Menurut Ida Nuraida (2008:35), “Prosedur adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-

pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang
dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan
siapa yang melakukannya.”

Dari pengertian prosedur di atas dapat disimpulkan bahwa dalam sebuah prosedur pastinya
akan tercantum cara bagaimana setiap tugas dilakukan, berhubungan dengan apa, bilamana
tugas tersebut dilakukan dan oleh siapa saja tugas harus diselesaikan. Hal ini tentu sangat
wajar dilakukan karena sebuah prosedur yang dibuat memiliki tujuan untuk mempermudah
kita dalam melaksanakan suatu kegiatan.

Pengertian Prosedur menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) diartikan sebagai
berikut:

 Tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.

 Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.

Dalam hal ini prosedur merupakan suatu tahapan dalam menyelesaikan suatu aktivitas yang
dapat memecahkan suatu masalah. Misalnya, dalam suatu perusahaan terdapat banyak
dokumen yang berbeda jenis dan manfaatnya, untuk menata dokumen tersebut agar terlihat
rapi dan mudah ditemukan maka kita harus bisa memilah dokumen sesuai jenis dan
manfaatnya yang kemudian difilekan ke box yang sudah tersedia. Dengan demikian, sangat
diperlukan sebuah prosedur yang baik dan benar untuk diterapkan pada perusahaan.

Menurut Mulyadi (2001:5) yang dimaksud dengan prosedur adalah “suatu urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat
untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-
ulang.” Selain itu Zaki Baridwan (2002:3), menjelaskan bahwa prosedur adalah “suatu urut-
urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian
atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-
transaksi perusahaan yang sering terjadi.” Dari kedua pengertian tersebut dapat disimpulkan
bahwa prosedur adalah suatu urutan yang tersusun dan biasanya melibatkan beberapa orang
dalam suatu bagian departemen atau lebih, serta disusun untuk menjamin penanganan secara
seragam transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.

Menurut Ig. Wursanto (1987:19) yang dimaksud dengan prosedur merupakan rencana, karena
bersangkutan paut dengan pemilihan suatu cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan-
kegiatan di waktu yang akan datang. Prosedur-prosedur bukan hanya merupakan pedoman
untuk berfikir, tetapi juga untuk bertindak dan melaksanakan cara yang tepat guna
menjalankan suatu kegiatan tertentu. Seperti halnya dengan kebijaksanaan, prosedur juga
mempunyai urutan kepentingan. Adapun pengertian prosedur menurut Ida Nuraida (2008:35),
prosedur merupakan:

 Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan

datang.
 Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.
 Pedoman untuk bertindak.
Pengertian prosedur di atas dijelaskan dengan pengertian metode menurut Ida Nuraida
(2008:35), yang menyatakan bahwa : “metode menunjukkan cara pelaksanaan pekerjaan dari
suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis-menulis oleh seorang
pegawai sehingga serangkaian metode yang disatukan akan membentuk suatu prosedur.”

Pendapat Ida Nuraida yang dikemukakan di atas jika dipahami, bahwa prosedur adalah suatu
cara, dimana pembuatan cara tersebut dipersiapkan untuk jangka waktu mendatang dan bisa
jadi akan digunakan secara terus menerus jika cara tersebut dapat dipergunakan secara efektif
dan efisien. Suatu cara di atas berisikan aturan atau pedoman untuk melakukan aktivitas-
aktivitas pekerjaan dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

Menurut A.S. Moenir (1982:110), “Prosedur adalah suatu rangkaian tindakan, langkah atau
perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang untuk dapat mencapai suatu tahap tertentu
dalam hubungan pencapaian tujuan akhir.” Di dalam sebuah pencapaian tujuan akhir yang
kita inginkan kita harus mempunyai pandangan tentang apa yang seharusnya kita lakukan,
tahapan yang bagaimana yang nantinya dapat membantu kita dalam mencapai tujuan akhir.

