Materi

“Pengadaan Obat di Gudang Farmasi”

Nama kelompok 4
Zulfaningsih HS (PO714251161060)
Nurul Insani Ilham (PO7142511610)
Almy Jummatunnisa (PO7142511610)
Karina (PO7142511610

1
A. Gudang Farmasi
Keberadaan Gudang Farmasi yang sifatnya seragam di seluruh Indonesia
pada dasarnya untuk menjamin pengelolaan obat publik dan perbekalan
kesehatan khususnya dipelayanan kesehatan dasar, dapat menjamin
ketersediaan obat dan aksesibilitas publik terhadap obat.
Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi industri farmasi
yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi yang
belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan, gudang juga berfungsi untuk
melindungi bahan (baku dan pengemas) dan obat jadi dari pengaruh luar dan
binatang pengerat, serangga, serta melindungi obat dari kerusakan. Agar dapat
menjalankan fungsi tersebut, maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan
secara benar atau yang sering disebut dengan manajemen pergudangan
(Priyambodo, 2007).

Syarat-syarat Gudang
Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus
memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam cara pembuatan
obat yang baik (CPOB), diantaranya:
a. Harus ada prosedur tetap (Protap) yang mengatur tata cara kerja bagian
gudang termasuk di dalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan
barang, penyimpanan, dan distribusi barang atau produk.
b. Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam
keadaan kering, bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur.
c. Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah
terbakar atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut-pelarut
organik).
d. Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status ‘karantina’
dan ‘ditolak’.
e. Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room)
dengan kualitas ruangan seperti ruang produksi (grey area).
f. Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First
Out) atau FEFO (First Expired First Out) (Priyambodo, 2007).

Fungsi Gudang Farmasi :

2
 a. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan
pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
b. Melakukan penyiapan,penyusunan rencana,pencatatan dan
pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat,alat
kesehatan dan perbekalan farmasi.
c. Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum.
Pembagian Area Gudang
Gudang di industri farmasi terbagi dalam beberapa area antara lain:
1) Area penyimpanan Area penyimpanan harus memiliki kapasitas yang
memadai untuk menyimpan dengan rapi dan teratur. Bahan-bahan yang
disimpan dalam gudang antara lain bahan awal, bahan pengemas, produk
antara, produk ruahan, produk jadi, produk dalam status karantina, produk
yang telah diluluskan, produk yang ditolak, produk yang dikembalikan
atau produk yang ditarik dari peredaran. Produk ditangani dan disimpan
dengan cara yang sesuai untuk mencegah pencemaran, campur baur dan
pencemaran silang. Area penyimpanan diberikan pencahayaan yang
memadai sehingga semua kegiatan dapat dilakukan secara akurat dan
aman. Bahan atau produk yang membutuhkan kondisi penyimpanan
khusus (seperti suhu dan kelembaban) harus dikendalikan, dipantau dan
dicatat, seperti: a. Obat, vaksin dan serum memerlukan tempat khusus
seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari
kemungkinan putusnya aliran listrik. b. Bahan kimia harus disimpan dalam
bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.
2) Peralatan besar/alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk
penyimpanan dan pemeliharaannya.
3) Area penerimaan dan pengiriman Area penerimaan dan pengiriman barang
harus dapat memberikan perlindungan terhadap bahan dan produk dari
pengaruh cuaca. Area penerimaan harus didesain dan dilengkapi dengan
peralatan untuk pembersihan wadah barang. Suhu penyimpanan pada area
ini sesuai dengan suhu kamar (≤30oC).
4) Area karantina Area karantina harus dibuat terpisah dengan penandaan
yang jelas berupa label kuning untuk produk karantina dan label hijau

