INTERNAL

AUDIT
ISO 9001

By : R. Iman Satriyo Wibowo

 QUALITY PERFORMANCE Kebijakan Mutu
Sasaran Mutu :
Visi / Misi DOCUMEN
4.2.3
•Pengesahan
•Identifikasi
STD ISO PROCES •Revisi
BISNIS •Distribusi
•Doc External
•Doc Internal
QM 4.2.2
4.2.1 6. PROCEDURE
4.2.3 Document
Audit QP control
4.2.4 Record control
4.2.5 IQA
8.3 Pruduk NC
8.5.2 Corective Action
WI 8.5.3 Preventive action

SUPORTING DOC, table, form

IMPLEMENTAS
PENGENDALIAN CATATAN
I MUTU
4.2.4
EVIDENCE •Indexing
•Filing
•Lama simpan
•Pemusnahan
PRINSIP, METODE & TEKNIK
AUDIT
 STANDARD AUDIT

ISO 14011 EMS

ISO 19011:2002
Guidelines for quality and/or
environmental management system
ISO 10011 QMS auditing
 DEFINISI
■ IS0 19011, AUDIT adalah

Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi

untuk menemukan bukti audit dan mengevaluasi secara
objectif untuk menentukan apakah kriteria audit sudah
terpenuhi
 PRINSIP AUDIT
■ PRINSIP BERKAITAN DENGAN AUDITOR :
– Kode Etik : Dasar Profesionalisme
■ Dapat di percaya, punya integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan
berpendirian
– Penyajian yang objectife (fair) : Kewajiban untuk melaporkan
secara benar dan akurat.
■ Temuan Audit, kesimpulan audit dan laporan audit  bukti bahwa audit
sudah benar dan akurat.
– Profesional : Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit.
■ Memelihara profesionalisme, kepercayaan dan memiliki kompetensi.
■ PRINSIP BERKAITAN DENGAN PROSES AUDIT :
– Independen : dasar yntuk tidak berpihak dan obtyektifitas kesimpulan audit
■ Tidak terkait dengan organisasi
■ Bebas dari bias dan konflok kepentingan
– Pendekatan berdasarkan bukti : kesimpulan audit yang dapat di percaya,
konsisten dan sistematis
■ Bukti audit dapat diverifikasi
■ Berdasarkan pada sample informasi yang tersedia
 PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

Autority for
Program

Plan
Difine Program
# Objective / exelent
# Procedures
# Resources
# Responsibility
Do
Improvement
Implement Program
Act Action
# evaluating auditors
# assigning audit term
#d irecting audit activities
# Recording
Check

Monitoring & review

programme
 AKTIFITAS AUDIT
Memulai Audit (Tim Audit, Tujuan, Lingkup, kriteria)

Pelaksanaan tinjauan
dokumen (Tujuan Dokument)

Persiapan audit lapangan (Rencana audit, dokument kerja/checklist)

Pelaksanaan audit (Rapat pembukaan, audit, rapat penutupan)

lapangan

Persiapan, pengesahan dan

distribusi laporan audit (Persiapan laporan audit, pengesahan, distribusi)

Penyelesaian Audit (Penyimpanan dokumen/rekaman, finalisasi audit)

 Ketua Tim Audit Internal
Mempunyai pemahaman dan pengetahua tentang
kecukupan

standart ISO 9001 : 2008 teknik dan metode audit

■ Tanggung Jawab
– Membuat keputusan akhir hasil audit
– Menyiapkan neraca audit
– Menetapkan peran di dalam tim
– Memberikan penjelasan pada tim
– Meninjau dokumen kerja
– Mewakili tim saat opening/closing meeting
– Melaporkan ketidak sesuaian kritis
– Melaporkan hambatan utama
– Membuat laporan audit
PERENCANAAN AUDIT
1. Tujuan Audit
 Konfirmasi pemenuhan kesesuaian SMM dengan
peryaratan standart ISO 9001 : 2008
 Konfirmasi pemenuhan terhadap persyaratan
perundang undangan
 Konfirmasi kesesuaian terhadap kebijakan dan
prosedure organisasi
 Mengevaluasi evectifitas SMM dalam pencapaian
sasaran mutu
 Identifikasi area yang berpotensi untuk
penyempurnaan.
2. Lingkup Audit
■Lokasi fisik
■Unit organisasi
■Aktifitas and proses yang akan dilakukan audit
■Durasi audit
3. Kriteria Audit
■Standard
■Kebijakan dan prosedur
■Regulasi dan perundangan
■Peryaratan kontrak
• Internal Audit Team
Ditunjuk oleh koordinator
Harus independen dari area yang di audit
Mempunyai kecukupan pemahaman dan pengetahuan tentang standad
ISO 9001 : 2008, teknik dan metode audit

