PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) di Puskesmas Sekapuk
meliputi pelayanan kesehatan rawat jalan dan gawat darurat.
Pelaksanaan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) yang berkualitas
membutuhkan sistem pengelolaan rekam medis yang baik berupa
pemenuhan kebutuhan, kelengkapan dan penyimpanan. Rekam
medis merupakan dokumen yang sangat penting bagi Puskesmas
maupun bagi pasien sehingga di perlukan sistem pengelolaan yang
baik dan aman.
B. TUJUAN PEDOMAN
Tujuan pengelolaan rekam medis adalah untuk kelengkapan,
keamanan dokumen dan keselamatan pasien. Pedoman ini digunakan
untuk memberikan panduan kepada petugas tentang cara memenuhi
kelengkapan rekam medis, penyimpanan dan akses terhadap rekam
medis.
C. SASARAN PEDOMAN
Sasaran pedoman ini adalah petugas Puskesmas yang mengisi
dan melengkapi rekam medis, petugas penyimpanan rekam medis
dan pihak internal maupun eksternal yang akan menggunakan data
pada rekam medis.
1
Lingkup berlakunya pedoman pengelolaan rekam medis ini adalah
pelayanan di dalam gedung puskesmas Sekapuk dan jaringan
Puskesmas Sekapuk yang meliputi ponkesdes. Pelaksanaan
pengelolaan Rekam Medis di jaringan Puskesmas disesuaikan
dengan sarana prasarana dan tenaga yang tersedia
E. BATASAN OPERASIONAL
Rekam medis dalam artian sederhana rekam medis hanya
merupakan catatan dan dokumen yang berisi tentang kondisi
keadaan pasien, tetapi jika dikaji lebih mendalam rekam medis
mempunyai makna yang lebih kompleks tidak hanya catatan biasa,
karena didalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi
menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar dalam
menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun
tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang
datang ke puskesmas.
F. LANDASAN HUKUM
Undang-Undang RI Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik
Kedokteran
Undang-Undang RI Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik
Undang-Undang RI Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik
Undang-Undang RI Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan
Publik
Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan
Undang-Undang RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Dokumen
Kearsipan
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam medis
2
BAB II
STANDAR KETENAGAAN
B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
Petugas loket berjumlah 2
1 koordinator loket pendaftaran dan petugas pelaksana di loket
pendaftaran dan 1 petugas rekam medis
C. JADWAL KEGIATAN
Penyelenggaraan pengelolaan Rekam Medis dilakukan setiap
hari sebelum jam pelayanan untuk mempersiapkan sarana dan
prasarana saat jam pelayanan hingga setelah pelayanan untuk
penataan dan penyimpanan Rekam Medis.
Jadwal kegiatan di loket dan rekam medis
Hari senin sampai kamis
- Jam 07.00-07.30 wib : persiapan alat dan sarana
- Jam 07.30-12.00 wib : pelayanan
- Jam 12.00-14.00 wib : pencatatan dan pelaporan
Hari jumat
- Jam 06.45-07.00 wib : persiapan alat dan sarana
- Jam 07.00-10.00 wib : pelayanan
- Jam 10.00-11.00 wib : pencatatan dan pelaporan
3
Hari sabtu
- Jam 07.00-07.15 wib : persiapan alat dan sarana
- Jam 07.15-11.00 wib : pelayanan
- Jam 11.00-12.00 wib : pencatatan dan pelaporan
4
BAB III
STANDAR FASILITAS
A. DENAH RUANGAN
B. STANDAR FASILITAS
Fasilitas dan kelengkapan
Petunjuk penyimpanan rekam medis:
Pada deretan map rekam medis yang disimpan di rak harus
diberi tanda petunjuk guna mempercepat pekerjaan menyimpan dan
menemukan rekam medis. Jumlah petunjuk tergantung dari rata-rata
sebagian besar map rekam medis tersebut.