3
 untuk produk yang diluluskan dan hanya boleh diakses oleh personil yang
berwenang.
5) Area pengambilan sampel Area pengambilan sampel dibuat terpisah
dengan lingkungan yang dikendalikan dan dipantau untuk mencegah
pencemaran atau pencemaran silang dan tersedia prosedur pembersihan
yang memadai untuk ruang pengambilan sampel.
6) Area bahan dan produk yang ditolak Bahan dan produk yang ditolak
disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta mempunyai penandaan
yang jelas berupa label merah dan hanya boleh diakses oleh personil yang
berwenang.
7) Area bahan dan produk yang ditarik Produk yang ditarik kembali dari
peredaran karena rusak atau kadaluarsa harus disimpan dalam area terpisah
dan terkunci serta mempunyai penandaan yang jelas dan hanya boleh
diakses oleh personil yang berwenang.
8) Area penyimpanan produk berpotensi tinggi Bahan yang berpotensi tinggi,
narkotika, psikotropika, dan bahan yang mudah terbakar atau meledak
disimpan di daerah yang terjamin keamanannya. 8. Area bahan pengemas
Bahan pengemas cetak merupakan bahan yang kritis karena menyatakan
kebenaran produk. Bahan label disimpan di tempat terkunci (BPOM,
2006).

B. Pengadaan Obat
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58
Tahun 2014, pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk
merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin
ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan
sesuai standar mutu. Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan
dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara
kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok,
penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran.
Kegiatan dari proses pengadaan obat di Gudang Farmasi meliputi menyusun
daftar permintaan obat-obatan yang sesuai dengan kebutuhan dengan

4
menggunakan formulir Daftar Permintaan/ Penyerahan Obat, serta penerimaan
dan pengecekan jenis dan jumlah obat (Athijah, 2010).
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara lain:
a) bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa;
b) bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS);
c) Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus
mempunyai Nomor Izin Edar; dan
d) expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan
lain-lain).
Tata cara Pengelolaan Obat/Perbekalan Farmasi di Gudang Farmasi. Tahapan
Kegiatan Pengelolaan Obat/Perbekalan Farmasi di Gudang Farmasi meliputi:
a. Perencanaan
b. Pengadaan
c. Penyimpanan
d. Distribusi
e. Pencatatan
f. Penggunaan
g. Penghapusan obat

a) Perencanaan
2.2.1 Pengertian perencanaan

Perencanaan sediaan farmasi adalah suatu proses kegiatan seleksi sediaan

farmasi untuk menetapkan jenis dan jumlah obat, bahan obat, jamu atau kosmetik

yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar
(8)
termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan . Berdasarkan Permenkes RI

Nomor 35 Tahun 2014 dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi,

alat kesehatan dan bahan medis habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola

konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat.

5
2.2.2 Tujuan perencanaan

Dengan demikian dapat disimpulkan adapun tujuan perencanaan sediaan

farmasi adalah sebagai berikut.

1. Mengetahui jenis dan jumlah sediaan farmasi yang tepat sesuai dengan

kebutuhan.

2. Menghindari terjadinya kekosongan sediaan farmasi, terutama obat.

3. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.

4. Meningkatkan efisiensi penggunaan sediaan farmasi, terutama obat.

Adapun yang menjadi pedoman dalam perencanaan pengadaan sediaan

farmasi yaitu DOEN, formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit,

ketentuan setempat yang berlaku, data catatan medik, anggaran yang tersedia,

penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang

lalu, serta rencana pengembangan.

2.2.3 Tahapan−tahapan perencanaan sediaan farmasi

Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2002) berbagai

kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan kebutuhan sediaan farmasi adalah

sebagai berikut (10).

1. Tahap pemilihan

Fungsi dari pemilihan atau penyeleksian adalah untuk menentukan apakah

sediaan farmasi tersebut benar−benar diperlukan dan sesuai dengan jumlah

penduduk serta pola penyakit. Pengadaan obat yang baik diperoleh dengan diawali

dasar−dasar seleksi kebutuhan obat diantaranya sebagai berikut.

 Obat merupakan kebutuhan untuk sebagian besar populasi penyakit.

 Obat memiliki keamanan, kemanjuran yang didukung dengan bukti ilmiah.