 Tanggung Jawab
 Meninjau semua informasi yang relevan
 Menyiapkan documen kerja untuk audit
 Melaksanakan audit
 Melaporkan penyimpangan dan temuan audit kepada
ketua tim
 Mendokumentasikan ketidak sesuaian
 Memverifikasi tindakan perbaikan yang diambil terhadap
ketidaksesuaian yang terjadi
 Menyimpan dan menjaga semua dokumen dokumen aktif
PENETAPAN TEAM AUDIT
■ Tujuan, lingkup kriteria, lokasi dan lama audit
■ Kompetensi Audit yang di butuhkan
■ Bahasa Auditee
■ Karakteristik Sosial dan budaya
■ Independensi Tim
KRITERIA AUDITOR
Pertimbangan
Performa bagus
Pengalaman kerja di Organisasi
Pengetahuan dan pemahaman standard
Kerjasama
Kepemimpinan dan pengorhganisasian
Kemampuan berkomunikasi : membca, mendenganr, menulis dan berbicara
Memiliki dampak pada kehandalanntemuan audit dan kesimpukannya
ATRIBUT POSITIF AUDITOR
■ Etika jujur
■ Berpikir terbuka
■ Diplomatis
■ Mampu melihat (good observer)
■ Mudah memahami
■ Flexible
■ Tegas
■ Percaya diri
KONTAK AWAL DENGAN AUDITEE
Untuk :
Penetapan rute komunikasi
Memberi informasi ketika selokasi tim audit
Meminta beberapa dokumen dan rekaman
Membuat beberapa kesepakatan
Auditee
Pihak / fungsi / Departmen / Area / Proses yang di audit

Tanggung Jawab
 Menjamin SMM telah efectif di terapkan sebagaimana yang
diminta oleh standard dan sesuai dengan prosedur yang telah di
tetapkan
Menjamin semua rekaman dan dokumentasi yang di perlukan
tersedia selama pelaksanaan audit
Menyediakan semua bukti obyektif, informasi dan kerjasama
dengan auditor, termasuk penyediaan pemandu (bila diperlukan)
Menindak lanjuti temuan audit dan elaksanakan tindakan
perbaikan
 Tinjauan Dokumen

■ Dokumen dokumen SMM

■ Penerapan codes of pratice da peraturan perundangan/persyaratan lain
■ Daftar induk dan daftar distribusi dokumen
PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN
Tinjauan Dokumen

Perencanaan Persiapan Pelaksanaan Pelaporan

Itinery/rencana audit
Checklist Tindak Lanjut
Informasi / briefing tim
Komunikasi dengan auditee
PERSIAPAN AUDIT LAPANGAN
■ Pembuatan rencana audit
■ Briefing tim
■ Membuat check list standard
■ Membuat checlist personil
– Menjamin kelengkapanncakupan area dan
pendekatan sistematis
– Sebagai alat bantu pengingat bagi auditor dan efisien
waktu
– Konsistensi
RENCANA – RENCANA AUDIT

Urutan elemen / proses dan alur logika

Area 1 Area 5
Area 6 Area 9

Review issue
identified area 2

Opening Team
Meeting & Area 2 Area 4 Area 4 etc
Meeting
Site Tour

Area 7
Area 3
Review issue
dentified area 2
CHECKIST
Persiapan Audit Lapangan

Pengiriman Notifikasi audit

Sebaiknya dalam bentuk tertulis
Pengaturan waktu sebelum audit dilakasanakan
Melakukan Audit

■ Rapat Pembukaan
– Perkenalkan anggota tim audit
– Penjelasan tujuan, lingkup dan kriteria audit
– Memberikan penjelasan singkat tentang metode yang di
gunakan saat melakukan audit
– Konfirmasi rencana audit, metode komunikasi saat
audit, kebutuhan pemandu dsb
Melakukan Audit
■ Perlengkapan Audit
– Clipboard
– Log Book
– Copy of standard (s)
– Check list Audit
– Formulir Laporan
– Formulir CAR / TPP
– Audit plan / rencana audit
 Melakukan Audit
Proses Audit
Sumber informasi
Mengumpulkan dan
Menyeleksi informasi
Informasi

