Nama: muhammad rasywan hidayat

Nim: 1667142052
Kelas: B ilmu administrasi bisnis

1. Hakikat kantor sebagai penyedia informasi dan keterangan

Pada dasarnya perkantoran memang merupakan tempat pengumpulan informasi,
semua informasi baik berupa data/ dokumen baik itu dalam bentuk tertulis maupun
warkat guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan disetiap bidang maupun divisi
yang berada dikantor tersebut. Proses pengolahan informasi dalam kantor tidak serta
merta langsung menyampaikan informasi yang telah didapatkan, informasi yang
diberikan sesuai dengan keperluan setiap orang yang bersangkutan karena mempunyai
fungsi dan tugas masing-masing yang diantor dalam tata atur didalam kantor. Sebagai
penyedia informasi, kantor memiliki tugas mulai dari menerima, mengumpulkan
mengelola, menyimpan, sampai pada menyalurkan ataupun mendistribusikan informasi.
Dan juga selain sebagai penyedia informasi kantor juga berfungsi sebagai pemberi
keterangan, dalam keterkaitannya sebagai pemberi keterangan kantor sangat erat
kaitannya dengan administrasi yang mana dalam artian luas administrasi merupakan
bentuk kerjasama orang-orang yang terlibat didalamnya. Sedangkan dalam artian sempit
adiminstrasi merupakan kegiatan pencatatan dalam artian tulis menulis. Dalam suatu
organisasi yang biasanya mengeluarkan surat, mandataris yaitu dibagian administrasi.
Hal-hal inilah yang juga ada dalam perkantoran yang mana sebagai pemberi keterangan
administrasi dalam kantor mengeluarkan surat maupun mandataris atau penandatanganan
sebagai pemberi legalitas untuk menjalankan tugasnya sebagai mana yang tertera dalam
surat tersebut.
Menurut J.C Denyer dalam bukunya “office administration” mengemukakan
fungsi kantor yaitu untuk memberikan pelayanan dan komunikasi dan warkat secara rinci
yaitu
a. Untuk menerima keterangan (surat-surat, harga, kutipan dsb)
b. Untuk mencatat keterangan (catatan-catatan kepegawaian)
c. Untuk menyusun keterangan (dalam pembiayaan dan pembukuan)
d. Untuk memberi keterangan (faktur-faktur penjualan dan perkiraan-perkiraan)
e. Untuk menjamin aktiva-aktiva (pemeliharaan uang tunai dan persediaan
Kantor sebagai pemberi keterangan juga bertugas untuk mengumpulkan
keterangan, mengumpulkan keterangan dalam artian kantor bertugas menyediakan
 keterangan yang sebelumnya ada lalu menjadi ada. Keterangan-keterangan yang
sebelumnya masih tercerai-berai dikumpulkan dan diolah menjadi sebuah
informasi, apabila telah dikumpulkan selanjutnya keterangan-keterangan tersebut
dicatat dan disatukan dibagian pencatatan.
Maka sebab itulah mengapa perkantoran pada hakikatnya memang merupakan
penyedia informasi serta pemberi keterangan. Karena dalam kegiatannya sendiri
kantor manerapkan aspek administrasi yang memiliki cakupan pengertian yang amat
luas.
2. Fungsi manajemen perkantoran menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnell
Ada lima macam fungsi manajemen yaitu
a. Planning (perencanaan)
b. Organizing (pengorganisasian)
c. Staffing (penyusunan)
d. Directing (pengarahan)
e. Controling (pengawasan)
Pada dasarnya ke lima hal yang dikemukakan olehnya merupakan fungsi dasar
manajemen perkantoran yang pada umumnya juga dikemukakan oleh ahli-ahli
lainnya, yang artinya adanya kesepahaman antara ahli yang merumuskan tentang
manajemen perkantoran meskipun ada yang mengemukakan fungsi manajemen
perkantoran lebih rinci lagi .
a. Planning (perencanaan)
Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai atau
intansi yang berkaitan dengan fungsi dibentuknya organisasi tersebut.
Penetuan rencana dianggap sangat penting karena akan menentukan jalan atau
taktik maupun strategi dalam mengatur jalannya organisasi tersebut.
Keterkaitannya dengan lingkungan saya yaitu dalam kegiatan apapun yang
akan dilaksanakan pasti akan dimulai dengan perencanaan kegiatan tersebut
agar sejalan dengan tujuan yang akan dicapai akibat pelaksanaan kegiatan
tersebut.
b. Organizing (pengorganisasian)
Pengorganisasian dibentuk untuk memudahkan dalam melaksanakan kegiatan,
strategi ataupun taktik yaang telah diatur dalam perencanaan diawal kemudian
akan diatur dalam sebuah struktur organisasi yang mana demi mencapai proses
pelaksanaan yang efisien dan efektif. Pengorganisasian dibetuk misalnya
 dibentuk setiap bidang atau divisi yang selalu ada perkantoran maupun setiap
kegiatan yang dilakukan dilingkungan sekitar.
c. Staffing (penyusunan)
Staffing dilakukan sebagai penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak
dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar
setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi. Staffing
dilakukan apabila pengorganisasi sebelumnya telah dilakukan, apabila setiap
bagian telah dilaksanakan selanjutnya mengatur orang-orang yang akan
menduduki posisi pada bidang-bidang yang telah dibentuk sebelumnya. Hal
ini pun serupa dengan dalam mengatur kegiatan yang akan dilaksanakan
dilingkungan sekitar yang mana juga mengatur orang-orang yang akan bekerja
didalamnya.
d. Directing (pengarahan)
Selanjutnya apabila struktur organisasi telah terbentuk selanjutnya dilakukan
pengarahan sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing bidang. Hal ini
begitu penting untuk menghindari miss persepsi diantara sumber daya yang
ada. Agar setiap hal yang dilaksanakan sesuai dengan perencanaan
sebelumnya.
e. Controling (pengawasan)
Hampir sama dengan fungsi directing tapi pada fungsinya controling memili
fungsi yang lebih merinci karena menyangkut pengendalian. Hal-hal yang
dilakukan dalam rangka mencapai tujuan selanjutkan akan di control dan
dikendalikan agar tidak membuang waktu dan tenaga dan tetap berada pada
jalur yang telah ditentukan sebelumnya.
3. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab
Wewenang merupakan dasar untuk bertindak, berbuat dan melakukan
kegiatan/aktivitas dalam suatu perusahaan. Sedangkan tanggung jawab merupakan
melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya sebagai konsekuensi atas wewenang
yang diberikan padanya. Mengapa rasionalitas dan wewenang sangat berpengaruh
terhadap efisiensi kerja. Pada dasarnya wewenang yang diberikan kepadanya sebagai
bentuk pengorganisasian terhadap tujuan perusahaan. Tujuan perusahaan dapat
tercapai dengan baik selama sumber daya manusianya selalu menjalankan tugas
sesuai koridor yang telah ditetapkan. Hal ini menyinggung langsung mengapa
pembagian wewenang kerja sangat diperlukan. Agar semua pekerjaan dan terpetakan
 dan terkodinir dengan baik. Untuk itulah apabila ada keterhambatan pada rangkain
kerja yang telah ditetapkan maka dapat menghambat tercapainya tujuan perusahaan.
Ada beberapa faktor yang mungkin saja mengjadi penghambat dalam suatu
perusahaan yaitu tidak adanya profesionalitas kerja. Prefesionalitas kerja didapatkan
apabila sdm yang telah direkrut ditempatkan sesuai dengan bidangnya masing-
masing. Sehinngga tidak ada lagi salah penempatan kerja karena apabila penyempatan
sdm tidak pada bidangnya maka akan menghambat jalan pekerjaan. Hal inilah yang
disebut rasionalitas wewenang dan tanggung jawab.

4. Mengapa asas perencanaan sangat erat kaitannya dengan efisisensi kerja

Kita ketahui bersama bahwa asas perencanaan merupakan asas yang
menentukan apa-apa yang dikerjakan selanjutnya. Apabila sedari awal perencanaan
yang diusulkan memang sangat sulit untuk dijalankan, maka dalam pelaksanaan ya
maka akan sulit pula untuk dilaksanakan. Maka itulah demi tercapainya tujuan yang
diinginkan maka perlu perencanaan yang penting untuk memaksimalkan setiap
pekerjaan yang dilakukan oleh sumber daya manusianya. Perencanaan yang sedari
awal terencana dengan matang dan jelan pembahagian kerjanya.
5. Peran arsip dalam menunjang aktivitas kerja dan juga sebagai pembuat
keputusan
Arsip merupakan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan
berbagai macam bentuk baik berupa tulisan, gambar , video maupun lainnya. Salah
satu fungsi arsip sebagai bahan evaluasi kegiatan. Evaluasi ini sangat penting dalam
aktivitas kerja dan pembuat keputusan. Keputusan yang diambil bisa dipertimbangkan
melalui arsip yang ada sehingga perbaikan dalam setiap kegiatan akan selalu ada
karena selalu ada tolak ukur yang tertulis diarsip. Contohnya arsip terhadap hasil
kegiatan sebelumnya akan menjadi patokan pada kegiatan yang sama yang akan
dilakukan setelahnya sekaligus menjadi tolak ukur kesuksesan suatu kegiatan.
Contohnya dimubes ilmu administrasi bisnis. Dalam perombakan AD/ART nya maka
diikutkan arsip sebelumnya yang digunakan sebagai pertimbangan untuk memutuskan
kegiatan selanjutnya. Maka dengan itulah pengadaan arsip oleh sekretaris begitu
sangat penting mengingat perannya sebagai bahan evaluasi agar selalu ada
peningkatan dalam setiap kegiatan.