Untuk map map rekam medis yang tebalnya sedang di beri
petunjuk setiap 50 map. Makin tebal map map rekam medis makin
banyak petunjuk yang harus dibuat. Rekam medis yang aktif lebih
banyak memerlukan petunjuk dari pada rekam medis yang kurang
aktif
Jika harus membeli alat petunjuk ini agar dipilih model yang
kuat dan tahan lama dan mudah dilihat. Pada bagian pinggir
5
petunjuk ini harus lebih lebar, menonjol sehingga angka-angka yang
di cantumkan disitu mudah terlihat
Ketentuan kerja dan prosedur penyimpanan lainnya:
Keselamatan
Faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian
penyimpanan rekam medis
Perlu diperhatikan suhu ruangan, kelembapan,
pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran
Kelengkapan sarana rak penyimpanan yang di atur rapi
untuk memudahkan akses dan pencarian dokumen
rekam medis
- Rekam medis Puskesmas Sekapuk adalah berkas yang telah terisi
data pasien meliputi :
Status pasien (status ruang pemeriksaan umum, ruang KIA,
ruang gigi. Dll)
Lembar Informed Consent (persetujuan/penolakan tindakan
medis)
Hasil pemeriksaan penunjang (laboratorium, dll)
Lembar rujukan atau rujukan balik dari Rumah Sakit yang
berisi diagnosis dan pengobatan pasien
6
Penyelenggaran
7
BAB IV
A. LINGKUP KEGIATAN
Ketentuan umum:
- Setiap pasien yang terdaftar berhak memiliki satu berkas Rekam
Medis yang disimpan dalam satu map
- Rekam Medis tersedia setiap kali kunjungan pasien
- Rekam Medis dibuat secara tertulis
- Berkas Rekam Medis menjadi milik Puskesmas sedangkan isi
Rekam Medis dan lamaran dokumen menjadi milik pasien
- Berkas Rekam Medis dan lampiran dokumen di dalamnya
disatukan sedemikian rupa sehingga tidak mudah hilangdan
tercecer
B. METODE
- Identifikasi pasien di Puskesmas Sekapuk menggunakan
identitas/tanda pengenal diri berupa KTP/SIM atau identitas lain
serta kartu Jaminan Kesehatan (BPJS) bagi yang memiliki
- Setiap pasien yang telah mendaftar, mendapatkan nomor rekam
medis yang sesuai dengan urutan atau sesuai dengan penomoran
yang dicatatat dalam kartu kunjungan berobat yang diberikan
kepada pasien
- Satu pasien mempunyai satu nomor Rekam Medis
- Nomor Rekam Medis digunakaan untuk pencarian dokumen,
pencatatan dan identitas pasien Puskesmas
C. LANGKAH KEGIATAN
Adapun langkah-langkah kegiatan yang dilakukan adalah dimulai
dari:
Pengkodean Penomoran Rekam Medis
8
Cara pengkodean selama ini menggunakan nomor urut, kode
nomor unit wilayah.
Contoh : tanggal 1 januari 2017 ada pasien x datang ke
Puskesmas Sekapuk sebagai pasien baru, maka penomorannya
adalah 01.001
Untuk selanjutnya nomor yang ada di belakang mengikuti
urutan yang ada diloket pendaftaran.
Pengisian Rekam Medis
Rekam medis di Puskesmas Sekapuk berisi data sebagai
berikut:
1. Identitas Pasien (nomor index, nama pasien, nama KK,
tangga lahir/umur, jenis kelamin, alamat, no. BPJS dan
pekerjaan). Di tulis dengan huruf besar sehingga mudah
terbaca
2. Apabila pasien tidak mampu dan tidak mengingat tanggal
lahir, maka di tanyakan umur pasien.
3. Tanggal pemeriksaan
4. Hasil anamnesa, mencakup sekurang-kurangnya keluhan
utama dan riwayat penyakit sekarang (RPS)
5. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik apabila
dilakukan
6. Dokumentasi hasil pemeriksaan penunjang apabila
dilakukan
7. Diagnosis penyakit
8. Rencana penatalaksanaan
9. Pengobatan dan/atau tindakan medik
10. Identitas dan tanda tangan dokter yang menangani
11. Pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien
12. Persetujuan/penolakan tindakan medik bila diperlukan
9
telah disusun terlampir pada SK tentang standarisasi kode diagnostik
dan disesuaikan dengan kemampuan diagnostik puskesmas dan jenis
penyakit yang sering di temukan di puskesmas. Tiap masing-masing
ruang yaitu ruang gigi, ruang pemeriksaan umum, ruang KIA - MTBS,
telah memiliki daftar kode ICD-X. Daftar Kode Diagnostik Puskemas
dapat ditambahkan jika ada jenis penyakit pasien yang belum ada
dalam daftar
10
- Bila terjadi kesalahan pencatatan rekam medis, catatan dan
berkas tidak boleh dihilangkan atau dihapus dengan cara apapun.