6
 Obat memiliki manfaat yang maksimal dengan risiko yang minimal.

 Obat mempunyai mutu yang terjamin baik ditinjau dari segi stabilitas

maupun bioavaibilitasnya.

 Biaya pengobatan mempunyai rasio antara manfaat dengan biaya yang baik.

 Apabila pilihan lebih dari satu, maka dipilih yang paling baik, banyak

diketahui dan farmakokinetiknya yang paling menguntungkan.

 Mudah diperoleh dengan harga terjangkau.

 Obat sedapat mungkin merupakan sediaan tunggal.

Pada tahap seleksi sediaan farmasi harus pula dipertimbangkan dampak

administratif, biaya yang ditimbulkan, kemudahan dalam mendapatkan,

kemudahan dalam penyimpanan, kemudahan untuk didistribusikan, dosis yang

sesuai dengan kebutuhan terapi, sediaan farmasi yang dipilih sesuai dengan

standar terjamin. Guna menghindari risiko yang dapat terjadi harus pula

mempertimbangkan kontra indikasi, peringatan dan perhatian juga efek samping

dari sediaan farmasi yang dipilih.

2. Tahap kompilasi pemakaian

Kompilasi pemakaian berfungsi untuk mengetahui pemakaian bulanan tiap

jenis sediaan farmasi selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok

optimum. Informasi yang didapatkan dari kompilasi pemakaian sebagai berikut.

 Jumlah pemakaian sediaan farmasi.

 Persentase pemakaian sediaan farmasi terhadap total pemakaian setahun.

 Pemakaian rata−rata tiap jenis sediaan farmasi untuk tingkat kabupaten/kota.

Manfaat dari informasi−informasi yang didapat yaitu sebagai sumber data

dalam menghitung kebutuhan sediaan farmasi untuk pemakaian satu tahun

7
mendatang dan sebagai sumber data dalam menghitung stok atau persediaan

pengaman dalam rangka mendukung penyusunan rencana distribusi.

3. Tahap perhitungan kebutuhan

Menentukan kebutuhan merupakan tantangan berat yang harus dihadapi oleh

Apoteker. Masalah kekosongan atau kelebihan sediaan farmasi, terutama obat

dapat terjadi apabila informasi semata−mata hanya berdasarkan informasi yang

teoritis terkait kebutuhan pelayanan kesehatan. Dengan koordinasi dan proses

perencanaan untuk pengadaan sediaan farmasi secara terpadu serta melalui

tahapan seperti di atas, maka diharapkan sediaan farmasi yang direncanakan dapat

tepat jenis, tepat jumlah serta tepat waktu.

Pendekatan dalam menentukan kebutuhan obat dapat dilakukan dengan

berbagai metode yaitu sebagai berikut.

 Metode konsumsi

Didasarkan atas analisis konsumsi tahun sebelumnya untuk menghitung

jumlah sediaan farmasi yang dibutuhkan berdasarkan metode konsumsi perlu

diperhatikan hal−hal seperti pengumpulan dan pengolahan data, analisis data

untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan, penyesuaian

jumlah kebutuhan dengan alokasi dana.

Jenis−jenis data yang perlu dipersiapkan dalam metode konsumsi yaitu

alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, sediaan

hilang atau rusak, kadaluarsa, kekosongan, pemakaian rata−rata atau pergerakan

sediaan farmasi per tahun, lead time, stok pengaman dan perkembangan pola

kunjungan (11).

8
 Adapun langkah−langkah perhitungan dengan metode konsumsi adalah

dengan menghitung pemakaian rata−rata sediaan farmasi X per bulan pada tahun

sebelumnya (a), kemudian hitung pemakaian pada tahun sebelumnya (b), hitung

stok pengaman yang pada umumnya berkisar 10−20 % dari pemakaian dalam satu

bulan (c), serta menghitung kebutuhan pada waktu tunggu (lead time) yang

umumnya berkisar antara 3−6 bulan (d). Kebutuhan sediaan farmasi tahun

sebelumnya adalah (e) = b + c + d. Rencana pengadaan tahun selanjutnya adalah

hasil perhitungan dari kebutuhan tahun sebelumnya (e) – sisa stok (10).

 Metode morbiditas

Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan berdasarkan pola

penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan lead time. Langkah−langkah dalam

metode ini adalah dengan menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani,

menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit,

menyediakan standar atau pedoman pengobatan yang digunakan, menghitung

perkiraan kebutuhan dan penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.

Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan dengan menggunakan

metode morbiditas yaitu perkiraan jumlah populasi, menetapkan pola morbiditas

penyakit berdasarkan kelompok umur dan penyakit, frekuensi kejadian

masing−masing penyakit per tahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur

yang ada, menghitung perkiraan jumlah dan masing−masing jenis sediaan farmasi

untuk setiap diagnosa yang dibandingkan dengan standar pengobatan,

menggunakan pedoman pengobatan yang ada untuk menghitung jenis, jumlah,

dosis, frekuensi dan lama pemberian obat.

9
 Menurut pedoman pengadaan dapat dilakukan sebagai berikut. Menghitung

masing−masing jumlah yang diperlukan tiap penyakit berdasarkan pada pedoman

pengobatan, pengelompokkan dan penjumlahan masing−masing sediaan farmasi,

menghitung jumlah kebutuhan yang akan datang dengan mempertimbangkan

factor peningkatan kunjungan, lead time, dan stok pengaman (buffer stock),

menghitung jumlah yang harus diadakan pada tahun anggaran yang akan datang

dengan rumus : kebutuhan obat yang akan datang – sisa stok.

Buku defekta harus dipersiapkan pada tahap ini untuk mencatat sediaan

farmasi apa saja yang habis stoknya. Dari buku defekta inilah, seorang apoteker

mengambil keputusan untuk pemesanan barang. Metode perencanaan yang paling

sering digunakan adalah metode epidemiologi, konsumsi, kombinasi dan just in

time.

1. Tahap proyeksi kebutuhan

Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut (11).

 Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.

Rancangan stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara

waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata−rata tiap bulan ditambah stok

penyangga (buffer stock).

 Menghitung rancangan pengadaan periode tahun yang akan datang.

Perencanaan pengadaan tahun yang akan datang dapat dirumuskan sebagai

berikut : a = b + c + d – e – f

Keterangan :

a : Rancangan pengadaan tahun yang akan datang

b : Kebutuhan untuk sisa periode berjalan ( Januari–Desember)

10
c : Kebutuhan untuk tahun yang akan datang

d : Rancangan stok akhir

e : Stok awal periode berjalan per stok per 31 Desember di gudang

f : Rencana penerimaan pada periode berjalan (Januari–Desember)

 Menghitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan.

Rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat dihitung dengan melakukan

analisis ABC−VEN, menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian, serta

menyusun prioritas kebutuhan dasar dan penyesuaian kebutuhan berdasarkan data

10 penyakit terbesar.

 Pengalokasian kebutuhan obat per sumber anggaran.

2. Tahap penyesuaian rencana pengadaan

Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaaan sediaan farmasi

dengan jumlah dana yang tersedia, maka informasi yang didapat adalah jumlah

rencana pengadaan, skala prioritas masing−masing jenis sediaan farmasi dan

jumlah kemasan untuk rencana pengadaan sediaan farmasi tahun yang akan

datang. Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi

adalah sebagai berikut (11).

 Analisis ABC

Berdasarkan berbagai observasi dalam inventori manajemen yang paling

banyak menemukan tingkat konsumsi per tahun dengan hanya diwakili oleh

sejumlah item yang relatif kecil. Sebagai contoh, dari pengamatan terhadap

pengadaan obat dijumpai bahwa sebagian besar dana (70%) digunakan untuk

pengadaan, dimana 10% dari jenis atau item yang paling banyak digunakan,

sedangkan sisanya sekitar 90% item (sebagian besar item) menggunakan dana

11
sebesar 30%. Analisis ABC biasa digunakan untuk pengadaan obat dengan

mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya.

Kelompok A adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana

pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70 % dari jumlah dana obat

keseluruhan. Kelompok B adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana

pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar 20 % dari jumlah dana obat

keseluruhan. Kelompok C adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana

pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar 10 % dari jumlah dana obat

keseluruhan.

Analisis ABC dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu analisis ABC

pemakaian yang dilakukan dengan mengumpulkan daftar jenis obat dalam satu

periode, membuat daftar pemakaian dari masing−masing jenis obat, jumlah

pemakaian masing−masing jenis obat diurutkan berdasarkan jumlah pemakaian

terbanyak ke jumlah pemakaian yang terkecil, menghitung persentase untuk

masing−masing dan persentase kumulatifnya, serta mengelompokkan obat

menjadi 3 kelompok berdasarkan persentase 70−20−10 (sampai dengan 70%

masuk kelompok A, 71–90% masuk kelompok B, lebih dari 90% masuk

kelompok C). Analisis ABC investasi yang dilakukan dengan mengumpulkan

seluruh daftar jenis obat selama satu periode, mencatat harga pembelian

masing−masing jenis untuk periode tersebut, menghitung biaya pemakaian setiap

jenis dengan cara mengkalikan antara jumlah pemakaian dengan harga satuan,

menyusun nilai investasi dari yang terbesar hingga yang terkecil, menghitung

persentase dan kumulatifnya, mengelompokkan obat menjadi 3 kelompok dengan

persentase 70−20−10 (10).

12
 Analisis VEN

Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang

terbatas adalah dengan mengelompokkan obat yang didasarkan kepada dampak

tiap jenis obat pada kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat

dikelompokkan dalam 3 kelompok, yaitu kelompok V (kelompok obat−obatan

yang harus tersedia atau vital karena dipakai untuk tindakan penyelamatan hidup

manusia atau untuk pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian, contohnya

life saving drugs, obat untuk pelayanan kesehatan dasar dan obat untuk mengatasi

penyakit−penyakit penyebab kematian terbesar), kelompok E (kelompok

obat−obatan esensial yang banyak digunakan dalam tindakan atau dipakai di

seluruh unit Rumah Sakit, biasanya merupakan obat yang bekerja secara kausal

atau obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit) dan kelompok N

(obat−obatan penunjang atau pelengkap yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa

dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan

ringan).

Penggolongan obat dengan analisis VEN dapat digunakan untuk

penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia,

obat−obatan yang perlu ditambah atau dikurangi dapat didasarkan atas

pengelompokkan obat menurut VEN. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat

yang masuk kelompok V agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat. Terlebih

dahulu diperlukan kriteria penentuan VEN dalam penyusunan daftar VEN.

Kriteria sebaiknya disusun oleh suatu tim. Dalam menentukan kriteria perlu

dipertimbangkan kondisi dan kebutuhan masing−masing wilayah. Kriteria yang

13
disusun dapat mencakup berbagai aspek antara lain klinis, konsumsi, target

kondisi dan biaya (10).

 Analisis ABC−VEN

Selain menggunakan analisis ABC dan VEN dalam penyesuaian jumlah

sediaan farmasi berupa obat dengan dana yang tersedia untuk mengatasi perkiraan

kebutuhan yang lebih besar dari dana yang tersedia dapat digunakan pula analisis

ABC−VEN yang merupakan penggabungan analisis ABC dan VEN kedalam

suatu matriks, sehingga analisis menjadi lebih tajam. Matriks dapat dibuat seperti

berikut.

Matriks Analisis ABC−VEN

A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC

Matriks diatas dapat dijadikan dasar untuk menetapkan prioritas, dalam

rangka penyesuaian anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan. Jenis

barang yang bersifat vital (VA, VB, VC) merupakan pilihan utama untuk dibeli

atau memerlukan perhatian khusus, sebaliknya barang yang non esensial tetapi

menyerap anggaran banyak (NA) dijadikan prioritas untuk dikeluarkan dari daftar

belanja. Hasil analisis ABC dan VEN dapat digunakan dalam menghemat biaya

dan meningkatkan efisiensi misalnya dalam pengelolaan stok, penetapan harga

satuan obat, penetapan jadwal pengiriman, pengawasan stok dan monitoring umur

pakai obat (12).