Verifikasi
Bukti Audit
Membandingkan dengan
Kriteria audit
Temuan Audit

Tinjauan

Kesimpulan Audit
 MELAKUKAN AUDIT

Interview Observasi
Personil Lapangan

Pemilihan
sample

Tinjauan dokumen
& aktifitas
Melakukan Audit
■ Pertanyaan Terbuka
– Membiarkan auditee untuk menyampaikan informasi
secara terbuka
– Gunakan 5W dan 1H
■ Pertanyaan pilihan / Probing questions
– Menuntun dan mengaahkan
– Tindak Lanjut atau focus pada detail yang lebih dalam
■ Pertanyaan tertutup
– Jawaban hanya “Ya” atau “Tidak”
– Sebagai peembuktian bisa di gunakan 1 S
Melakukan Audit
■ Auditor Jangan
– Keluar dari jalur & kehilangan jejak
– Memimpin atau di pimpin
– “Booged down” / macet
– Memmbuat asumsi, opini atau perkiraan
 FAKTA ATAU OPINI
■ Area penyimpana sangat tidak rapi (fakta / opini)
■ Ditemukan saat cek laboratorium terdapat ph=3 dimana
standardnya 4~8 belum diterbitkan ketidaksesuaian(fakta /
opini)
■ Catatan tidak ditemukan di laboraturium
■ “Kami tidak pernah menerima komplain” (fakta / opini)
■ “Bahwa itu tidak mungkin terjadi karena tidak terlalu baik
pengendaliannya” (fakta / opini)
■ Surat dari KLH No S.kep/BPLHD/05-01-2007 menyatakan
bahwa kita mempunyai pengendalian operasional yang tidak
mudah (fakta / opini)
AUDITOR, Be aware of (hati
hati)
■ Auditee yang agresif
■ Auditee yang pemalu / nervous
■ “missing documents”
■ “missing people”
■ Auditee menyiapkan sample (pilih sendiri)
■ Kasus special
■ Issue lokal dan budaya pelanggan
■ “pemerasan emotional”
Melakukan Audit
■ Auditor Meeting
– Peninjauan checklist Audit
– Daftar temuan audit beserta dengan kelengkapan bukti
bukti audit
– Keputusan nonconformities atau opportunity for
improvement
– Buat permintaan tindak ;lanjut perbaikan
Melakukan Audit
■ “Finding statement / emuan Audit”
– Descripsi ketidaksesuaian ( P )
– Area temuan ( L )
– Bukti obyektif ( O )
– Referensi atau persyaratan ( R )
Melakukan Audit
contoh “finding statement/temuan audit”

■ Saat Audit di bagian Purcashing di temukan bahwa Prosedur

tidak diterapkan sepenuhnya dimana tidak semua order
pembelian di informasikan secara lengkap. Misal : PO
1234ndan 1235 tidak menunjukkan harga dan tanggal
penyerahan serta ketersediaan MSDS saat pengiriman. Hal ini
tidak sesuai dengan Prosedur QP6, dimana semua order
pembelian harus lengkap.
Melakukan Audit
■ Temuan Audit

Kategory :
Non-conforminty/ketidaksesuaian
Opportunity for improvement/peluang untuk penyempurnaan
Melakukan Audit
■ Pemaparan temuan

■ Tim auditor memaparkan temuan audit kepada

manajemen pada saat “closing Meeting”
■ “Closing meeting” harus konstruktif dan di tujukan
untuk penyempurnaan sistem, terutama bagi auditor
dan auditee yang bekerja pada organisasi yang sama
dan pempunyai tujuan yang sama
Melakukan Audit
■ Rapat Penutupan
– Informasi managemen tentang kesimpulan tim audit dan
rekomendasi yang di butuhkan
– Daftar hadir sebagai bukti pelaksanaan
– Konfirmasi ulang lingkup audit
– Penjabaran ketidaksesuaian penjelasan dampaknya
– Menjelaskan hal hal yang perlu di ketahui berhubungan denga
proses audit
– Menjelasiakn kembali bahwa audit adalah berdasarkan samoling
– Ucapan selamat dan terima kasih kepada auditee dan penekanan
pada aspek positif sistem jika memungkinkan
Pelaporan Audit
■ Pelaporan hasil audit (tanggung jawab ketua tim Audit)
– Identifikasi proses proses yang di audit
– Tujuan dan lingkup audit
– Kriteria audit, termasuk daftar dokumen acuan
– Identifikasi anggota tim audit
– Waktu dan tempat audit
– Area spesifik yang di audit
– Ketidaksesuaian (permintaan Tindakan Perbaikan)
– Kesepakatan rencana tindak lanjut
– Rekomendasi untuk penyempurnaan/peingkatan
– Daftar distribusi laporan audit
Pelaporan Audit

■ Audit dinyatakan lengkap jika :

Semua kegiatan di dalam rencana audit sudah dilaksanakan

termasuk distribusi laporan audit
Tindak lanjut Audit
■ Tindak lanjut dan penyelesaian audit
■ Auditee bertanggung jawab untuk menentukan sitiap tindaan
perbaikan yang diperlukan untuk menghilangkan ketidak sesuaian
■ ‘Tindak lanjut’ berarti proses untuk menentukan apakah tindakan
perbaikan yang di isyaratkan telah diterapkan
■ ‘Penyelesaian’ berarti tindakan terkait dengan verifikasi dan
keberterimaan tindakan perbaikan oleh auditor
■ Metode untuk ‘menyelesaian’ dapat termasuk audit ulang untuk
area yang bermasalah, dimana bukti fisik harus dapat dibuktikan
atau meninjau dokumentasi yang telah direvisi
End