A.

Pengertian Pekerjaan Kantor

1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan
secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan
sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
2. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-
warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya
untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari
3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi
kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan
warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan,
dan melindungi harta kekayaan.
Dari beberapa pengertian tersebutdi atas, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan
kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan
pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan
pekerjaan kertas,maupun pelayanan.

B. Fungsi Pekerjaan Kantor

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk
membuat keputusan.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

C.Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a. Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta
mengumpulkan berita dan menyusunnya.
b. Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di
berbagai media
c. Menggandakan
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph
d. Mengirim
Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi
e. Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan
menyusun buku di perpustakaan
f. Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference
g. Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan
prasarana
h. Pekerjaan lainnya
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk

menunjang tugas utama perusahaan adalah :
1. Typing : 24,6%
2. Calculating : 19,5%
3. Checking : 12,3%
4. Filling : 10,2%
5. Telephoning : 8,8%
6. Duplicating : 6,4%
7. Mailing : 5,5%
8. Other : 12,7%
Total : 100%

D.Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1. Bersifat pelayanan
2. Terbuka dan luas
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1. Surat

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran

atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk
mendapatkan tanggapan.

Kegunaan surat:

- Sebagai alat komunikasi secara tertulis

- Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

- Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

- Dapat menjadi nilai historis

- Sebagai duta organisasi

- Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat

- Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk

perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

- Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang

terstruktur dan bentuk yang dipilih

- Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan

tidak bertele-tele

- Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2. Laporan

Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita

baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat
kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan
dan pengolahan data.

1) Fungsi laporan:

- Sebagai bahan pertanggungjawaban

- Alat menyampaikan informasi

- Alat pengawasan

- Bahan penilaian

- Bahan pengambilan keputusan

2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

- Harus jelas dan cermat

- Mengandung kebenaran dan objektifitas

- Lengkap

- Tegas dan konsisten

- Langsung mengenai sasaran

- Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

- Disertai dengan saran-saran

- Tepat waktu

3) Jenis-jenis laporan:

a. Laporan berdasarkan waktu

- Laporan berkala laporan yang dibuat secara periodik
atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian,
mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran
karyawan setiap bulan.
- Laporan insidental laporan yang dibuat apabila
diperlukan

b. Laporan berdasarkan bentuk

- Laporan berbentuk surat laporan yang dibuat secara
tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat
halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu
sekolah
- Laporan berbentuk naskah laporan disampaikan dalam
bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh:
laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
- Laporan berbentuk memo laporan yang ditulis
menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk
keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c. Laporan berdasarkan penyampaian

- Laporan lisan laporan yang disampaikan secara
langsung
- Laporan tertulis contoh: surat, naskah dan memo
- Laporan visual laporan yang disampaikan melalui
penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi
(power point)

d. Laporan berdasarkan sifat

- Laporan biasa laporan yang isinya bersifat biasa dan
tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak
menimbulkan dampak negatif
- Laporan penting laporan yang isinya bersifat penting
dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh
mengetahuinya.

e. Laporan berdasarkan isinya

- Laporan informatif laporan yang isinya hanya berisi
informasi saja
- Laporan rekomendasi laporan yang isinya bersifat
penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut
- Laporan analisa laporan yang isinya berupa hasil
analisa secara mendalam
- Laporan kelayakan laporan yang isinya berisi tentang
hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik
- Laporan pertanggungjawaban laporan yang berisi
pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada
atasan yang memberi tugas tersebut.

