46 

Bab 3

Sistem yang Berjalan

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan dan Bidang Usaha

Berdirinya Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ) diawali dengan

diterbitkanya majalah intisari pada tahun 1963. Dua tahun kemudian,

tepatnya pada tanggal 28 Juni 1965, ditengah usaha untuk menembus

situasi keterbatasan informasi yang terjadi pada saat itu, diterbitkanlah

sebuah koran baru bernama Kompas oleh PK Ojong ( alm. ), Jakob

Oetama ( saat ini presdir KKG ). Saat ini Kompas terkenal sebagai koran

berskala nasional terbesar di Indonesia dengan oplah lebih dari 550.000

per hari. Sedangkan Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ) sampai saat

ini telah memiliki lebih dari 40 tabloid dan majalah. Kelompok Kompas

Gramedia ( KKG ) terletak di Jalan Raya Panjang No. 8 – A Kebon Jeruk,

Jakarta Barat.

Dengan idealisme dan semangat untuk memberikan informasi yang

objektif kepada masyarakat, Kelompok Kompas Gramedia ( KKG )

mengkhususkan diri untuk bergerak di bidang media komunikasi, baik

melalui media cetak maupun audiovisual. Baru pada sekitar tahun 80-an

Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ) mulai melakukan diversifikasi

 

 
 47 

usaha, diluar bidang utamanya. Selain untuk mendukung usaha inti di

bidang komunikasi, pengembangan usaha ini juga dimaksudkan untuk

memperluas lapangan kerja sejalan dengan usaha pemerintah untuk

mengatasi masalah ketenagakerjaan di Indonesia.

Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ) juga memiliki banyak anak

perusahaan, salah satu perusahaan yang tergabung di dalamnya adalah

PT. Penerbitan Sarana Bobo. PT. Penerbitan Sarana Bobo disahkan

berdasarkan akta pendirian No.35 pada tanggal 29 Maret 1985 dihadapan

notaris Santa Juliet Mawati, SH.

PT. Penerbitan Sarana Bobo menerbitkan majalah dan tabloid

dengan berbagai tema dan dapat dinikmati oleh berbagai kalangan usia.

Majalah dan tabloid tersebut antara lain adalah Bobo, Nova, Otomotif,

Hai dan lain – lain. PT. Penerbitan Sarana Bobo memiliki divisi yang

berfungsi untuk mensupport kegiatan unit usaha lain yang tergabung

dalam Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ). Unit usaha yang berada di

bawah manajemen Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ), yaitu

Corporate Facility Management ( CFM ), Corporate Human Resources (

CHR), Corporate Comptroller, Corporate Finance, Corporate

information Technology & Information System, Corporate Circulation,

Corporate Advertising, Group of Magazine, Group of Books Publishing,

Group of Regional Newspaper, Group of Printing, Group of Retail

Business, Group of Hotel and Resort, Kompas, Kontan, Warta Kota,

 
 48 

Surya, Sports & Health Media, Kompas.com, Sonora, Graha Kerindo

Utama.

General Affairs ( GA ) – Group of Magazine Kompas Gramedia

merupakan salah satu divisi yang berada di PT. Penerbitan Sarana Bobo.

GA bergerak dalam bidang jasa yang melayani dan mensupport kegiatan

internal pada Group of Magazine Kompas Gramedia. Kegiatan pelayanan

tersebut diantaranya pengadaan Alat Tulis kantor ( ATK ) untuk unit

perusahaan yang berada dalam Kelompok Kompas Gramedia ( KKG ).

Selain itu, general Affair ( GA ) – Group of Magazine Kompas Gramedia

juga melayani penyewaan Ballroom dan mobil untuk lingkungan internal

maupun eksternal perusahaan.

 
 49 

3.1.2 Struktur Organisasi

3.1.2.1 Struktur Organisasi Group of Magazine Kompas Gramedia

Struktur Organisasi Group of Magazine Kompas Gramedia

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Group of Magazine Kompas Gramedia

( Sumber : Human Resources Department )

 
 50 

Gambar 3.2 Struktur Organisasi General Affairs Department

( Sumber : 2010, GS Superintendent )

 
 51 

3.1.3 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab

Adapun pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari

masing – masing bagian adalah sebagai berikut :

1. Manager General Affairs

Adapun tugas dari manager general affairs adalah sebagai

berikut :

a. Membuat kalkulasi biaya.

b. Melaksanakan presentasi.

c. Mengkoordinasikan pekerjaan yang berkaitan dengan

unit/bagian lain di Group of Magazine ( Redaksi, Iklan,

Promosi, Human Resources, Pre Press, Research dan

Pengembangan ) dalam hal melakukan kegiatan dan

kerjasama.

d. Menjalin dan membina hubungan dengan pihak luar dalam

rangka, kerjasama, dan membangun citra perusahaan.

e. Melakukan evaluasi atas kinerja karyawan dan penilaian

karya terhadap karyawan di General Affairs Department.

f. Mengembangkan potensi dan melatih keterampilan

karyawan di Bagian Umum sesuai tuntutan kerja dalam

melaksanakan tugasnya.

