efektif untuk menyimpan kumpulan data
customer yang ada pada perusahaan tersebut. Permasalahan seperti ini
dapat menyebabkan terjadinya kesalahan komunikasi antara customer
dan perusahaan jasa pengiriman barang, dimana tingkat kemungkinan
kehilangan berkas customer yang dimiliki oleh perusahaan jasa
pengiriman barang terbilang tinggi, dan hal itu akan sangat fatal disaat
customer sedang melakukan komplain atau pendataan ulang tentang
barang yang telah dikirimnya melalui perusahaan jasa pengiriman
barang tersebut. Kejadian seperti itu bisa saja menurunkan rating dan
kredibilitas sebuah perusahaan jasa pengiriman barang di mata para
konsumen, dan efek dari semua kejadian itu adalah turunnya
pendapatan dari perusahaan tersebut, hilangnya kepercayaan
konsumen kepada perusahaan tersebut, dan kemungkinan komplain
customer yang tidak bisa dilayani semakin meningkat. Akibat-akibat
diatas pasti akan bermunculan jika sistem lama dari penyimpanan data
dan berkas kostumer tidak diperbaharui.
 Ketidaktahuan pemilik perusahaan jasa pengiriman barang tentang
berat maksimal angkutan yang dibawa oleh sebuah truk, dikarnakan
tidak adanya perhitungan akan berat maksimal sebuah truk dalam
membawa beban. Hal ini sangatlah fatal dan bisa membahayakan
barang dan keselamatan supir. Disetiap truk, tertera beban maksimal
muatan yang bisa di bawa oleh truk tersebut, tetapi sering kali pemilk
perusahaan jasa pengiriman barang memaksa truk tersebut untuk
mengangkut brang yang berlebih, agar mendapat keuntungan yang
berlipat dalam satu kali perjalanan truk tersebut. Biasanya selama box
dari truk tersebut masih menyisakan space untuk barang, perusahaan
jasa pengiriman barang akan terus memasukan barang ke dalam truk
sampai box tersebut penuh. Tanpa ada perhitungan yang pas, penuh
atau tidaknya box sebuah truk itu tidak bisa dijadikan acuan untuk

7
 batas beban maksimal sebuah truk. Bisa saja box truk hanya penuh
setengah saja tetapi sudah mencapai beban maksimal.
 Pencarian data yang tidak maksimal juga bisa menyulitkan user dalam
mencari data perusahaan jasa pengiriman barang yang telah ditangani
oleh perusahaannya, karena fungsi dari pencarian data yang maksimal
adalah memberikan kemudahaan bagi perusahaan dalam mengolah
data dan juga memudahkan penanganan dalam kompalin customer.
Perusahaan tentunya mengolah data yang telah masuk kedalam
database, apapun bentuknya, data itu sangat berguna dalam evaluasi
perusahaan. Data yang begitu banyak, pastinya akan dicari sesuai
kebutuhan, disinilah dibutuhkan sistem pencarian data yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan, hingga fungsinya menjadi maksimal
dan berguna.

5. Batasan-batasan pada sistem ini, yaitu :

 Aplikasi yang di buat hanya berbasis desktop,
 Aplikasi menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic sehingga
sistem ini hanya bisa dijalankan di sistem operasi windows saja.
 Sistem operasi yang digunakan adalah windows 7.
 Memproses data masuk dan keluar barang.
 Memperoses transaksi jasa pengiriman brang.
 Pembuatan laporan.
 Pembuatan nota pembayaran.
 Pembuatan Surat Jalan.

6. Target Uji Coba

Ujicoba nanti akan dilakukan dengan menyiapkan :
 Data pengiriman 100 record
 Untuk 3 kantor cabang