4) Langkah-langkah membuat laporan

- Menentukan masalah yang akan dilaporkan

- Mengumpulkan bahan, data dan fakta

- Mengklasifikasi data

- Mengevaluasi dan mengolah data

- Membuat kerangka laporan

Kerangka laporan terdiri dari:

a. Pendahuluan
- Maksud dan tujuan penulisan laporan

- Masalah pokok yang dilaporkan

- Sistematika laporan

b. Batang tubuh

- Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

- Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

- Masalah yang terjadi

- Pembahasan masalah

c. Penutup

- Kesimpulan, dan

- Saran

3. Formulir

Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu

yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat
tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan
informasi yang tidak tetap

a. Keuntungan membuat formulir

1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta

menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3) Adanya keseragaman

4) Mengurangi kegiatan foto kopi

b. Fungsi formulir

1) Mencari suatu keterangan

2) Menghimpun data yang sama

3) Menyampaikan informasi yang sama

4) Sebagai bukti fisik

5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan

yang jelas

2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan
praktis

5) Dibuat secara sederhana

6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan
ruang kosong yang cukup

7) Harus ada judul nama formulir

8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik

mungkin dan direncanakan secara matang

4. Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau

paper

Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau

kegiatan memberikan informasi secara langsung

5. Arsip

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau

terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan
dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu
sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih
baik dan lebih lama.

Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan
beberapa prinsip-prinsip atau asas organisasi. Diantaranya adalah:
  Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting
dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang
akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
 Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas
akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak
terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
 Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan
telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing
unit kerja.
 Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian
suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang
kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan
tersebut.
 Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan
dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut.
Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun
bawahan akan tercipta.
 Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi
yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga
dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan
nampak.
 Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi.
Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian
tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.

Taylor menuliskan hasil penelitiannya tentang manajemen pabrik di Amerika Serikat, Henry
Fayol, orang Perancis, mengkonsolidasikan prinsip-prinsip organisasinya. Meskipun mereka
menulis pada waktu bersamaan, focus dari Taylor dan Fayol cukup berbeda. Ide – ide Taylor
didasarkan atas penelitian ilmiah, sedangkan Fayol menulis atas dasar pengalamannya
bertahun-tahun sebagai seorang praktisi eksekutif. Fayol mencoba mengembangkan prinsip –
prinsip umum yang dapat diaplikasikan pada semua manajer dari semua tingkatan organisasi,
dan menjelaskan fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seorang manajer. Sedangkan
Taylor memusatkan perhatian pada tingkat yang paling rendah dari organisasi manajemen,
yaitu tingkat paling rendah dari sebuah pabrik (shop level management).
Fayol mengusulkan empat belas prinsip yang menurutnya dapat digunakan secara universal
dan dapat diajarkan di sekolah-sekolah dan universitas-universitas. Banyak dari prinsip
organisasi tersebut, meskipun kurang keuniversalannya, diikuti secara luas oleh para manajer
dewasa ini:
1. Pembagian kerja, Prinsip ini sama dengan “pembagian kerja” Adam Smith. Spesialisasi
menambah hasil kerja dengan cara membuat para pekerja lebih efisien.
2. Wewenang, Manajer harus dapat member perintah. Wewenang memberikan hak ini
kepadanya,. Tetapi wewenang berjalan seiring dengan tanggung jawab. Jika wewenang
digunakan, timbullah tanggung jawab. Agar efektif, wewenang seorang manajer harus sama
dengan tanggung jawabnya.
3. Disiplin, Para pegawai harus mentaati dan menghormati peraturan yang mengatur
organisasi. Disiplin yang baik merupakan hasil dari kepemimpinan yang efektif, suatu saling
pengertian yang jelas antara manajemen dan para pekerja tentang peraturan organisasi serta
penerapan hukuman yang adil bagi yang menyimpang dari peraturan tersebut.
4. Kesatuan komando, Setiap pegawai seharusnya menerima perintah hanya dari seorang
atasan.
5. Kesatuan arah, Setiap kelompok aktivitas organisasi yang mempunyai tujuan sama harus
dipimpin oleh seorang manjer dengan menggunakan sebuah rencana.
6. Mendahulukan kepentingan umum di atas kepentingan individu. Kepentingan seorang
pegawai atau kelompok pegawai tidak boleh mendahulukan kepentingan organisasi secara
keseluruhan.
7. Remunarasi, Para pekerja harus digaji sesuai dengan jasa yang mereka berikan.
8. Sentralisasi, ini merujuk kepada sejauh mana para bawahan terlibat dalam pengambilan
keputusan. Apakah pengambilan keputusan itu disentralisasi (pada manajemen) atau
disentralisasi (pada para bawahan) adalah proporsi yang tepat. Kuncinya terletak pada
bagaimana menemukan tingkat sentralisasi yang optimal untuk setiap situasi.