2.3 Pengadaan

14
 Menurut keputusan Menteri Kesehatan, pengadaan sediaan farmasi harus

melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan perundang−undangan untuk

menjamin kualitas pelayanan kefarmasian. Pengadaan sediaan farmasi merupakan

suatu proses yang dimaksud untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Proses manajemen sediaan farmasi dapat terbentuk dengan baik apabila didukung

dengan kemampuan sumber daya yang tersedia dalam suatu sistem. Tujuan utama

pengadaan adalah tersedianya sediaan farmas yang berkualitas baik, tersebar

secara merata, jenis dan jumlah sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan (4).

Pengadaan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan agar tersedianya

sediaan farmasi dengan jumlah dan jenis yang cukup sesuai dengan kebutuhan

pelayanan. Kriteria yang harus dipenuhi dalam pengadaan sediaan farmasi dan

perbekalan kesehatan adalah sebagai berikut (1).

 Hanya membeli sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang telah

memiliki izin edar atau nomor registrasi.

 Mutu sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan dapat dipertanggung

jawabkan.

 Pengadaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan dari jalur resmi, yaitu

pedagang besar farmasi, industri farmasi, apotek dan lain−lain

 Dilengkapi dengan persyaratan administrasi seperti faktur dan lain−lain.

Pengadaan dapat dilakukan melalui pembelian, produksi atau pembuatan

sediaan farmasi dan sumbangan (drooping) atau hibah. Pembelian dengan

penawaran yang kompetitif (tender) merupakan suatu metode penting untuk

mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga, apabila ada dua atau

lebih pemasok, apoteker harus memilih berdasarkan kriteria, seperti mutu produk,

15
reputasi produsen, harga, berbagai syarat, ketepatan waktu pengiriman, mutu

pelayanan pemasok, dapat dipercaya, kebijakan tentang barang yang

dikembalikan dan pengemasan.

Sistem pengadaan merupakan faktor penting dari ketersediaan atau biaya

yang dikeluarkan. Keefektifan proses pengadaan dapat menjamin ketersediaan

sediaan farmasi yang baik, jumlah yang cukup, harga yang sesuai dan dengan

standar kualitas yang diakui. Pengadaan yang efektif dan efisien diharapkan dapat

menjamin tersedianya rencana kebutuhan sesuai dengan jenis dan jumlah sediaan

farmasi, tersedianya anggaran pengadaan yang dibutuhkan sesuai dengan

waktunya, terlaksananya pengadaan yang efektif dan efisien, terjaminnya

penyimpanan sediaan farmasi dengan mutu yang baik, terjaminnya

pendistribusian sediaan farmasi yang efektif dengan waktu tunggu (lead time)

yang pendek, terpenuhinya kebutuhan sediaan farmasi yang mendukung

pelayanan kesehatan, tersedianyan sumber daya manusia dengan jumlah dan

kualifikai yang tepat, penggunaan obat menjadi rasional sesuai dengan pedoman

yang telah disepakati, serta tersedianya informasi pengelolaan dan penggunaan

(13)
obat yang benar . Prosedur pembelian barang dilaksanakan dengan tahapan

sebagai berikut.

2.3.1 Persiapan

Melakukan pengumpulan data sediaan farmasi yang akan dipesan sebagai

hasil dari pencatatan dan perhitungan dalam perencanaan.

2.3.2 Pemesanan

Pemesanan dilakukan ke supplier yang telah menjadi rekanan baik melalui

tender ataupun tidak. Pada fasilitas pelayanan kesehatan besar, seperti rumah

16
sakit, supplier umumnya dipilih dengan menggunakan sistem tender karena

pemesanan sediaan farmasi dalam jumlah yang sangat besar. Proses pemilihan

tender dapat dilakukan secara terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang

terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan dan tender secara

terbatas, sering disebut lelang tertutup karena hanya dilakukan pada rekanan

tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik.

