Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan

2.1 Pengertian dan Konsep Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan

TQM adalah konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan. Karyawan disini dalam arti
sebagai SDM. Pelibatan karyawan atau SDM adalah suatu proses untuk mengikut sertakan para
karyawan pada semua level organisasi dalam pembuatan keputusan atau pemecahan masalah.
Pemberdayaan karyawan atau SDM dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-
benar berarti (signifikan). Dengan demikian pemberdayaan tidak hanya sekedar memiliki
masukan, tetapi juga memperhatikan, menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima
atau tidak. Tanpa adanya pemberdayaan dan pemberdayaan SDM (karyawan) hanyalah alat
menejemen yang tidak ada gunanya. Oleh karena itu pelibatan harus dibarengi dengan
pemberdayaan karyawan. Usaha pemberdayaan karyawan dapat dimulai dengan :
 Keinginan menejer dan penyedia untuk memberi tanggung jawab kepada karyawan
 Melatih penyedia dan karyawan mengenai bagaimana cara untuk melakukan
delegasi dan menerima tanggung jawab
 Komunikasi dan umpan balik perlu diberikan oleh menejer dan penyedia kepada
karyawan.
 Penghargaan dan pengakuan sebagai hasil evaluasi perlu diberikan kepada karyawan
sebagai tanda penghargaan terhadap kontribusi mereka kepada perusahaan.
Tujuan pelibatan dan pemberdayaan adalah untuk meningkatkan kemampuan organisasi
untuk memberikan customer value. Oleh karena itu karyawan harus memahami apa itu customer
value, komponen sistem, dan bagaimana untuk menentukan dan mengukur customer value.
Kesuksesan implementasi pelibatan dan pemberdayaan karyawan memerlukan perubahan budaya
perusahaan (cara berfikir dan bekerja para menejer). Pelibatan dan pemberdayaan
karyawan (PPK) bukan hanya merupakan alat menejemen atau strategi menejemen yang
berumur singkat. Karyawan yang telah bekerja cukup lama dan telah mengalami berbagai
inovasi menejemen yang silih berganti menjadi enggan menerima program PPK apabila mereka
memandang sebagai strategi yang berumur singkat dan kemungkinan akan diganti dengan
strategi dimana karyawan tidak suka dan bersikap apatis terhadap sesuatu yang baru.
Secara tradisional, bekerja keras dipandang sebagai jalan menuju sukses. Persaingan global
dan otomatisasi telah menggesar kunci sukses, yaitu bahwa kesuksesan dicapai tidak hanya
dengan bekerja keras, tetapi juga bekerja dengan tangkas. Para pengambil keputusan
mengiinterpretasikan bekerja dengan tangkas sebagai usaha mengadopsi sistem teknologi tinggi
dan proses otomatisasi. Pendapat itu jelas keliru, karena teknologi makin canggih hanyalah salah
satu aspek dari bekerja dengan tangkas.
Aspek lain dari bekerja dengan tangkas yang seringkali dilupakan dalam dunia kerja
modern adalah melibatkan dan memberdayakan para karyawan. PPK ditujukan untuk
memperoleh manfaat dari kreatifitas karyawan dan mendorong pemikiran dan inisiatif yang
independent. Pemikiran dan inisiatif kreatif sebanyak mungkin karyawan akan memungkinkan
adanya ide dan keputusan yang lebih baik, kualitas yang lebih baik. Produktivitas tinggi, dan
sebagai hasilnya daya saing yang semakin meningkat. Dasar PPK adalah bahwa PPK adalah cara
terbaik untuk mengarahkan kreatifitas dan inisiatif dari para karyawan terbaik kea rah
peningkatan daya saing perusahaan.

2.2 Faktor Faktor Penghambat PPK

Penolakan terhadap perubahan merupakan faktor penghambat utama bagi penerapan
PPK. Penolakan tersebut dapat berasal dari karyawan, serikat kerja, dan manajemen. Penolakan
yang paling besar biasanya berasal dari manajeman. Akan tetapi, seringkali disadari atau tidak,
penolakan juga terjadi dari karyawan dan serikat kerja.
1. Penolakan manajemen terhadap penerapan PPK antara lain :
a. Ketidakamanan, hal ini akan dirasakan oleh para manajer ketika karyawan yang
berada dalam tim kerja mencetuskan inisiatif atau ide yang dapat mengurangi
kekuasaan manajer tersebut. Sehingga manajer akan berusaha mempersulit
kelompok kerja.
b. Nilai-nilai pribadi, yaitu anggapan manajer bahwa karyawan harus melaksanakan
perintah yang diberikan oleh manajer.
c. Ego, manajer yang memiliki ego tinggi tidak akan menerima adanya keterlibatan
karyawan, karena akan merasa berkurang status dan keuntungannya.
d. Pelatihan manajemen, akan mempengaruhi cara pandang manajer karena biasanya
pelatihan manajemen mengikuti filosofi yang dicetuskan oleh Frederick Taylor
yang lebih fokus kepada penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam perbaikan proses
 dan teknologi, yang tidak berorientasi pada manusia. Sehingga kemungkinan besar,
para manajer tersebut akan menolak PPK.
e. Karakteristik kepribadian para manajer, yang dididik dengan cara lama tidak akan
menerima PPK karena mereka lebih memperhatikan tugas dan hasil kerja daripada
memperhatikan orang yang bekerja tersebut.
f. Ketidakterlibatan manajer akan menolak PPK karena manajer tersebut merasa
diabaikan. Penerapan PPK harus melibatkan semua personil yang akan dipengaruhi
oleh keputusan atau ide yang ditemukan.
g. Struktur Organisasi dan praktek manajemen akan menghambat PPK ketika
organisasi memiliki birokrasi yang berbelit-belit.
2. Penolakan karyawan terhadap penerapan PPK antara lain :
a. Mereka merasa skeptis terhadap manajemen yang silih berganti dan tidak
dilaksanakan.
b. Penolakan bisa juga terjadi karena karyawan tidak mau menerima perubahan karena
menyangkut hal hal baru dan mungkin tidak lazim, sehingga sulit mendapatkan
dukungan dari karyawan.

2.3 Implementasi PPK

Pelibatan dan pemberdayaan karyawan (PPK) akan berarti hanya apabila hal tersebut
merupakan suatu usaha sistematik yang dilakukan untuk membantu organisasi guna
meningkatkan nilai yang akan diberikan kepada pelanggan. Kesalahan umum yang harus
dihindari pada saat mengimplementasikan PPK adalah sebagai berikut :
 Memulai kegiatan tanpa adanya strategi sistemik
 Memulai kegiatan PPK tanpa adanya kepemimpinan yang aktif dari manajemen
 Menghitung kegiatan (seperti jumlah pertemuan tim untuk peningkatan kualitas).
 Rencana dan harapan yang tidak realistis
 Mengharapkan pelibatan akan ada akhirnya
Peranan utama manajemen dalam PPK adalah melakukan segala sesuatu yang diperlukan
untuk menjamin kesuksesan pelaksanaan dan penerapan konsep tersebut secara terus menerus.
Peranan ini dapat dirungkas menjadi tiga fungsi, yaitu komitmen, kepemimpinan, dan
kemudahan. Ketiga fungsi ini dibutuhkan untuk mengatasi hambatan dan penolakan terhadap
pelaksanaan PPK atau perubahan pokok lainnya dalam budaya perusahaan. Peranan manajer
dalam PPK antara lain meliputi:
 Menunjukkkan sikap yang mendukung
 Menjadi model peran
 Menjadi pelatih
 Menjadi fasilitator
 Mempraktekkan manajemen by walking around (MDWA)
 Mengambil tindakan dengan segera atas rekomendasi
 Menghargai prestasi karyawan
PPK sebagai suatu konsep yang berusaha melibatkan dan memberdayakan karyawan
secara sungguh-sungguh memerlukan implementasi yang sistematis. Implementasi PPK terdiri
atas empat tahap, yaitu :
1. Menciptakan lingkungan yang mendukung
2. Menentukan dan mengatasi penghambat
3. Menerapkan dan menggunakan sarana pendukung
4. Menilai, menyesuaikan, dan memperbaikinya
Untuk memicu inisiatif karyawan dibutuhkan lingkungan dan kondisi yang kondusif.
Agar lingkungan seperti itu dapat terbentuk maka seorang manajer perlu melakukan hal-hal
berikut terhadap para karyawannya :
 Mempercayai kemampuan mereka untuk mencapai keberhasilan.
 Bersifat sabar dan memberikan mereka waktu untuk belajar.
 Memberikan bimbingan dan struktur.
 Mengajarkan keterampilan baru kepada mereka dalam langkah kecil incremental.
 Mengajukan pertanyaan yang menantang mereka untuk berpikir dengan cara baru.
 Membagi informasi dengan mereka untuk menjalin hubungan.
 Memberikan umpan balik yang tepat waktu dan dapat dipahami dan membantu
mereka selama proses belajar.
 Menawarkan cara alternatif untuk melaksanakan tugas.
 Menunjukkan sense of humor dan perhatian terhadap mereka.
 Berfokus pada hasil dan menghargai perbaikan pribadi.
 Ada berbagai sarana yang dapat digunakan untuk mendorong karyawan agar mereka
memberikan masukan dan menyalurkannya kepada para pengambil keputusan. Berikut ini akan
diuraikan secara singkat mengenai beberapa metode yang banya digunakan.
 Brainstorming
 Nominal group technique.
 Gugus kualitas (Quality Circle)
 Kotak saran
 Management by walking around