Perubahan catatan atas kesalahan dapat dilakukan dengan
pencoretan dan kemudian dibubuhi paraf petugas yang
bersangkutan
- Selain dokter dan dokter gigi yang membuat/mengisi rekam medis,
tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan langsung
kepada pasien dapat membuat/mengisi Rekam Medis atas
perintah/pendelegasian secara tertulis
11
atau penelitian terhadap data dalam rekam medis harus
sepengetahuan dan seijin Kepala Puskesmas dengan
memperhatikan ketentuan kerahasiaan rekam medis sesuai
dengan peraturan perundangan yang berlaku
- Prosedur akses terhadap rekam medis ditetapkan lebih lanjut
dalam standar operasional prosedur
12
- Rekam Medis disimpan di Puskesmas Sekapuk minimal selama 5
tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat
- Setelah melampaui batas waktu tersebut rekam medis
dimusnahkan dengan sepengetahuan Kepala Puskesmas dan
dimuat dalam berita acara pemusnahan
- Petugas penanggung jawab rekam medis bertanggung jawab dalam
pelaksanaan pemusnahan rekam medis
13
BAB V
LOGISTIK
- Snile Map
- Form / Lembar rekam medis
- Box File
- Bolpoint
- Spidol
14
BAB VI
KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM
No Indikator Target
15
2. Peningkatan komunikasi yang efektif
Komunikasi yang efektif yang tepat waktu, akurat, lengkap, jelas dan
yang dipahami oleh resipien/penerima akan mengurangi kesalahan,
dan menghasilkan peningkatan keselamatan pasien. Komunikasi
dapat secara elektronik, lisan, atau tertulis. Komunikasi yang paling
mudah mengalami kesalahan adalah pemerintah diberikan secara
lisan dan yang diberikan melalui telpon. Komunikasi yang mudah
terjadi kesalahan adalah pelaporan kembali hasil pemeriksaan klinis,
seperti laboratorium klinis menelpon unit pelayanan untuk
melaporkan hasil pemeriksaan segera/cito.
3. Peningkatan keamanan obat yang perlu diwaspadai (High Alert
Medication)
Ketepatan pemberian obat kepada pasien dimaksud agar tidak terjadi
kesalahan identifikasi pada saat memberikan obat kepada pasien.
Pengukuran indikator dilakukan dengan cara menghitung jumlah
pasien yang dilayani oleh bagian farmasi dikurangi kejadian
kesalahan pemberian obat dibagi jumlah seluruh pasien yang
mendapat pelayanan obat.
4. Kepastian tepat lokasi, tepat prosedur, tepat pasien operasi
Dalam melaksanakan tindakan medis dan keperawatan, petugas
harus selalu melaksanakannya sesuai prosedur yang telah
ditetapkan. Identifikasi pasien yang akan mendpatkan tindakan
medis dan keperawatan perlu dilakukan sehingga tidak terjadi dalam
pemberian prosedur.
5. Pengurangan resiko infeksi terkait pelayanan kesehatan
Agar tidak terjadi resiko infeksi, maka semua petugas Puskesmas
Sekapuk wajib memakai masker dan menjaga kebersihan tangan
dengan cara mencuci tangan tujuh langkah dengan menggunakan
sabun dan air mengalir. Tujuh langkah cuci tangan pakai sabun
(CTPS) harus dilaksanakan pada lima keadaan, yaitu :
- Sebelum kontak dengan pasien
- Setelah kontak dengan pasien
- Sebelum tindakan aseptik
16
- Setelah kontak dengan cairan tubuh pasien
- Setelah kontak dengan lingkungan sekitar pasien
6. Pengurangan resiko pasien jatuh
Setiap pasien yang dirawat di Puskesmas Sekapuk dilakukan
pengkajian terhadap kemungkinan resiko jatuh untuk meminimalkan
resiko jatuh. Pencegahan terjadinya pasien jatuh dilakukan dengan
cara :
a. Memberikan identifikasi jatuh pada setiap pasien dengan pada
setiap pasien yang beresiko jatuh dengan memberi tanda pada
pintu ruang rawat jalan.
b. Memberikan intervensi kepada pasien yang beresiko serta
memeberikan lingkungan yang aman.
17
BAB VII
KESELAMATAN KERJA
A. PENDAHULUAN
HIV / AIDS telah menjadi ancaman global. Ancaman penyebaran
HIV menjadi lebih tinggi karena pengidap HIV tidak menampakkan gejala.
Penyakit Hepatitis B dan C, yang keduanya potensial untuk menular
melalui tindakan pada pelayanan kesehatan.
Dengan munculnya penyebaran penyakit tersebut diatas
memperkuat keinginan untuk mengembangkan dan menjalankan
prosedur yang bisa melindungi semua pihak dari penyebaran infeksi.
Upaya pencegahan penyebaran infeksi dikenal melalui “Kewaspadaan
Umum” atau “Universal Precaution” yaitu dimulai sejak dikenalnya
infeksi nosokomial yang terus menjadi ancaman bagi ‘Petugas
Kesehatan”.
B. TUJUAN
1. Petugas kesehatan didalam menjalankan tugas dan kewajibannya
dapat melindungi diri sendiri, pasien dan masyarakat dari penyebaran
infeksi.
2. Petugas kesehatan didalam menjalankan tugas dan kewajibannya
mempunyai resiko tinggi terinfeksi penyakit menular dilingkungan
tempat kerjanya, untuk menghindarkan paparan tersebut, setiap
petugas harus menetapkan prinsip “Universal Precaution”.
18
C. TINDAKAN YANG BERESIKO TERPAJAN
1. Cuci tangan yang kurang benar
2. Penggunaan sarung tangan yang kurang tepat
3. Penutupan kembali jarum suntik secara tidak aman
4. Pembuangan peralatan tajam secara tidak aman
5. Teknik dekontaminasi dan sterilisasi peralatan kurang tepat
6. Praktek kebersihan ruangan yang belum memadai
19
BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU
20
BAB IX
PENUTUP
21
LAMPIRAN
AF : Atrial Fribilation
AV : Atrio Ventricular
An : Atas nama
BB : Berat badan
Bln : Bulan
CC : Common Cold
Cm : Centimeter
CM : Compos Mentis
22
CVA : Cerebro Vascular Acciden
CPZ : Chlorpromazine
D : Dextra (kanan)
DA : Dermatitis Alergika
DM : Diabetes Melitus
Dr : dokter
Dx : Diagnosis
DC : Decom Cordis
Fe : Zat besi
G : gram
GG : Gliseril Guaiakolat
23
Hb : Haemoglobin
HCT : Hidroklorothizaid
HT : Hipertensi
IM : Intra Muskuler
IV : Intra Vena
IO : Intra Oral
Jl : Jalan
KB : Keluarga Berencana
Kg : Kilogram
KU : Keluhan Utama
LAB : Laboratorium
24
Low Back Pain : Low Back Pain
LA : Lokal Anastesi
Leko : Leukosit
Lk : Laki-laki
Mnt : Menit
N : Nadi
No : Nomor
Ny : Nyonya
Nn. : Nona
OA : Osteoarthritis
O2 : Oksigen
OD : Occuli Dextra
OS : Occuli Sinistra
Pr : Perempuan
PU : Poli Umum
Px : Pasien
R : Resep
RA : Rheumatik Arthritis
25
RI : Republik Indonesia
RJ : Rawat Jalan
RM : Rekam Medis
RR : Respiratosi Rate
RS : Rumah Sakit
S : Sinistra (kiri)
SC : Sesar
Sdr. : Saudara
T : Tensi
t : Suhu
TB : Tinggi Badan
TFP : Trifluoperazine
THD : Trihexyphenidil
tts : Tetes
Telp : Telepon
Tgl : Tanggal
Thn : Tahun
Tn. : Tuan
26
Trombo : Trombosit
TU : Tata Usaha
UU : Undang-undang
TATA CARA TANDA TANGAN DAN PARAF PADA SISTIM REKAM MEDIS
27
Paraf dilakukan pada:
1. Rujukan Intern
28