 
 52 

g. Menganalisa dan mengatasi keluhan, persoalan, dan

penyimpangan kerja di General Affairs Department dan atau

yang berkaitan dengan unit / pihak lain.

h. Membina semangat dan kerjasama tim untuk mencapai

sasaran kerja di General Affairs Department, dengan cara

antara lain : mengarahkan, memberikan saran, masukan,

penghargaan, dan teguran.

i. Menyusun program kerja dan anggaran untuk General

Affairs Department.

j. Mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan program

kerja dan anggaran General Affairs Department, antara lain :

• Melakukan evaluasi hasil kerja dan realisasi anggaran

secara periodik.

• Memberikan rekomendasi pengeluaran biaya operasional

General Affairs Department.

k. Mengembangkan dan menetapkan system dan prosedur

kerja ( SOP = Standard Operating Procedure ), dan atau

mekanisme kerja di General Affairs Department, serta yang

terkait dengan unit / bagian atau pihak lain, antara lain :

• Merevisi dan menetapkan sistem dan prosedur pemakaian

peralatan kerja / inventaris.

 
 53 

• Membuat mekanisme kerja untuk kebutuhan General

Affairs Department.

• Membuat mekanisme kerja untuk pengadaan, perawatan,

dan perbaikan sarana dan prasarana kerja.

l. Menyampaikan informasi manajemen bisnis kepada pihak

yang berkepentingan pada rapat setingkat kelompok dan

corporate.

m. Melakukan negosiasi bisnis dengan pihak luar sesuai

ketentuan yang berlaku di perusahaan.

Sedangkan wewenang dari manager general affairs adalah

sebagai berikut :

a. Dalam hal mengkoordinasikan pekerjaan yang terkait

dengan bagian / unit lain di kelompok majalah terkait

dengan jasa pelayanan perkantoran, pengelolaan gedung dan

studio foto, serta pengadaan sarana / fasilitas kerja di

Gramedia of Magazine.

b. Evaluasi dan penilaian kinerja karyawan dari General

Affairs Department.

c. Penyusunan program kerja dan anggaran dari General

Affairs Department.

 
 54 

d. Dalam hal yang terkait dengan pengembangan dan

penetapan system dan prosedur kerja ( SOP ), dan atau

mekanisme kerja di General Affairs Department.

e. Dalam hal yang berhubungan dengan negosiasi bisnis

dengan pihak luar dalam rangka kerjasama dan membangun

citra perusahaan.

2. General Service Superintendent

Tugas dari general service superintendent adalah sebagai

berikut :

a. Melakukan presentasi yang berkaitan dengan pengelolaan

jasa layanan perkantoran untuk unit – unit kerja di Group of

Magazine.

b. Menganalisa dan mengevalusai data – data dan pelaksanaan

kegiatan berkaitan dengan jasa layanan perkantoran untuk

unit – unit kerja di Group of Magazine serta mengolah data

tersebut menjadi informasi manajemen.

c. Menyusun rencana kerja, meliputi antara lain :

• Membuat rencana kerja General Service Section.

• Memimpin rapat General Service Section secara periodik.

• Membagi tugas / pekerjaan pada karyawan yang berada di

General Service Section.

 
 55 

d. Mengawasi pelaksanaan tugas / pekerjaan di General

Service Section.

e. Menjalani dan membina hubungan dengan pihak luar dalam

rangka kerjasama dan membangun citra perusahaan.

f. Melakukan evaluasi atas kinerja karyawan dan penilaian

karya terhadap karyawan di General Service Section.

g. Mengembangkan potensi dan melatih keterampilan

karyawandi General Service Section sesuai tuntutan kerja

dalam melaksanakan tugasnya.

h. Menganalisa dan mengatasi keluhan, persoalan, dan

penyimpanan kerja di General Services Section dan atau

yang berkaitan dengan unit / pihak lain.

i. Membina semangat dan kerjasama tim untuk mecapai

sasaran kerja di General Services Section, dengan cara

antara lain : mengarahkan, memberikan saran, masukan,

penghargaan dan teguran.

Sedangkan wewenang dari general service superintendent

adalah sebagai berikut :

 
 56 

a. Penyusunan rencana kerja, termasuk juga pembagian kerja

di General Services Section yang menjadi tanggung

jawabnya.

b. Evaluasi dan penilaian kinerja terhadap karyawan –

karyawan di General Services Section.

3. Petugas Kendaraan

a. Melaksanakan kegiatan mendukung kegiatan operasional

unit – unit kerja lain di Kelompok Majalah, meliputi antara

lain :

• Membantu kelancaran penyelenggaraan event / kegiatan

unit kerja lain ( redaksi, bisnis ).

• Menyiapkan peralatan dan perlengkapan event ( ulang

tahun, demo masak, dan lain – lain ).

b. Melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan relokasi atau

pindah tempat kerja, bagi unit-unit kerja di lingkungan

Kelompok Majalah, meliputi antara lain :

• Menyiapkan, mengepak, membungkus barang dan

peralatan kantor.

• Mengangkat dan mengikat, kemudian mengirimkan

barang, peralatan kantor untuk diletakkan sesuai layout dan

peruntukkannya di lokasi baru.

 
 57 

c. Melaksanakan kegiatan layanan kendaraan operasional

bagian umum, meliputi antara lain :

• Menangani gangguan pada kendaraan operasional di hari

dan jam kerja ( gangguan akibat kecelakaan lalu lintas,

mogok ).

• Mengambil kendaraan dalam hal karyawan mengalami

PHK dan tidak memenuhi kewajiban atas kredit kendaraan

karyawan.

• Memeriksa kelayakan dan kelengkapan kendaraan

operasional General Services Section.

d. Melayani permintaan peminjaman kendaraan dari unit kerja

ke Bagian Kendaraan Divisi General Affairs Kompas

Gramedia atau luar perusahaan.

e. Membuat order, meliputi antara lain :

• Membuat order klaim asuransi kendaraan operasional (

kecelakaan dan kehilangan ) di unit kerja ke Bagian

Kendaraan Divisi General Affairs Kompas Gramedia.

• Membuat order perbaikan atau penanganan keluhan

kendaraan operasional di unit kerja ke bengkel Bagian

Kendaraan Divisi General Affairs atau bengkel luar.

 
 58 

• Membuat order perpanjangan masa berlaku STNK

kendaraan operasional dan dinas jabatan di Kelompok

Majalah.

• Membuat order pengurusan kehilangan surat-surat

kendaraan operasional dan dinas jabatan Kelompok

Majalah.

f. Melakukan kegiatan administrasi, meliputi :

• Membuat buku catatan kondisi operasional Bagian General

Affairs ( Palmerah )

• Membuat catatan klaim asuransi dari unit kerja di

Kelompok Majalah.

• Membuat catatan permintaan peminjaman kendaraan

operasional unit kerja di Kelompok Majalah ( ke bagian

Kendaraan atau antar unit di Kelompok Majalah ).

• Membuat catatan masa berlaku STNK kendaraan

operasional di Kelompok Majalah.

• Membuat catatan kehilangan surat-surat kendaraan

operasional.

g. Melakukan pengarsipan data dan dokumen, yang

berhubungan dengan kegiatan layanan umum dan layanan

kendaraan operasional, antara lain :

• Form klaim asuransi

 
 59 

• Form peminjaman kendaraan antar unit kerja.

• Fotocopy STNK.

• Fotocopy laporan kehilangan di kepolisian dan surat

pengantar dari unit kerja.

• Buku catatan dan laporan pemakaian kendaraan

operasional Bagian General Affairs.

• Buku catatan keluhan dan perbaikan yang dilakukan

melalui Bagian General Affairs.

h. Membuat laporan, meliputi antara lain :

• Laporan kondisi kendaraan operasional Bagian General

Affairs.

• Rekap peminjaman kendaraan oleh unit kerja di Kelompok

Majalah secara periodik.

• Laporan lainnya berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan

layanan umum dan kendaraan operasional.

 
 60 

3.2 Sistem Yang Berjalan

3.2.1 Prosedur Sistem yang Berjalan

General Affairs ( GA ) memiliki 37 mobil yang terdiri dari 12 mobil

buffer dan operasional serta 25 mobil Advertising Sales Marketing ( ASM

) yang perawatannya dilakukan oleh General Affairs ( GA ).

Prosedur Peminjaman Mobil Operasional dan Buffer

Proses bisnis dimulai ketika unit memesan mobil ke Bagian Piket.

Pemesanan mobil dapat dilakukan melalui telepon maupun datang

langsung. Bagian Piket akan mengecek mobil yang dipesan tersedia atau

tidak. Apabila tersedia, Bagian Piket akan melakukan konfirmasi

mengenai tanggal pakai dan lamanya waktu peminjaman. Setelah terjadi

kesepakatan pinjaman, Bagian Piket mengisi Formulir Pemakaian

Kendaraan Operasional ( FPKO ) tiga rangkap. Rangkap ke-1 diarsip,

Rangkap ke-2 diberikan kepada unit, dan rangkap ke-3 diberikan kepada

Bagian Pembayaran. Setelah itu, unit peminjam harus membayar

langsung tagihan peminjaman mobil ke Bagian Pembayaran dan

menerima kwitansi sebagai bukti pembayaran. Proses pemberian kunci

diberikan setelah unit menunjukkan kwitansi kepada Bagian Piket, dan

unit dapat langsung mengambil mobil di area parkir dengan menunjukan

Formulir Pemakaian Kendaraan Operasional ( FPKO ) kepada security .

 
 61 

Pengembalian mobil dilakukan oleh unit pemakai dengan memarkir

mobil di area parkir semula, dan menyerahkan kunci kepada Bagian

Piket. Bagian Piket akan memeriksa kelengkapan surat – surat mobil.

Setelah itu meminta unit untuk menandatangani Buku Ekspedisi sebagai

tanda serah terima mobil.

Pemeriksaan dan pengecekan kondisi mobil dilakukan oleh Bagian

Non – Piket. Pemeriksaan tersebut dilakukan terhadap mobil yang tidak

dipakai dan mobil yang telah dipakai. Pengecekan yang dilakukan setiap

hari untuk memeriksa jumlah Km dan BBM, sedangkan pengecekan

mingguan dilakukan untuk memeriksa kondisi mesin sampai kondisi fisik

mobil tersebut. Bagian Non – Piket akan mencatat hasil pengecekan

tersebut ke dalam Form Check List.

Jika terjadi kecelakaan, maka Bagian Piket akan mengeluarkan

Formulir Berita Acara yang berisi tentang informasi kerugian atas

pemakaian mobil. Formulir tersebut diisi oleh pemakai dengan

menyerahkan fotokopi KTP dan SIM pengemudi untuk pengurusan klaim

ke asuransi.

Setiap bulannya Bagian Piket , Non – Piket dan Bagian Pembayaran

membuat laporan – laporan yang diserahkan kepada Manajer . Laporan

tersebut antara lain Laporan Pemakaian Kendaraan dan Laporan

Perawatan Kendaraan Buffer dan ASM .

 
 62 

Proses Peminjaman Mobil ASM

Proses Bisnis dimulai ketika unit memesan mobil ke Bagian Piket.

Pemesanan mobil dapat dilakukan melalui telepon maupun datang

langsung. Bagian Piket akan mengecek mobil yang dipesan tersedia atau

tidak. Apabila tersedia, Bagian Piket akan melakukan konfirmasi

mengenai tanggal pakai dan lamanya waktu peminjaman. Setelah terjadi

kesepakatan pinjaman, Bagian Piket mengisi Formulir Pemakaian

Kendaraan Operasional ( FPKO ) tiga rangkap. Rangkap ke-1 diarsip,

Rangkap ke-2 diberikan kepada unit, dan rangkap ke-3 diberikan kepada

Bagian Pembayaran. Unit menerima kunci bersamaan dengan FPKO yang

telah diisi. Kemudian, unit dapat langsung mengambil mobil di area

parkir dengan menunjukan Formulir Pemakaian Kendaraan Operasional (

FPKO ) kepada security.

Bagian Pembayaran akan membuat Nota Tagihan sebanyak tiga

rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada Corporate Finance kantor pusat,

rangkap ke-2 diberikan kepada unit pemakai, dan rangkap ke-3 diarsip

untuk dibuat jurnal. Pengembalian mobil dilakukan oleh unit pemakai

dengan memarkir mobil di area parkir semula, dan menyerahkan kunci

kepada Bagian Piket. Bagian Piket akan memeriksa kelengkapan surat –

surat mobil. Setelah itu meminta unit untuk menandatangani Buku

Ekspedisi sebagai tanda serah terima mobil.

 
 63 

Pemeriksaan dan pengecekan kondisi mobil dilakukan oleh Bagian

Non – Piket. Pemeriksaan tersebut dilakukan terhadap mobil yang tidak

dipakai dan mobil yang telah dipakai. Pengecekan yang dilakukan setiap

hari untuk memeriksa jumlah Km dan BBM, sedangkan pengecekan

mingguan dilakukan untuk memeriksa kondisi mesin sampai kondisi fisik

mobil tersebut. Bagian Non – Piket akan mencatat hasil pengecekan

tersebut ke dalam Form Check List.

Jika terjadi kecelakaan, maka Bagian Piket akan mengeluarkan

Formulir Berita Acara yang berisi tentang informasi kerugian atas

pemakaian mobil. Formulir tersebut diisi oleh pemakai dengan

menyerahkan fotokopi KTP dan SIM pengemudi untuk pengurusan klaim

ke asuransi.

Setiap bulannya Bagian Piket , Non – Piket dan Bagian Pembayaran

membuat laporan – laporan yang diserahkan kepada Manajer . Laporan

tersebut antara lain Laporan Pemakaian Kendaraan dan Laporan

Perawatan Kendaraan Buffer dan ASM.

 
 64 

3.2.2 Rich Picture

Gambar 3.3 Rich Picture Pemesanan Mobil Buffer

 
 65 

Gambar 3.4 Rich Picture Pemesanan Mobil ASM

 
 66 

Gambar 3.5 Rich Picture Pengembalian Mobil ASM dan Buffer

Gambar 3.6 Rich Picture Pemeriksaan dan Pengecekan Mobil ASM dan Buffer

 
 67 

3.2.3 Identifikasi Event

3.2.3.1 Event Tabel Mobil Buffer

Event Internal Agent Start When Activity

Menerima pesanan Bagian Piket Ketika unit Menerima pesanan

mobil memesan mobil mobil, mengecek

mobil, melakukan

konfirmasi,

membuat FPKO 3

rangkap

Menerima Bagian Ketika Menerima Menerima

pembayaran Pembayaran FPKO dari Bagian pembayaran,

Piket menyerahkan

kwitansi

Menyerahkan Kunci Bagian Piket Ketika unit Menyerahkan kunci

menujukkan dan STNK

kwitansi

Mencocokkan FPKO Security Ketika unit Mencocokkan

mengambil mobil FPKO dengan

mobil yang diambil

Menerima Bagian Piket Ketika unit Menerima kunci

Pengembalian Kunci Pemakai dan STNK,

 
 68 

dan STNK mengembalikan memeriksa

Kunci kelengkapan surat

mobil, menyiapkan

buku ekspedisi

Memeriksa dan Bagian Non – Ketika mobil Mengecek kodisi

mengecek mobil Piket setelah dipakai mobil, mencatat

atau tidak gunakan. Form Check List

Mencatat Kerugian Bagian Piket Ketika terjadi Mengeluarkan

kecelakaan Formulir Berita

Acara,

menyerahkan

fotocopy KTP dan

SIM.

Menerima Laporan Manajer Ketika Bagian Menerima Laporan

Piket, Bagian Non Pemakaian

– Piket dan Bagian Kendaraan dan

Pembayaran Laporan Perawatan

menyerahkan Kendaraan Buffer

Laporan dan ASM

Tabel 3.1 Event Table Mobil Buffer Sistem Berjalan

 
 69 

3.2.3.2 Event Tabel Mobil ASM

Event Internal Agent Start When Activity

Menerima pesanan Bagian Piket Ketika unit Menerima pesanan

mobil memesan mobil mobil, mengecek

mobil, melakukan

konfirmasi,

membuat FPKO 3

rangkap

Menyerahkan Kunci Bagian Piket Ketika unit datang Menyerahkan kunci

dan STNK ke Bagian Piket dan STNK

Mencocokkan FPKO Security Ketika unit Mencocokkan

mengambil mobil FPKO dengan mobil

yang diambil

Melakukan Bagian Ketika Menerima Membuat Nota

penagihan Pembayaran FPKO dari Bagian Tagihan 3 rangkap,

Piket membuat jurnal

Menerima Bagian Piket Ketika unit Menerima kunci dan

Pengembalian Kunci menyerahkan kunci STNK , memeriksa

dan STNK kelengkapan surat

mobil, menyiapkan

buku ekspedisi

 
 70 

Memeriksa dan Bagian Non – Ketika mobil Mengecek kondisi

mengecek mobil Piket setelah dipakai atau mobil, mencatat

tidak digunakan Form Check List

Mencatat Kerugian Bagian Piket Ketika terjadi Mengeluarkan

kecelakaan Formulir Berita

Acara, menyerahkan

fotocopy KTP dan

SIM

Menerima Laporan Manajer Ketika Bagian Menerima Laporan

Piket, Bagian Non Pemakaian

– Piket dan Bagian Kendaraan dan

Pembayaran Laporan Perawatan

menyerahkan Kendaraan Buffer

Laporan dan ASM .

Tabel 3.2 Event Table Mobil ASM Sistem Berjalan

 
 71 

3.2.4 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan

3.2.4.1 Overview Activity Diagram Mobil Buffer

Gambar 3.7 Overviev Activity Diagram Mobil Buffer

 

 
 72 

3.2.4.2 Overview Activity Diagram Mobil ASM dan Operasional

Gambar 3.8 Overview Activity Diagram Mobil ASM dan Operasional

 

 
 73 

3.2.5 Workflow Table

3.2.5.1 Workflow Tabel Mobil Buffer

Actor Activity

Menerima Pemesanan Mobil

Bagian Piket 1. Menerima pemesanan

2. Mengecek Mobil

3. Melakukan Konfirmasi

4. Membuat Formulir Pemakaian Kendaraan Opersional

(FPKO) Rangkap 3.

• Lembar ke-1 diarsip

• Lembar ke-2 diberikan kepada Unit

• Lembar ke-3 diberikan kepada Bagian Pembayaran

Menerima Pembayaran

Bagian Pembayaran 5. Menerima FPKO Lembar ke-3 dari Bagian Piket

6. Menerima Pembayaran

7. Menyerahkan Kwitansi

Menyerahkan Kunci Mobil

Bagian Piket 8. Menunjukan Kwitansi

9. Menyerahkan Kunci & STNK

Mencocokkan FPKO

Security 10. Mengecek FPKO yang diterima

 
 74 

11. Mengecek mobil yang diambil

Menerima Pengembalian Kunci Mobil

Bagian Piket 12. Menerima Kunci & STNK

13. Memeriksa Kelengkapan Surat Mobil

14. Menyiapkan Buku Ekspedisi

Memeriksa dan Mengecek Mobil

Bagian Non-Piket 15. Mengecek Kondisi Mobil

16. Mencatat hasil pengecekan ke dalam Form Check List

Mencatat Kerugian

Bagian Piket 17. Mengeluarkan Formulir Berita Acara

18. Menyerahkan Fotocopy KTP dan SIM

Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan

Bagian Piket 19. Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan Buffer

20. Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan Operasional &

ASM

21. Menyerahkan Laporan kepada Manajer

Membuat Laporan Perawatan Mobil

Bagian Non-Piket 22. Membuat Laporan Perawatan Mobil Buffer

23. Membuat Laporan Perawatan Mobil Operasional & ASM

24. Menyerahkan Laporan kepada Manajer

Tabel 3.3 Workflow Table Mobil Buffer Sistem Berjalan

 
 75 

3.2.5.2 Workflow Tabel Mobil ASM

Actor Activity

Menerima Pemesanan Mobil

Bagian Piket 1. Menerima pemesanan

2. Mengecek Mobil

3. Melakukan Konfirmasi

4. Membuat Formulir Pemakaian Kendaraan Opersional

(FPKO) Rangkap 3.

• Lembar ke-1 diarsip

• Lembar ke-2 diberikan kepada Unit

• Lembar ke-3 diberikan kepada Bagian Pembayaran

Menyerahkan Kunci Mobil

Bagian Piket 5. Menyerahkan Kunci

6. Menyerahkan STNK

Melakukan Penagihan

Bagian Pembayaran 7. Menerima FPKO Lembar ke-3 dari Bagian Piket

8. Menagih Unit Pemakai

9. Membuat Nota Tagihan Rangkap 3.

• Lembar ke-1 diberikan kepada Corporate Finance

Kantor Pusat

• Lembar ke-2 diberikan kepada Unit Pemakai

 
 76 

• Lembar ke-3 diarsip untuk membuat Jurnal

Mencocokkan FPKO

Security 10. Mengecek FPKO yang diterima

11. Mengecek mobil yang diambil

Menerima Pengembalian Kunci Mobil

Bagian Piket 12. Menerima Kunci & STNK

13. Memeriksa Kelengkapan Surat Mobil

14. Menyiapkan Buku Ekspedisi

Memeriksa dan Mengecek Mobil

Bagian Non-Piket 15. Mengecek Kondisi Mobil

16. Mencatat hasil pengecekan ke dalam Form Check List

Mencatat Kerugian

Bagian Piket 17. Mengeluarkan Formulir Berita Acara

18. Menyerahkan fotocopy KTP dan SIM

Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan

Bagian Piket 19. Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan Buffer

20. Membuat Laporan Pemakaian Kendaraan Operasional

dan ASM

21. Menyerahkan Laporan kepada Manajer

Membuat Laporan Perawatan Mobil

Bagian Non-Piket 22. Membuat Laporan Perawatan Mobil Buffer

23. Membuat Laporan Perawatan Mobil Operasional dan

 
 77 

ASM

24. Menyerahkan Laporan kepada Manajer

Tabel 3.4 Workflow Table Mobil ASM Sistem Berjalan

3.2.6 Formulir dan Laporan Pada Sistem yang Berjalan

Formulir dan Laporan yang digunakan pada General Affairs (GA)

– Kompas Gramedia adalah :

1. Formulir Pemesanan Kendaraan Operasional ( FPKO )

FPKO dibuat oleh Bagian Piket untuk mengetahui unit yang akan

menyewa mobil dan merek mobil yang akan disewa. FPKO memiliki

field tanggal pesan , Mobil Nomor, NIK/Nama, Bagian/Unit, No.Ext,

Tanggal Pakai, Tanggal Kembali, Jam Keluar, Jam Masuk,

Tujuan/Keperluan, Keterangan Jenis Peminjaman,dan Keterangan

BBM. FPKO dibuat 3 Rangkap :

- Rangkap 1 : Diarsip

- Rangkap 2 : Diberikan kepada Unit yang meminjam mobil

- Rangkap 3 : Diberikan kepada Bagian Pembayaran.

2. Nota Tagihan

Nota Tagihan dibuat oleh Bagian Pembayaran untuk mengetahui

tagihan atau jumlah yang harus dibayar atas penyewaan mobil. Nota
 

 
 78 

Tagihan memiliki field Nomor, Dari, Untuk Unit, Bulan, Nomor Urut,

Kategori, Nomor Account, Jumlah, PPN, dan Total.

Nota Tagihan dibuat 3 Rangkap :

- Rangkap 1 : Diberikan pada Coporate Finance Gramedia Pusat

- Rangkap 2 : Diberikan pada Unit Pemakai

- Rangkap 3 : Diarsip.

3. Formulir Check List

Formulir Check List dibuat oleh Bagian Non – Piket untuk

mencatat hasil pengecekan kondisi mobil. Formulir Check List

memiliki field Tanggal, Jam, Nomor, Nomor polisi, Jenis/merek, KM,

BBM, STNK, Tool Set, Kunci Roda, Dongkrak, Dop.Roda, Intrm

Lampu, power Window, Central Lock, AC, Rem Parkir, Air Radiator,

Power Stering, Rem Oil, Engine Oil, Tekanan Ban, Body B/K, Body

P.B.BB.BL, Keterangan dan Paraf Petugas.

4. Formulir Berita Acara

Formulir Berita Acara dibuat oleh Bagian Piket untuk mengetahui

kerugian apabila terjadi kecelakaan. Formulir Berita Acara memiliki

field Nomor, Tanggal Masuk, Bengkel, Identitas, Kendaraan,

Informasi Kerugian/Kecelakaan, Penjelasan kejadian, Gambar

Kejadian.
 

 
 79 

5. Laporan Pemakaian Mobil Operasional dan Buffer

Laporan Pemakaian Mobil Operasional dan Buffer dibuat oleh

Bagian Piket untuk mengetahui jumlah pemakaian mobil operasional

dan buffer yang disewakan setiap bulannya. Laporan Pemakaian Mobil

Operasional dan Buffer memiliki field no, nomor polisi, tanggal pesan,

nomor form, unit pemakai, keperluan peminjaman, tanggal pinjam,

jam pinjam, tanggal kembali, jam kembali, tujuan.

6. Laporan Pemakaian Mobil ASM

Laporan Pemakaian Mobil ASM dibuat oleh Bagian Piket untuk

mengetahui jumlah pemakaian mobil ASM yang dipinjam setiap

bulannya. Laporan Pemakaian Mobil ASM memiliki field no, nomor

polisi, tanggal pesan, nomor form, unit pemakai, keperluan

peminjaman, tanggal pinjam, jam pinjam, tanggal kembali, jam

kembali, kerusakan/mogok, dan tujuan.

7. Laporan Perawatan Bulanan Kendaraan Operasional dan Buffer

Laporan ini dibuat oleh Bagian Non – Piket untuk mengetahui

perawatan mobil operasional dan buffer yang dilakukan setiap bulan.

Laporan ini memiliki field nomor, nomor polisi, tanggal service, KM,

nomor SPK, nama bengkel, nama barang yang diganti/pekerjaan,

harga, jumlah, total.

 
 80 

8. Laporan Perawatan Bulanan Kendaraan ASM

Laporan ini dibuat oleh Bagian Non – Piket untuk mengetahui

perawatan mobil ASM yang dilakukan setiap bulan. Laporan ini

memiliki field nomor, nomor polisi, tanggal service, KM, nomor SPK,

nama bengkel, nama barang yang diganti/pekerjaan, harga, jumlah,

total.

 
 81 

3.2.7 Analisa Temuan Hasil Survey

Temuan 1 Formulir Pemesanan Kendaraan Operasional (FPKO), Formulir

Check List, dan Formulir Berita Acara yang digunakan oleh

General Affair (GA) masih manual.

Kriteria Menurut Mulyadi ( 2001, p 76 - 77 ), penggunaan formulir

elektronik sebagai media untuk menanggap data yang akan diolah

dalam pengolahaan data elektronik memiliki manfaat berikut ini :

1. Tidak pernah kehabisan formulir.

2. Tidak pernah ketinggalan jaman.

3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari.

4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah.

5. Kecepatan pengisian formulir.

6. Penangkapan data dilakukan sekali.

7. Tidak ada data yang mengembang.

Sebab General Affairs kurang menyadari manfaat pentingnya penggunaan

formulir elektronik.

Akibat Dalam pencatatan transaksi, General Affairs memakan waktu lama.

Rekomendasi Membuat Formulir Pemesanan Kendaraan Operasional (FPKO),

Formulir Check List, dan Formulir Berita Acara dalam bentuk

formulir elektronik.

Tabel 3.5 Analisa Temuan Hasil Survey 1

 
 82 

Temuan 2 Judul Laporan Kerugian tidak sesuai dengan isi yang tertera pada

formulir.

Kriteria Menurut Mulyadi ( 2001, p 83 ), nama formulir biasanya dipilih

untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini

dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap

formulir tersebut.

Sebab Adanya ketidak telitian dalam pemberian nama formulir.

Akibat General Affairs sulit untuk mengidentifikasi fungsi dari formulir

tersebut.

Rekomendasi Mengganti judul Laporan Kerugian dengan Formulir Berita Acara.

Tabel 3.6 Analisa Temuan Hasil Survey 2

Temuan 3 Tidak adanya nomor formulir yang tertera dalam formulir

cheklist.

Kriteria Menurut Mulyadi ( 2001, p 85 ), nomor urut tercetak digunakan

untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk

mengidentifikasi transaksi bisnis.

Sebab Kurangnya ketelitian dalam pembuatan formulir.

Akibat General Affairs akan sulit mencari formulir berdasarkan nomor

urut tercetak.

 
 83 

Rekomendasi Membuat Formulir Check List dengan mencantumkan nomor

formulir tercetak.

Tabel 3.7 Analisa Temuan Hasil Survey 3

Temuan 4 Tidak adanya dokumen pendukung Bukti Penerimaan biaya

sewa Mobil Buffer terhadap transaksi penyewaan mobil atas

nama pribadi yang dibayar secara tunai.

Kriteria Menurut Mulyadi, ( 2001, p 78 ), formulir berfungsi sebagai alat

untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi.

Sebab Kurangnya perhatian General Affairs terhadap ketersediaan

informasi yang dapat merekam kejadian transaksi dalam proses

bisnis.

Akibat Tidak ada bukti transaksi pembayaran tunai atas penyewaan

mobil buffer.

Rekomendasi Membuat dokumen Bukti Penerimaan biaya sewa Mobil Buffer

untuk mencatat transaksi pembayaran penyewaan mobil buffer.

Tabel 3.8 Analisa Temuan Hasil Survey 4

 
 84 

Temuan 5 Pengembalian mobil masih dicatat secara manual dengan

menggunakan Buku Ekspedisi

Kriteria Menurut Mulyadi, ( 2001, p 78 ), formulir berfungsi sebagai alat

untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi.

Sebab Kurangnya perhatian General Affairs terhadap ketersediaan

informasi yang dapat merekam kejadian transaksi dalam proses

bisnis.

Akibat General Affairs akan sulit mendapatkan informasi tentang mobil

yang telah kembali dan sulit mengetahui keluhan dari unit yang

meminjam.

Rekomendasi Membuat Formulir Pengembalian dan Keluhan dalam bentuk

formulir elektronik untuk menyimpan data mobil yang telah

dikembalikan dan keluhan dari unit.

Tabel 3.9 Analisa Temuan Hasil Survey 5

Temuan 6 Tidak adanya dokumen pendukung Bukti Pembayaran Kerugian

dan Nota Tagih Kerugian untuk mencatat biaya kerugian apabila

mobil mengalami kecelakaan.

Kriteria Menurut Mulyadi, ( 2001, p 78 ), formulir berfungsi sebagai alat

untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi.

 
 85 

Sebab Kurangnya perhatian General Affairs terhadap ketersediaan

informasi yang dapat merekam kejadian transaksi dalam proses

bisnis.

Akibat Tidak ada bukti transaksi pembayaran dan tagihan kerugian atas

mobil yang mengalami kecelakaan.

Rekomendasi Membuat dokumen Bukti Pembayaran Kerugian dan Nota

Tagihan Kerugian untuk mencatat penerimaan uang ganti rugi.

Tabel 3.10 Analisa Temuan Hasil Survey 6

3.2.8 Identifikasi Kebutuhan Informasi

1. Formulir Pemakaian Kendaraan Operasional ( FPKO )

Formulir Pemakaian Kendaraan Operasional dibuat untuk

mengetahui unit yang akan menyewa mobil dan merek mobil yang

akan disewa.

2. Formulir Berita Acara ( FBA )

Formulir Berita Acara dibuat untuk mencatat informasi mengenai

unit peminjam dan mobil yang mengalami kecelakaan.

 
 86 

3. Formulir Check List

Formulir Check List dibuat untuk mencatat kondisi mobil dalam

periode per hari dan perminggu.

4. Formulir Pengembalian dan Keluhan (FPK)

FPK dibuat untuk mencatat mobil yang telah kembali dan

menampung keluhan unit atas keadaan mobil yang disewa.

5. Bukti Penerimaan Biaya Sewa (BPBS)

BPBS dibuat sebagai bukti transaksi pembayaran atas penyewaan

mobil buffer.

6. Bukti Pembayaran Kerugian ( BPK )

BPK dibuat sebagai bukti transaksi pembayaran biaya ganti rugi

terhadap mobil buffer yang mengalami kecelakaan.

7. Nota Tagih Kerugian ( NTK )

NTK dibuat sebagai bukti transaksi pembayaran biaya ganti rugi

terhadap mobil ASM yang mengalami kecelakaan.

 
 87 

8. Laporan Manajerial

a. Laporan Pemakaian Mobil Buffer Bulanan

Laporan Pemakaian Mobil Operasional dan Buffer Bulanan

adalah laporan yang berisi tentang jumlah pemakaian mobil

Buffer setiap bulannya.

b. Laporan Pemakaian Mobil ASM Bulanan

Laporan pemakaian Mobil ASM bulanan adalah laporan yang

berisi tentang jumlah pemakaian mobil ASM setiap bulannya.

9. Laporan Analisis

a. Laporan Mobil Buffer yang Sering Dipinjam

Laporan ini berisi tentang mobil buffer yang paling sering

dipinjam dalam setiap bulannya.

b. Laporan Mobil ASM yang Sering Dipinjam

Laporan ini berisi tentang mobil ASM yang paling sering

dipinjam setiap bulannya.

10. Laporan Financial

a. Laporan Tagihan ASM

Laporan ini berisi tentang seluruh jumlah tagihan yang

didapat dari penyewaan mobil ASM.

 
 88 

b. Laporan Pendapatan Mobil Buffer

Laporan ini berisi tentang seluruh pendapatan yang

diterima atas penyewaan mobil buffer.