17
 Pemesanan dilakukan dengan menggunakan Surat Pemesanan (SP) untuk

setiap supplier. Surat pemesanan ada empat macam yaitu surat pesanan narkotika,

surat pesanan prekursor, surat pesanan psikotropika dan surat pesanan untuk obat

selain narkotika, prekursor dan psikotropika. SP minimal dibuat 2 rangkap (untuk

supplier dan arsip) dan ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama dan

18
nomor SIPA serta cap apotek atau rumah sakit yang melakukan pemesanan. Surat

pesanan golongan obat bebas, bebas terbatas dan keras dibuat dua rangkap satu

untuk pemesan dan satu untuk PBF. Dalam satu lembar SP dapat diisi dengan

beberapa jenis (item) obat. Pemesanan dapat dilakukan secara langsung melalui

sales PBF ataupun secara tidak langsung, misalnya melalui telepon.

19
Gambar 2.8 Contoh surat pesanan golongan obat bebas, bebas terbatas dan keras
SP untuk prekursor dan psikotropika, format telah ditetapkan oleh Dinas

Kesehatan, dibuat rangkap 2, satu lembar (asli) untuk PBF dan lembar lainnya

(tembusan) untuk arsip pemesan. Dalam satu SP dapat memuat lebih dari satu

item obat, pemesanan bisa dilakukan selain ke PT. Kimia Farma. Pemesanan

narkotika, prekursor dan psikotropika hanya dapat dilakukan secara langsung ke

sales PBF tidak dapat melalui telepon.

20
 Gambar 2.9 Contoh surat pesanan obat dan bahan baku prekursor

Gambar 2.10 Contoh surat pesanan psikotropika

Surat Pemesanan (SP) pembelian narkotika dibuat 4 rangkap, 1 lembar

merupakan arsip untuk administrasi pemesan dan 3 lembar dikirim ke PBF Kimia

Farma, selanjutnya PBF Kimia Farma menyalurkan kepada kepala Dinas

Kesehatan Kota atau Kabupaten, BPOM dan penanggung jawab narkotika di

21
Depot Kimia Farma Pusat. Satu lembar surat pesanan untuk memesan satu jenis

narkotika.

Gambar 2.11 Contoh surat pesanan narkotika

2.3.3 Penerimaan

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima sediaan farmasi yang telah

diadakan sesuai aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender,

konsinyasi atau sumbangan. Penerimaan sediaan farmasi harus dilakukan oleh

petugas yang bertanggung jawab. Petugas yang dilibatkan dalam penerimaan

harus terlatih baik dalam tanggung jawab dan tugas mereka, serta harus mengerti

sifat penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim penerimaan harus ada tenaga

farmasi.

1. Penerimaan obat bebas, obat bebas terbatas dan obat keras

 Obat yang datang dari PBF diterima bersama dengan fakturnya.

22
 Dilakukan pengecekan antara pesanan obat yang dipesan dengan obat yang

datang.

 Pengecekan yang dilakukan berupa ED, jumlah, jenis dan kondisi fisik obat

yang datang.

 Surat pesanan ditandatangi dan di cap stempel apotek atau rumah sakit.

2. Penerimaan obat prekursor, psikotropika dan narkotika

 Penerimaan obat prekursor, psikotropika dan narkotika dari pedagang besar

farmasi harus diterima oleh apoteker pengelola apotek atau dilakukan

dengan sepengetahuan APA atau apoteker penanggung jawab Instalasi

Farmasi Rumah Sakit (IFRS).

 Obat yang datang dari pedagang besar farmasi diterima bersama dengan

fakturnya.

 Dilakukan pengecekan antara pesanan obat yang dipesan dengan obat yang

datang.