9. Rantai scalar, Garis wewenang dari manajemen puncak sampai ke tingkat yang paling
rendah merupakan rantai scalar. Komunikasi harus mengikuti rantai ini. Tetapi, jika dengan
mengikuti rantai tersebut malah tercipta kelambatan, komunikasi silang dapat diizinkan jika
disetujui oleh semua pihak, sedangkan atasan harus diberitahhu.
10. Tata tertib, Orang dan bahan harus ditempatkan pada tempat dari waktu yang tepat.
11. Keadilan, Para manajer harus selalu baik dan jujur terhadap para bawahan
12. Stabilitas masa kerja para pegawai, Perputaran (turnover) pegawai yang tinggi adalah
tidak efisien. Manajemen harus menyediakan perencanaan personalia yang teratur dan
memastikan bahwa untuk mengisi kekosongan harus selalu adda pengganti
13. Inisiatif, Para pegawai yang diizinkan menciptakan dan melaksanakan rencana-rencana
akan berusaha keras
14. Esprit de corps, Mendorong team spirit akan mmembangun keselarasan dan persatuan di
dalam organisasi (dari sebuah sumber buku)

Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan
beberapa prinsip-prinsip atau asas organisasi. Diantaranya adalah:

 Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting
dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang
akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
 Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas
akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak
terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
 Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan
telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing
unit kerja.
 Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian
suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang
kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan
tersebut.
  Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan
dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut.
Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun
bawahan akan tercipta.
 Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi
yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga
dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan
nampak.
 Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi.
Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian
tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.

PENGERTIAN ORGANISASI

1. Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb)
sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus
Umum Bahasa Indonesia).
2. Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan
bersama. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah
dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis,
terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan
sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-
prasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan
efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Organisasi adalah sistem hubungan yang terstruktur yang mengkoordinasikan
usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu (Kochler).

BENTUK - BENTUK ORGANISASI

1. Bentuk Organisasi Garis

2. Bentuk Organisasi Fungsional
3. Bentuk Organisasi Garis dan Staf
4. Bentuk Organisasi fungsional dan Staf
5. Organisasi Panitia

Organisasi Garis {Oleh Henry Fayol (Paris)}

Bentuk organisasi yang paling sederhana dan paling tua, digunakan di kalangan
militer dengan jumlah karyawan yang masih sedikit dan saling kenal, dan
spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi.

Kelebihan
a. Kesatuan komando baik karena pimpinan berada di atas satu tangan
b. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.
c. Solidaritas karyawan tinggi karena saling kenal.
d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera
diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.

Kekurangan
a. jika sang pemimpin tidak mampu maka akan mudah jatuh.
b. ada kecendrungan bertindak otokratis.
c. kesempatan berkembang terbatas

Organisasi Fungsional {Oleh F.W. Taylor.

Pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap
pimpinan mempunyai wewenang memberik komando sepanjang ada hubungannya
dengan fungsi atasan tersebut.

Kebaikan
a. Pembagian tugas jelas
b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan dengan maksimal
c. Digunakan tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya.
d. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
e. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Keburukan
a. Spesialilsasi menyebabkan susah “tour of duty”.
b. Karyawan mementingkan bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi
menyeluruh.
c. Koordinasi sukar dilaksanakan.
d. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga
sering timbul konflik.