2.4 Penghargaan dan Pengakuan Prestasi

Dalam TQM, penghargaan dan pengakuan prestasi merupakan motivasi untuk mencapai
sasaran perusahaan. Penghargaan dan pengakuan prestasi tidak akan menghasilkan yang
disebut total quality secara langsung, akan tetapi apabila kedua hal tersebut tidak ada, maka
yang terjadi adalah hilangnya keyakinan karyawan terhadapa niali riil kualitas dan kontribusi
mereka untuk memperbaiki kualitas.
Sistem kompensasi yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip kunci manajemen kualitas
sebagai berikut:
1. Kompensasi harus berorientasi pada pelanggan
2. Kompensasi harus berorientasi pada tim
3. Kompensasi harus dapat diukur
4. Sistem kompensasi harus mengikutsertakan partisipasi seluruh karyawan
Penilaian kinerja dapat mendukung perbaikan kualitas bila keadaan dibawah ini dapat
terpenuhi :
 Penilaian kinerja harus dipisahkan dari sistem kompensasi
 Penilaian kinerja harus didasarkan pada observasi, pengukuran perilaku, dan hasil.
 Penilaian kinerja harus mendorong partisipasi karyawan
Penghargaan berbeda dengan pengakuan. Penghargaan biasanya dalam bentuk moneter,
sedangkan pengakuan adalah tindakan atau kegiatan dalam bentuk non moneter. Penghargaan
bisa dalam bentuk bonus, uang, liburan, dan lain-lain.sedangkan pengakuan dapat berupa
ucapan terima kasih,award dari perusahaan, dan lain-lain. Program pengakuan yang baik
harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
  Konsisten, yaitu diberikan dengan cara yang sama dari waktu ke waktu.
 Memerlukan biaya.
 Sering dilakukan.
 Orang yang memberikan pengakuan menggunakan keterampilan interpersonal untuk
memberikan informasi mengenai pencapaian prestasi.
 Pengakuan yang berasal dari rekan sejawat.
 Public display.
 Pengakuan harus didasarkan pada kepercayaan dan penghormatan.
 Umpan balik spesifik diberikan untuk menunjukkan bahwa seorang melakukan sesuatu
yang bernilai.
 Semakin banyak orang yang dilibatkan dalam proses seleksi, semakin subjektif pendapat
yang diberikan.
 Pengakuan dilakukan secara berkala, semakin pendek jarak antara tindakan dan
pengakuan, semakin baik untuk menghindari hilangnya efek pengakuan tersebut.
 Pengakuan bersifat win/win (setiap orang adalah pemenang).

2.5 Sistem Saran: Konsep dan Implementasi

Karyawan juga perlu dilibatkan dalam sistem saran. Segi positif dari sistem saran adalah
bahwa setiap setiap saran yang berasal dari karyawan pasti akan dipatuhi oleh mereka.
Sebaliknya, bila yang menetapkan pihak manajemen belum tentu mereka mau mematuhinya.
Peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sistem saran terdiri dari tuju tahap yaitu
sebagai berikut:
1. Membuat kebijakan
2. Mengadakan sistem saran
3. Mempromosikan sistem saran
4. Evaluasi saran dan sistem saran
5. Melaksanakan saran
6. Menghargai karyawan
7. Memperbaiki sistem saran
 Sistem saran yang diterapkan harus dipantau dan diperbaiki terus-menerus. Perbaikan
sistem saran ini meliputi dua aspek, yaitu perbaikan pemrosesan saran dan perbaikan setiap
saran.
1. Perbaikan Pemrosesan Saran
2. Perbaikan Setiap Saran
Ada tiga tahap dalam perumusan ide untuk perbaikan lingkungan kerja yang dapat
meningkatkan jumlah dan kualitas ide yang dihasilkan karyawan. Ketiga tahap tersebut
adalah :
 Identifikasi masalah
 Penelitian
 Pengembangan ide
Manajer dapat membantu para karyawannya untuk memperbaiki sarannya masing-
masing dengan melatih mereka dalam hal-hal berikut :
 Menjelaskan situasi saat ini yang menciptakan masalah secara singkat dan jelas
 Menyampaikan perubahan yang diusulkan secara langsung dan spesifik.
 Mempersiapkan penjelasan atau uraian untuk memperjelas perubahan yang
diusulkan.
 Menjelaskan manfaat-manfaat yang diharapkan dengan menggunakan ukuran
yang dapat dikuantitatifkan (presentase, uang, waktu, jumlah, atau ukuran lainnya
yang sesuai).
Supaya sistem saran suatu perusahaan dapat berhasil maka diperlukan partisipasi
dari setiap karyawannya. Semakin banyak karyawan yag berpartisipasi, semakin baik pula
sistem sarannya. Bila suatu sistem saran telah berjalan, manajer dapat mengupayakan
partisipasi aktif dari senua karyawannya dengan jalan menghilangkan hambatan tersembunyi,
mendorong karyawan baru agar terlibat, dan melatih karyawan yang segan berpartisipasi.
1. Menghilangkan Hambatan Tersembunyi
2. Mendorong Karyawan Baru Agar Terlibat
3. Melatih Karyawan yang Segan Berpartisipasi