Pengertian prosedur menurut MC Maryati (2008:43) adalah “serangkaian dari tahapan-

tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan. Untuk mengendalikan pelaksanaan kerja agar efisiensi perusahaan tercapai dengan
baik dibutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur kerja.” Dalam sebuah prosedur terdapat
langkah-langkah yang saling berkaitan satu sama lain, langkah-langkah ini akan menjadi
petunjuk dalam menyelesaikan permasalahan pada suatu pekerjaan. Di dalam perusahaan
tentunya akan membutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur kerja yang terdiri dari
tahapan-tahapan suatu pekerjaan, karena hal ini dapat menunjang tercapainya efisiensi
perusahaan dengan baik.

Prosedur adalah faktor yang sangat penting dalam pelaksanaan tugas atau pekerjaan, kerjaan
perkantoran. Prosedur kerja dibuat untuk memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan
oleh instansi atau perusahaan tersebut dalam rangka mencapai tujuan dan sasarannya.
Prosedur-prosedur berkaitan dengan suatu langkah yang bertahap dan berkaitan satu sama
lain yang digunakan oleh suatu organisasi dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Dari beberapa pendapat-pendapat yang telah diuraikan di atas, maka penulis dapat
mengambil kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu urutan langkah-langkah, dari
serangkaian tahapan yang saling berhubungan satu sama lain sebagai suatu cara atau metode
dalam melaksanakan ataupun menjalankan suatu aktivitas sesuai dengan aturan yang berlaku
untuk mencapai tujuan akhir. Prosedur yang ada biasanya melibatkan beberapa orang dalam
suatu bagian atau lebih, untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan
yang terjadi berulang-ulang dan prosedur juga bisa berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu
yang akan datang.

Adapun sifat-sifat dan ciri-ciri prosedur menurut Moekijat (1989:194) sebagai berikut:

a. Sifat Prosedur

1. Prosedur terdapat dalam tiap bagian perusahaan; prosedur merupakan salah satu
macam rencana yang penting.
2. Prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan pekerjaan yang sifatnya berulang.
 3. Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah prosedur guna menjamin agar hasil
akhir dicapai seperti yang diinginkan.

b. Ciri Prosedur

1. Prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup mengenai situasi tertentu, tidak
didasarkan atas dugaan-dugaan atau keinginan-keinginan.
2. Suatu prosedur harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih memiliki fleksibilitas.
3. Prosedur harus mengikuti zaman (up-to-date).

Pentingnya suatu prosedur dikemukakan oleh MC Maryati (2008:43) bahwa

“Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan lebih lancar. Sehingga
waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik
tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan. Prosedur kerja menjadikan
setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka
pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut akan membuat
penghematan yang besar bagi perusahaan.”

Dengan demikian, prosedur kerja dibuat dan disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan
dengan mudah, lancar dan baik, dengan tahapan-tahapan yang teratur, urut pada akhirnya
suatu pekerjaan dapat diselesaikan menurut target atau urutan waktu yang telah ditentukan
sebelumnya, sehingga akan lebih menghemat pembiayaan dalam proses kerja. Untuk itu
dalam penyusunan prosedur hendaknya disesuaikan dengan prinsip-prinsip penyusunan
prosedur yang ada.

Prinsip-prinsip prosedur menurut MC Maryati (2008:44) sebagai berikut:

1. Sebuah prosedur kerja yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan
berbelit-belit.
2. Prosedur kerja yang baik, akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian
pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan.
3. Prosedur kerja yang ditetapkan telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah
penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu (menghemat gerakan atau tenaga).
4. Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan.
5. Prosedur kerja dibuat fleksibel, artinya suatu prosedur bisa dilakukan perubahan jika
terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.
6. Memperhatikan penggunaan alat-alat untuk menunjang terlaksananya suatu prosedur
dan sebaiknya digunakan sesuai kebutuhan.
7. Sebuah prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan.

Dari pendapat di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu prosedur terdapat semua
aktivitas yang harus dilakukan. Prosedur yang dibuat hendaknya baik, tidak berbeli-belit dan
tidak rumit agar yang berkepentingan dapat menggunakan fungsinya secara efektif dan
efisien. Prosedur tersebut hendaknya telah teruji dan tidak menguras banyak tenaga, karena
apabila terlalu menguras tenaga orang yang berkepentingan cenderung akan melanggar aturan
dan merasa bosan dengan prosedur yang diterapkan. Prosedur yang dibuat hendaknya
memiliki fleksibilitas agar pada situasi-situasi tertentu yang mendesak prosedur yang semula
tidak dapat dijalankan karena suatu hal, prosedur tersebut dapat dilakukan perubahan tanpa
harus menghentikan fungsi awalnya. Serta dalam pembuatan prosedur harus memperhatikan
tingkat pencapaian tujuan, dengan prosedur yang baik dan tujuan yang hendak dicapai harus
memiliki target serta tindakan-tindakan apa yang harus dilakukan.