Organisasi Garis dan Staf {Oleh Harrington Emerson}

Biasanya digunakan oleh organisasi besar dengan daerah kerja yang luas dengan
bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf
tenaga ahli yang memberi saran atau nasihat.

Kebaikan
a. Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks apa
pun.
b. Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli.
c. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat
adaya staf ahli.
d. Dapat mewujudkan “The right man in the right place”.
e. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat
dan kemampuan yang dimiliki.
f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.

Keburukan
a. Solidaritas sukar diwujudkan karena tidak saling kenal.
b. Koordinasi kadang sukar diterapkan karena terlalu luasnya organisasi.
c. Dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
d. Kesatuan komando berkurang.
e. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan
pelaksanaan tugas.

Organisasi Staf dan Fungsional

Merupakan kombinasi organisasi staf dan funsional, memiliki kekurangan dan
kelebihan seperti halnya organisasi staf dan fungsional. Adapun kebaikan dan
keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk
diatas.

Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka
selesailah organisasi tersebut.

Kebaikannya :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam
dan terperinci.
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya :
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang
menghambat pelaksanaan tugas.
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor
kreatifitas lebih dipentingkan.

PRINSIP - PRINSIP ORGANISASI

a. Menurut Henry Fayol
Henry Fayol merumuskan 14 prinsip administrasi organisasi yang dalam adaptasi
luas bisa diterapkan sebagai prinsip manajemen atau prinsip-prinsip organisasi.
Henri Fayol adalah ahli manajemen berkebangsaan Prancis yang memberi pengaruh
sangat besar dalam konsep manajemen dan administrasi modern. Salah satunya
dengan mengenalkan prinsip-prinsip organisasi yang tertuang dalam karyanya,
Administration Industrielle et Generale. Berikut ini 14 Prinsip-prinsip Organisasi
Henry Fayol :

1. Pembagian Kerja
Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja untuk meraih tujuan bersama.
Namun, pada dasarnya, sebuah organisasi terdiri atas bagian-bagian tertentu yang
masing-masing memiliki tanggung jawab. Oleh karena itu, harus ada pembagian
kerja yang jelas antara tiap-tiap bagian. Prinsip-prinsip organisasi berupa
pembagian kerja akan memberi pengaruh positif pada efisiensi dan efektivitas
organisasi. Pembagian itu menghindarkan sekelompok orang terkonsentrasi pada
pekerjaan tertentu, sementara pekerjaan yang lain terbengkalai.
2. Pendelegasian Wewenang
Pendelegasian wewenang sangat penting agar setiap elemen dalam organisasi
memiliki rasa tanggung jawab. Prinsip-prinsip organisasi ini di satu sisi merupakan
bagian dari pembagian kerja dan di sisi lain merupakan pelimpahan tanggung
jawab. Di samping itu, pendelegasian wewenang sangat penting fungsinya dalam
komando.

3. Disiplin
Setiap organisasi pasti memiliki tata tertib dan peraturan-peraturan menyangkut
sistem kerja. Namun, semua tata tertib dan peraturan itu menjadi tidak ada
artinya jika tidak ditunjang dengan kedisiplinan para pelaksananya. Oleh karena
itu, disiplin dalam suatu organisasi adalah prinsip-prinsip organisasi yang sangat
mendasar yang mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan.

4. Kesatuan Komando
Komando dalam hal ini adalah kepemimpinan dalam menjalankan visi dan misi
organisasi. Dalam pelaksanaan lapangan, komando dan wewenang bisa
didelegasikan kepada struktur di bawahnya. Namun, hakikatnya, komando tetap
harus tunggal. Adanya lebih dari satu komando akan membuat organisasi bergerak
tidak fokus pada tujuan.

