PEMERINTAH KABUPATEN BANGKALAN

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS KONANG
Jl.Raya Konang No.70 Telp. 082338159021 69175
email:puskesmas.konang @gmail.com

PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN SOP

BAB I DEFINISI

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan
sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian
mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen
mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang
terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut
sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai
acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut
sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedomanl Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan-
ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai
acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
.
8. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan
yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen
mutu.

BAB II RUANG LINGKUP

BAB III TATA LAKSANA

1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN

Kepala Puskesmas/MR/Pemegang Program/Koordinator Unit/ Menetapkan jenis

dokumen terkendali, meliputi:

1.1 Manual Mutu

1.2 Prosedur Kerja/SOP

1. 1.4 Formulir

2. PEMBUATAN DOKUMEN

MR/ Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut :

Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari :

 Pengertian
 Tujuan
 Kebijakan
 Prosedur
 Diagram Alir (jika diperlukan)
 Unit Terkait
 Referensi
 Dokumen terkait
 Catatan revisi/ Perubahan

3. PENGESAHAN ISI DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari
Kepala Puskesmas

4. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen
yang berisi

 Judul dokumen
 Nomor kode dokumen
 Terbitan ( dua digit )
 Revisi ( dua digit )
 Tanggal mulai berlaku,
 Halaman
 Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )

5. PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4
bagian:

5.1 Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja

Bagian I menunjukkan jenis dokumen

MM untuk manual mutu

PK untuk prosedur kerja

FORM untuk Formulir yang digunakan

Bagian II

menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut

penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2
digit

Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 07

Artinya :

PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja

 BPG: BP Gigi

001 nomor urut dokumen

07 tahun 2007

5.2 Penomoran formulir

Contoh : FORM /BPG/ 001/ 07

Form menunjukkan jenis dokumen

Artinya : Jenis dokumen Formulir

BPG : BP Gigi

001 nomor urut dokumen

07 tahun 2007

6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

6.1 Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas

6.2 Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan
Dokumen.

6.3 Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk
Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag,
Bidang atau Seksi

6.4 Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “TERKENDALI”
dengan persetujuan MR.

7. REVISI DOKUMEN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:

1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas

2. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
3. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen
8. PENERBITAN ULANG DOKUMEN

Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:

1. Terjadi perubahan sistem mutu

2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
3. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
4. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

9. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen

Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat
dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen

Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan
disimpan MR sebagai arsip

Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

10. PENINJAUAN ULANG DOKUMEN

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi

dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal

Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal
tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal