PENGERTIAN MANAJEMEN DATA

1. Field, Item Data, Atribut, dan Elemen

Istilah field, item data, atribut, dan elemen sering digunakan bergantian untuk
menggambarkan bagian terkecil dalam data yang akan disimpan dan dimunculkan kembali
dalam sebuah sistem informasi. Contoh field mencakup beberapa item berikut: nama
pelanggan, nomor jaminan sosial karyawan, nomor pesanan penjualan, dan nomer rekening
pelanggan. Record adalah kelompok item data yang terkait dengan entitas tertentu seperti
seorang pelanggan, karyawan, vendor, tagihan, dan sebagainya.
2. Fixed-Length Record dan Variable-Length Record
Record dalam sebuah file dapat memiliki panjang data yang bersifat tetap atau variabel.
Dalam sebuah fixed-length record, baik jumlah field dan panjangnya (ukuran karakter) tiap
field sudah tetap atau tertentu. Fixed-length record lebih mudah dimanipulasi dalam aplikasi
komputer dibandingkan dengan variable-length record karena ukuran fixed-length record
terstandarisasi. Kebanyakan record yang disimpan dalam direct-access storage devices
(DASD) adalah fixed-length.
Kelemahan fixed-length record adalah tiap field harus cukup besar untuk memuat
perkiraan entri yang paling maksimum dalam field tersebut. Akibatnya, biasa terdapat spasi,
misal menyisakan 25 spasi atau banyak spasi untuk sebuah nama, yang pada kenyataan banyak
nama hanya memerlukan 8 karakter atau kurang. Dalam variable-length record, lebar field
dapat disesuaikan untuk tiap data occurrence.
3. Record Key dan Sekuensi File
Key atau record key adalah item data atau kombinasi item data yang secara unik
mengidentifikasi sebuah record tertentu dalam sebuah file. Istilah urutan acak relatif berlaku
untuk sebuah field yang file-nya tidak diurutkan. Sebelum mengurutkan lima record
sebelumnya, file tersebut pada dasarnya relatif berada dalam urutan acak (random order)
terhadap field WARSHE.
 SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN ARSITEKTURNYA
Terdapat tiga tingkat arsitektur yang terkait dengan database dan sistem manajemen
database: tingkat konseptual, tingkat logika, dan tingkat fisik. Dalam upaya mengimplementasi
sebuah database yang telah ditentukan pada tingkat konseptual, field dengan data-data dan
record khusus harus ditentukan. Sebagai contoh, akan lebih mudah untuk menampilkan catatan
rekening pelanggan dengan pesanan yang telah dilakukannya. Oleh karena itu, field dan record
dalam database distruktur dan diorganisasi dalam cara yang logis kemudian dikembangkan
menjadi struktur data logika. Tiga jenis dasar struktur data logika dapat digunakan untuk
mencapai tujuan tesebut, yakni hierarkis, jaringan, dan relasional.
1. Arsitektur Konseptual
Model data entity-relationship (E-R) merupakan salah satu pendekatan yang populer.
Model E-R secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang ada.
Teknik-teknik pemodelan konseptual semuanya memiliki dua kelemahan umum.
Pertama, terdapat begitu banyak cara untuk memodelkan sebuah perusahaan sehingga proses
evaluasi terhadap hasil sebuah teknik tertentu bukanlah hal yang mudah. Kedua, ada risiko
bahwa aplikasi sebuah teknik tertentu dapat menghasilkan gambaran yang tidak lengkap
terhadap sistem yang sedang dimodelkan.
2. Arsitektur Database pada Tingkat Logika: Struktur Data Logika
Tugas utama yang dihadapi oleh seorang analis ketika mendesain sebuah database adalah
mengidentifikasi dan mendesain hubungan yang sistematis di antara setiap segmen. Database
harus distruktur sedemikian rupa sehingga mampu menyediakan bagi para penggunanya
informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang efektif. Hubungan yang timbul
antara segmen-segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logika, yang juga biasa
disebut skema atau model database.
Tiga model utama dalam struktur data data logika yang dibahas dalam buku ini adalah:
(1) model pohon atau hierarkis, (2) model jaringan, dan (3) model relasional. Struktur pohon
dan hierarkis adalah representasi langsung proses segmentasi yang dijelaskan dibagian
terdahulu. Pada sebuah struktur pohon, setiap lingkaran menunjukkan satu set field (atau
segmen), setiap lingkaran terhubung ke lingkaran lain pada tingkat berikutnya yang lebih tinggi
dalam pohon tersebut. Struktur jaringan adalah model yang memungkinkan sebuah segmen
anak memiliki lebih dari satu orangtua. Oleh karena itu, sebuah jaringan merupakan sebuah
struktur data yang lebih bersifat umum daripada model pohon
 Mengimplementasikan struktur pohon dan jaringan merupakan bagian dalam arsitektur
fisik database daripada arsitektur logisnya. Terdapat beragam cara untuk
mengimplementasikan struktur pohon dan jaringan. Dalam sebuah daftar organisasi, setiap
record berisi satu atau lebih penunjuk (field) yang mengindikasikan alamat record logis
berikutnya dengan atribut-atribut yang sama. Sebuah record tagihan dapat berisi sebuah field
yang berisi kunci tagihan lainnya dari vendor yang sama. Sebuah record dapat pula dipecah
menjadi beberapa daftar. Daftar ini disebut organisasi multilist.
Sistem hiperteks adalah sistem yang berbasis penunjuk (pointer-based system) yang
memungkinkan pengguna untuk menjelajahi database secara acak dengan memilih beberapa
kata atau objek kunci. Jaringan data semantik mirip dengan sistem hiperteks. Perbedaannya
adalah record lintas hubungan pada jaringan terbatas pada teks, sementara pada sistem
hiperteks, lintas hubungan dapat memasukkan objek multimedia seperti foto dan bentuk grafis
lainnya. Struktur data relasional memandang database sebagai sebuah kumpulan tabel dua
dimensi daripada sebuah struktur jenis hierarkis atau jaringan.
Aturan-aturan tertentu yang disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel.
Proses penerapan aturan-aturan tersebut dinamakan normalisasi. Tabel yang dapat memenuhi
aturan-aturan ini dikatakan ternormalisasi. Tabel yang tidak memenuhi aturan-aturan tersebut
dikatakan tidak ternormalisasi. Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal tersebut, proses
pembaruan entri-entri dalam tabel menyebabkan permasalahan. Normalisasi hanyalah sebuah
proses mengubah struktur record dari bentuk pohon atau jaringan menjadi tabel-tabel yang
sesuai. Hal ini bukanlah proses yang sulit karena dimungkinkan untuk memasukkan sebuah
diagram pohon ke tabel tunggal.
Ketiga bentuk normal, adalah :
BENTUK NORMAL ATURAN
Bentuk normal pertama Membagi tabel-tabel untuk
menghapus repeated group
Bentuk normal kedua Membagi tabel-tabel sehingga
tidak ada kunci yang menentukan
nilai dari sebuah field nonkunci
Bentuk normal ketiga Membagi tabel-tabel sehingga
tidak ada field nonkunci yang
menentukan nilai-nilai dari field
nonkunci lainya
3. Arsitektur Database: Tingkat Fisik
Pembahasan arsitektur database tingkat fisik akan focus kepada tiga metode akses file:
sekuensial, indeks, dan langsung. DASD mampu mendukung seluruh metode tersebut, dan
pilihan yang terbaik dari ketiganya akan tergantung paa aplikasi tertentu. Pada sebuah file akses
sekuensial, record hanya dapat diakses dalam sekuens mereka sebelumnya. Sebagai contoh,
jika terdapat 100 record dalam sebuah file, seseorang harus mengakses 99 record yang pertama
sebelum dapat mengakses record yang terakhir. Sekuens sebelumnya biasanya adalah sebuah
pertama sebelum dapat mengakses record yang terakhir. Sekuens sebelumnya biasanya adalah
sebuah hasil record yang telah diurutkan oleh beberapa kunci record.
Pengorganisasian file sekuensial tidak menjadi sarana yang bermanfaat jika record yang
perlu diakses hanya sedikit, padahal file berisi banyak record. File sekuensial bermanfaat dalam
pemrosesan bentuk batch, yang biasanya mengakses seluruh record dalam sebuah file. Prosedur
yang biasanya dilakukan adalah pertama mengurutkan transaksi dan file utama dalam kunci
yang sama. Aplikasi ini dapat memperbarui piutang dagang pelanggan (dalam file master)
untuk mencerminkan pembayaran yang diterima (dalam file transaksi). Pertama, program akan
mengurutkan kedua file dengan urutan kecil-besar berdasarkan nomor rekening. Kemudian,
program membaca seluruh record dari setiap file.