5. Kesatuan Tujuan
Organisasi tanpa tujuan yang jelas adalah omong kosong. Tujuan organisasi harus
tergambar dengan jelas dalam visi dan misi organisasi tersebut. Sebab, tujuan
organisasi ini menjadi acuan gerak dan program kerja. Kesatuan tujuan dari
seluruh jenjang organisasi merupakan kunci pokok keberhasilan organisasi tersebut
dalam mengorganisasi elemen-elemennya.

6. Prioritas
Setiap anggota organisasi pasti memiliki kepentingan masing-masing. Kadang-
kadang, kepentingan individu itu berjalan selaras dengan kepentingan organisasi.
Namun, saat kepentingan tersebut bertentangan, setiap anggota organisasi
semestinya mendahulukan kepentingan organisasinya.Inilah prinsip-prinsip
organisasi.

7. Penghargaan atas Prestasi dan Sanksi Kesalahan

Penghargaan dan sanksi adalah semacam stimulasi bagi setiap anggota organisasi.
Ini merupakan bentuk apresiasi. Bentuknya tidak harus selalu uang atau nilai-nilai
nominal. Tiap-tiap organisasi perlu menerapkan penghargaan dan sanksi ini dalam
bentuk-bentuk yang sesuai dengan organisasi tersebut. Prinsip-prinsip organisasi ini
juga sangat penting diterapkan.

8. Sentralisasi dan Desentralisasi Pengambilan Keputusan

Sentralisasi dan desentralisasi dalam pengambilan keputusan sangat erat
hubungannya dengan efektivitas dan efisiensi organisasi. Organisasi yang baik
menerapkan prinsip-prinsip organisasi ini secara proporsional. Ada hal-hal yang
tidak bisa disentralisasikan kepada pemimpin manajemen dan begitu juga
sebaliknya. Tidak semua keputusan harus diambil dengan musyawarah yang
melibatkan seluruh elemen. Tingkat-tingkat keputusan itu dikembangkan sesuai
jenjang dan kapasitas masing-masing.

9. Wewenang
Garis wewenang dari atas sampai ke bawah merupakan rujukan dalam pelaksanaan
program. Setiap elemen organisasi harus memahami garis wewenang sehingga tidak
terjadi kelambatan birokratis atau sebaliknya. Prinsip-prinsip organisasi berupa
garis wewenang ini juga berfungsi menegaskan kembali kesatuan komando.

10. Tata Tertib

Tata tertib dalam organisasi berfungsi untuk meletakkan orang yang tepat pada
posisi yang tepat. Dengan demikian, kinerja organisasi akan berjalan dengan
optimal.

11. Keadilan dan Kejujuran

Keadilan dalam segala elemen merupakan syarat mutlak dalam organisasi. Di
samping itu, jenjang atas harus jujur dan terbuka kepada jenjang-jenjang di
bawahnya sampai level akar rumput. Kejujuran ini akan membawa dampak pada
kepercayaan bawahan kepada atasan.

12. Stabilitas dan Regulasi

Harus diperhatikan masa kerja yang efektif dan efisien, mengatur perputaran dan
peralihan tugas untuk menghindari kejenuhan dan merangsang pembaruan-
pembaruan. Namun, di sisi lain, harus dipikirkan agar regulasi tersebut tidak
menjadi beban bagi organisasi. Sebab, perputaran dan pergantian jabatan yang
terlalu tinggi pun berpengaruh buruk pada efektivitas kerja dan efisiensi biaya.

13. Inisiatif
Organisasi yang baik harus mampu menumbuhkan inisiatif anggotanya dalam
pengelolaan organisasi. Iklim organisasi juga harus dibangun sedemikian rupa agar
mampu menstimulasi munculnya ide dan inisiatif anggota dari berbagai jenjang.
Inisiatif adalah prinsip-prinsip organisasi yang juga sangat penting.