 Pengecekan yang dilakukan berupa ED, jumlah, jenis dan kondisi fisik obat

yang datang.

 Surat pesanan ditandatangi dan di cap stempel apotek atau rumah sakit.

Petugas gudang yang menerima sediaan farmasi harus mencocokkan barang

(14)
dengan faktur dan surat pesanan lembaran kedua dari gudang . Tujuan

penerimaan adalah untuk menjamin sediaan farmasi yang diterima sesuai kontrak

baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Sediaan farmasi yang

diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal lain

yang perlu diperhatikan dalam penerimaan adalah sebagai berikut (15).

1. Mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya.

23
2. Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai sertificate of origin.

3. Sertifikat analisa produk.

2.3.4 Pencatatan

Daftar pesanan sediaan farmasi yang tertera pada faktur disalin dalam buku

penerimaan barang, ditulis nomor urut dan tanggal, nama supplier, nama sediaan

farmasi, nomor batch, tanggal kadaluarsa (ED), jumlah, harga satuan, potongan

harga dan jumlah harga. Pencatatan dilakukan setiap hari saat penerimaan barang,

sehingga diketahui berapa jumlah barang disetiap pembelian.

Dari catatan ini yang harus diwaspadai adalah jangan sampai jumlah

pembelian tiap bulannya melebihi anggaran yang telah ditetapkan, kecuali bila ada

kemungkinan kenaikan harga (spekulasi dalam memborong sediaan farmasi,

terutama obat yang fast moving). Faktur kemudian diserahkan ke bagian

administrasi untuk kemudian diperiksa kembali, lalu disimpan dalam map untuk

menunggu waktu jatuh tempo (14).

2.3.5 Pembayaran

Pembayaran dilakukan bila sudah jatuh tempo dimana tiap faktur akan

dikumpulkan per debitur, masing−masing akan dibuatkan bukti kas keluar serta

cek atau giro, kemudian diserahkan ke bagian keuangan untuk ditandatangani

(14)
sebelum dibayarkan ke supplier . Pengadaan sediaan farmasi selain dengan

pembelian juga dapat dilakukan melalui konsinyasi yang mana dalam hal ini

pembayaran dilakukan setelah barang konsinyasi terjual dalam tempo yang telah

disepakati bersama antara supplier dan unit pelayanan kesehatan tempat

menitipkan barang.

24
Soal Pilihan Ganda Pengadaan obat di Gudang Farmasi :

1. 1. Memilih metode pengadaan

2. Memantau status pemesanan
3. Memilih pemasokan
4. Menentukan Anggaran
5. Jumlah obat yang keluar
Langkah-langkah yang dilaksanakan dalam siklus pengadaan digudang
farmasi adalah…

a. 1, 2, 3 d. 1, 2, 4
b. 3, 4, 5 e. 2, 3, 5
c. 1, 3, 5
2. Fungsi gudang farmasi di kabupaten/kodya adalah, kecuali…
a. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan
memdistribusikan obat, alat kesehatan dan pembekalan farmasi
b. Melakukan penyimpanan, penyuluhan rencana, penyusunan rencana,
pencataran, dan pelaporan mengenai persediaan dalam penggunaan obat
c. Tidak melakukan apa-apa hanya memperhatikan tanpa menangani
d. Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang
ada salam persediaan maupun yang didistribusikan
e. Melakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan urusan dalam
3. Proses pengelolaan obat terdiri dari beberapa tahap, kecuali…
a. Tahap perencanaan
b. Tahap pengadaan
c. Tahap penyimpanan
d. Tahap distribusi dan tahap penggunaan
e. Tahap pengolaan
4. Pernyataan dibawah ini yang bukan manfaat perencanaan pengadaan
adalah…
a. Didapat persamaan persepsi antara pemakai obat dan penyedia anggaran
b. Menghemat anggaran
c. Estimasi kebutuhan lebih cepat
d. Pemanfaatan dana pengadaan obat lebih optimal
e. Terjadi koordinasi penyedia anggaran dan pemakaian obat

25