Setiap atribut dapat diekstrak dari record dalam sebuah file primer dan digunakan untuk
membangun sebuah file baru yang bertujuan menyediakan sebuah indeks untuk file aslinya.
Bentuk file seperti ini disebut file berindeks atau file terinversi. Tentunya saja dimungkinkan
untuk memiliki lebih dari satu indeks untuk suatu file. Sebuah file dikatakan terinfersi penuh
bila terdapat indeks di setiap field-nya. Struktur file ISAM sebuah file ISAM secara struktual
terdiri atas tiga daerah yang berbeda: indeks, bidang utama, dan bidang overflow.
File akses-langsung memungkinkan record secara individu dimunculkan dengan segera
tanpa menggunakan indeks. Hal ini dilakukan dengan menempatkan tiap record dengan lokasi
penyimpanan yang menyediakan hubungan dengan nilai record kunci. Oleh karena itu, dengan
metode akses-langsung satu hal yang dibutuhkan untuk menempatkan sebuah record hanyalah
nilai kuncinya.
Transformasi acak digunakan secara luas sebagai metode penyimpanan dan penempatan
record dalam sebuah file akses-langsung. Ada empat record yang berbeda dalam file tersebut,
sebaliknya tiap kunci record digunakan dalam penghitungan matematis. Sekali sebuah file
dimuati oleh record-record tersebut. Setiap record dapat diakses secara langsung dengan
melewati kunci yang ada melalui penghitungan acak untuk menentukan alamatnya; media
kemudian mengakses record tertentu ini secara langsung dengan melewati record lainya dalam
file tersebut.
Kelemahan penyimpanan cadangan dan penggunaan overflow sering melebihi
keunggulan yang didapat dari pengorganisasian file akses-langsung. Akses-langsung
memungkinkan terjadinya proses pembaharuan nonsekuensial yaitu tidak diperlukannya
pengurutan dan pengelompokan transaksi dalam bagian-bagian tertentu. Keunggulan lain file
akses-langsung adalah kecepetan akses untuk record individual. Record-record tersebut dapat
dengan segera diakses.
4. Aspek Ekonomis pada Teknik Pengorganisasian File
Pertimbangan ekonomis paling mendasar dalam pemrosesan file ditentukan sepenuhnya
oleh rasio aktivitas yang diakses dibagi dengan jumlah record dalam suatu file dan waktu
respons yang diinginkan untuk pemrosesan dan penempatan.
Teknik-teknik Waktu terbaik untuk Keterbatasan
pengorganisasian file menggunakannya
Sekuensial Rasio aktivitas Tidak
tinggi, seperti dalam memungkinkan untuk
pemrosesan batch mengakses secepat
record tunggal
Indeks Rasio aktivitas Pembaharuan
rendah untuk ukuran file file membutuhkan
menengah sampai besar indeks
Indeks- File perlu diproses Sama seperti
sekuensial dalam batch(rasio halnya indeks dan
aktivitas tinggi) dan sekuensial
nonbatch (rasio aktivitas
rendah)
Langsung Rasio aktivitas Butuh kunci
rendah, file-file berukuran untuk menempatkan
besar, jaringan dan pohon record.
Membandingkan rata-rata biaya per transaksi yang diproses untuk ketiga teknik
tersebut untuk sebuah rentang rasio aktivitas tertentu. Pengorganisasian sekuensial merupakan
pendekatan yang memiliki biaya tetap untuk memproses file, berbeda dengan pengorganisasian
akses-langsung yang merupakan pendekatan bersifat variable. Dalam akses-langsung, biaya
pemrosesan setiap record sebanding dengan jumlah record yang diproses , berapapun jumlah
record yang diproses. Dalam pemrosesan sekuensial, total biaya tetapnya cukup besar namun
seiring peningkatan jumlah record yang diproses, biaya pun semakin tersebar luas dan dan pada
akhirnya biaya per transaksi menurun dengan cepat.
5. Arsitektur File, Perangkat Keras, dan Waktu Respons
Waktu respons dapat menjadi sebuah permasalahan besar pada database besar yang
mungkin diakses oleh ratusan ribuan pengguna pada saat yang sama. Jika system database dan
perangkat keras computer tidak sesuai dengan permintaan, maka pengguna akan menunggu
dengan sia-sia dalam waktu yang lama untuk queri mereka. Oleh karena itu, system database
harus didesain dengan baik bagi penggunanya dan perangkat harus cukup cepat untuk
mengerjakan semua pekerjaan yang diminta.
SISTEM DATABASE DALAM PRAKTEK
1. Apa Yang Dilakukan Sistem Manajemen Database
Sistem manajemen database (DBMS) adalah program computer yang memampukan
seseorang pengguna untuk menciptakan dan memperbaharui file-file, menyeleksi dan
memunculkan kembali data dan menghasilkan beragam output dan laporan-laporan. Seluruh
DBMS memiliki tiga atribut umum berikut ini untuk mengelola dan mengorganisasi data.
a. Bahasa Deskripsi Data (Data Definition Language)
Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika
database, yang disebut skema. Skema tersebut mencakup:
1) Nama elemen data
2) Jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen
data numeric.
3) Jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social)
Data Definition Language juga digunakan untuk mendefinisikan subskema, yang
merupakan database yang dapat dilihat pemakai individual. Data Definition
Language dapat digunakan untuk membuat, memdifikasi, dan menghapus tabel – tabel
dalam lingkup relasional.
b. Bahasa Manipulasi Data (Data Manipulation Language)
Data Manipulation Language mencakup perintah-perintah untuk pemutkhiran,
pengeditan, manipulasi, dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus, pemakai tidak perlu
menggunakan Data Manipulation Language, tetapi program aplikasi (misalnya, program
penggajian atau system akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan
pernyataan Data Manipulation Language untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.
 c. Bahasa Kueri Data (Data Query Language)
Data Query Language adalah bahasa yang mudah digunakan atau penghubung
yang memungkinkan pemakai untuk meminta informasi dari database. Terdapat
penghubung bahasa alami yang memungkinkan para pemakai untuk meminta informasi
dengan menggunakan bahasa sehari-hari. Sistem tersebut dapat mengenali beragam gaya
bahasa permintaan, dan jika pemakai menyampaikan permohonan yang tidak lengkap,
system akan menyampaikan pertanyaan seperlunya untuk memastikan masalahnya.
2. SQL Data Manipulation Language
Structured Query Language (SQL) adalah teknologi yang digunakan untuk
memunculkan informasi dari database. SQL merupakan bahasa pemrograman nonprocedural.
Bahasa ini memungkinkan penggunaanya untuk fokus.
Empat bentuk pernytaan DML (data manipulation language) yang merupakan komponen
SQL adalah:
a. Select : Memunculkan baris tabel
b. Update : Memodifikasi baris tabel
c. Delete : Memindahkan baris dari tabel
d. Insert : Menambahkan baris baru pada tabel
3. Queri Select
Select biasanya kalimat pertama dalam pernyataan sql yang dimaksudkan untuk
mengekstrak data dari sebuah database, select menentukan field-field mana saja (missal item-
item dalam sebuah database) atau ekspresi-ekspresi dalam field yang ingin anda munculkan.
Klausa from mengindikasikan tabel mana yang berisi item-item tersebut. From diperlukan dan
mengikuti select.
Select field select (memilih) field tertentu (missal item) berdasarkan nama. Jika anda
ingin memasukan lebih dari satu item, pisahkan item-item tersebut dengan koma. Urutkan
item-item yang anda ingin untuk dimunculkan.
Order by mengurutkan tampilan data dalam urutan tertentu berdasarkan klausa. Order by
adalah opsional. Jika anda tidak memasukannya, data yang muncul tidak akan urut.
Where Condition anda dapat menggunakan where untuk menentukan record mana saja
dari tabel yang tercantum dalam klausa from yang akan muncul dalam hasil pernyataan select.
Where adalah opsional, namun bila dimasukkan, ia akan mengikuti from.
Arithmetic Expression SQL memungkinkan ekspresi aritmatika untuk dimasukan dalam
klausa select.
 Fungsi Agregat kita dapat memilih sejumlah nilai yang dihitung dengan fungsi agregat.
Fungsi count (*) as tally mengilustrasikan bagaimana menghitung jumlah occurrence dalam
sebuah tabel hasil dan nama hasil (as tally).
4. Perlunya Sistem Manajemen Database
DBMS mengintegrasikan,menstandarisasi, dan menyediakan keamanan untuk beragam
aplikasi akuntansi. Bila tidak terdapat integrasi, tiap jenis aplikasi akuntansi seperti penjualan,
pembayaran gaji dan piutang akan menyimpan terpisah file-file data independen dan program
computer untuk mengelola file-file tersebut.
Solusi untuk masalah penyimpanan file-file independen terletak pada pemisahan secara
fisik penanganan data dari penggunaan logis file-file tersebut. Hal ini menuntut dua perubahan
mendasar. Pertama, penyimpanan data terintegrasi dalam suatu database tunggal, dan kedua,
seluruh akses untuk file (database) yang terintegrasi ini dilakukan melalui suatu sistem
perangkat lunak tunggal yang didesain untuk mengelola aspek-aspek fisik penanganan dan
penyimpanan data. Hal tersebut merupakan karakteristik penting dalam pendekatan database
terhadap pemrosesan data.
Selain masalah manajemen data dan penyimpanan, setiap file independen membutuhkan
instruksi pemrosesan dan penyimpananya sendiri karena isi dan struktur filenya tidak
terstandarisasi. Kemampuan yang berhubungan dengan informasi non-kunci dibatasi karena
setiap aplikasi program individual harus menentukan instruksi rinci yang berhubungan dengan
penanganan fisik data.
a. Independensi Data
Kata file kehilangan artinya dalam lingkungan database. Sebuah file utama tunggal
dapat dibagi ke dalam sejumlah file subsistem, dan file-file tersebut dikombinasikan dan
dikombinasikan ulang ke dalam sejumlah file lainya. Perangkat lunak database
memisahkan aspek fisik dan logika penggunaan file; hal ini membuka spectrum luas
kemampuan pemrosesan informasi yang tidak akan dapat dilakukan tanpa perangkat
lunak tertentu.
b. Keamanan
Keunggulan DBMS lainnya adalah memberikan kode keamanan untuk item data
dan atribut-atribut pemrosesannya. Salah satu bagian file kamus data bersisi sebuah
daftar penggunaan sistem terotorisasi dank ode akses dan keamanan. Kode-kode tersebut
akan menentukan item data yang akan dimunculkan oleh penggunaan DBMS; dan kode-
kode tersebut dapat juga untuk membatasi dan menentukan pemrosesan yang dapat
digunakan oleh pengguna untuk setiap item data.
5. Dokumentasi dan Administrasi Database
Kamus database digunakan baik terpisah maupun dengan DBMS untuk mensentralisasi,
mendokumentasi,mengontrol dan mengoordinasi penggunaan data dalam sebuah organisasi.
Kamus data merupakan sebuah urutan file yang memiliki catatan occurrence yang berisi
deksripsi kamus data sebuah field.
Sebuah alias muncul ketika para pengguna yang berbeda menggunakan field yang sama,
namun memiliki nama yang berbeda. Sebagai contoh, sebuah gudang dapat dipanggil
“requisition number”, sementara item data yang sama dipanggil oleh penjualan dengan nama
“order number”. Alias juga muncul disebabkan item data yang sama disebut sebagai hal yang
berbeda pula. Pengkodean (encoding) merujuk kepada bentuk fisik item data yang akan
disimpan dalam BCD atau EBCDIC. Pemilik (owner) merujuk kepada pengguna yang
memiliki tanggung jawab akhir atau kepentingan utama berkenaan dengan integritas
occurrence sebuah item data.
Tujuan utama sebuah kamus data adalah mengurangi atau paling tidak mengawasi
inskonsistensi penggunaan yang dihasilkan dari pemrosesan alias dan kelebihan data sejauh
mungkin. Tanggung jawab untuk kamus data harus disentralisasikan pada seorang
administrator database (DBA). Administrasi database bertanggung jawab mennaggulangi
ketidak-cocokan dan masalah koordinasi dan komunikasi antara kelompok-kelompok
pengguna ketika memakai bersama sebuah database. Tugas utama DBA adalah menetapkan
standar, konversi dan dokumentasi sumber-sumber data. Admisnistrasi kamus data merupakan
alat utama yang digunakan DBA untuk melaksanakan tugas tersebut. Pengawasan data yang
efektif merupakan pendekatan database yang paling penting untuk pemrosesan data.