BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

DalamrangkapenyelenggaraanmanagemenpegawaidilingkunganRumahSakit Karina
Medikadiperlukanpengelolaanarsippegawaiberdasarkanpadasuatupolapenataandanpenyusunanars
ip filekepegawai yang seragamdanstandar.

Penyusunan file kepegawaiandilingkunganRumahSakitKarina

Medikaberdasarkansatuankerjadanberdasarkantahun,
bulandantanggalpengangkatansertanomorurutpegawai,
Sehinggadengandemikianakanmemudahkandalampencarian file masing-masingpegawai.

RUANG LINGKUP

1. SaranadanPemeliharaanpenataan file pegawai

2. Prosedurpenataan file pegawai

3. Penyusunan file pegawai

4. Peminjamandanpenemuankembali file pegawai

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud

PetunjukteknistatacaraPenyusunan file
kepegawaianinidimaksudsebagaipedomanbagipengeloladalammelaksanakankegiatanpenyusunan
danpenataankepegawaiandilingkunganRumahSakit Islam Namira.

Tujuan

1 Menyeragamkandalampenyusunan file kepegawaian

2 Memudahkanpengelola file kepegawaiandalampenataan file

3 Mewujudkanterciptanyapenyusunan file kepegawaian yang

efektifdanefisiensehinggamemudahkandalampenemuankembali.
 PENGERTIAN

Dalamkeputusanini yang dimaksuddengan :

1. File adalahtempatuntukmenyimpanarsipataudokumenkepegawaian

2. Lemariarsipadalahtempatuntukmenyimpan file pegawai

3. BukuPeminjaman File adalahbukucatatanuntukmengetahui file kepegawaian yang

dikeluarkanataudipinjam.
 BAB II

SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN

SARANA

1. Map arsip

2. Lemari

3. BukuKendali

4. Vacum cleaner

5. Obatpencegah/pembasmikutu

6. Sapu

7. Kemoceng

PEMELIHARAAN

1. Pemeliharaanmeliputikebersihanruang file, almarifile,maparsip

2. Pemeliharaandilakukandenganmenyapu, menyedotdebu,
memeliharaperalatan/saranapenataan file, penyemprotanrayapataukutulainnya yang
merusak file
 BAB III

PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN

BAHAN

Bahan yang diperlukandalampenataan file kepegawaianmeliputi :

1. TenagaklinisDokterUmum

 Daftar Isi

 Foto copy IjazahSekolahDasar

 Foto copy IjazahSekolahMenengahPertama

 Foto copy SekolahMenengahAtas

 Foto Copy IjasahSarjanaKedokteran

 Foto copy IjazahKedokteranUmum

 Foto copy TranskripsiNilaiIjazahTerakhir

 Kurikulum Vitae

 Foto copy AktaKelahiran

 Foto copy KartuTandaPenduduk

 Foto copy KartuKeluarga

 Foto copy AktaNikah ( kalausudahmenikah )

 SuratTandaRegistrasi

 SuratIzinPraktekDokter

 SuratPenugasanKlinis (SPK)

 RincianKewenanganKlinis (RKK)

 SK PengangkatanKaryawan

 SK Kontrak
 SuratPerjanjianKontrak

2. TenagaklinisDokterSpesialis

 Daftar Isi

 Foto copy IjazahSekolahDasar

 Foto copy IjazahSekolahMenengahPertama

 Foto copy SekolahMenengahAtas

 Foto Copy IjasahSarjanaKedokteran

 Foto copy IjazahKedokteranUmum

 Foto copy IjazahSpesialis

 Foto copy TranskripsiNilaiIjazahTerakhir

 Kurikulum Vitae

 Foto copy AktaKelahiran

 Foto copy KartuTandaPenduduk

 Foto copy KartuKeluarga

 Foto copy AktaNikah ( kalausudahmenikah )

 SuratTandaRegistrasi

 SuratIzinPraktekDokter

 SuratPenugasanKlinis (SPK)

 RincianKewenanganKlinis (RKK)

 SK PengangkatanKaryawan

 SK Kontrak

 SuratPerjanjianKontrak
3. TenagaklinisPerawat Diploma III danBidan

 Daftar Isi

 Foto copy IjazahSekolahDasar

 Foto copy IjazahSekolahMenengahPertama

 Foto copy SekolahMenengahAtas

 Foto copy Ijazah Diploma III, SarjanaKeperawatan, Ners

 Foto copy TranskripsiNilaiIjazahTerakhir

 Kurikulum Vitae

 Foto copy AktaKelahiran

 Foto copy KartuTandaPenduduk

 Foto copy KartuKeluarga

 Foto copy AktaNikah ( kalausudahmenikah )

 SuratTandaRegistrasi

 SuratIzinPraktekPerawatatauBidan

 SuratPenugasanKlinis (SPK)

 RincianKewenanganKlinis (RKK)