14. Keselarasan dan Persatuan

Hubungan interpersonal antaranggota organisasi memiliki pengaruh sangat besar
dalam kinerja anggota. Tanpa hubungan yang baik dan selaras, organisasi tidak
akan berjalan baik. Di samping itu, keselarasan tersebut sangat penting perannya
dalam memelihara persatuan dan kesatuan anggota.

b. Menurut A.M. Williams

A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya
“Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-
prinsip organisasi meliputi :

1. Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian
tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi
pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi,
mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan
kesehatan yang berkualitas dan lain lain.
2. Prinsip Skala Hirarkhi.
Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan,
pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam
pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang
efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

3. Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada
seorang atasan saja.

4. Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan
pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada
bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya
hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi
kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang
lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada
atasannya lagi.

5. Prinsip Pertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tugasnya setiap anggota harus bertanggung jawab sepenuhnya
kepada atasan.

6. Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau
kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan
pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari
masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan
memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta
menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7. Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang
atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan
tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup
banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8. Prinsip Fungsional.
Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas
dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari
pekerjaannya.

9. Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung
jawabnya kepada orang lain.

10. Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi.
Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari
organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/
kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak
kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan
berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta,
Bandung, atau Surabaya.

11. Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai

dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya
pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu
menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

12. Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan
kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses
kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

MACAM - MACAM ORGANISASI

 UN =United Nation = PBB (1945)

 UNICEF =United Nations International Childrens Emergency Fund
(1946), namun namanya diganti setelah thn 1953 menjadi: United Nations
Children’s Fund.
 UNESCO = The United Nations Educational, Scientific and Cultural
Organization (16 November 1945)
 UNCHR = United Nations Commission on Human Rights (2006)
 UNHCR = Uited Nations High Commissioner for Refugees (14 Desember 1950)
 UNDPR = The United Nations Division for Palestinian Rights (2 Desember
1977)
 UNSCOP =The United Nations Special Committee on Palestine (May
1947, oleh 11 negara)
 WHO =World Health Organization (7 April 1948)
 IMF = International Monetary Fund (Juli 1944, 180 negara)
 NATO = North Atlantic Treaty Organisation (4 April 1949)
 NGO = Non-Governmental Organizations (Dalam bahasa Indonesia Lembaga
Swadaya Masyarakat – LSM, yg didirikan oleh perorangan atau per-group dan
tdk terikat oleh pemerintah.
 WWF = The World Wildlife Fund (1985, Memiliki hampir 5 juta pendukung,
distribusi dari lima benua, memiliki perkantoran/perwakilan di 90 negara).
 G8 = Group of Eight, kelompok negara termaju di dunia. Sebelumnya G6 pd
thn 1975, kemudian dimasuki oleh Kanada 1976 (Perancis, Jerman, Italia,
Jepang, Britania Raya, Amerika Serikat, Kanada dan Rusia (tidak ikut dalam
seluruh acara), serta Uni Eropa.
 EU =The European Union (27 negara anggota, 1 november 1993)
 DANIDA = Danish International Development Assistance (Organisasi yg
memberikan bantuan kepada negara2 miskin, pengungsi, bencana alam)
 ICRC = International Committee of the Red Cross (1863) = Palang Merah,
gerakan bantuan kemanusiaan saat bencana alam atau peperangan.
 OPEC =Organization of the Petroleum Exporting Countries (1960,
anggota 13 negara, termasuk Indonesia).
 GREENPEACE (40 negara, dari Europe, State of America, Asia, Africa dan
Pacific, semenjak 1971).
 AMNESTY International (1961, memiliki sekitar 2,2 juta anggota, dari 150
negara, organisasi yg membantu menghentikan penyelewengan/pelecehan
hak azasi manusia)
 ASEAN =Association of Southeast Asian Nations = Perhimpunan Bangsa-bangsa
Asia Tenggara (PERBARA) ( Dibentuk 8 Agustus 1967, memiliki 10 negara
anggota, Timor Leste dan Papua new Guinea hanya sebagai pemantau, dan
masih mempertimbangkan akan menjadi anggota)