Prosedur menurut A.S. Moenir (1982:117) dibagi menjadi dua yaitu:

 Prosedur umum, yaitu prosedur-prosedur yang menyangkut bidang pekerjaan yang

bersifat umum (general) dan berlaku secara nasional yang menjadi tanggung jawab
Manajer atas. Prosedur umum ini kadang-kadang demikian luas berlakunya sehingga
melampaui batas-batas nasional.
 Prosedur khusus (lokal), yaitu prosedur yang dibuat dan hanya berlaku secara lokal
artinya untuk lingkungan tertentu, yang menjadi tanggung jawab manajer di tempat
itu (atas, menengah atau bawah, tergantung luas lingkup prosedur itu).

Berkaitan dengan macam prosedur di atas, pada suatu perusahaan pasti akan menggunakan
prosedur khusus (lokal), karena terlihat jelas bahwa prosedur ini dibuat dan hanya berlaku
secara lokal, sehingga untuk semua aktivitas di perusahaan yang meliputi prosedur akan
menjadi tanggung jawab manajer sesuai dengan lingkup prosedur yang ada di perusahaan
tersebut.

Prosedur kerja selain disajikan secara tertulis bisa juga ditampilkan dalam bentuk bagan atau
diagram. Menurut MC Maryati (2008:44-48), ada 3 bagan dalam prosedur, yaitu:

a. Bagan aliran kerja atau bagan proses (Work-flow Chart)

1. Bagan proses adalah bagan yang menunjukkan secara rinci langkah-langkah dalam
suatu proses pekerjaan.
2. Langkah-langkah ditunjukkan dalam bentuk simbol dan disusun secara vertikal.

b. Bagan gerak atau bagan layout kerja (Work-layout Chart)

Bagan layout menggambarkan gerakan pekerjaan dalam suatu ruangan. Bagan digambarkan
pada sebuah layout kantor, sehingga gerakan diukur dalam hubungannya dengan faktor fisik
(energi). Alur kegiatan atau pekerjaan digambarkan dengan garis yang menghubungkan
dengan beberapa unit kerja yang harus dilalui.

c. Bagan arus
Bagan ini menggambarkan aliran atau arus kegiatan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan.
Perjalanan dari dokumen-dokumen serta tembusannya dari suatu tempat bagian ke bagian
lainnya sangat jelas digambarkan dalam bagan ini.

Pengertian Penjualan
Penjualan merupakan salah satu sumber pendapatan suatu perusahaan. Semakin meningkat
aktivitas penjualan di suatu perusahaan, maka akan semakin besar pula keuntungan yang
akan didapatkan oleh perusahaan tersebut. Sebenarnya pengertian penjualan sangat luas,
beberapa para ahli mengemukakan tentang definisi penjualan antara lain:

Definisi penjualan menurut Mulyadi (2008:202), ”Penjualan merupakan kegiatan yang

dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh
laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan
atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli.”
Selain itu pengertian penjualan menurut Prof. Dr. Winardi (1991:3), Penjualan (Selling)
diartikan sebagai “proses di mana sang penjual memastikan, mengaktivasi dan memuaskan
kebutuhan atau keinginan sang pembeli agar dicapai manfaat, baik bagi sang penjual maupun
bagi sang pembeli yang berkelanjutan dan yang menguntungkan kedua belah pihak.”

Dari pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa adanya penjualan dapat tercipta suatu
proses pertukaran barang atau jasa antara penjual dengan pembeli dengan tujuan untuk
memperoleh laba dari adanya transaksi tersebut, pihak penjual juga ingin memuaskan
kebutuhan sang pembeli. Di dalam perekonomian kita (ekonomi uang), seseorang yang
menjual sesuatu akan mendapatkan imbalan berupa uang. Dengan alat penukar berupa uang,
orang akan lebih mudah memenuhi segala keinginannya dan penjualan menjadi lebih mudah
dilakukan. Jarak yang jauh tidak menjadi masalah bagi penjual. Secara sederhana, transaksi
penjualan yang dilakukan oleh penjual dan pembeli dapat dilihat sebagai berikut:

Gambar Proses Pertukaran (Basu Swastha, 1989:9)

Semakin pandai seseorang untuk menjual akan semakin cepat pula mencapai sukses dalam
melaksanakan tugas-tugasnya, sehingga tujuan yang diinginkan akan segera terlaksana.
Dalam segala bidang dan tingkatan, taktik penjualan harus digunakan agar pelayanan yang
diberikan kepada orang lain dapat memberikan kepuasan. Dengan kepuasan ini diharapkan
mereka dapat menjadi langganan atau sahabat yang baik.

Ada definisi lain tentang penjualan yang dikemukakan oleh William G. Nickels (Basu
Swastha, 1989:10) yang menyebutnya dalam istilah penjualan tatap muka (personal selling)
sebagai berikut, “Penjualan tatap muka adalah interaksi antar individu, saling bertemu muka
yang ditujukan untuk menciptakan, memperbaiki, menguasai atau mempertahankan
hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak lain.”

Jadi, penjualan tatap muka merupakan komunikasi orang secara individual yang dapat
dilakukan untuk mencapai tujuan seluruh usaha pemasaran pada umumnya, yaitu
meningkatkan penjualan yang dapat menghasilkan laba dengan menawarkan kebutuhan yang
memuaskan kepada pasar dalam jangka panjang. Dalam hal ini, perusahaan memerlukan
tenaga-tenaga penjualan atau wiraniaga untuk melakukannya. Tugas-tugas yang mereka
lakukan cukup luwes karena secara langsung dapat mengetahui keinginan, motivasi dan
perilaku konsumen; dan sekaligus dapat melihat reaksi konsumen sehingga mereka langsung
dapat mengadakan penyesuaian seperlunya.

Bagi perusahaan, pada umumnya mempunyai tiga tujuan umum dalam penjualannya, yaitu:
a. Mencapai volume penjualan tertentu
b. Mendapatkan laba tertentu
c. Menunjang pertumbuhan perusahaan. (Basu Swastha, 1989:80)
Usaha-usaha untuk mencapai ketiga tujuan tersebut tidak sepenuhnya hanya dilakukan oleh
pelaksana penjualan atau para penjual. Dalam hal ini perlu adanya kerja sama yang rapi di
antara fungsionaris dalam perusahaan. Namun demikian semua ini tetap menjadi tanggung
jawab dari pimpinan (top manager), dan dialah yang harus mengukur seberapa besar sukses
atau kegagalan yang dihadapinya.

Untuk maksud tersebut pimpinan harus mengkoordinir semua fungsi dengan baik termasuk
fungsi penjualan.

Adapun tahap-tahap penjualan menurut Basu Swastha (1989:121-124) sebagai berikut:

Salah satu aspek yang ada dalam penjualan adalah penjualan dengan bertemu muka seperti
yang telah dibahas sebelumnya. Dalam hal ini tahap-tahap yang perlu ditempuh oleh pihak
penjual meliputi:

Gambar Tahap-tahap Penjualan

Dari beberapa tahap-tahap penjualan di atas maka dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Persiapan Sebelum Penjualan adalah mempersiapkan tenaga penjualan dengan

memberikan pengertian tentang barang yang dijualnya, pasar yang dituju dan teknik-
teknik penjualan yang harus dilakukan. Selain itu, mereka juga lebih dulu harus
mengetahui kemungkinan tentang motivasi dan perilaku dalam segmen pasar yang
dituju.
2. Penentuan Lokasi Pembeli Potensial adalah dengan menggunakan data pembeli yang
lalu maupun sekarang, penjual dapat menentukan karakteristik calon pembeli atau
pembeli potensialnya. Termasuk faktor lokasi yang menjadi sasaran kunjungan bagi
wiraniaga.
3. Pendekatan Pendahuluan adalah sebelum melakukan penjualan, penjual harus
mempelajari semua masalah tentang individu atau perusahaan yang dapat diharapkan
sebagai pembelinya.
4. Melakukan Penjualan adalah penjualan yang dilakukan bermula dari suatu usaha
untuk memikat perhatian calon konsumen, kemudian diusahakan untuk mengetahui
daya tarik atau minat mereka.
 5. Pelayanan Purna Jual adalah sebenarnya kegiatan penjualan tidak berakhir pada saat
pesanan dari pembeli telah dipenuhi, tetapi masih perlu dilanjutkan dengan
memberikan pelayanan atau servis kepada mereka. Beberapa pelayanan yang
diberikan oleh penjual sesudah penjualan dilakukan seperti: pemberian garansi,
pemberian jasa reparasi, latihan tenaga-tenaga operasional dan cara penggunaannya,
penghantaran barang ke rumah.

Dalam tahap terakhir ini penjual harus berusaha mengatasi berbagai macam keluhan atau
tanggapan yang kurang baik dari pembeli. Pelayanan lain yang juga perlu diberikan sesudah
penjualan adalah memberikan jaminan kepada pembeli bahwa keputusan yang diambilnya
tepat, barang yang dibelinya betul-betul bermanfaat dan hasil kerja produk tersebut
memuaskan.

Pengertian Prosedur Penjualan

Dari pengertian prosedur dan penjualan di atas maka dapat dijelaskan lebih rinci lagi tentang
pengertian keduanya secara garis besar, yaitu prosedur penjualan adalah suatu urutan
langkah-langkah yang saling berhubungan satu sama lain dan didalamnya terdapat kegiatan
penjualan yang terkait dengan proses pertukaran barang atau jasa serta transaksi yang terjadi
berulang-ulang agar mencapai tujuan akhir yang efektif dan efisien.

Pengertian Prosedur Penjualan menurut Dr. Zaki Baridwan (1991:109) adalah:

“Urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan
faktur (penagihan), dan pencatatan penjualan. Dalam prosedur penjualan kredit, sulit
dipisahkan antara prosedur penjualan dan piutang, karena keduanya berkaitan erat.”

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur penjualan adalah urutan kegiatan
sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan)
dan pencatatan penjualan yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih,
yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang.

Prosedur penjualan agar dapat berjalan dengan optimal tentunya akan bergantung pada
beberapa bagian, salah satunya yaitu bagian Administrasi. Menurut hasil wawancara dengan
Eko Pujo Leksono dan Minanto selaku Staff Sales Administration, secara garis besar tugas
administrasi penjualan adalah menyiapkan dan menyediakan segala keperluan kegiatan
penjualan secara administratif sesuai dengan SOP (Standart Operational Procedur) yang
berlaku pada setiap perusahaan dan dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Mengolah dokumen penjualan menjadi data yang meliputi Surat Pesanan Kendaraan
(SPK), Purchase Order (PO), Bukti Penyerahan Kendaraan (BPK), kuitansi, invoice,
faktur).
2. Mencari barang yang diinginkan customer apabila stok tidak ada, serta bisa
memesankan barang dengan cara nginden terlebih dahulu.
3. Menginput data dari faktur kendaraan bermotor ke dalam sistem komputer.
4. Mengajukan permohonan faktur guna pembuatan kelengkapan kendaraan (BPKB,
STNK, dan Plat Nomor).
5. Melakukan input BPKB guna menyimpan data-data atau informasi customer dan
kendaraan yang ada pada BPKB ke dalam sistem komputer.
6. Mengarsipkan dan mengefilekan dokumen-dokumen atau catatan-catatan yang
diperlukan di bagian penjualan.
 7. Membuat laporan bulanan yang berupa laporan penjualan, laporan jumlah unit yang
ada di PDS, dan laporan penjualan dari sales atau sales counter selama satu bulan.

Bukti transaksi merupakan suatu dokumen yang menandai bahwa transaksi yang sah telah
terjadi. Setiap perusahaan mempunyai bukti transaksi yang berbeda-beda, tergantung pada
jenis dan besarnya perusahaan. Bukti transaksi dapat berupa kuitansi, cek, faktur penjualan
dan pembelian, tanda terima barang, daftar gaji, tanda setoran ban, surat keputusan direktur
atau komisaris, nota pengiriman barang, dan sebagainya (Rahman Pura, 2013:19).

Berdasarkan hasil wawancara dengan Eko Pujo Leksono dan Minanto selaku Staff Sales
Administration, di dalam kegiatan penjualan ada beberapa hal yang harus dilakukan dan
dicatat sebagai bahan acuan guna mengevaluasi hasil penjualan dan sebagai alat ukur laba
atau rugi dari transaksi yang dilakukan. Bukti transaksi dari adanya penjualan di perusahaan,
antara lain:

a. Laporan Persediaan Barang

Laporan yang menyajikan data tentang barang masuk dan keluar, berkaitan dengan jenis
barang, tanggal pembelian dan penjualan yang berkaitan dengan nota debet atau surat
pesanan kendaraan agar mudah untuk mengawasi barang apabila terjadi kerusakan,
kehilangan, serta kehabisan persediaan.

b. Stok Barang
Aplikasi daftar persediaan barang yang berisi tentang identitas dan lokasi barang yang masih
tersedia.

c. Surat Pesanan Kendaraan (SPK)

Surat yang isinya berupa identitas customer, jenis dan harga barang pesanan yang diberikan
kepada sales atau sales counter setelah adanya persetujuan dari kedua belah pihak.

d. Purchase Order (PO)

Surat pesanan dari penjualan kredit yang berisi kesepakatan dari customer terkait dengan
rincian harga dan tahapan pembayaran, serta dapat dijadikan sebagai bukti pengiriman
barang.

e. Kuitansi
Bukti penerimaan uang dengan jumlah tertentu yang telah ditandatangani oleh bagian kasir
kemudian diberikan ke customer.

f. Invoice
Invoice atau faktur penjualan yang merupakan bukti pencatatan adanya kegiatan penjualan,
biasanya berisi informasi barang yang dibeli dan jumlah harga barang.

g. Faktur Kendaraan Bermotor (FKB)

Faktur ini berbeda dengan invoice, faktur kendaraan bermotor merupakan bukti pencatatan
yang berfungsi sebagai permohonan penerbitan BPKB dan STNK, serta dijadikan bukti untuk
dealer dan pemilik.

h. Laporan Penjualan
Laporan yang berisi tentang data barang yang terjual selama periode tertentu dalam bentuk
sistem komputer, yang meliputi identitas barang yang terjual, harga jual, diskon, customer
dan sales yang direkap agar mengetahui sejauh mana kegiatan penjualan berkembang dengan
optimal.

Berdasarkan penjelasan di atas, sudah nampak jelas bahwa dalam penjualan, khususnya
penjualan barang merupakan kegiatan menjual barang yang diproduksi sendiri atau dibeli dari
pihak lain untuk dijual kembali kepada customer baik secara tunai maupun kredit. Jadi,
secara umum kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, yang pada
dasarnya terdiri dari dua jenis yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Berikut beberapa
penjelasan dari para ahli terkait dengan penjualan tunai dan penjualan kredit:

Pengertian Penjualan Tunai

Menurut Mulyadi (2008:455), “Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara
mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang
diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang
kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh
perusahaan.”

Menurut Yadiati dan Wahyu (2006:129), “Penjualan tunai adalah pembeli langsung
menyerahkan sejumlah uang tunai yang dicatat oleh penjual melalui register kas.”

Jadi, dapat disimpulkan bahwa penjualan tunai adalah penjualan yang transaksi pembayaran
dan pemindahan hak atas barangnya langsung melalui register kas atau bagian kassa,
sehingga tidak perlu ada prosedur pencatatan piutang pada perusahaan penjual.

Dalam penjualan tunai melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dimaksudkan agar
penjualan dapat diawasi dan berjalan dengan baik. Fungsi yang terkait dalam penjualan tunai
menurut Mulyadi (2001:462) adalah:

a. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan
tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga
barang ke fungsi kas.

b. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

c. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta
menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang
telah dibayar harganya kepada pembeli.

Dalam penjualan tidak pernah terlepas dari bukti-bukti yang menguatkan atas terjadinya
proses transaksi antara kedua belah pihak. Salah satu bukti bahwa terjadinya suatu perjanjian
transaksi adalah dokumen. Menurut Mulyadi (2001:463) dokumen yang digunakan dalam
penjualan tunai adalah:

a. Faktur Penjualan Tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen
mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang
berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas.

b. Pita Register Kas (Cash Register Tape)

Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash
register). Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi
kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal
penjualan.

c. Credit Card Sales Slip

Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan
diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit.

d. Bill of Lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada
perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam
penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.

e. Faktur Penjualan COD

Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD
diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos, atau
perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan
sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan.

f. Bukti Setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat
3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari
hasil penjualan tunai ke bank.

Pengertian Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001:210) “Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara
mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu
tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.”

Menurut Soemarso (2009:160) yaitu “Penjualan kredit adalah transaksi antara perusahaan
dengan pembeli untuk menyerahkan barang atau jasa yang berakibat timbulnya piutang, kas
aktiva.”

Dari kedua definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa penjualan kredit adalah suatu transaksi
antara perusahaan dengan pembeli, mengirimkan barang sesuai dengan order serta
perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli untuk jangka waktu tertentu yang
mengakibatkan timbulnya suatu piutang dan kas aktiva.

Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit kepada pembeli selalu
didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Fungsi
yang terkait dalam penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:211-213) adalah:

a. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order
dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada
pada surat order tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order”
pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.

b. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit,
bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi
pemberian kredit kepada pelanggan.

c. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang
dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman
yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin
bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.

Menurut Mulyadi (2001:214-216) dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah
surat order pengiriman dan tembusannya. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok
untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order
pengiriman terdiri dari:

1) Surat Order Pengiriman

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi
kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi.

2) Tembusan Kredit (Credit Copy)

Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan
otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

3) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa
ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.

4) Surat Muat (Bill of Lading)

Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan
barang dari perusahaan kepada perusahaan angkut umum.

5) Slip Pembungkus (Packing Slip)

Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan
di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.

6) Tembusan Gudang (Warehouse Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk
menyiapkan jenis barang dengan jumlah agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi
pengiriman.

7) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut
tanggal pengiriman yang dijanjikan.

8) Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama
pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai
status pesanannya.

Pengertian Evaluasi Prosedur

Pengertian Evaluasi Prosedur menurut MC Maryati (2008:49) adalah:
“Perbaikan atau penyederhanaan dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran harus selalu
dilakukan untuk menemukan prosedur yang terbaik. Baik metode atau prosedur harus selalu
dilakukan perbaikan setelah melakukan evaluasi terlebih dahulu.”

Bagan Evaluasi Prosedur dalam MC Maryati (2008:50)

Gambar Evaluasi Prosedur

Dasar yang digunakan sebagai pertimbangan dalam evaluasi adalah efisiensi dalam hal
waktu, usaha dan biaya. Jika berdasarkan hasil evaluasi dinyatakan tidak efisien maka
selanjutnya perlu tindakan. Namun bisa juga perubahan prosedur dilakukan karena adanya
keluhan dari karyawan atau pelanggan. Selanjutnya dari hasil evaluasi prosedur
menghasilkan simpulan 3 hal yaitu:
a. Prosedur dipertahankan
b. Prosedur disederhanakan
c. Prosedur diperbaiki

Menurut MC Maryati (2008:50-51) menjelaskan tentang Penyederhanaan merupakan:

“Sebuah prosedur atau metode kerja yang selama ini sudah dianggap baik, namun perlu
sekiranya dipelajari atau diamati lagi masih mungkinkah dilakukan penyederhanaan.
Berdasarkan pengalaman beberapa perusahaan yang mencoba melakukan penyederhanaan
pekerjaan (work simplification) mereka akan tercengang dengan hasilnya. Karena tidak
menyangka bisa melakukan efisiensi yang nilainya sangat tinggi. Sebuah perusahaan
penerbitan dengan melakukan penyederhanaan prosedur dapat menghemat ratusan juta
dalam satu tahun. Penyederhanaan prosedur meliputi memperpendek tahapan,
mempermudah pelaksanaan, mengurangi sebagian dari tahapan yang biasanya dilakukan.”
Pengertian Perbaikan Prosedur menurut MC Maryati (2008:51-52) adalah:
“Prosedur yang telah ada seringkali perlu dilakukan perbaikan secara terus menerus. Karena
manajer kantor harus selalu mencari metode atau prosedur kerja terbaik, agar efisiensi
tercapai.”

Langkah-langkah perbaikan prosedur:

1. Temukan permasalahannya, misalnya boros, atau banyak keluhan.

2. Kumpulkan data-data pendukung, yang menguatkan alasan bahwa prosedur harus
diperbaiki.
3. Temukan prosedur yang lebih baik, dengan melihat mana yang harus dihilangkan,
ditambah, dikombinasikan, atau diubah.
4. Lakukan uji coba untuk prosedur baru tersebut.
5. Evaluasilah apakah prosedur baru tersebut benar-benar lebih baik.
6. Jika sudah baik lalu bakukan (standarisasi).

Jika perlu semua bagian yang terkait dilibatkan dalam perbaikan prosedur tersebut. Cara ini
sangat bagus untuk membangun suasana kerja yang baik. Setiap karyawan yang terlibat
dalam perbaikan akan merasa ikut menetapkan prosedur baru tersebut, sehingga ketika harus
menjalankan prosedur baru akan merasa lebih ringan dan nyaman.

Dari uraian di atas untuk menjawab rumusan masalah yang telah ditentukan sebelumnya,
penulis akan menjelaskan dengan tinjauan pustaka mengenai prosedur penjualan mobil.
Adapun unsur yang diuraikan penulis untuk mendeskripsikan tentang prosedur penjualan
mobil di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar terdiri dari :

1. Prinsip-prinsip prosedur penjualan mobil

2. Tujuan yang ingin dicapai perusahaan dalam prosedur penjualan mobil
3. Tahap-tahap penjualan mobil di dalam perusahaan
4. Dokumen yang terkait dalam penjualan tunai dan kredit
5. Fungsi atau bagian yang terkait dalam penjualan tunai dan kredit
6. Alur penjualan unit mobil di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar
7. Evaluasi prosedur penjualan mobil di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar.

Selain itu, penulis juga akan memaparkan masalah-masalah yang timbul selama prosedur
penjualan mobil berlangsung di PT. Nasmoco Abadi Motor Karanganyar. Beberapa unsur
tersebut nantinya yang akan digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang telah
ditentukan oleh penulis.
Prosedur
Setelah menguraikan tentang definisi sistem secara umum, maka kita perlu membedakan
antara sistem dan prosedur. Inilah beberapa definisi atau penjelasan menurut para ahli :

1. Menurut Mulyadi (2001:5) mendefinisikan :

“ Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam
suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Didalam suatu sistem, biasanya terdiri dari
beberapa prosedur dimana prosedur-prosedur itu saling terkait dan saling mempengaruhi.
Akibatnya jika terjadi perubahan maka salah satu prosedur, maka akan mempengaruhi
prosedur-prosedur yang lain”.

2. Menurut Zaki Baridwan (1990:3) :

“ Prosedur merupakan urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam suatu
bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap
transaksi yang sering terjadi.”

3. Menurut Richard F. Neuschel (1971) yang dikutip oleh Yogiyanto (1996:4)

mendefinisikan:
“ Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan kegiatan klerikal ( tulis menulis ), biasanya
melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk
menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi “.

4. Lebih lanjut Jerry Fitz Gerald dkk (1981) yang dikutip oleh Yogiyanto (1996:5)
mendefinisikan:
“ Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan
bagaimana mengerjakannya “.

5. Dalam definisi sistem akuntansi, Mulyadi (2001:3) menyebutkan:

” Formulir merupakan salah satu unsur sistem akuntansi. Formulir ini merupakan keluaran
sistem lain yang menjadi masukan sistem akuntansi, sistem lain yang menghasilkan formulir
ini terdiri dari sub-sub sistem yang diberi nama prosedur” .

Karena prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal, sedangkan kegiatan klerikal terdiri dari
kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku
besar maka kegiatan yang dilakukan adalah : menulis, menggandakan, menghitung, memberi
kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindah dan membandingkan.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur
artinya bahwa suatu sistem terdiri dari beberapa prosedur yang menjadi satu kesatuan yang
memiliki kertkaitan satu dengan lainnya.
Read more at http://qieqierizky.blogspot.com/2014/10/pengertian-dan-definisi-dari-
prosedur.html#qHLs0ufdSP2KhDi3.99