 SK PengangkatanKaryawan

 SK KontrakTahunan

 SK KaryawanTetap

 SuratPerjanjianKontrak
4. TenagaklinisProfesi Lain

 Daftar Isi

 Foto copy IjazahSekolahDasar

 Foto copy IjazahSekolahMenengahPertama

 Foto copy SekolahMenengahAtas

 Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana

 Foto copy TranskripsiNilaiIjazahTerakhir

 Kurikulum Vitae

 Foto copy AktaKelahiran

 Foto copy KartuTandaPenduduk

 Foto copy KartuKeluarga

 Foto copy AktaNikah ( kalausudahmenikah )

 SuratTandaRegistrasi

 SuratIzinPraktek

 SuratPenugasanKlinis (SPK)

 RincianKewenanganKlinis (RKK)

 SK PengangkatanKaryawan

 SK KontrakTahunan

 SK KaryawanTetap

 SuratPerjanjianKontrak
5. Tenaga Non Klinis

 Daftar Isi

 Foto copy IjazahSekolahDasar

 Foto copy IjazahSekolahMenengahPertama

 Foto copy SekolahMenengahAtas

 Kurikulum Vitae

 Foto copy AktaKelahiran

 Foto copy KartuTandaPenduduk

 Foto copy KartuKeluarga

 Foto copy AktaNikah ( kalausudahmenikah )

 SuratTugas

 UraianTugas

 SK PengangkatanKaryawan

 SK KontrakTahunan

 SK KaryawanTetap

 SuratPerjanjianKontrak

CARA PENATAAN FILE

Untukmemudahkanpenyusunan file yang diperludilakukanadalah :

1. PengelompokanSatuanKerja

2. DikelompokkanberdasarkanTahun,
bulan,tanggaldannomorurutmasukmenjadikaryawantetapRumahSakitKarina Medika
 BAB IV

PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI

PEMINJAMAN FILE

Layananpeminjaman file
pegawaidapatdilakukandengandatangsendirikebagianmanajemen. Dari caratersebut yang
pentingbahwa yang dipinjamdapatdiawasisecaraterusmenerusdanjelaspeminjamnya.

KetentuanPeminjamanfile :

1. Yang dapatdipinjamadalahisi file yang

diperlukanolehpeminjamdalamartitidakdibenarkanmeminjam file
seutuhnyadenganmapnya.

2. Peminjam file mengisidanmenandatanganibukupeminjaman file.

3. Setelahmengisibukupeminjaman file petugas yang ditunjukmengmbil file yang

dipinjamdanmenyerahkankepadapeminjam.

4. Apabilapeminjamsudahmengembalikan file yang

dipinjampetugasmemarafdanmencatattanggaldikembalikan.

PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI

Keberhasilanpelaksanaanmanagemen file akannampakdenganjelasbilamanasemuabahan

yang dibutuhkanmudahditemukankembalidanmudah pula dikembalikanketempatsemua.
Karenapenemuanataupencarian file merupakansalahsatukegiatandanbidangkearsipan,
yang bertujuanuntukmenemukankembali file karenadapatdipergunakandalam proses
penyelenggaraanadministrasi. Menemukankembaliberartimemastikandimanasuatu file
yang akandipergunakanitudisimpandandalamkelompokberkasapa file ituberada,
disusunmenurutsetiapsistemapa, danbagaimanacaramengambilnyakembali.
 BAB V

PENYUSUTAN FILE

Penyusutan file adalahkegiatanpengurangan file yang

telahsecararesmidinyatakanolehpejabat yang berwenangtelahpensiun, berhenti,
meninggaldunia( inaktif) filenyadisusutkan.

Langkah-langkah yang dilakukandalanmenyusutan file meliputi :

1. Dibuatkandaftarpegawai yang dinyatakan in aktifsebagaidasarpenyusutan

2. File in aktifdikeluarkankemudiandibuatkanberitaacarapenghapusan file.

3. Berkasdapatdimusnahkandengancarapengepakankemudiandimusnahkanditempatpemnbu
angansementarauntukselanjutnyaakandibawaketempatpembuanganakhirpadapihakketiga.
 BAB VI

PENUTUP

Petunjukteknistatacarapenyusutan file
kepegawaiandilingkunganRumahSakitmerupakanpedomandalampenataandanpenyusunan
arsippegawai yang memilikinilaiefektivitasdanefisiensidalammenemukan file pegawai.

Pedomanteknisinijugamenjadiinstrumenpenting yang
mendukungpetugaspelaksanaandalamkelancaranpelaksanaantugasnya.

BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN

PadahariinijumattanggaldelapanbulanJanuaritahunduaribuenambelas kami yang

bertandatangandibawahini,

Nama :

Jabatan :

NIK :

Nama :

Jabatan :

NIK :

BerdasarkansurattugasNomor telahmemusnahkan file pegawaisebagaimana yang

tercantumdalamdaftarpertelaanarsipterlampirpadaacaraini

Pemusnahandilakukandengankerjasamadengan

Beritaacarainidibuatdengansesungguhnyadalamrangkapduadisampaikankepada
BERITA ACARA UPDATE ARSIP KEPEGAWAIAN

PadahariinijumattanggaldelapanbulanJanuaritahunduaribuenambelas kami yang

bertandatangandibawahini,

Nama :

Jabatan :

NIK :

Nama :

Jabatan :

NIK :